Отправка документов по электронной почте

Для быстрой передачи содержимого деловых документов вашим бизнес-партнерам, например информации о платеже в документах продажи клиентам, можно использовать функцию макетов отчетов, чтобы определять зависящее от вида документа содержимое, которое автоматически вставляется в текст сообщения электронной почты. Дополнительные сведения см. в разделе Управление макетами отчетов и документов.

Чтобы включить сообщения электронной почты в Business Central, в ролевом центре запустите мастер настройки Настройка электронной почты.

Отправлять по электронной почте можно практически все типы документов в виде вложений непосредственно со страницы, содержащего документ. В дополнение к вложениям вы можете включать в текст сообщения электронной почты основную информацию из документа после стандартного текста с обращением к получателю и вводной информации о документе. Чтобы предложить клиентам оплатить покупку с помощью электронной службы платежей, например PayPal, вы можете включить в тело сообщения гиперссылку на PayPal.

Из всех поддерживаемых документов отправка электронной почты инициируется действием Отправить для учтенных документов и Учесть и отправить для неучтенных документов.

Если в поле Эл. почта страницы Кому отправить документ установлено значение Да (запросить настройки), то откроется страница Отправить сообщение эл. почты с заполненным полем Кому: и документом, приложенным в виде PDF-файла. В поле Содержание вы можете либо ввести текст вручную или заполнить его настроенным текстом, связанным с типом документа.

Ниже показано, как настроить отчет Продажи - счет, чтобы использовать готовый текст при отправке по электронной почте учтенных счетов.

Настройка содержания сообщения электронной почты для счетов продажи

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию Что вы хотите сделать, введите Выбор отчета - продажи, затем выберите связанную ссылку.

  2. На странице Выбор отчета - продажи в поле Использование выберите Счет.

  3. В новой строке в поле Код отчета выберите, например, стандартный отчет 1306.

  4. Установите флажок Использовать для содержания сообщения электронной почты.

  5. Выберите поле Код макета содержания сообщения электронной почты, а затем выберите макет из раскрывающегося списка.

    Макеты отчетов определяют стиль и содержимое сообщений электронной почты, включая стандартный текст, который предшествует информации из основного документа в теле сообщения электронной почты. Можно просмотреть все доступные макеты отчетов, если нажать кнопку Выбор из полного списка в раскрывающемся списке.

  6. Чтобы просмотреть или изменить макет содержания сообщения электронной почты, выберите макет на странице Пользовательские макеты отчетов выберите действие Изменить макет.

  7. Если вы хотите предложить клиентам оплатить покупку с помощью электронной службы платежей, вы можете настроить электронную службу платежей, например PayPal, и включить в тело сообщения гиперссылку на PayPal. Дополнительные сведения см. в разделе Включение платежей клиентов через PayPal.

  8. Нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда вы выбираете, например, действие Отправить на странице Учтенный счет продажи, содержание сообщения электронной почты будет включать информацию из отчета 1306, перед которой будет расположен стандартный текст в соответствии с макетом отчета, выбранном на шаге 5.

Следующая процедура описывает, как отправить учтенный счет продажи в виде сообщения электронной почты с документом, вложенным в виде файла PDF, и с телом сообщения на базе этого документа.

Отправка документов по электронной почте

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию Что вы хотите сделать, введите Учтенные счета продажи, затем выберите связанную ссылку.

  2. Укажите соответствующий разнесенный счет продажи и выберите действие Отправить. Откроется страница Кому отправить документ.

  3. В поле Эл. почта выберите Да (запросить настройки). Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

  4. Нажмите кнопку ОК. Откроется страница Отправить сообщение эл. почты.

  5. В поле Кому: введите допустимый адрес электронной почты. Значение по умолчанию — адрес электронной почты клиента.

  6. В поле Тема введите описательный текст темы. Значение по умолчанию — имя и номер счета клиента.

  7. В поле Вложение созданный счет по умолчанию прикрепляется как PDF-файл.

  8. В поле Содержание введите краткое сообщение получателю.

    Если на странице Выбор отчета - продажи настроено содержание сообщения электронной почты, связанное с документом, поле Содержание заполняется автоматически. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка содержания сообщения электронной почты для счетов продажи.

  9. Нажмите кнопку ОК для отправки сообщения электронной почты.

Примечание

Если вам не нужно указывать параметры электронной почты при каждой отправке документа, вы можете выбрать вариант Да (использовать настройки по умолчанию) в поле Эл. почта на странице Кому отправить документ. В этом случае страница Отправить сообщение эл. почты открываться не будет. См. шаг 4. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка профилей отправки документов.

См. также

Управление макетами отчетов и документов
Настройка электронной почты
Выставление счетов продажи
Работа с Business Central