SharePoint Server のレコード管理Records management in SharePoint Server

適用対象: yes 2013  yes 2016  yes 2019  Microsoft 365 の SharePoint なしAPPLIES TO: yes2013 yes2016 yes2019 noSharePoint in Microsoft 365

"レコード" は、組織が実行した活動またはトランザクションの証拠となる組織内のドキュメントあるいはその他の電子的または物理的エンティティで、一定期間保持する必要があります。レコード管理は、組織が次の作業を行う際に従うプロセスです。A record is a document or other electronic or physical entity in an organization that serves as evidence of an activity or transaction performed by the organization and that requires retention for some time period. Records management is the process by which an organization:

  • レコードと見なす情報の種類を決定します。Determines what kinds of information should be considered records.

  • レコードとなるアクティブ ドキュメントが使用中の場合、そのドキュメントをどのように処理するかを決定します。また、レコードであることが宣言された後で、それらをどのように収集するかを決定します。Determines how active documents that will become records should be handled while they are being used, and determines how they should be collected after they are declared to be records.

  • 法律上、ビジネス上、または規制上の要件を満たすために、各レコードの種類を保持する方法および期間を決定します。Determines in what manner and for how long each record type should be retained to meet legal, business, or regulatory requirements.

  • 技術ソリューションおよびビジネス プロセスを調査および実装して、組織が費用効果の高い非侵害的な方法で、レコード管理の義務を遵守していることを確認します。Researches and implements technological solutions and business processes to help ensure that the organization complies with its records management obligations in a cost-effective and non-intrusive way.

  • 有効期限が切れたレコードの破棄、訴訟などの外部イベントに関連したレコードの検索および保護など、レコード関連のタスクを実行します。Performs records-related tasks such as disposing of expired records or locating and protecting records that are related to external events such as lawsuits.

組織内のどのドキュメントおよびその他の物理的または電子的アイテムがレコードなのかを決定することは、企業の法令遵守責任者、レコード管理者、および弁護士の責任です。これらの責任者が組織内のすべてのエンタープライズ コンテンツを慎重に分類することで、ドキュメントを適切な期間保存することが可能になります。レコード管理システムを適切に設計すると、組織を法的に保護し、組織における規制上の義務への遵守を示し、レコードではない期限切れアイテムの破棄を促すことにより組織の効率を向上させることができます。Determining which documents and other physical or electronic items in your organization are records is the responsibility of corporate compliance officers, records managers, and lawyers. By carefully categorizing all enterprise content in your organization, these people can help you ensure that documents are retained for the appropriate period of time. A well-designed records management system helps protect an organization legally, helps the organization demonstrate compliance with regulatory obligations, and increases organizational efficiency by promoting the disposition of out-of-date items that are not records.

レコード管理システムの要素

レコード管理システムには、以下の要素が含まれます。A records management system includes the following elements:

  • コンテンツ分析。レコードになる可能性があるエンタープライズ内のコンテンツを記述および分類し、ソースの場所を示し、コンテンツをレコード管理アプリケーションに移動する方法を記述したものです。A content analysis that describes and categorizes content in the enterprise that can become records, that provides source locations, and that describes how the content will move to the records management application.

  • ファイル計画。エンタープライズ内のレコードの種類ごとに、レコードとして保存する場所、適用するポリシー、保存する期間、破棄する方法、および管理責任者を記述したものです。A file plan that indicates, for each kind of record in the enterprise, where they should be retained as records, the policies that apply to them, how long they must be retained, how they should be disposed of, and who is responsible for managing them.

  • 遵守要件ドキュメント。法令遵守を確実にするために組織の IT システムが従う必要があるルールと、エンタープライズ チーム メンバーの参加を確実にするために使用する方法を定義したものです。A compliance requirements document that defines the rules that the organization's IT systems must follow to ensure compliance and the methods that are used to ensure the participation of enterprise team members.

  • アクティブではなくなったレコードの収集方法。グループ作業サーバー、ファイル サーバー、電子メール システムなど、すべてのレコード ソースからの収集方法です。A method for collecting records that are no longer active from all record sources, such as collaboration servers, file servers, and email systems.

  • レコードの監査方法 (レコードがアクティブな間)。A method for auditing records while they are active.

  • レコードのメタデータおよび監査履歴を記録し、保存する方法。A method for capturing records' metadata and audit histories and for maintaining them.

  • レコードの破棄を保留して保持するプロセス (訴訟などのイベントが発生した場合)。A process for holding records (suspending their disposition) when events such as litigations occur.

  • レコードの処理を監視およびレポートするシステム。従業員が、定義されているポリシーおよびプロセスに従って、レコードをファイリング、アクセス、および管理していることを確認します。A system for monitoring and reporting on the handling of records to ensure that employees are filing, accessing, and managing them according to defined policies and processes.

SharePoint Server には、組織が統合されたレコード管理システムおよびプロセスを実装するのに役立つ機能が用意されています。SharePoint Server includes features that can help organizations implement integrated records management systems and processes.

レコード管理計画の概要Overview of records management planning

このトピックでは、SharePoint Server に基づいて実装するレコード管理システムが組織のレコード管理の目標を達成できるようにするために実行する必要のある計画手順について説明します。This topic describes the planning steps that you should take to help make sure that the records management system that you implement based on SharePoint Server will achieve your organization's records management goals. 以下に、レコード管理計画プロセスのプレビューを示します。The following is a preview of the records management planning process:

  1. レコード管理ロールの特定 レコード管理を成功させるには、以下の特別なロールが必要です。Identify records management roles Successful records management requires specialized roles, such as the following:
  • レコード管理者および法令遵守責任者。組織内のレコードを分類し、レコード管理プロセスを実行します。Records managers and compliance officers to categorize the records in the organization and to run the records management process.

  • IT 担当者。レコード管理を効率的にサポートするシステムを実装します。IT personnel to implement the systems that efficiently support records management.

  • コンテンツ管理者。組織情報の保存場所を決定し、チームをレコード管理慣行に確実に準拠させます。Content managers to find where organizational information is kept and to make sure that that their teams follow records management practices.

  1. 組織のコンテンツの分析 ファイル計画を作成する前に、レコード管理者およびコンテンツ管理者は、組織内におけるドキュメントの使用状況を調査して、どのドキュメントおよびその他のアイテムをレコードにするかを決定します。Analyze organizational content Before creating a file plan, records managers and content managers survey document usage in the organization to determine which documents and other items can become records.

  2. ファイル計画の作成 組織のコンテンツを分析し、保存スケジュールを決定した後で、残りのファイル計画を記入します。ファイル計画は組織ごとに異なりますが、通常は、企業でレコードと見なすアイテムの種類を記述し、保存場所を指定し、保存期間を記述し、その他の情報 (それらの管理責任者、それらが属するより幅広いレコードの分類など) を指定しますDevelop a file plan After you have analyzed your organizational content and determined retention schedules, fill in the rest of the file plan. File plans differ from organization to organization, but generally they describe the kinds of items the enterprise acknowledges to be records, indicate where they are stored, describe their retention periods, and provide other information, such as who is responsible for managing them and which broader category of records they belong to.

  3. 保存スケジュールの作成 レコードの種類ごとに、アクティブ (使用中) ではなくなったと見なすタイミングと、その後の保存する方法、最終的に破棄する方法を決定します。Develop retention schedules For each record type, determine when it is no longer active (being used), how long it should be retained after that, and how it should ultimately be disposed of.

  4. ドキュメント管理慣行の評価と改善 ドキュメント リポジトリで必要なポリシーが適用されていることを確認します。たとえば、適切な監査がレコードと共に保存されるように、コンテンツの監査が適切に行われていることを確認します。Evaluate and improve document management practices Make sure that required policies are being applied in document repositories. For example, make sure that that content is being appropriately audited so that suitable audits are retained together with records.

  5. レコード管理ソリューションの設計 レコード アーカイブを作成するか、レコードをインプレースで管理するか、これらの 2 つの方法を組み合わせて使うかを決定します。ファイル計画に基づいて、レコード アーカイブを設計するか、既存のサイトを使ってレコードを保存する方法を決定します。コンテンツの種類、ライブラリ、およびポリシーを定義し、必要であればドキュメントを回覧する場所を決めるメタデータを定義します。Design the records management solution Determine whether to create a records archive, to manage records in place, or to use a combination of the two approaches. Based on your file plan, design the record archive, or determine how to use existing sites to contain records. Define content types, libraries, policies, and, when it is required, metadata that determines the location to route a document to.

  6. コンテンツがレコードになるしくみを計画する Active ドキュメント管理とレコード管理の両方に SharePoint Server を使用している場合は、ドキュメントをレコードアーカイブに移動するカスタムワークフローを作成できます。Plan how content becomes records If you are using SharePoint Server for both active document management and records management, you can create custom workflows to move documents to a records archive. SharePoint Server または外部ドキュメント管理システムのいずれかを使用している場合は、これらのシステムからレコードアーカイブにコンテンツを移動するインターフェイスを計画および開発できます。また、ドキュメントをレコードとして宣言するが、ドキュメントを移動しないようにすることもできます。If you are using either SharePoint Server or an external document management system, you can plan and develop interfaces that move content from those systems to the records archive, or that declare a document to be a record but do not move the document. また、レコードを作成および操作する方法をユーザーに教えるトレーニング計画も作成します。You also create a training plan to teach users how to create and work with records.

  7. 電子メール統合を計画 するメールレコードを SharePoint Server 内で管理するかどうか、または電子メールアプリケーション自体で電子メールレコードを管理するかどうかを決定します。Plan email integration Determine whether you will manage email records within SharePoint Server , or whether you will manage email records within the email application itself.

  8. ソーシャル コンテンツの法令遵守の計画 ブログ、Wiki、個人用サイトなどのソーシャル メディアを使用する場合は、これらのコンテンツをレコードにする方法を決定します。Plan compliance for social content If your organization uses social media such as blogs, wikis, or My Sites, determine how this content will become records.

  9. 遵守要件のレポートおよびドキュメント化の計画 組織が必要なレコード管理慣行を実施していることを確認し、これらの慣行を伝達するには、レコード管理の計画およびプロセスをドキュメント化する必要があります。企業がレコード関連の訴訟に巻き込まれた場合は、これらのレコード管理ガイドライン、実装計画、および有効性に関する基準を作成する必要があります。Plan compliance reporting and documentation To verify that your organization is performing its required records management practices, and to communicate these practices, you should document your records management plans and processes. If your enterprise becomes engaged in records-related litigation, you might have to produce these records management guidelines, implementation plans, and metrics on effectiveness.