バットフォン

  • [アーティクル]

この記事のタイトルは、ゴッサム市が(1970年代の「バットマン」テレビシリーズから)悲惨な海峡にあったとき、ゴードン委員長のバットフォンのリベラルな使用を指します。

この記事は、"From the Trenches" コレクションの一部です。 架空の「バットマン」の話を、EPM の実装中に、問題が発生したときにバットフォンにアクセスしたいと思う場合があります。 また、実装中に問題が発生しないようにするためのさまざまな方法についても説明します。

この記事の Word バージョンをダウンロードするには、「 バットフォン」を参照してください。

その他の記事については、「 溝から」ホワイト ペーパーを参照してください。

バットフォン

1966年には、オリジナルのバットマンテレビシリーズが放送されました。 それはわずか120エピソード続いたが、それは今まで続く方法で文化を変えた。 バットマンとロビン(アダム・ウェストとバート・ウォードが演じる)の世界には、すべてに対する「バット」ソリューションがあった。 どんなに問題があっても、バットマンは解決策を持っているだろう。 バットモービル、バットボート、バットプレーン、バットクレーブはすべて彼らの場所を持っていました。 そして、あなたが助けを必要とする人だったら、どんなに難しいかに関係なく、バットマンにどのように到達できますか? さて、もちろんバットフォンで! バットフォンを拾うと、助けが途中になります。

赤いバットフォンの画像(テレビシリーズ「バットマン」から)。

ゴードンコミッショナーは、もちろんすべてのエピソードが起こった絶望的なものがあるとき、バットフォンに目を向けるだろう。 チャレンジがどれほど難しいかは関係なく、バットフォンを手に入れ、22分(コマーシャルにはプラス時間)で悪役が消滅し、ゴッサム・シティは平和な状態に戻りました。

バットマンの世界のすべてのソリューションは、バットのように見えました。 手錠。 コウモリの形。 ユーティリティ ベルト? Bat ロゴ。 グラップリングフック? もちろん、バットの翼のように見えます。 驚いたことに、バットフォンの画像を振り返ると、それは驚いて普通に見えました。 ダイヤル付きの赤い電話 (それらを覚えていますか?私はそれがダイヤルを持っていた理由がわからない。 それは唯一の場所と呼ばれています: バトカベ, 救いが手元にあった場所.

ダイヤル付きの電話やバットマンの古いエピソードを考えるのと同じくらいノスタルジックな、それは本当に今日の記事のポイントではありません。 バットフォンが廃止されてから40年が経ちましたが、人々は毎日EPMコンサルタントに電話をかけ、バットフォンがもう1回だけ働くことを願っています。

彼らの悪役はさまざまです。 技術的なものもあります。バージョン x からバージョン y にアップグレードする必要があります。 いくつかはアーキテクチャです。内部 EPM システムを外部のユーザーと通信させる必要があります。 一部は文化的です。ユーザーはシステムの使用を拒否します。 一部は手続き型です。彼らが従っているプロセスは、彼らが期待した結果を提供していないようです。

どのような課題があっても、コンサルティング会社に対する要求は同じです。22 分で修正できますか?

これは、驚くべき数の EPM ユーザーが入り込む状況であり、困難な状況からそれらを取り除くために緊急に支援が必要な状況です。 これは多くの場合、緊急であり、ソリューションは昨日管理によって必要とされます。 これらの呼び出しを行う人々(私は毎週カップルを得る)は、有償ではありません。 彼らは非常にインテリジェントで、能力があり、達成されたマネージャーです。

もちろん、バットフォンはありません。 あったらいいのに。 私は個人的な課題のすべての種類のためにそれを使用します。 そのため、これらの呼び出しを行うユーザーは、取得した回答にほとんど満足しません。 それでは、少し時間を取って、赤い電話を取る必要があると感じるような狭い場所に人々がどのように終わるか、そしてそれらの1人にならないようにする方法について話しましょう。

トラブルに陥る

まず、EPM 実装の実行中に問題が発生する方法について説明します。 いくつかの一般的な原因があります。

  • 課題を過小評価する これは、EPM デプロイで最も一般的なエラーです。 すべてのデプロイが大規模で困難である必要があるとは言いません。 必ずしもそうであるとは限りません。 しかし、希望に満ちた考えのためか、EPM 展開の利点を得るために必要なものを過小評価することは非常に一般的です。 過小評価の最初のエラーは、ターゲットの選択です。 一部の人々は、成功したプロジェクトとしてツールのインストールを選択します。 もちろん、それはありません。 一部のユーザーは、ツールの最初の使用、またはツールから出てくる最初のレポートをターゲットとして選択します。 それはそれでもありません。 EPM ツールが選択された問題の解決策は、ターゲットにする必要がある場所です。 つまり、カルチャが変化し、トレーニングが完了し、使用状況が運用環境にあり、ツールが動作しており、データがそこにあります。 はい、それは大きなことですが、その目標に1インチ足りない場合は、まだ何も持っていないでしょう。 (まあ、とにかくほとんど何もありません。

  • 技術的なプロジェクトにする テクノロジビジネスの私たちにとって、私たちはこのことを最も有罪であり、本当に、私たちのほとんどがより良く知っています。 しかし、どういうわけか、技術の可用性は、問題が解決されることを意味すると信じる誘惑は抵抗するのが難しいです。 訪問する組織の多くは、「しかし、Project Server をインストールしましたが、担当者が過負荷になっているのはなぜですか? しばらくの間、エンタープライズ プロジェクト管理の作業を行う方法は、人、技術、プロセス、適切な手段のために投げ込まれた多くの変更管理の組み合わせです。 ソフトウェア DVD がドアを通過しても、自動的には届きません。

  • 管理を含まない これも非常に頻繁に発生します。 結局のところ、エンタープライズ プロジェクト管理システムの利点を最もよく理解している人は、多くのプロジェクトと多くのリソースを持つ環境から得られる膨大な量のデータの分析に苦労している人である可能性が最も高いです。 エンタープライズ プロジェクト管理は、組織が競合する優先順位の複雑なセットと、スキルと経験の無数の組み合わせを調整しようとする場合に最も人気があります。 あなたは、管理が自然にそのようなプロジェクトに関与すると思うでしょうが、それは多くの場合、そうではありません。 企業文化を単一のプロジェクトのメンタリティからエンタープライズ プロジェクトのメンタリティに変えるという課題は、それらなしでは克服することはほとんど不可能ですが、EPM 展開を完了するために必要な内容を理解できないという心配があるため、管理がバイパスされることがよくあります。

  • 非現実的なスケジュールの作成 EPM のデプロイに長い時間がかかることを望む人はいません。 そして、プロジェクトが最も一般的な月ではなく、数日または数週間で達成できることを願うのが一般的です。 また、EPM などの "内部" プロジェクトのリソースをクライアント ベースまたは商用プロジェクトとしてすぐに取得しないという一般的な課題もあります。 このような理由やその他の理由から、リソース要件が不十分なプロジェクト スケジュールを作成するのが一般的です。

  • プロジェクト管理をプロジェクト管理システムに適用しない あなたが私が書いたことを読んだことがあれば、あなたが前にこれを見たことがある可能性があります。 プロジェクトマネージャーは、「子どもが裸足の靴職人」症候群の影響を受けやすい。 その結果、プロジェクトのチャーター、承認された予算、追跡されたスケジュール、専用リソース、および管理する他のすべてのプロジェクトに共通する独自のプロジェクトに対する他のすべてのアクリメントが一般的に不足しています。

彼らは何を期待していましたか?

そうやって、人々は頻繁にトラブルに悩まされます。 EPM システムの展開による管理によって期待される利点は、通常、ビジネス上の課題から直接発生します。 ソフトウェア、ハードウェア、インフラストラクチャ、場合によってはサービスに対する支出を管理が承認する課題を解決することが約束されています。 これらの課題の中で最も一般的なものは、よく知られていると思われる場合があります。

  • リソースがオーバーロードされている リソースが何に費やされているかは明らかではないかもしれませんが、リソースが過負荷になっているのは非常に一般的です。 より複雑な問題は、一部のリソースがオーバーロードされ、他のリソースが読み込まれていないことを発見することです。これは、多くの場合、スキルと使用可能な経験の不一致と、必要なリソースの不一致を示します。

  • 重要なプロジェクトがタイムリーに完了していない 重要なプロジェクトが計画されたときに完了することは明らかですが、人生はそのような計画を中断しているようです。 これは、リソース要件の競合、同じスキルを必要とするプロジェクトの数が多すぎる、または優先順位が悪すぎることが原因である可能性があります。 場合によっては、組織はプロジェクト マネージャーのスキル不足だと思うかもしれませんが、マルチプロジェクトのマルチ部門マトリックス環境では、原因となる可能性が高いほど、本質的には組織が原因である可能性が高くなります。

  • プロジェクトが予算内で完了していない スケジュールに当てはまる内容は、コストにも同様に適用できます。 ハイテク業界や他の多くの業界では、プロジェクトのコストの最も変動する要素は、それに適用される労働量です。 同じユーザーと共に時間がかかり、プロジェクトにコストを追加します。 ホワイトカラープロジェクトの驚くべき数はまだ追跡されていません。 これらは計画されていますが、プロジェクトごとの実際のコストは記録されません。

  • あなたの競争はあなたよりも速くプロジェクトを完了しています 競争の激しい経済では、最初に市場に出すことは、生存と忘却の違いを生み出すことができます。 そのため、多くの組織にとって、プロジェクト管理が少なくとも競合他社と同じくらい効果的であることを確認することが重要です。

  • プロジェクト リソースが時間を費やしている内容を把握することも、各プロジェクトに費やされている時間を知る方法もありません 。時には、悪い答えよりも悪い答えはありません。 上級管理職の場合、これは特に当てはまります。 結果が悪いことがわかっている場合は、スキルとリソースを手元の問題に自由に適用できます。 何かが間違っていることがわかっているが、何が分からない場合は、手錠をかけられた。 何かを修正しようとする場所を知る方法はありません。

操作方法トラブルを防ぐために?

あなたはバットフォンが必要だと感じるポイントに到達したくありません。 そのため、EPM 環境で何ができるかを確認して、その環境で終わらないようにするにはどうすればよいでしょうか。

さて、最初のセクションで述べたことは明らかです。

  • 適切な見積もりを行う

  • EPM が技術的なプロジェクトであるとは思わない

  • 最初から上級管理職を巻き込む

  • 現実的なスケジュールを作成し、業界の他のユーザーと比較して現実のチェックを行います

  • プロジェクトのスケジュールとプロジェクトのチャーターを作成し、他のプロジェクトで通常行うすべてのことを行う

他に何ができますか?

まず第一に、将来のある時点で、Batphone を使用することを理解してプロジェクトを開始します。 あなたは。 それを知って、あなたができることの1つは、現在の計画がない支援のために予算を立てることです。 クライアントは、プロジェクトの 10% から 20% を "未割り当て要件" に予算を設定することをお勧めします。 「何のために」と常に問い合わせられます。 「後で教えてください」と、私たちは常に答えます。 そのすべてのお金を使わないのが一般的です。 しかし、その一部を使用することも非常に一般的です。 熟練した専門家が既に割り当てられ、プロジェクトの予算が割り当てられると、後で大きな違いが生じます。

まず、計画と人々が変わるという期待から始めます。 私のお気に入りのプロジェクト管理の見積もりは、ナポレオン・ボナパルトからです,「戦闘計画は敵と接触するまで続く」と言いました。EPM プランにも当てはまります。 実装が数か月続く可能性が高い場合、計画の中で一部の人員が変更される可能性は非常に大きいです。 そのため、冗長性を計画します。

EPM システムは進化します。 最近のエンタープライズ アプリケーションでは、"総保有コスト" を考えるのが一般的です。 EPM プロジェクト 計画には、アプリケーションのライフサイクル全体を含める必要があると思います。 実装しようとしているツールのバージョンについて考えましたか? 他にどのようなツールに依存するかについて考えてみてください。 これらのツールの定期的な更新/アップグレードはどうですか? カスタマイズを行いましたか? カスタマイズされたトレーニングはどうですか? これらのものを新しいバージョンに移行する方法について考えたでしょうか。

また、専門家の冗長性を計画します。 1 人のコンサルタントが働いている場合、実装の新しいフェーズに移行したり、チームの新しいキー メンバーを導入したりすると、数か月後に何が起こりますか? そのコンサルタントは利用できますか? (コンサルタントは 1 つのプロジェクトから次のプロジェクトに移動するため、多くの場合、答えは "いいえ" になります)。コンサルティング会社で働いている場合、必要に応じて他の人にレプリケートしてもらうようにスタッフの仕事を維持する方法について話しましたか?

文書に書き込む

最も一般的で簡単に修正できる課題の 1 つは、ドキュメントが不十分です。 簡単に変更するのが最も簡単な要素ですが、そのようなドキュメントが存在すると、書かれたリファレンスに戻ってバットフォンを探すのとで違いが生じます。 また、ドキュメントを書いてどこかのドロワーに詰め込むだけでは十分ではありません。 ドキュメントは進行中のレコードの一部になる必要があり、EPM プロセスは定期的なレビュー プロセスの一部として参照する場合があります。 私が最も重要だと思うEPM環境のドキュメントの一部を次に示します。

  • ビジネス ケース 私はそれがとても魅力的ではない元のビジネスケースについて何であるか分かりませんが、それは追跡を失う最も一般的なことであり、多くの点で、それはあなたが最初にEPM環境を持っている理由のカーネルです。 ビジネス ケースでは、想定される組織の利点が記載されています。組織は EPM システムに何を期待していますか? Batphone 通話を受け取ると、最初に「システムは何を提供する予定ですか?」と尋ねられます。管理者に問い合わせだけではありません。 また、経営陣、ユーザー、およびビジネス受益者にも依頼します。 最も一般的な回答は、各パーティーとは異なる回答です。 これは、元のビジネス前提が失われたためです。

  • 役割と責任 ロールと責任の最後のバージョンでは、多くの場合、個人の名前に解決され、EPM システムで個人が果たす役割が忘れられるまでには時間がかかりません。 ロールと責任のドキュメントを保持することで、組織が自然に人事変更や組織構造の変更を行う際に、EPM プロセスで何を行うかのパラメーターを調整できます。

  • プロセス ガイドとフローチャート これは、手順ガイドにアクセスするときに忘れられることがよくあります。 Peopleは、手順マニュアルの "What-to-do" 手順に残されていますが、それらの手順が重要である理由と、各手順の結果に関するコンテキストは残されていません。 プロセス ガイドと、何よりも視覚的なフローチャートを使用すると、将来の管理者はシステムが提供するものを理解し、将来システムを適応しやすくなります。

  • システム選択基準 EPM システムと、途中で選択した可能性のあるサード パーティ製ツールを選択した場合は、将来の世代に決定が基づいていた内容を知らせます。 システムが展開されてから 5 年、7 年後、または 10 年後に組織に入り、いくつかのツールが関連付けられているシステムを見て、「なぜそれを行うのですか? これを行う方がはるかに簡単です。これらの決定の理由はどこにもありません。 場合によっては、クライアントは非常に複雑な方法で何かを行うのに何年も費やしてきました。これは、既存のツールのより多くの最新バージョンを考えると、はるかに簡単だった可能性があります。 ツールを変更したり、より最新のバージョンを使用したりするのは、何年も前に特定の方法で何かを選んだ理由にアクセスできなくなったため、簡単に決定することはできません。

本当にバットフォンはありません。

と言うと、本当にイースターのウサギもサンタもいないと言っているような気がします。 それはちょうど悪いニュースです。 しかし、本当にバットフォンはありません。 しかし、私は確かに、その魔法の電話がないだけでは、明日、ゴッサムシティの最新の悪役を消すように頼む人々が私に電話するのを止めないでしょう。 問題が発生し、専門家を呼び出す必要がある場合は、いくつかの推奨事項を次に示します。

  1. あなたが得るアドバイスに耳を傾けます。 専門家にアドバイスを与え、彼らよりも良く知っていると判断するのは愚かです。 アドバイスを求め、専門家を扱っている場合は、聞いて、少なくともアドバイスを検討してみてください。 バットマンは、彼がそうするたびに、何度もゴードンコミッショナーのために現れ続けなかっただろう、とゴードンは言った、「今、あなたはここにいるので、バットマン、私の他のすべての警察官が同じことをしてください」と言いました。

  2. バットマンは22分でそれを行うことができますが、おそらくそうはならないでしょう。 エキスパートを呼び出す場合は、課題を解決するのにどれくらいの時間がかかるかを彼に教えてください。 彼が完了した後、それを修正しないことを選択することができますが、EPMの課題(技術的な課題でさえも)を修正するのに数分しかかかりません。 結局のところ、バットマンは8分がコマーシャルに割り当てられたので、22分でそれをしなければならなかった、そして彼らは不可欠です。

  3. ゴードンコミッショナーはバットマンに解決策を言ったことがない、唯一の問題。 あまりにも頻繁に、パッチを適用し、レポートを作成し、2人をトレーニングする必要があることを知っているパニックのEPM管理者から電話を受けます。 私はいつもこれを忍耐強く聞き、クライアントに問題を説明するように頼みます。 専門家に電話をかける前に、まず、テーブルに置きたい問題について考えてください。

まとめ

あなたは本当にバットフォンを使用する必要があります。 周りに尋ねます。 1 人のコンサルティングエキスパートに質問せず、考えられる解決策を 1 つだけ取得しないでください。 同僚や業界の他のユーザーに、誰が Batphone 通話を受ける可能性があるかを知っている人に質問し、そのうちの少なくとも 2 人と話をします。 ある専門家と別の専門家が問題に対処する方法を確認するのは、良い現実のチェックです。 バットマンは素晴らしかったかもしれないが、選択する多くのスーパーヒーローがあることを覚えておいてください!

著者について

Chris Vandersluis は、カナダに拠点を置く MICROSOFT 認定パートナーであるモントリオールの社長兼創設者です。 彼はマギル大学で経済学の学位を取得し、プロジェクト制御システムの自動化に30年以上の経験を持っています。 彼は、プロジェクト管理研究所 (PMI) の長年のメンバーであり、Microsoft Project Users Group (MPUG) のモントリオール、トロント、ケベックの各章の設立を支援しました。 クリスが執筆した出版物には、Fortune、Heavy Construction News、Computing Canada Magazine、PMI の PMNetwork が含まれており、彼は Project Times の定期的なコラムニストです。 彼はマギル大学で高度なプロジェクト管理を教え、多くの場合、北米と世界中のプロジェクト管理協会の機能で話します。 HMS Software は、TimeControl プロジェクト指向のタイムキーピング システムの発行元であり、1995 年から Microsoft Project Solution Partner です。

Chris Vandersluis には、次の電子メールで連絡できます。 chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis による EPM 関連の記事をさらに読む場合は、HMS の EPM ガイダンス サイト (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) を参照してください。