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Viva インサイト Outlook アドイン

  • [アーティクル]

適用対象: 異なる Microsoft Office 365 および Microsoft 365 プランのユーザーが Microsoft Viva インサイト の要素をさまざまなレベルで利用できます。詳細については 「プランと環境」 をご覧ください。また 「プランを見つける方法」 も参照してください。

重要なメールを見落としたり、同僚との約束を忘れたりしたことはありませんか。会議やメールで予定表が埋まってしまう傾向はありませんか。マネージャー、直属の部下、または上位の共同作業者との 1 対 1 の会議のリマインダーを表示したいと思ったことはありませんか。次回の会議が定数に満たない場合に通知を受け取りたいと思いませんか。

これらの質問に対する回答が はい の場合、作業をうまく処理し、仕事をさらに効率化するために役立つ実践的な分析情報を Microsoft Viva インサイト Outlook アドインが提供します。

このアドインは、Microsoft Outlook のエクスペリエンスを拡張し、また Outlook 内で作業することで作業時間に集中し、仕事関係を維持し、仕事から離れる時間を計画し、そして全体的なワークライフ バランスの向上に役立ちます。

プライバシー バイ デザイン

この Outlook アドインでは、GDPR によって与えられたすべてのデータ主体の権利を保持しています。 ユーザーのみ利用できる洞察がアドインに表示されます。 これらは必要に応じて、電子メールや会議情報から計算されますが、メールボックスの外部に保存されることはありません。

さらに、アドインでは、初めて開いたときにのみ、洞察のデータの処理を開始します。 Microsoft でプライバシーを保護する方法についての 詳細 を確認します。

アドインを表示する方法

Viva インサイト Outlook アドインを使用する前に、次の前提条件が整っていることを確認してください。

  • 該当する Microsoft 365 プランを入手し、そのライセンスが付与されてから少なくとも 24 時間経過しています。

  • 有効なメールボックスを用意してください。 これは、共有メールボックス、またはユーザー メールボックスに変換された共有メールボックスにすることはできません。 最初からユーザー メールボックスである必要があります。 必要に応じて、新しいユーザー メールボックスをプロビジョニングすることをお勧めします。

  • 次のものを用意します。

    • お使いのコンピューターに、Windows の場合は Microsoft Outlook バージョン 1705 (ビルド 8201.2102) 以降、Mac の場合はバージョン 15.39.1010 以降があります。
    • Outlook アドインでは、アドイン コマンドが有効になっています。 詳細については、「Outlook のアドイン コマンド」を参照してください。
    • Internet Explorer バージョン 10 または 11 がコンピューターにインストールされています。

  • 管理者は、Exchange 管理センターで既定のアドインを有効にします。管理者が展開状態を "オプションで既定で無効" に設定している場合は、Microsoft Store アドインから手動で Viva インサイト Outlook アドインを追加できます。

注意

Viva インサイト Outlook アドインは、モバイル デバイスでは使用できません。

[Viva インサイト Outlook アドインを開く] にリストされているプログラムの 1 つ、つまり Windows Outlook デスクトップ、Outlook on the web、または Mac Outlook デスクトップで Viva インサイト アドインを開きます。

  • メールを選択します。Outlook では、次のいずれかの方法でこれを行うことができます。

    1. 新しいウィンドウでメールを開きます。
    2. [Outlook 閲覧ウィンドウ] を開いた状態で、閲覧ウィンドウにメールを表示します。

    注意

    これは、Information Rights Management が適用されていないメールでのみ機能します。

アドインを開く

Viva インサイト Outlook アドインは、次の環境で使用できます。

Windows Outlook デスクトップ

  1. Microsoft Outlook の [ホーム] リボンを開きます。
  2. [Viva インサイト] アイコンを選択します。

Outlook on the web

  1. Outlook on the web を開きます。
  2. メール メッセージを開きます。
  3. メール メッセージの右上隅にある 省略記号 (...) を選択して、[Viva インサイト] を選択します。

注意

アドインをクイック アクセス ウィンドウに固定して、簡単にアクセスできます。詳細については、「アドインを固定する」を参照してください。

Mac Outlook デスクトップ

新しい Mac インターフェースでは、現在アドインは使用できませんが、ここで説明するように、以前のインターフェースに切り替えることでアドインを有効にできます。

Mac 用の Viva インサイト Outlook アドインを有効にするには

  1. ページ上部のトグルを使用して、以前の UI に切り替えます。

    Mac Outlook の UI の切り替え。

  2. Outlook の [ホーム] リボンで、Windows Outlook デスクトップの場合と同じ手順を使用して Viva インサイトを開きます。

注意

Viva インサイト アドインが表示されない場合は、「アドインを表示する方法」で説明されている前提条件を確認してください。

表示される可能性のあるもの

Viva インサイト アドインを開くと、右側の (Viva インサイト) ウィンドウにいくつかのカードが表示されます。

このウィンドウには、次のような多くのオプションが表示されます。

  • 会議を準備する - 会議の準備をすることで、より効果的な会議を行います。
  • メールとドキュメントの開封率を確認する - 開封率のパーセンテージまたは添付ファイルのクリック率のパーセンテージなどを確認して、送信したメールの開封者数を追跡します。
  • 未完了のタスクを表示する - 実行することに同意したタスクのリマインダーを表示して、見落とさないようにします。
  • 依頼をフォローアップする - 同僚による約束や、自分が行った依頼をフォローアップするためのリマインダーを受け取ります。
  • 集中する時間を作る - 会議の引き継ぎの前に、フォーカス時間を予約し、予定を確保しておきます。
  • 未読メールを確認する - より重要な連絡先からの未読メールの概要で、乱雑とした状態を切り抜けることができます。
  • ドキュメントを確認する - 目を通す必要がある共有 OneDrive および SharePoint ドキュメントのリストを表示します。
  • 重要な連絡先を追加する - 重要な連絡先のリストを管理します。 これらの連絡先に完了する必要があるタスクや、その連絡先からの未読メールがあるとき、アラームが表示されます。
  • 昼食時間の設定 - このカードを使用して、昼食時間を確保して分析情報をパーソナライズします。
  • 不在時の計画 - このカードを使用して、職場に不在の時間を計画します。
  • チームと連携する - 1 対 1 の会議や未完了のタスクなどに関する分析情報を使用して、チームのニーズを常に把握します。
  • 会議提案 - 重要な同僚と常に繋がっていることで、ネットワークを広げ、育みます。

Viva インサイト アドインを固定する

Outlook on the web を使用している場合は、アドインを固定して簡単にアクセスできます。

  1. Outlook on the web で、[設定] (歯車) アイコンを選択します。

    [OWA 設定] ウィンドウ。

  2. [設定] で、[Outlook のすべての設定を表示] を選択します。

  3. 左側のウィンドウで [メール] が選択されていることを確認し、中央のウィンドウで [動作のカスタマイズ] を選択します。

    動作をカスタマイズします。

  4. 右側のウィンドウの [メッセージ サーフェス] 領域で、[Viva インサイト] を選択します。

  5. 右側のウィンドウの [ツール バー] 領域で、[Viva インサイト] を選択します。

  6. 新しい設定を保存します。

オプトアウトするには

  1. ダッシュボードを開きます。

  2. 右上の [設定] (歯車) アイコンを選択します。

    ダッシュボードの設定。

  3. [Viva インサイト] で、[設定] を選択します。

  4. Insights Outlook アドイン の場合、コントロールを [オフ] に設定します。

  5. [保存] を選び、変更内容を保存します。

注意

変更が有効になるまでに 24 時間かかることがあります。

[Viva インサイト] アイコンを削除するには

Viva インサイト Outlook アドインからオプトアウトする場合は、Outlook リボンからそのアイコンを削除することもできます。これを行うには、次の手順に従います。

  1. Outlook で、[アドインを入手する] を選択します。

    [アドインを入手する] を選択します。

  2. 左側のナビゲーション ウィンドウで、[アドイン] を選択します。

  3. Viva インサイト カードで、省略記号 (...) を選択し、[削除] を選択します。

オプトアウトした場合、オプトインに戻せますか。

はい。自分でオプトアウトした場合、または管理者によってオプトアウトされた場合、Viva インサイト Outlook アドインに再びアクセスするため、いつでもオプトインできます。

オプトインするには

  1. ダッシュボードを開きます。

  2. 右上の [設定] (歯車) アイコンを選択します。

    機能の設定。

  3. [Viva インサイト] で、[設定] を選択します。

  4. Viva インサイト Outlook アドイン の場合、コントロールを [オン] に設定します。

  5. [保存] を選び、変更内容を保存します。

注意

変更が有効になるまでに 24 時間かかることがあります。