Outlook のインライン提案
Outlook でのインラインの提案は、メールまたは会議出席依頼の読み取り中または作成中に Outlook に表示される簡単なデータと AI 主導の通知です。
インラインの提案は、メールの管理と会議の実行に関する有用な提案、ヒント、ベスト プラクティスを表示することで、生産性とチームの生産性を高めるのに役立ちます。 これらは、効果的なメールや会議の意思決定に関する情報を提供し、ガイドするのに役立ちます。 また、他の実用的な利点に加えて、フォーカス時間を取り戻し、より優れたコラボレーション習慣を構築するのにも役立ちます。 インライン候補の種類には、 Outlook に表示される可能性のある内容の一部が一覧表示されます。
注意
ユーザーのみがデータを確認できます。詳細については、「プライバシーに関する FAQ」を参照してください。
インラインの提案を表示する方法
インラインの提案は、最新バージョンの Outlook for the Web および Outlook for Windows (Microsoft 365 または Microsoft 365 ライセンス) で入手できます。 Outlook for Windows でインラインの候補を表示するには、次の点がコンピューターに配置されていることを確認します。
- Outlook for Windows 2016 バージョン 1808 以降、ビルド 16.0.10730 以降。
- Outlook Insights アドイン バージョン 3.0.0.0 以降。 インストールされているバージョンのアドインを確認するには、 Exchange 管理センターを参照してください。 アドインはテナント レベルでインストールされます。その後、アップグレードがすべてのユーザーに反映されるまでに最大 8 日かかる場合があります。 Outlook に適切なアドイン バージョンがインストールされていない場合は、「Viva インサイト Outlook アドインの追加」の手順に従って 追加できます。
- 実行可能なメッセージがサポートされ、有効になっています。Outlook とMicrosoft 365 グループのアクション可能なメッセージを参照してください。
Outlook for Windows では、電子メールまたは会議出席依頼の読み取りまたは作成中にインラインの提案が表示されます。 Outlook on the webでは、インラインの提案はメールや会議の読み取り中にのみ表示されます。 これらの提案は、Outlook for Mac、Outlook for iOS、および Outlook for Android では現在使用できません。
注意
Outlook on the webでは、メールまたは会議出席依頼を作成するときにインラインで提案を展開しています。
インライン候補の種類
Outlook に表示される可能性のある推奨事項の一部を次に示します。
インラインの提案をオプトアウトする
Outlook でインライン候補をオプトアウトするには、Outlook Home リボンの Viva インサイト アイコンを選択します。 または、Outlook on the webを使用している場合は、電子メール メッセージの読み取り時や新しいメッセージの送信時に、省略****記号 (...) メニューにViva インサイト アイコンが表示されます。
Viva インサイト アドインの [設定] (歯車) アイコンを選択します。
[設定] の [生産性のインライン候補] で、設定を [オフ] に変更します。
オプトアウトした場合、オプトインに戻せますか。
はい。 オプトアウトした場合は、いつでもオプトインしてインラインの提案へのアクセスを取り戻すことができます。
フィードバックの提供
インライン提案のフィードバックを提供するには、提案で [フィードバック] を選択します。 [フィードバック] セクションで、[サムアップ] または [サムダウン] とその他の該当するフィードバックを選択します。 サムを下に選択すると、その提案が少なくなります。
今後、インラインの提案を受け取らない場合は、[ すべての通知をオフにする ] を選択することもできます。
また、Viva インサイト アドイン ウィンドウの右上にある 笑顔 アイコンを選択して、何に関する一般的なフィードバックを提供することもできます。
配信の延期
Outlook でメールを作成している場合、配信の遅延には、メール配信のスケジュール設定に関する提案が表示されます。 次の場合に提案が表示される場合があります。
- [宛先] フィールドのすべての受信者は、勤務時間外です。
- [ 宛先 ] フィールドの 1 人の受信者のみに電子メールを送信し、その受信者に Outlook で 自動不在時の返信 が設定されています。
- 勤務時間外です。
この遅延は、勤務時間外や仕事から離れている受信者の中断を最小限に抑えるのに役立ちます。 これは、スケジュールの負担を他のユーザーに負担をかけることなく、必要なときに柔軟に作業できるようにしたいと考えている人に役立ちます。
次の場合、提案が表示 されない 場合があります。
- 受信者または勤務時間の 30 分前にメールを作成しています。
- [宛先 ] フィールドには 15 人以上の受信者がいます。
- 自分にメールを送信しています。
注意
配布リストと Microsoft 365 またはOffice 365 グループは、遅延配信機能で使用される対象となる受信者としてカウント されません。 ただし、[ 宛先 ] フィールドの共有メールボックスは、対象となる受信者としてカウント されます 。 ユーザーがフル アクセス許可を持ち、 **** 共有メールボックスに 代わって送信 または送信できる場合、そのユーザーは該当する送信者としてカウントされます。
Outlook デスクトップ アプリを使用している場合は、遅延配信のインライン提案を使用できます。 Outlook for Windows 2016 バージョン 1808 以上で、ビルドが 16.0.12016.10000 以上であることを確認します。
インライン提案機能がオンになっている場合は、毎日 2 回のメール配信を延期できます。 1 日に 2 回以上の遅延配送を受け取るには、Viva インサイトまたは Outlook Insights アドインで 遅延配信 プランを選択できます。 詳細については、「 配信の遅延計画」を参照してください。
配信を遅らせるには
11 月 7 日 (木) 10:00 AM など、 メールの作成中に推奨される配信時間が表示されたら、[送信の遅延] を選択して、その時点でメッセージの配信を確認します。
スケジュールされた時刻を示す分析情報が開きます。 次のオプションを選択できます:
- (電子メール内で) 送信 して、そのスケジュールされた時刻に電子メールを送信します。
- (分析情報内で) 時間を編集 して推奨される配信時間を変更し 、送信 ( 電子メール内) を選択して新しい時刻に電子メールを送信します。
- スケジュールされた配信時間を取り消すために (分析情報内で) 遅延をキャンセル し、(電子メール内で) [送信] を選択してメールを今すぐ送信します。
電子メールを送信した後は、スケジュールされた配信時間まで Outlook 送信済みアイテム フォルダーに保存されます。 スケジュールされた配信時間に、電子メールは自動的に [宛先]、[ Cc]、[ Bcc ] の各フィールドのすべての受信者に配信されます。
メッセージが送信される前に、メッセージを開いて次を選択できます。
- 今すぐ送信 して、スケジュールされた配信時間を無視し、メールを今すぐ送信します。
- メールを Outlook Deleted items フォルダーに移動するスケジュールされた配信時間を停止するために 送信しないでください。
未完了の作業の提案
電子メールまたは予定表の招待を作成または読むとき、電子メールまたは予定表の招待の送信者に対して提案された未処理のタスクを確認するための提案が表示される場合があります。 過去 14 日間の送信者とのメール通信に基づくタスクの提案があり、完了を約束したタスクや、チーム メンバーから完了を求められたタスクのタブを維持するのに役立ちます。
[ 自分のタスクを表示] を選択すると、Insights で未処理の可能性があるタスクを確認してフォローアップできます。 この画像に示すように、関連するタスク (RE: Kat - Anisa チャット) を開いて詳細を確認するか、[ 完了としてマーク ] または [タスクなし ] を選択してタスクリストから削除します。
フォーカス時間を増やす
予定表の招待を読んでいる間に、 集中作業の時間を予約 する提案が表示される場合があります (会議の負荷が高い場合)、作業の時間を増やし、最も重要な仕事のために予定表を回収する時間を増やすことができます。
[ 推奨時間の表示 ] を選択すると、次の週にフォーカスできるすべての時間が表示されるウィンドウが開き、毎日使用可能なスロットが 2 つ表示されます。 クリック 1 回で予定表にフォーカス時間を追加し、気を散らすことなく深い作業の準備をすることができます。 また、クリック 1 回で集中した作業に利用できるすべての時間を予約できるため、より長い期間にわたって集中した作業を行うことができます。
不在時の計画
Outlook で仕事から離れる予定のメールまたは予定表の招待を作成すると、次のような提案が表示される場合があります。
離れた時間を計画するチェックリストを使用して、作業から離れた 時間の計画のストレスを軽減します 。 それに関するインラインの提案が表示されたら、[ プラン ] を選択してチェックリストを開き、次の操作を行います。
- スケジュールされた休暇に関するカスタム メッセージを使用して、すべての会議を 1 ヶ所で解決します。
- 自動返信を作成し、計画的な休暇についてチームに通知します。
- フォーカス時間をスケジュールして、休暇に入る前にタスクを終え、戻ったら仕事に追いつくようにします。
チェックリストの使用方法の詳細については、「 離れた時間を計画する」を参照してください。
フォーカス時間を保護する
会議出席依頼が既存のフォーカスタイム ブロックと競合する場合は、フォーカス時間を別の時間に移動するか、別のタイミングで会議を行うことで、フォーカス時間ブロックを保護するための提案が表示される場合があります。
[ その他の利用可能な時間を表示 ] を選択して Insights アドイン ウィンドウを開き、今後 1 週間に利用可能なすべての時間を表示して、会議のスケジュールを変更します。 タイム ブロックを選択すると、会議の開催者に新しい時間を提案できます。
[ フォーカス ブロックを移動 ] を選択して Insights アドインを開き、使用可能なすべてのフォーカス時間ブロックを今後 1 週間に表示します。 タイム ブロックを選択すると、"競合している" フォーカス ブロックを新しい時間に移動して、作業に時間を確保できます。
会議の時間を短縮する
適用対象: この提案は現在、該当する サービス プランに登録されているユーザーのみが利用できます。
1 時間の会議出席依頼を作成するときに、会議を 15 分短縮してバッファー時間を作成し、出席者の時間を節約する提案が表示される場合があります。
[会議の短縮] を選択して、会議の時間を 15 分短縮します。 また、Insights アドインも開き、会議のすべての参加者が保存した時間を確認できます。
メールの開封率を追跡する
適用対象: この分析情報は、現在、該当する サービス プランに登録されているユーザーのみが利用できます。
送信したメールを読んでいる間に、電子メールの受信者のうち、電子メールを開いた割合を強調表示する分析情報が表示される場合があります。
[ その他の分析情報を表示 ] を選択すると、メールを開いたり転送したりしたユーザーの数、そのメールの読み取りに費やした平均時間、およびそのメールの添付ファイルに関する同様の情報が表示されます。 この情報は、必要に応じて受信者をフォローアップしたり、仕事を終わらせるためにコミュニケーション スタイルを調整したりするのに役立ちます。
メールを追跡する
適用対象: この提案は現在、該当する サービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます。
5 人以上の受信者に電子メールを作成するときに、"Insights でメールを追跡できる" という提案が表示される場合があります。
[このメールを追跡 する] を選択すると、電子メールの開封率と、このメールに関するその他の統計情報が表示されます。 この情報は、メールの送信から 15 分後に利用できるようになります。 この情報を表示するには、送信された電子メールを開くか、Insights アドインを開き、[ 電子メールの開封率を追跡] を選択します。