Создание стратегии по управлению изменениями для Microsoft Teams

• Қолданылады:

  Microsoft Teams

Стратегия по управлению изменениями, регулирующая информирование конечных пользователей и внедрение новых технологий, крайне важна для успешного развертывания в организации любой новой технологии. Успешное выполнение этой работы позволит пользователям полностью освоить новую технологию и использовать ее с максимальным удобством. Описанные ниже шаги можно корректировать в зависимости от размера вашей организации, но ключом к успешному внедрению изменений является непрерывное взаимодействие с заинтересованными лицами, лидерами, ИТ-администраторами и пользователями.

Рекомендации по управлению изменениями в Teams:

1. Определите ключевых заинтересованных лиц, лидеров и профили пользователей

2. Определите и выберите бизнес-сценарии

3. Проведите пилотный проект с участием бизнес-пользователей, лидеров и ИТ-специалистов.

4. Спланируйте, запустите и контролируйте кампанию по внедрению. В качестве первого шага загрузите Набор для успешной работы с клиентами. Успешная кампания по внедрению включает:

   а. Внутренние информационные материалы, такие как плакаты, цифровые вывески и мероприятия

   б. Материалы для самостоятельного изучения и обучения из централизованного источника

   в. Утвержденный механизм обратной связи

   г. Предварительно выбранные критерии успешности (внедрение решения, просмотр ключевых материалов, посещаемость курсов)

5. Создайте программу лидеров, которые будут стимулировать использование развертываемой службы

6. Предусмотрите стандартный механизм обратной связи.

7. Определите достигнутый успех и распространите сведения о нем.

8. Скорректируйте методы коммуникации и меры воздействия с учетом полученных отзывов, а затем повторите процесс.

Определите ключевых заинтересованных лиц, лидеров и профили пользователей

Первое правило успешного внедрения — создать динамичную команду, включающую ключевых заинтересованных лиц и сотрудников, способных стимулировать других к изменениям. Успешная стратегия освоения начинается с команды инициативных сотрудников, отражающей всю структуру вашей организации. К ключевым заинтересованным лицам относятся ответственный спонсор, владельцы службы, ИТ-специалисты и лидеры.

Значок	Описание
	Ответственные спонсоры — это лидеры внутри организации, участие которых необходимо для стимулирования освоения сотрудниками. Они оказывают наибольшее влияние на корпоративную культуру и умеют активно распространять сведения о преимуществах новой технологии и выбранного пути развития.
	Владельцы службы отвечают за то, чтобы люди использовали службу и извлекали из нее пользу. Задание владельцев служб в организации важно, чтобы обеспечить реализацию бизнес-целей, установленных для Microsoft 365 или Office 365.
	Заручиться поддержкой всех пользователей в организации может быть совсем непросто. Чемпионы могут помочь устранить эту проблему и сыграть важную роль в внедрении Microsoft 365 или Office 365. Это опытные работники, нацеленные на дальнейшее повышение квалификации и стремящиеся оказывать помощь коллегам и участвовать в их обучении. Они помогают перевести Microsoft 365 или Office 365 в реальность отдела или команды.

Мы рекомендуем регулярно встречаться с этими заинтересованными лицами, чтобы сообщать им актуальные сведения о ходе программы. Создание "совета совместной работы" для получения отзывов и обсуждений может быть полезным инструментом в зависимости от корпоративной культуры.

Совет

Люди, которые могут сильнее всего сопротивляться изменениям, способны стать вашими верными союзниками в подобном мероприятии. Мы рекомендуем уже на раннем этапе связаться с этими сотрудниками, чтобы выслушать их опасения и возражения. Часто это позволяет получить ценные сведения, повышающие успешность кампании.

Профили пользователей

Не менее важно определить типы пользователей, присутствующие в вашей среде. Есть ли у вас пользователи, которые работают преимущественно в мобильном режиме? Работники, которые постоянно участвуют в собраниях и проводят презентации? Знаете ли вы, у каких из этих пользователей возникают наибольшие трудности с имеющимися решениями для совместной работы? Сегментирование пользовательского сообщества позволяет определить группы, наиболее восприимчивые к изменениям. Чаще всего именно они оптимально подходят для проведения ранних пилотных проектов и дают наиболее ценные отзывы.

Понимание того, как проходит рабочий день пользователей, позволит назначить приоритеты бизнес-целям, сформулировать приемлемые для данного развертывания задачи внедрения, а также поддерживать требуемый уровень использования с течением времени.

Лидеры

Выявляя людей, способных стать лидерами по совместной работе, вы можете сформировать команду поддержки для своего внедрения. Создайте из этих сотрудников сообщество, предоставляя им актуальную информацию и описание дальнейших планов. Все вложения в это сообщество, выраженные в форме времени, внимания или вознаграждений, окупятся в рамках внедрения благодаря поддержке и информационно-разъяснительной работе этих сотрудников.

Сведения о создании программы лидеров см. в этом документе.

Определите и выберите бизнес-сценарии

Идентификация ключевых заинтересованных лиц и сегментов пользователей значительно упрощает определение бизнес-сценариев. Ниже приведено несколько примеров бизнес-результатов:

• Упрощение процесса продаж

• Быстрое решение проблем клиентов

• Повышение вовлеченности персонала

• Сокращение цикла разработки продуктов

Вашим специалистам по продажам трудно скоординироваться для эффективной работы? Вам требуется лучше координировать предоставление продуктов или услуг? А как обстоит взаимодействие сотрудников с отделом кадров? Каждая организация имеет свои собственные приоритеты. Мы рекомендуем выбрать не более трех направлений для пилотного проекта и включить в него пользователей и бизнес-профессионалов из соответствующих подразделений.

Также рекомендуется определить, каких пользователей затрагивают подобные сценарии. Восприимчивы ли они к изменениям? Являются ли они мобильными сотрудниками или имеют выделенное рабочее место? Насколько тесно они связаны с заинтересованными лицами и лидерами, которые будут оказывать им поддержку, и располагаете ли вы сообществом и средствами коммуникации для информационно-разъяснительной работы в отношении данного изменения?

Реализация технологических проектов значительно усложняется, если уделяется мало внимания требованиям по управлению изменениями. Приведенные здесь рекомендации помогут вам повысить вероятность успеха.

Планирование, запуск и контроль кампании по освоению

Как при начальных пилотных проектах, так и при развертывании в рамках всей организации следует уделять пристальное внимание внутрикорпоративным коммуникациям, что включает в себя следующее:

• Внутренние информационные материалы, такие как афиши, цифровые вывески и мероприятия.

• Объединение материалов для самостоятельного изучения и обучения в одном расположении.

Ниже представлено минимальное количество шагов для успешной реализации пилотных проектов:

• Проведите плановое собрание с заинтересованными лицами проекта, чтобы сообщить им актуальные сведения.

• Создайте механизм обратной связи для получения информации от участников пилотного проекта. Небольшие организации могут использовать общий канал в Teams, чтобы сотрудники могли присоединиться и выразить свое мнение. В крупных организациях рассмотрите возможность запуска Viva Engage сообщества для предоставления поддержки продуктов.

• Предоставьте доступ к документации для самостоятельного изучения, включая видеоролики по продуктам.

• Проведите стартовое совещание с пользователями пилотного проекта, чтобы подробнее рассказать о важности их участия. При этом важно стремиться создать у людей чувство сплоченности и вызвать их интерес.

Пройдя все этапы начального пилотного проекта, вы можете развернуть приведенные выше действия, чтобы применить их ко всей организации. В зависимости от масштаба проекта этот процесс может занять определенное время и подразделяться на отдельные этапы по регионам, профилям пользователей или частям организации. При более масштабном проекте крайне полезным может оказаться использование профессиональных качеств специалистов по распространению информации в организации. Мы рекомендуем привлекать этих людей на самой ранней стадии при использовании имеющихся или разработке собственных материалов по освоению.

Если ваша организация располагает центральным порталом в интрасети, применяемым для публикации новостей, размещения информации или поддержки, вы можете использовать его в качестве информационного центра для подобного развертывания. Наличие легко доступных материалов для самостоятельного изучения, учебных материалов и руководств поможет пользователям быстрее освоить продукт. Многие пользователи с готовностью начинают работать с подобными материалами, и это нужно поощрять. Нам известно, что все люди обучаются по-разному, поэтому наличие единого информационного портала позволит реализовать в организации все возможные подходы к обучению.

Как и в случае с коммуникациями и кампанией по освоению, вам следует заранее определить показатели успешности. Примите во внимание следующие показатели:

• Активные пользователи продукта

• Просмотры информационных веб-страниц

• Вопросы в сообществе пользователей

• Просмотры обучающих видеороликов

• Посещаемость учебных мероприятий

Оценка успеха и информирование о нем

Команда по проекту должна включать ИТ-администраторов из вашей организации. Эти пользователи получат доступ к отчетам об использовании Microsoft 365 или Office 365 Microsoft Teams, встроенным в интерфейс Центр администрирования Microsoft 365. Отчеты позволят получить сведения об использовании Microsoft Teams в вашей организации. Мы также рекомендуем напрямую запрашивать у пользователей обратную связь, а также их идеи по использованию Teams. Распространение в компании сведений о реальном применении новых решений сыграет огромную роль в долгосрочном внедрении изменений среди ваших пользователей.

Дополнительные сведения об отчетах об использовании Microsoft Teams см. в Центр администрирования Microsoft 365 отчеты об использовании Microsoft Teams в Центр администрирования Microsoft 365.

Совет

Используйте общедоступную команду или сообщество Viva Engage для сбора аналитических сведений об использовании. Делитесь полученными данными с тегом #TeamsStories для удобства поиска. Каждый месяц публикуйте в своей интрасети историю об использовании Teams с тегом #TeamsStories, чтобы отметить сотрудников, которые используют нововведения для повышения производительности и для эффективной совместной работы в вашей среде.

Непрерывное внедрение

Изменения в организации — это не разовое мероприятие, а постоянный процесс. Стартовое совещание является лишь началом для повышения эффективности совместной работы. Важно спланировать моменты в этом пути, которые будут освещать ваши успехи, внедрять новые функции и взаимодействовать с общей стратегией обслуживания Microsoft 365 или Office 365, которую ваш ИТ-отдел создаст. Сделайте так, чтобы ваши пользователи были вовлечены в процесс, а не перегружены. Это уменьшит недовольство нововведениями, поможет сотрудникам избавиться от старых привычек, например отправки писем с вложениями, и начать пользоваться чем-то новым, например хранить документы в облаке.

Поделитесь своими вопросами о внедрении служб Teams и Microsoft 365 или Office 365 в сообществе по внедрению вождения на сайте Microsoft Technical Community. Мы всегда рады обратной связи и обязательно окажем вам помощь по вопросам внедрения.