進行中の作業の制限を設定する

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かんばんに不可欠なプラクティスである、進行中の作業の制限 ("WIP 制限" と呼ばれる) は、各作業ステージでチームが引き受ける作業の量を制限します。 これは、新しい作業を開始する前に項目を完了することにチームを集中させるためのものです。 最初は直感に反しますが、多くのチームは WIP 制限が生産性の向上とソフトウェア品質の改善に役立っていると感じています。

WIP 制限は、各作業ステージ、各中間列に対応して定義します。 制限は、その列内で許可される項目の数に穏やかな制約を設定します。 列にさらに項目を移動して制限を超えることを妨げるものは何もありません。 かんばんボードには、各制限の横に、各ステージでの項目数が表示されます。

WIP 制限の設定は簡単ですが、制限を遵守するにはチームのコミットメントが必要です。 WIP 制限の採用を成功させるには、カルチャの変革が必要です。 これにより、個人の生産性の重視から、チームの生産性を重視するチームへ移行します。

詳細については、「かんばんの概要」を参照してください。

前提条件

• チーム設定を構成するには、チーム管理者ロールに追加されるか、プロジェクト管理者セキュリティ グループのメンバーである必要があります。 追加するには、チーム管理者の追加に関する記事または「プロジェクト レベルのアクセス許可を変更する」を参照してください。
• すべてのバックログとボードの機能を使うには、基本アクセス権以上が割り当てられている必要があります。 利害関係者アクセス権を持つユーザーが実行できるのは、ボードの作業項目を編集することと、作業項目に既存のタグを追加することのみです。 利害関係者は、作業項目を追加したり、カードに表示されるフィールドを更新したりすることはできません。 詳細については、「アクセス レベルについて」を参照してください。

最初の WIP 制限を決定する

設定する初期 WIP 制限と、その使用方法と監視方法をチームに決定してもらいます。 設定する数値については、それぞれの要因によって異なるため、当てはまる規則はほとんどありません。 設定する制限を決定するには、次のアクションを実行します。

• 進行中の現在の作業に基づいて制限を設定します。 既存のかんばん列に存在する項目を数えます。
• ステージ内で作業するチーム メンバーごとに 2 から 3 項目を超えないように制限を設定します。 たとえば、チーム メンバーが 3 人いて、各チーム メンバーが一度にできるタスクは 2 つまでとすると、結果となる WIP の上限は 6 (= 開発者 3 人 x 2 タスク/人) となります。
• 低い制限から始めると、チームがボトルネックをより迅速に発見し、対処すべきプロセスの問題を特定できます。

WIP 制限を守る

WIP 制限を設定したら、チームがどの程度制限を守っているかを追跡します。

WIP 制限を順守するということは、列にある項目の数が列の制限を超えるような場合、チームは項目を列に取り込まないことを意味します。 その場合、かんばんボードに即時にフィードバックが表示されます。 このフィードバックは、列の項目数を減らすアクティビティにすぐに集中するよう、チームへの合図として機能するはずです。

理論的には単純なことですが、WIP 制限内に収めることは、個人、チーム、組織が快適な領域から外れる可能性があります。 マルチタスクを好むチーム メンバーは、窮屈に感じるかもしれません。 また、上流のステージで作業が完了するのを待つ間、自分の作業がないことに気付く人もいるでしょう。

進行中の作業を制限する利点を得るために、チームが頻繁に会議を行い、プロセスの変更について話し合うようにします。

ボトルネックを特定する

価値の流れを最適化するには、当然ながらボトルネックを特定して排除する必要があります。 ボトルネックは、ワークフロー全体のプロセスに無駄があることを示しています。

かんばんボードを長期的に監視することで、どこでボトルネックが発生しているかを知ることができます。 いくつかの項目が数日間、未作業のまま列に含まれている場合、ボトルネックが発生しています。 ボトルネックは、通常、WIP の制限が高すぎる場合に発生します。 ただし、ボトルネックがないということは、WIP 制限が低すぎることを示している可能性があります。

かんばんボードの定期的なスナップショットを作成することで、作業がスムーズに流れる場所とボトルネックが現れる場所を視覚的にカタログ化できます。

このようなスナップショットでは、チームに以下の情報を示すことができます。

• ワークフローのステージ/列内に存在する平均項目数
• ワークフローのステージ/列内で作業しているチーム メンバーに対して、作業対象となっている項目の個数
• ワークフローのステージ/列に長期間残っている項目とその個数
• 1 週間、2 週間、または 3 週間の期間終了時に、チームが完了した項目の数

無駄をなくす

ボトルネックはワークフロー プロセスにおける無駄の信号であるため、無駄の原因を特定する必要があります。 かんばんでは、無駄とは、目的の結果を生み出すために厳密に必要とされないものであると定義しています。

ソフトウェア開発における一般的な無駄には、次のようなものがあります。

• 使われていないコードや機能
• 手戻りにつながる欠陥
• 遅延や何かを待っているために費やされた時間
• 人、チーム、またはビジネス プロセスから別のものへのハンドオフ
• 要件が不十分
• コミュニケーションが遅い、または貧弱

無駄をなくすには、チームで話し合って原因を特定し、チームが納得できる解決策を見つけることが必要です。

WIP の制限を設定する

WIP 制限の使用方法を理解した上で、次の手順を実行して制限を設定します。 チームのワークフローをかんばん列にマッピングしていない場合は、最初にマッピングします。

1. かんばんボードを開きます。

2. 歯車アイコンを選び、ボードの構成と一般的なチーム設定を行います。

   

3. [列] を選び、列タブを選んでその列の WIP 制限を設定します。

   

   Note

   さまざまな列のタイトルと選択肢は、プロジェクトの作成に使用されたプロセスと、チームがバグを要求事項のように扱うか、タスクのように扱うかを選択したかどうかに基づいて使用できます。

4. 終了したら、 [保存] を選択します。

WIP の制限、課題、解決策

チームでは 1 つか 2 つの項目で WIP 制限を超えることがときどきあります。 ただし、チームが頻繁に 3 つ以上の項目で制限を超える場合は、プロセスを見直すか、制限を調整する必要があります。

チームが数週間 WIP 制限に取り組んだ後、チーム メンバーが抱えている課題について話し合います。 そして、どの解決策を使うかを決め、必要に応じて制限を調整します。 次の一覧は、すべてを網羅しているわけではありませんが、チームが遭遇する一般的な課題と、それを克服するための実証済みの解決策を示しています。

WIP の課題

• 社会的な力学。 規則に従うことに関して、チーム メンバーは抵抗を感じることがあります。 自然に反抗したくなる人もいます。 また、規則が自分に適用されることに気付かなかったり、自分の行動が規則を破ることに気付かなかったりするメンバーもいます。 同意した内容の範囲外の仕事を引き受けるチーム メンバーもいます。 また、マルチタスクが自分の生産性と個人の成果の鍵であると信じているため、それを手放したくない人もいます。

• 進行中の作業のばらつき。 作業項目 (ユーザー ストーリーやバグ) のサイズに大きなばらつきがあると、ワークフロー全体に悪影響を及ぼします。 たとえば、4 時間から 14 日、あるいは 2 から 55 ストーリー ポイントという、見積もりの大きさに幅がある項目は、進行中の作業の制約に関しては同じに数えることはできません。

• システム全体に影響する問題の無視。 ボトルネックが発生したときに、ワークフローの問題を解決する代わりに、チームはボトルネックを克服するためにさらに時間を費やすことになります。

• カルチャの変化。 WIP 制限を採用することは、システム、カルチャ、チームに変化をもたらします。

WIP 管理の解決策

• チームの生産性を高めるカルチャの構築。 個人の生産性とチームの生産性の間に存在する自然な隔たりに対処します。 チームおよびワークフロー プロセスの全体的な生産性をチーム メンバーが向上させる方法を特定します。

• ばらつきを最小化するための作業サイズの設定。 項目の作業を開始する前に、必要な作業全体の規模についてチームで話し合い、小さなタスクに分割できるかどうかを判断する必要があります。

• 優先度の高い項目のフローに焦点を当てる。 空いているときは、チーム メンバーは、上流の項目を先に進めるためにどうすればよいかを尋ねます。 時間内の項目の遂行が阻まれている、または困難な場合、チーム メンバーは項目を完了するために助けを求めます。

• 各作業ステージのチームのキャパシティを確保。 ボトルネックは、特定のステージで作業する専門家が不足している場合に発生する可能性があります。 各作業ステージ内でチーム スキルを向上させるか、必要に応じてリソースを追加して、人員不足の作業ステージに対応する方法を決定します。

• 共通理解を構築します。 かんばんプラクティスを使った作業の進め方について、チームの理解を深める努力を継続的に行います。 チーム メンバーがプロセスの変更に寄与できるようにする行動をとります。 定期的な振り返りやチーム会議をスケジュールして、うまくいっている点や変更が必要な点について話し合うことを検討します。 あいまいさを制限するようにチームのポリシーを文書化します。

• メトリックを使ってプロセスを調整します。 進行中の作業とリード タイムのかんばんでのメトリックを定期的に確認し、変更が必要なタイミングを判断します。

• カルチャの変化を慎重に管理します。 人々は最高の仕事をしたいと考えています。これは、かんばんとそれに関連する規範の根底にある中心的な原則です。 新しいプラクティスを採用する際には、変更管理の原則を適用します。 WIP 制限の実装を成功させるには、チーム内で当事者意識を高めます。

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