Регистрация и возмещение расходов сотрудников

Business Central поддерживает транзакции для сотрудников аналогично тому, как это делается для поставщиков. Соответственно, учетные группы сотрудников существуют, чтобы обеспечить учет операций из книги операций по сотрудникам на соответствующих счетах в главной книге.

Примечание

Возмещение сотрудникам не поддерживает скидки или отклонения в оплате.

Если сотрудники расходуют собственные средства во время делового активности, то можно учитывать расходы на счете сотрудника. Затем можно возместить расходы сотруднику путем платежа на банковский счет сотрудника, аналогично выплатам поставщикам.

В этой статье объясняется, как записать расходы в книгах и как возместить затраты работнику. В вашей организации может быть портал или приложение, где сотрудники могут отправлять свои отчеты о расходах.

Business Central достаточно гибок, чтобы соответствовать многим различным ситуациям. Точные номера счетов для использования зависят от конфигурации и процессов вашей организации.

Вы можете использовать общие журналы для счетов сотрудников, чтобы регистрировать расходы сотрудников и операции возмещения в иностранной валюте, а затем легко отслеживать суммы и сравнивать их с чеками. Оставьте калькулятор в ящике стола — Business Central может скорректировать обменный курс за вас. Когда вы используете общие журналы для учета транзакций по счетам сотрудников, например, при возмещении расходов, вы можете использовать поле Код валюты, чтобы указать валюту для транзакций. Указание валюты позволяет использовать те же функции, что и при регистрации транзакций в книгах клиентов и поставщиков. Например, сотрудники могут регистрировать расходы в евро, но получать зарплату в долларах.

Чтобы гарантировать актуальность обменного курса для сумм, вы можете корректировать балансы сотрудников при запуске пакетного задания курса обмена валюты. Если вы хотите использовать таблицу обменных курсов, но рассчитывать балансы сотрудников в местной валюте, вы можете исключить счета сотрудников при корректировке обменных курсов.

Запись расходов сотрудника

Расходы сотрудников учитываются на странице Финансовый журнал.

1. Выберите значок, введите Финансовые журналы, а затем выберите связанную ссылку.

2. Откройте соответствующий раздел финансового журнала. Дополнительные сведения прочитайте в разделе Работа с финансовыми журналами.

3. На новой строке журнала заполните поля, как требуется. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

   Примечание

   В финансовом журнале отображается только ограниченное число полей в строке журнала по умолчанию. Если необходимо видеть дополнительные поля, такие как поле Тип счета, выберите действие Показать больше столбцов. Чтобы снова спрятать дополнительные поля, выберите действие Показать меньше столбцов. Если вы видите меньше столбцов, то одна и та же дата учета используется для всех строк. Если вы хотите иметь несколько дат учета для одной и той же записи журнала, выберите действие Показать больше столбцов.

4. Повторите шаг 3 для всех затрат, понесенных сотрудником.

   Совет

   Если необходимо ввести несколько строк расходов над одной строкой балансирующего счета, например, для банковского счета сотрудника, установите флажок Предлагаемая балансирующая сумма в строке раздела на странице Разделы финансового журнала. Затем в поле Сумма строки балансирующего счета автоматически будет подставлено значение, необходимое для балансировки расходов.

5. Выберите действие Учет для регистрации расходов на счете сотрудника.

Для возмещения расходов сотруднику

Возмещение расходов сотрудникам производится путем учета платежей на их банковские счета на странице Журнал платежей.

1. Выберите значок, введите Журналы платежей, а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте соответствующий раздел журнала платежей. Дополнительные сведения прочитайте в разделе Работа с финансовыми журналами.
3. Заполните соответствующим образом поля. Дополнительные сведения см. в разделе Осуществление платежей.
4. Можно также выбрать действие Предложить оплату сотрудников, чтобы автоматически вставлять строки журнала для ожидающих выплат для возмещения расходов сотрудников.
5. Выберите действие Учесть для регистрации возмещения.

Для выверки выплат возмещения расходов с книгой операций по сотрудникам

Выплаты сотруднику применяются к соответствующим открытым операциям книги сотрудников таким же образом, как для платежей поставщикам, например на странице Журнал выверки платежей, на основе соответствующих операций банковской выписки. Дополнительные сведения см. в разделе Автоматическое применение платежей и выверка банковских счетов. Можно также применить вручную на странице Книга операций по сотрудникам. Дополнительные сведения см. в разделе Выверка платежей поставщикам с журналом платежей или из книги операций по поставщикам.

См. также

Учет транзакций непосредственно в главной книге
Работа с финансовыми журналами
Сторнирование учета в журнале и отмена приходных/расходных накладных
Финансы
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь