"リストアイテムのアクセス許可の置換" アクションを使用する SharePoint ワークフローが失敗する

問題

次のような状況で問題が発生します。

複雑なアクセス許可を含む SharePoint Online サイトコレクションまたは SharePoint Server サイトコレクションがあります。たとえば、200 を超える SharePoint グループがあるとします。
SharePoint 2010 ワークフロープラットフォーム Type を使用するワークフローがあります。
ワークフローでは、[リストアイテムのアクセス許可の置換] アクションが使用されます。

このシナリオでは、ワークフローは失敗します。

この問題を回避するには、次のいずれかの操作を行います。

継承されたアクセス許可を解除し、ワークフローを実行しているリストまたはライブラリの一意のアクセス許可を削除します。また、不要なアクセス許可も一覧から削除します。これにより、ワークフローで [リストアイテムのアクセス許可の置換 ] を使用するときに必要な操作の数が制限されます。
Active Directory または Microsoft 365 セキュリティグループを使用してアクセス許可を管理します。個々の SharePoint グループを使用してアクセス許可を管理するのではなく、SharePoint グループをセキュリティグループに追加します。構成に応じて、Active Directory またはMicrosoft 365 管理センターを使用して、グループ内のユーザーを管理できます。

この問題は、サイトコレクションに 200 個の SharePoint グループなどの複雑なアクセス許可が含まれている場合に、リストアイテムのアクセス許可の置換アクションによってワークフローが終了するためです。これは SharePoint の既知の制限事項です。

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