管理されたメタデータの概要

メタデータは、情報に関する情報です。 たとえば、書籍のタイトルと作成者はメタデータです。 メタデータには、場所、日付、カタログアイテム番号など、さまざまな種類の情報を指定できます。 SharePoint 製品を使用すると、メタデータを一元管理できます。 ビジネスに合った方法でメタデータを整理でき、メタデータを使用してお望みのものを簡単に見つけることができます。

この記事では、管理されたメタデータの重要な用語について説明し、SharePoint のツールを使用してメタデータを管理する方法を簡単に説明します。

重要な用語

このセクションには、いくつかの重要な用語の定義が含まれています。 これらの用語と概念は、マネージド メタデータに関する記事で頻繁に表示されます。

分類

分類は、正式な分類システムです。 分類により、何かを記述する単語、ラベル、および用語はグループ化され、それらのグループは 1 つの階層として配置されます。

People生物学的システムから組織構造まで、ほぼすべての種類の情報に対する分類を構築します。 たとえば、生物学者は、生物を動物、植物、真菌、微生物の 4 つの主要な分類にグループ化します。 これらの主要なグループにはそれぞれ、多くのサブディビジョンがあります。 一緒に、システム全体が分類です。

組織は、リストに表示する方法が多すぎる分類を作成します。 会計システム、組織図、従業員を管理するためのジョブ分類、製品カタログなどを管理するための勘定科目表分類を作成します。 これらすべての分類は、情報の構造化された階層です。人々が情報を処理するのに役立つ正式な分類システム。

フォークソノミー

フォークソノミーは、非公式の分類システムです。 Web サイト ユーザーがサイト上の単語、ラベル、用語で共同作業を行うにつれて、徐々に進化します。 もともと、フォークソノミーはブックマークなどの一般的なアプリケーションから開発されました。

Web サイトでタグ クラウドを見たことがある場合は、フォークソノミーの視覚化が表示されています。 次の図は、SharePoint サイト上のタグ クラウドを示しています。

メタデータに対するフォークソノミー ベースのアプローチが役立つ場合があります。 サイト ユーザーの知識と専門知識を共有する方法が作成されます。 フォークソノミーを使用することで、コンテンツ分類は、変化するビジネス ニーズとユーザーの関心と共に進化させることができます。

用語セット

用語セットは、関連する用語のグループです。

用語セットは、用語セットを作成する場所に応じて、異なるスコープを持つことができます。

• ローカル用語セット はサイト コレクションのコンテキスト内に作成され、そのサイト コレクションのユーザーのみが使用 (および表示) できます。 たとえば、リストまたはライブラリでメタデータ列の用語セットを作成すると、用語セットはローカルになります。 このリストまたはライブラリを含むサイト コレクションでのみ使用できます。 たとえば、メディア ライブラリには、メディアの種類 (図、写真、スクリーンショット、ビデオなど) を示すメタデータ列がある場合があります。 許可される用語の一覧は、このライブラリにのみ関連しており、ライブラリで使用できます。

• グローバル用語セット は、特定のマネージド メタデータ サービス アプリケーションをサブスクライブするすべてのサイトで使用できます。 たとえば、組織は、人事、マーケティング、情報技術など、組織内の部署の名前を一覧表示する用語セットを作成する場合があります。

さらに、用語セットを閉じたり開いたりするように構成することもできます。 閉じた用語セットでは、適切なアクセス許可がない限り、ユーザーは新しい用語を追加できません。 オープン用語セットでは、ユーザーは用語セットにマップされた列に新しい用語を追加できます。

Terms

用語は、SharePoint サイト上のアイテムに関連付けられた特定の単語または語句です。 用語セット内の 1 つの項目です。 用語には一意の ID があり、多くのテキスト ラベル (シノニム) を持つことができます。 多言語サイトで作業している場合、用語には異なる言語のラベルを付けることができます。

用語には次の 2 種類があります。

• 管理された用語 マネージド用語は、事前に定義された用語です。 用語ストア管理者は、マネージド用語を階層的な用語セットに整理します。

• エンタープライズ キーワード エンタープライズ キーワードは、ユーザーが SharePoint サイト上のアイテムに追加する単語または語句です。 エンタープライズ キーワードのコレクションは、キーワード セットと呼ばれます。 通常、ユーザーは任意の単語または語句をキーワードとして項目に追加できます。 つまり、フォークソノミー スタイルのタグ付けにエンタープライズ キーワードを使用できます。 用語ストア管理者は、エンタープライズ キーワードを特定のマネージド用語セットに移動することがあります。 それらがマネージド用語セットの一部である場合、キーワードはその用語セットのコンテキストで使用できるようになります。

用語を作成および管理する方法の詳細については、「用語 セットで用語を作成および管理する」を参照してください。

Group

SharePoint 製品では、グループはセキュリティ用語です。 マネージド メタデータに関して、グループは、共通のセキュリティ要件を共有する用語セットのセットです。 特定のグループの共同作成者アクセス許可を持つユーザーのみが、グループに属する用語セットを管理したり、そのグループ内に新しい用語セットを作成したりできます。 組織は、一意のアクセスまたはセキュリティのニーズを持つ用語セットのグループを作成する必要があります。

用語セットのグループを作成する方法の詳細については、「用語セットの 新しいグループを設定する」を参照してください。

用語ストア管理ツール

用語ストア管理ツールは、分類を管理するユーザーが用語セットとその中の用語を作成または管理するために使用するツールです。 用語ストア管理ツールには、すべてのグローバル用語セットと、用語ストア管理ツールにアクセスするサイト コレクションで使用できるローカル用語セットが表示されます。

[マネージド メタデータ] 列

マネージド メタデータ列は、リストまたはライブラリに追加できる特殊な種類の列です。 これにより、サイト ユーザーは特定の用語セットから用語を選択できます。 マネージド メタデータ列は、既存の用語セットにマップすることも、列専用のローカル用語セットを作成することもできます。

マネージド メタデータ列を操作する方法については、「マネージド メタデータ列を作成する」を参照してください。

[エンタープライズ キーワード] 列

[エンタープライズ キーワード] 列は、コンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリに追加して、ユーザーが選択した単語または語句でアイテムにタグを付けることができる列です。 既定では、これは複数値列です。 ユーザーが列に単語または語句を入力すると、SharePoint によって先行入力候補が表示されます。 先行入力候補には、マネージド用語セットとキーワード用語セットの項目が含まれる場合があります。 ユーザーは、既存の値を選択するか、新しい値を入力できます。

リストまたはライブラリの所有者は、リストまたはライブラリの エンタープライズ メタデータとキーワード設定 を更新することで、メタデータの公開を有効または無効にすることができます。

特殊なキーワード列を追加する方法については、「 エンタープライズ キーワード列をリストまたはライブラリに追加する」を参照してください。

タグ付け

一般的な意味では、タグ付けとは、アイテムにマネージド メタデータを適用する行為を指します。

メタデータ シナリオ: 分類からフォークソノミまで

SharePoint メタデータ管理では、正式な分類からユーザー主導のフォークソノミまで、メタデータに対するさまざまなアプローチがサポートされています。 正式な分類は、管理された用語と用語セットを使用して実装できます。 また、エンタープライズ キーワードを使用して、サイト ユーザーが選択したキーワードでコンテンツにタグを付けることもできます。

さらに、SharePoint 製品は柔軟性を提供します。 メタデータで使用する構造体とコントロールの量を選択でき、コントロールと構造のスコープを選択できます。 例:

• サイト間でグローバルに制御を適用することも、特定のサイトに対してローカルにすることもできます。

• 用語セットを閉じるか、ユーザーのコントリビューションに対して開くよう構成できます。

• 管理された用語でエンタープライズ キーワードを使用するか、使用しないことを選択できます。

SharePoint 製品を使用すると、組織は、正式で管理された分類の利点と、カスタマイズされた方法でユーザー主導のタグ付けの動的な利点を組み合わせることができます。

次の図は、さまざまな要件でさまざまなレベルのスコープと制御を使用する方法を示しています。

マネージド メタデータの利点

組織内のサイト全体でマネージド メタデータを使用するには、いくつかの利点があります。

メタデータの一貫性のある使用

SharePoint 製品の管理されたメタデータ機能を使用すると、ユーザーがコンテンツにメタデータを追加する方法を制御できます。 たとえば、用語セットと管理用語を使用すると、ユーザーがコンテンツに追加できる用語を制御したり、新しい用語を追加できるユーザーを制御したりできます。 [キーワード] 用語セットを closed として構成することで、エンタープライズ キーワードを特定のリストに制限することもできます。

サイト間で同じ用語が一貫して使用されている場合、メタデータに依存する堅牢なプロセスまたはソリューションを構築する方が簡単です。 さらに、サイト ユーザーがコンテンツに一貫してメタデータを適用する方が簡単です。

コンテンツの検出可能性の向上

組織内のサイト間のコンテンツに一貫性のあるメタデータがある場合は、検索を使用してビジネス情報とデータを簡単に見つけることができます。 検索結果ページの左側に表示される絞り込みパネルなどの検索機能を使用すると、ユーザーはメタデータに基づいて検索結果をフィルター処理できます。

サイトのメタデータ ナビゲーション

サイトのメタデータ ナビゲーションを使用すると、サイト管理者はメタデータ用語に基づいてナビゲーション要素を作成できます。 パフォーマンスに関する推奨事項などについては、「 SharePoint のナビゲーション オプション」を参照してください。

リストとライブラリのメタデータ ナビゲーション

メタデータ ナビゲーションを使用すると、ユーザーは特定のメタデータ フィールドに基づいて情報のビューを動的に作成できます。 その後、ユーザーはフォルダーを使用するか、メタデータ ピボットを使用してライブラリを検索し、追加のキー フィルターを使用して結果を絞り込むことができます。 これを設定する方法については、「 リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションを設定 する」および「 グループ化を使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください。

柔軟性の向上

マネージド メタデータを使用すると、ビジネス ニーズの進化に合わせて、用語ストア管理者がメタデータを維持および調整しやすくなります。 用語セットは簡単に更新できます。 また、マネージド メタデータ列をその用語セットに関連付けると、新しい用語または更新された用語が自動的に使用できるようになります。 たとえば、複数の用語を 1 つの用語にマージすると、これらの用語でタグ付けされたコンテンツは、この変更を反映するように自動的に更新されます。 個々の用語に複数のシノニム (またはラベル) を指定できます。 サイトが多言語の場合は、個々の用語に多言語ラベルを指定することもできます。

メタデータの管理

メタデータを効果的に管理するには、慎重な思考と計画が必要です。 リストやライブラリのコンテンツを管理する情報の種類について考え、組織内での情報の使用方法について考えます。 さまざまな情報のメタデータ用語の用語セットを作成できます。

たとえば、ドキュメントに 1 つのコンテンツ タイプがあるとします。 各ドキュメントには、次の例のように、関連する事実の多くを識別するメタデータを含めることができます。

• ドキュメントの目的 - 販売提案ですか? エンジニアリング仕様ですか? 人事の手順

• ドキュメント作成者と変更したユーザーの名前

• 作成日、承認日、最新の変更日

• 文書の予算上の影響を担当する部署

• 対象ユーザー

メタデータの管理に関連する重要なアクティビティを次に示します。

• 計画と構成

• 用語、用語セット、およびグループの管理

• メタデータのプロパティの指定

管理メタデータを計画して構成する

管理されたメタデータの使用を開始する前に、組織で慎重な計画が必要になる場合があります。 必要な計画のボリュームは、分類をどの程度フォーマルにするかによって異なります。 これは、メタデータに適用するコントロールのサイズによっても異なります。

ユーザーが分類の開発を支援できるようにする場合は、ユーザーにアイテムにキーワードを追加し、必要に応じて用語セットに整理するだけです。

組織がマネージド用語セットを使用して正式な分類を実装する場合は、計画と開発に主要な利害関係者を関与することが重要です。 組織内の主要な利害関係者が必要な用語セットに同意したら、用語ストア管理ツールを使用して用語セットをインポートまたは作成できます。 ツールにアクセスする方法については、「用語ストア管理ツールを開く」を参照してください。

用語、用語セット、およびグループの管理

用語ストア管理ツールには、ほとんどのタスクを実行するために使用できるツリー コントロールが用意されています。 このツールのユーザー ロールによって、実行できるタスクが決まります。 用語ストア管理ツールでグローバル用語を操作するには、Microsoft 365 のグローバル管理者または SharePoint 管理者、または SharePoint の用語ストア管理者である必要があります。 サイトの用語を操作するには、指定されたグループ マネージャーまたは用語セットの共同作成者にすることができます。

詳細については、「 グループと用語セットの作成と管理」を参照してください。

階層内の項目に対してアクションを実行するには、次の手順に従います。

1. 変更する Managed Metadata Service アプリケーション、グループ、用語セット、または用語の名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。

2. メニューから目的のアクションを選択します。

たとえば、用語ストア管理者またはグループ マネージャーの場合は、グループ内に用語セットを作成、インポート、または削除できます。 用語セットの共同作成者は、新しい用語セットを作成できます。

用語と用語セットのプロパティ

階層の各レベルで、用語ストア管理ツールのプロパティ ウィンドウを使用して、グループ、用語セット、または用語の特定のプロパティを構成できます。 たとえば、用語セットを構成する場合は、[ 全般 ] タブで使用できるウィンドウで、名前、説明、所有者、連絡先、利害関係者などの情報を指定できます。また、ユーザーからの新しい申請に対して用語セットを開くか閉じるかを指定することもできます。 または、[ 目的の使用 ] タブを選択し、用語セットをタグ付けまたはサイト ナビゲーションに使用できるかどうかを指定できます。

関連項目

SharePoint Server のマネージド メタデータの概要

リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションをセットアップする

リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションを構成する

エンタープライズ キーワード列をリストまたはライブラリに追加する

Managed Metadata 列を作成する

用語セットのインポート