Использование Dynamics 365 for Finance and Operations, Business edition в качестве рабочего почтового ящика в Outlook

В Dynamics 365 появилась возможность управления бизнес-взаимодействиями с клиентами и поставщиками непосредственно в Microsoft Outlook. С помощью надстроек Dynamics 365 Outlook вы можете просматривать финансовые данные, связанные с клиентами и поставщиками, а также создавать и отправлять финансовые документы, такие как предложения и счета.

Получение надстройки

В Dynamics 365 один из шагов по сопровождаемой настройки "Приступая к работе" выполняется в окне Управление бизнесом из Office 365. В этом окне при нажатии кнопки Настроить в Outlook вы должны указать имя пользователя и пароль для Office 365. После этого надстройки Dynamics 365 будут автоматически добавлены в Outlook.

Затем при открытии Outlook отобразится сообщение электронной почты от администратора Dynamics 365. Новая надстройка будет добавлена в ленту Outlook, а в Outlook Web Access вы сможете видеть ее в ленте надстроек непосредственно над телом сообщения электронной почты. Сама надстройка будет обновляться периодически, и вы будете получать уведомления о том, что новая версия готова к использованию в Outlook.

Некоторые организации, использующие Office 365, ограничивают права пользователей на развертывание надстроек. Поэтому вам следует убедиться, что вы используете подписку Office 365, включающую электронную почту и позволяющую развертывать надстройки. Если вы хотите попробовать надстройку в любом случае, вы можете попробовать Office 365 бесплатно.

Использование надстройки Contact Insights

Допустим, вы получили сообщение электронной почты от клиента, который желает получить предложение по определенным товарам. Непосредственно в Outlook вы можете открыть надстройку Dynamics 365, которая распознает отправителя как клиента и откроет карточку клиента для его организации. На этой панели вы видите обзорные сведения о клиенте, а также возможность просматривать более подробную информацию в конкретных документах. Можно также просмотреть историю продаж для клиента. Если это новый клиент, его можно создать как нового клиента в Dynamics 365, не выходя из Outlook.

В надстройке вы можете создать предложение по продаже и отправить его клиенту, не выходя из Outlook. Вся информация, которая вам нужна для отправки предложения продаже, доступна в рабочем почтовом ящике в Outlook.
После ввода данных вы можете учесть предложение. Затем его можно отправить по электронной почте. Dynamics 365 создает PDF-файл с предложением по продаже и прикрепляет его к сообщению электронной почты, черновик которого вы создаете в надстройке.

Аналогично, если вы получаете сообщение электронной почты от поставщика, вы можете использовать надстройку для работы с поставщиками и счетами покупки.

Иногда необходимо просмотреть больше полей, чем отображается в надстройке, например если вам нужно заполнить строки счета. Чтобы у вас было больше места для работы, вы можете открыть надстройку в отдельном окне. Она все еще будет частью Outlook, но более просторной. По мере ввода данных в документа в раскрывающемся представлении изменения автоматически сохраняются. После завершения ввода данных в документ можно нажать кнопку ОК. При выборе области надстройки в Outlook документ будет автоматически обновлен с учетом изменений, внесенных в раскрывающемся окне.

Создание счетов для встреч

Некоторые организации регистрируют все оплачиваемые встречи в календаре Outlook. С помощью Dynamics 365 можно создать счет для клиента непосредственно из календарной позиции. Откройте встречу, откройте надстройку Dynamics 365, найдите существующую информацию или создайте счет либо другой документ продажи прямо здесь.

Быстрый поиск документов

Надстройка "Ссылки на документы Dynamics 365 позволяет быстро находить документы, упоминаемые в сообщениях электронной почты. Надстройка доступна для сообщения электронной почты, если номер документа распознан в теле сообщения. Открытие надстройки позволяет быстро перейти к документу.

Например, если вы получили сообщение электронной почты, содержащее текст S-QUO100, Dynamics 365 определит, что это предложение по продаже, и вы можете открыть этот документ в Outlook. В Outlook нажмите кнопку Ссылки на документ непосредственно над телом сообщения электронной почты. В Outlook Web App выберите текст S-QUO1001 в теле сообщения электронной почты.

В надстройке "Ссылки на документы" вы можете изменять документ и выполнять с ним другие действия, как в Dynamics 365.

Добавление надстроек вручную

В некоторых случаях надстройки не добавляются автоматически в Outlook. Даже если вы или ваш коллега запускает руководство по сопровождаемой настройке от имени организации, Dynamics 365 может не отобразиться в Outlook. При возникновении этой проблемы вы можете добавить надстройки Dynamics 365 вручную.

Прежде всего, необходимо проверить, что у вас есть доступ к надстройкам в учетной записи Office 365. Откройте Outlook Web Access в браузере, а затем добавьте /owa/#path=/options/manageapps к URL-адресу в адресной строке. В результате откроется страница Управление надстройками, в котором можно включить Dynamics 365 для Outlook. Затем при переходе назад в Outlook приложение Dynamics 365 должно быть доступно.

Аналогичным образом, в настольном клиенте Outlook можно проверить, что приложение Dynamics 365 установлено, в окне Управление надстройками.

В обоих случаях, если Dynamics 365 все еще отсутствует, необходимо получить файлы манифеста надстройки. Для получения более подробных сведений обратитесь к администратору Office 365.

См. также

Добро пожаловать в Dynamics 365 for Finance and Operations, Business edition
Финансы
Продажи
Покупки