SharePoint の電子情報開示

[アーティクル]
03/21/2023

SharePoint の電子情報開示機能について説明します。電子情報開示を使用することにより、訴訟者は電子形式の情報を見つけることができます。

SharePoint の電子情報開示について

電子情報開示は、レコード管理者と訴訟者が電子形式のコンテンツを検出する仕組みのことです。通常、電子情報開示では、ラップトップ、電子メールサーバー、ファイルサーバー、および他のソースに散在するドキュメント、Web サイト、および電子メールメッセージを検索し、訴訟の条件を満たすコンテンツを収集および処理する必要があります。

SharePoint Server 2010 において、Microsoft は保留リストと電子情報開示機能を追加しており、SharePoint の任意のサイトを保留にすることが可能になりました。レコード管理者は、ドキュメント、ページ、およびリストの各アイテムを保留状態にすることができ、これによりユーザーが削除したり編集したりすることはできなくなります。 Exchange 2010 には、法的情報保留をメールボックスに入れ、複数のメールボックスにわたって検索を実施し、Windows PowerShell コマンドレットを使用してメールボックスをエクスポートする機能が組み込まれています。

SharePoint およびの電子情報開示には、検出のコストおよび複雑さを軽減する新しい仕組みが取り入れられています。それらは以下のとおりです。

電子情報開示センター。SharePoint ファームおよび Exchange サーバーにわたって Exchange および SharePoint に格納されているコンテンツの保持、検索、およびエクスポートを管理するために使用される中央の SharePoint サイトです。
SharePoint In-Place Hold。SharePoint サイト全体を保持します。 In-Place保留は、サイト内のすべてのドキュメント、ページ、リストアイテムを保護しますが、ユーザーは保存されたコンテンツを引き続き編集および削除できます。
Exchange In-Placeホールド。Exchange メールボックスを保持します。 In-Place保持は、SharePoint サイトを保持するために使用されるのと同じ UI と API を使用して、すべてのメールボックスコンテンツを保護します。
クエリベースの保持により、ユーザーは、1 つ以上の Exchange メールボックスと SharePoint サイトにクエリフィルターを適用し、保持されるコンテンツを制限できます。

SharePoint での電子情報開示の仕組み

電子情報開示では、Search Service アプリケーション (SSA) を使用して SharePoint ファームをクロールします。 SSA は多くの方法で構成できますが、最も一般的なのは、複数の SharePoint ファームをクロールする中央の検索サービスを使用する方法です。この 1 つの検索サービスを使用してすべての SharePoint コンテンツをクロールするか、特定の領域 (たとえば、ヨーロッパのすべての SharePoint コンテンツ) をクロールすることができます。

SharePoint ファームをクロールするため、まず検索では、サービスアプリケーションプロキシを使用してそのファームに接続します。電子情報開示センターは、プロキシ接続を使用して、他の SharePoint ファームの SharePoint サイトに保持情報を送信します。

前提条件

SharePoint Server電子情報開示機能を展開する前に、組織の Search Service アプリケーションインフラストラクチャを計画してください。たとえば、特定の SharePoint サイトセットをクロールする別個の SSA が 2 つある場合は、SSA ごとに 1 つの電子情報開示センターが必要です。

サイトのホールド

SharePoint は、サイトレベルでコンテンツを保持します。サイトを保持する場合は、そのリスト、ライブラリ、およびサブサイトが保持されます。ルートサイトコレクションを保持する場合は、そのサイトコレクションのすべてのドキュメント、ページ、リスト、およびサブサイトが保持されます。

サイトをホールドするには、電子情報開示センターで情報開示ケースを作成します。ケースは、特定の訴訟に関連付けられているクエリ、コンテンツ、および保持情報すべてのコンテナーです。ケースの作成後は、情報開示セットを作成してサイトを指定します。そのサイトを検証するには、サイトの URL アドレスを入力します。

インプレースホールドは、探索検索が完了する時点で存在しているコンテンツを保持することによって機能します。コンテンツアイテムが編集または削除されると、電子情報開示は、そのアイテムのコピーを、コンテンツが変更された SharePoint サイトのアイテム保管ライブラリと呼ばれる特定のドキュメントライブラリに配置します。サイトコレクション管理者の権限または Web アプリケーションの権限を持っている Search Indexer とユーザーのみが、アイテム保管ライブラリにアクセスできます。これらの権限を持たないほとんどのユーザーは、このライブラリを見ることができず、存在することやコンテンツがそこにコピーされたということは分かりません。

記憶域の容量を最小限に抑えて効率を最大化するような方法でコンテンツを保持するため、電子情報開示では書き込み時コピーを使用し、同じ情報を持つ同一のコピーを管理します。ホールドされるほとんどのコンテンツは変更されることがないため、そのコピーを作成して領域を使用する理由はありません。代わりに、インプレース保持では、アイテムが削除された場合か、保持の開始後にアイテムが初めて変更された後にのみ、アイテムのコピーを作成します。ドキュメントが再び変更された場合、電子情報開示では、現在のチェックインまたは削除されたバージョンと、ドキュメントが最初に保持されたときのバージョンのみを維持します。

複数のホールドが 1 つのサイトに配置されると、最初のホールドですでにコピーされているとしても、ドキュメントの次の編集が再びコピーされます。

電子情報開示のプログラミングモデル

SharePoint には、電子情報開示機能を含むカスタムソリューションとアプリを構築するために使用できる Microsoft .NET サーバープログラミングモデルが用意されています。表 1 に、 Microsoft.Office.Server.Discovery 名前空間の型を示します。

表 1. 電子情報開示の種類

型	説明
Case	電子情報開示のケースを表します。指定された SPWeb オブジェクトに関連付けられているケースは、指定した日付または特定のアクションで閉じることができます。ケースにはソースグループ、場所、メールボックス、カストディアン、保存された検索、指定 ID のエクスポート設定、クエリ、この Case オブジェクトのすべてのソースグループ、カストディアン、場所の一覧を含めることができます。
Custodian	電子情報開示ケースのレコード保持の担当者を表します。
CustodianCollection	Custodian オブジェクトのコレクションを表します。
DiscoveryDuplicateSourceCollection	Source オブジェクトの値が一意でないときにスローされる例外。
DiscoveryException	電子情報開示 API に固有の例外であり、メッセージを受け取ります。また内部的な例外を受け取ることもできます。
Export	特定の Case オブジェクトに関連付けられるエクスポートを表します。 Export オブジェクトは T:Microsoft.SharePoint.SPListItem オブジェクトから構築できます。 SavedSearch オブジェクトを Export オブジェクトに追加したり、オプションの権利を管理したり、 Export オブジェクトをダウンロードしたりできます。
ExportCollection	Export オブジェクトのコレクションを表します。
ExportStatus	エクスポートのステータスを表します。エクスポートの開始、未開始、完了、エラーありの完了を示します。
SavedSearch	保存された電子情報開示検索を表します。 SavedSearch オブジェクトはコピー、削除、更新できます。保存された検索に関連付けられている統計は更新できます。検索の絞り込み、Exchange 2013 の絞り込み、ソース ID、ソースグループ ID、クエリ、フィルターを SavedSearch オブジェクトに関連付けることができます。
SavedSearchCollection	SavedSearch オブジェクトのコレクションを表します。
Source	電子情報開示操作に使用されるデータソースのタイプを表します。 Source オブジェクトは特定の Case オブジェクト、ある型のデータソース、フィルターをパラメーターとして受け取ります (つまり、ソースを識別するコンテナーの部分または完全な仕様)。保存ステータス、SharePoint によりインデックスが付けられるソースの場所、ソースがメールボックスであるかどうかなど、ソースに関する情報を返すことができます。
SourceCollection	Source オブジェクトのコレクションを表します。
SourceGroup	Source オブジェクトのグループを表します。
SourceGroupCollection	SourceGroup オブジェクトのコレクションを表します。
SourceManagementType	ソースを管理するスケールを表します。オプションにはソース、ソースグループ、すべてのコンテンツが含まれます。
SourceType	ソースのタイプを表します。ソースタイプには Exchange 2013、SharePoint Server の現行バージョンと旧バージョンの両方、ファイル共有が含まれます。
SourceValidation	ソースが有効かどうかを示します。

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