Жобаларды басқару және бухгалтерлік есепке шолу

Жобаларды басқару және бухгалтерлік есептің функционалдығын қызмет көрсету, өнім шығару немесе нәтижеге жету үшін әр түрлі салаларда қолдануға болады.

Жоба - бұл қызмет көрсетуге, өнім шығаруға немесе нәтижеге қол жеткізуге арналған әрекеттер тобы. Жобалар ресурстарды тұтынады және кіріс немесе актив түрінде қаржылық нәтижелер береді.

Әр түрлі салалардағы жобалар

Жобаны басқару және бухгалтерлік есептің функционалдығын келесі суретте көрсетілгендей бірнеше салаларда қолдануға болады.

Байланыс орталығында билетті қоңырауды шешуге қажетті әрекеттер жинағын сипаттау үшін қолдануға болады. Кеңес беруші компаниялар, мысалы менеджмент немесе техникалық кеңес беруші ұйымдар немесе жарнама агенттіктері өз қызметін жобалар деп атайды. Маркетингте науқан - бұл жасалуы керек жұмыстар жинағы. Жобалық өндірісте өндірістік тапсырыс кейбір дайын өнімді шығару үшін орындалуы қажет түрлі әрекеттерді байланыстырады. Олар үшін қандай атау қолданылса да, бұл жобаларға ресурстар, кестелер мен шығындар кіреді, ал жобаларды басқару және есепке алу функциялары осы жобаларды жоспарлауға, орындауға және талдауға көмектеседі.

Жоба кезеңдері

Төмендегі жұмыс ағыны сыртқы жобаларға немесе бір немесе бірнеше тұтынушы үшін аяқталған жобаға бағытталғанына қарамастан, бұл функция ішкі тек бағаға негізделген жобаларға қолданылады.

Алдыңғы суретте көрсетілгендей, жобаны басқару және бухгалтерлік есепті үш кезеңге бөлуге болады:

1. Бастау
2. Орындау
3. Талдау

Жобаны бастау

Жобаны бастау кезінде бірнеше негізгі процестер жүреді. Тұтынушыға болжамды жұмыс күшін, шығындарды және материалдарды хабарлау үшін жоба ұсынысын пайдалануға болады. Есеп айырысу шарттарын, лимиттер мен келісімдерді жоба келісімшартына тіркеуге болады. Жұмысты жоспарлау және бағалау үшін жұмыс декомпозициясының құрылымын (WBS) пайдалануға болады. Жобаның орындалуына басшылық жасау үшін болжамдар мен бюджеттерді орнатуға болады. Төмендегі суретте жобаның құрылымы көрсетілген.

Жоба ұсыныстарын жасау

Жобаның бастапқы сатылым кезеңінде жоба ұсынысы тұтынушыға қосымша ұсыныс жасауға мүмкіндік береді. Ұсыныста баға ұсыныстары бар өнімдер мен қызметтер, негізгі байланыс ақпараттары, арнайы сауда келісімдері мен жеңілдіктер, мүмкін салықтар мен үстемелер сияқты элементтерді қамтуы мүмкін.

Сондай-ақ, ұйым мен тұтынушы арасындағы жоба ұсынысың транзакциясы бойынша кепілдік хатын рәсімдеуге болады. Жоба ұсынысын жасағаннан кейін, тұтынушы үшін кепілдік сұранысының хатын жасап, оны банкке жіберуге болады. Банк сұранысты бекіткеннен кейін тұтынушыға кепілдік хат беріледі.

Қосымша ақпарат алу үшін Жоба баға ұсыныстарын қараңыз.

Жоба келісімшарттарын жасау

Жобаны аяқтау үшін тұтынушымен немесе басқа қаржыландыру көздерімен келісім жасасаңыз, алдымен жоба бойынша келісімшарт жасауыңыз керек. Содан кейін, жоба жасағанда, оны тиісті келісімшартқа тағайындау керек. Жобалық келісім-шарт үшін жасайтын жоба түрі есеп-шот жобасының тұтынушыларына пайдаланылатын әдісті анықтайды. Жобалық келісім-шарт және қатысты жобаны өзгертуге болады, бірақ жоба түрін өзгерту мүмкін емес. Жоба түрлері туралы қосымша ақпаратты "Жобаларды жасау" бөлімінен қараңыз.

Жоба келісімшарттары туралы қосымша ақпаратты Жоба келісімшарттары бөлімінен қараңыз.

Жұмыс декомпозициясының құрылымдарын жасау

WBS талдау деңгейі талап етілетін дәлдік деңгейіне және сол бағалау үшін қажетті қадағалау деңгейіне байланысты. Кестедегі немесе бағадағы қысқартуларға төзімділігі өте төмен жобалар әдетте толық WBS мәліметтерін, сонымен қатар WBS-мен салыстырғанда жұмыс барысы мен құнын мұқият қадағалауды қажет етеді.

Қосымша ақпаратты Жұмысты бөлу құрылымдарына шолу бөлімінен қараңыз.

Жоба болжамдары мен бюджеттерін жасау

Егер ұйымыңыз операциялық жұмыстармен айналысатын болса және ол арнайы транзакциялардан түсетін кірістер мен шығындарға назар аударатын болса, жобаны болжау мүмкіндігін қолдануға болады. Алайда, егер ұйымыңыз қаржылық сомаларға көбірек көңіл бөлсе, бюджеттеуді қолдануға болады. Әр әдістің өзіндік артықшылықтары бар. Қосымша ақпарат алу үшін Жоба болжамдары мен бюджеттерін қараңыз.

Жобалар жасау

Finance бағдарламасында жобаның алты түрін жасауға болады. Әрбір жоба түрі шығындар мен кірістерді тану үшін әр түрлі орнатылған. Сіз таңдаған жоба түрі жобаның мақсатына байланысты. Келесі кестеде әр жоба түрі үшін әдеттегі қолданысы сипатталған.

Жоба түрі	Сипаттама
Уақыт және материал	Уақыт және материал жобаларында тұтынушыға жобаға жұмсалған барлық шығындар шоты ұсынылады. Бұл шығындарға сағат шығындары, шығыстар, элементтер мен төлемдер кіреді.
Бекітілген баға	Бекітілген баға жобаларында есеп-шот шоттағы транзакциялардан тұрады. Бекітілген баға жобасының шоты жоба келісімшартына негізделген есеп айырысу кестесіне сәйкес ұсынылады. Бекітілген баға жобасынан алынған кірісті аяқталған пайыздық мөлшерлеме әдісі арқылы бүкіл жоба бойынша есептеуге және орналастыруға болады. Сонымен қатар, кірісті жоба аяқталғаннан кейін аяқталған келісімшарт әдісімен есептеуге және орналастыруға болады. Жобаның немесе жобалар тобының аяқталу дәрежесін есептеу үшін компаниялар аяқталмаған жұмыс (WIP) құнын пайдаланудан жиі пайда көреді.
Инвестиция	Инвестициялық жобалар дегеніміз - тез пайда әкелмейтін жобалар. Олар әдетте шығындарды капиталдандыру қажет ұзақ мерзімді ішкі жобалар үшін қолданылады. Инвестициялық жоба үшін тек элементтер, сағаттар мен шығыстар бойынша шығындарды тіркеуге болады. Инвестициялық жобадағы шығындар бағалау функциясы арқылы бақыланады және басқарылады. Инвестициялық жобаларды қосымша максималды капиталдандыру арқылы жасауға болады. Инвестициялық жоба барысында оның шығындарын жоба аяқталғанға дейін сақталатын WIP шоттарына тіркейсіз. Жоба жойылған кезде аяқталмаған жұмыс құнын бекітілген активке, бас кітап шотына немесе жаңа жобаға тасымалдайсыз. ЕСКЕРТПЕ: Инвестициялық жобалар бойынша транзакциялар Кейінгі шығындар, Есептелген кіріс немесе Шот-фактура ұсыныстарын жасау бет.
Жоба құны	Инвестициялық жобалар сияқты шығын жобалары да ішкі жобаларды қадағалау үшін қолданылады және олар үшін тек сағаттар, шығыстар мен элементтер жазылуы мүмкін. Алайда, шығын жобалары, әдетте, инвестициялық жобаларға қарағанда қысқа мерзімді болады. Сондай-ақ, инвестициялық жобалардан айырмашылығы, шығын жобалары баланстық шоттарда капиталдандырыла алмайды. Оның орнына олардың жобалық транзакциялары тек пайда мен шығын шоттарына өткізіледі. ЕСКЕРТПЕ: Шығын жобалары бойынша транзакциялар Пост шығындарында, Есептелген кірісте немесе Шот-фактура ұсыныстарын жасау бетті. Шығын жобалары әдетте ішкі жобаларды қадағалау үшін пайдаланылатындықтан, оларды тұтынушының шотымен байланыстырудың қажеті жоқ. Алайда, орнатылымыңыз сатып алу тапсырыстарына қойылатын талаптарды жасауды қажет етсе, шығын жобасын тұтынушымен байланыстыруыңыз керек. Бұл байланыс қажет, себебі элемент талаптары сатылымға тапсырыс беру жолдары ретінде басқарылады және жүйе тұтынушыны көрсетуді талап етеді. Алайда, бұл орнатылым сатып алу тапсырысынан автоматты түрде элемент талаптарын жасамайды. Шығын жобалары үшін Элемент талабын жасау параметрі еленбейді. Егер сізге шығын жобасында элемент талабы қажет болса, тұтынушы жобамен байланысты болған жағдайда оны қолмен жасауға болады.
Ішкі	Ішкі жобалар ұйымыңыз үшін ішкі болып табылатын жоба бойынша шығындарды қадағалау үшін қолданылады. Ішкі жобалар ресурстарды тұтынуды басқару үшін жоспарлау құралын ұсына алады. ЕСКЕРТПЕ: Ішкі жобалар бойынша транзакциялар Есептелген кіріс немесе Шот-фактура ұсыныстарында көрсетілмейді бет.
Уақыт	Уақыт жобалары жұмысшылардың сырқаттық уақытын қадағалау жобасы сияқты ақысыз және нәтижесіз әрекеттермен байланысты уақытты қадағалау үшін қолданылады. Уақыт жобаларындағы транзакциялар кітапқа өткізілмейді. Оның орнына олар жұмысшыларды пайдалану туралы есептерге қосылады. Уақыт жобаларына тек сағаттық транзакцияларды жазуға болады. Осы сағаттарды жобаға тіркеу үшін сіз сағаттық журналды немесе кестені қолданасыз. Сағат тіркелгеннен кейін, ол жобалық транзакциялар ретінде пайда болады, бірақ сәйкес ваучерлік транзакциясы болмайды. ЕСКЕРТПЕ: Уақыт бойынша транзакциялар жобалары Пост шығындарында, Есептелген кірісте немесе Шот-фактура ұсыныстарын жасау бетті.

Жұмысшыларды, санаттар мен ресурстарды тағайындау

Жұмыс ресурстарын жоба талаптары мен кестесі негізінде немесе жұмысшылардың біліктілігі мен қолжетімділігі негізінде жоспарлауға болады. Ресурстарды жоспарлау мүмкіндіктерін пайдалана отырып, ұйымыңыздың жұмысшыларын ұтымды және тиімді орналастыра аласыз. Жобаңызда жұмыс істеуге дайын ең білікті мамандарды тез таба аласыз. Сондай-ақ, жоба барысында осы жұмысшыларды қалай тиімді пайдалануға болатындығын оңай көруге болады.

Ресурстарды жоспарлау функциясын пайдаланудың бірнеше әдісі бар:

• Жұмысшының жоба талаптарына сәйкестендіру үшін білім, біліктілік, сертификаттау және жобалық тәжірибе сияқты жұмысшы атрибуттары туралы ақпаратты пайдаланыңыз.
• Жұмысшының кестесін жоба күнтізбесімен сәйкестендіру үшін жұмысшының күнтізбесі мен қолжетімділігі туралы ақпаратты пайдаланыңыз.
• Әр жұмысшының мүмкіндіктерін қарастырып, олардың қалай қолданылып жатқанын анықтаңыз. Мысалы, егер жұмысшы жеткіліксіз пайдаланылса, жұмысшы олардың қолжетімділігі мен атрибуттарына сәйкес келетін жобаға тағайындалуы мүмкін.
• Күнтізбе жұмысшының тағайындауларына қайшы келмейтініне көз жеткізу үшін оның қолжетімділігін тексеріңіз.
• Жұмысшыны пайдалану туралы ақпаратты қысқаша көріністе (мысалы, бөлім немесе жұмысшы бойынша) немесе толық көріністе (мысалы, бөлімдегі жұмысшылар немесе әр жұмысшы үшін апта сайынғы мәліметтер) қарап шығу.
• Жұмысшыларды пайдалануды оңтайландыру үшін күн, апта немесе ай сияқты әр түрлі уақыт бірліктеріне арналған ресурстарды тағайындауды өзгертіңіз.

Жобаны орындау

Жобаны орындау кезінде топ мүшелері немесе менеджерлер жұмыс кестелерін, шығыс туралы есептерді және басқа іскери құжаттарды пайдалана отырып, жұмыс пен шығыстарды тіркейді. Жоба менеджерлерінде бюджет сомасын тұтынуды бақылауға мүмкіндік беретін құралдар бар. Жоба менеджерлері сатып алу тапсырыстары мен басқа іскери құжаттарды пайдалана отырып, жобалар үшін материалдарға тапсырыс бере алады, оларды таңдап немесе сатып алады. Есеп-шоттар тұтынушыларға ағымдағы жұмыс үшін шот ұсынуы үшін жасалады және бекітіледі. Соңында, осы процесте ұйымның қаржылық көрсеткіштеріне әсер ететін кіріс танылады.

Жұмыс декомпозициясының құрылымдарын басқару

WBS - жоба бойынша аяқталатын жұмыстың сипаттамасы. WBS - тапсырмалар иерархиясы. Ол әр тапсырма бойынша жасалатын жұмысты ғана емес, сонымен бірге тапсырманың көлемін, құнын және ұзақтығын да көрсетеді.

Қосымша ақпаратты Жұмысты бөлу құрылымдарына шолу бөлімінен қараңыз.

Жоба болжамдары мен бюджеттерін басқару

Жобаларыңызды басқарудың және бақылаудың екі әдісі бар: жоба болжамдары және жобалар бюджеттері. Егер ұйымыңыз операциялық жұмыстармен айналысатын болса және ол арнайы транзакциялардан түсетін кірістер мен шығындарға назар аударатын болса, жобаны болжау мүмкіндігін қолдануға болады. Алайда, егер ұйымыңыз қаржылық сомаларға көбірек көңіл бөлсе, бюджеттеуді қолдануға болады.

Қосымша ақпарат алу үшін Жоба болжамдары мен бюджеттерін қараңыз.

Өндірістік тапсырыстарды жасау

Жобаға қатысты өндірістік тапсырысты дайын элемент әдісі немесе тұтынылған элемент әдісі арқылы сатылым тапсырысымен немесе элемент талабымен байланыстыруға болады. Сонымен қатар, егер өндірістік тапсырыс қолмен жасалған болса, өндірістік тапсырыс пен сатылым тапсырысы немесе элемент талабы арасында байланыс жоқ (тапсырыспен байланыс жоқ). Алайда, егер өндірістік тапсырыс сатылым тапсырысын немесе элемент талабын орындау үшін автоматты түрде жасалған болса, өндірістік тапсырыс пен сатылым тапсырысы немесе элемент талабы (тапсырыспен байланыс) арасында байланыс бар.

Осы факторлардың үйлесіміне байланысты келесі әдістердің бірін қолданыңыз:

• Дайын өнім/тапсырысқа сілтеме – Жобаны сату тапсырысымен немесе элемент талабымен байланыстырыңыз. Бұл әдіс арқылы жобаның нақты шығындары сатылым тапсырысына шот ұсынылғанда немесе орама қағаз элемент талабы үшін жаңартылған кезде өткізіледі. Құн дайын элемент ретінде өткізіледі.
• Дайын өнім/тапсырысқа сілтеме жоқ – Элементтің өндірістік циклі Аяқталды күйіне ие болғанша нақты шығындарды жариялау мүмкін емес. Дайын элементтің құны бір транзакция түрінде өткізіледі.
• Тұтынылған зат/тапсырысқа сілтеме – Жобаны элемент талабына байланыстыру. Осы әдісті қолдана отырып, өндіріс күйі Басталды болғанда немесе аяқталған деп көрсетілгенде жобаның нақты шығындарын көруге болады. Шығындар шикізат пен өндіріске жұмсалған сағаттар бойынша бірнеше жоба элементінің транзакциялары түрінде өткізіледі. Орама қағаз элемент талабы бойынша жаңартылған кезде, жоба шығындары өткізілмейді. Сонымен қатар өндірістік жобалар қадағаланатын материалдар тізімдемесі (BOM) иерархиясындағы деңгейді анықтауға болады.
• Тұтынылған зат/тапсырысқа сілтеме жоқ – Жобаны элемент талабымен байланыстырыңыз. Осы әдісті қолдана отырып, өндіріс күйі Басталды болғанда немесе аяқталған деп көрсетілгенде жобаның нақты шығындарын көруге болады. Шығындар шикізат пен өндіріске жұмсалған сағаттар бойынша бірнеше жоба элементінің транзакциялары түрінде өткізіледі. Сонымен қатар өндірістік жобалар қадағаланатын BOM иерархиясындағы деңгейді анықтауға болады.

Өнімдер мен қызметтерді сатып алу

Элементтерді сатып алу және сату көптеген жобаға бағытталған бизнестерде кең таралған әрекет болып табылады.

Жобаларға арналған сатып алуға тапсырыстар

Сатып алуға тапсырыс мақсаты жобада сатып алуға тапсырыс қашан қолданылатынын және элементтердің қашан төленетінін анықтайды.

Әдіс	Мақсат	Элементтерді тұтыну
Сатып алуға тапсырысты тікелей жасаңыз.	Жобада тұтыну үшін сыртқы жеткізушіден элементтерді сатып алыңыз. Сатып алуға тапсырысты келесі жолдармен жасауға болады: Жобаның өзінен. Бұл жағдайда, жоба сатып алуға тапсырыс үшін әлдеқашан анықталады. Жобаның сатып алуға тапсырысына өту арқылы. Сатып алуға тапсырыс жасау үшін жеткізушіні де, жобаны да таңдау керек.	Элементтер жеткізуші есеп-шоты жаңартылған кезде қолданылады.
Сатып алуға тапсырысты сату тапсырысынан жасаңыз.	Жобадан сатылымға тапсырыс жасаған кезде элементтерді сатып алыңыз.	Элементтер сату тапсырысы тұтынушыға есеп-шот бойынша ұсынылған кезде қолданылады.
Сатып алуға тапсырысты элемент талабы бөлімінен жасаңыз.	Жобадан элемент талабын жасаған кезде элементтерді сатып алыңыз.	Элементтер элемент талабының тауар жөнелтпе құжаты жаңартылған кезде қолданылады.

Жобаларға арналған сатылым тапсырыстары

Жобаларды басқару және бухгалтерлік есепте элементтерді тұтынуды бірнеше тәсілмен тіркеуге болады. Жобада элементтерді сатуға немесе оларды сатып алуға немесе жоба үшін элементтерді сақтауға болады.

Жобада пайдалану үшін компанияның тауар қорынан элементтерге тапсырыс беруге болады. Сонымен қатар, элементтерді сыртқы жеткізушіден сатып алуға болады. Элементтерді уақыт жобаларынан басқа барлық жоба түрлерінде қолдануға болады.

Элементтерге тапсырыс беру тәсілі оларға тапсырыс берген орынға байланысты:

• Элементке компанияның тауар қорынан тапсырыс беру үшін тапсырысты элемент талабы ретінде енгізу керек. Егер Элемент талаптары бетін пайдалансаңыз, элементтерді ішінара жеткізілім ретінде алу үшін талапты орнатуға болады. Сондықтан белгілі бір мөлшердегі элементтерді тұтынуды элемент қажет болғанша кейінге қалдыруға болады.
• Сыртқы жеткізушіден элементтерге тапсырыс беру үшін тапсырысты Сатып алу тапсырысы бетінде сатып алу тапсырысы ретінде жасауыңыз керек.

Ескертпе

Егер элементтер орау үшін әлдеқашан белгіленіп қойған болса, жобаға қатысты сатылым тапсырысына арналған орауыш қағазынан бас тартуға болмайды.

Келесі кестеде элементтерге тапсырыс беру әдістері берілген және сол элементтердің қалай тұтынылатындығы сипатталған.

Әдіс	Мақсат	Элемент транзакцияларын тұтыну
Сатылым тапсырысы	Транзакцияны уақыт және материал жобасына тікелей енгізіңіз.	Элемент транзакциялары тұтынушының есеп-шоты өткізілген кезде тұтынылады.
Қойма журналы	Элемент жазбаларын жылдам енгізіңіз және жүргізіңіз. Мысалы, басып шығарылған тізімге сүйене отырып, элемент талабын енгізгіңіз келсе, қойма журналын қолдануға болады.	Элемент транзакциялары журнал өткізілген кезде тұтынылады.
Элемент талабы	Бірден тұтынылмайтын элементтерді енгізіңіз. Бұл әдіс бір элемент талабының жазбасында тұтынылған элементтердің санын қадағалауға мүмкіндік береді.	Элемент транзакциялары орама қағаз жаңартылған кезде тұтынылады. Басқаша айтқанда, элемент талабы орама қағаз өткізілген кезде жасалады.
Сатып алуға тапсырыстар	Сатып алу әдісіне байланысты транзакцияларды үш орынның біріне енгізіңіз.	Элемент транзакциялары орама қағаз жаңартылған кезде немесе тұтынушы не жеткізушіге шот ұсынылғанда тұтынылады.

Жоба есеп-шоттарын өңдеу

Жоба түрі қай есеп-шот процедурасын қолдануға болатындығын анықтайды. Есеп-шот тек екі сыртқы жоба түріне ұсынылуы мүмкін (уақыт және материалдар және бекітілген баға). Уақыт және материал жобалары мен бекітілген баға жобалары әрдайым жоба келісімшартымен бірге жүреді.

Жоба үшін тұтынушы есеп-шотын жасамас бұрын, алдын ала есеп-шотты немесе есеп-шот ұсынысын жасауға болады. Есеп-шот ұсынысында жоба шотына қосылатын жоба транзакцияларын таңдауға болады. Содан кейін жоба есеп-шотын өткізіп, оны тұтынушыға немесе басқа қаржыландыру көзіне жібермес бұрын есеп-шот мәліметтерін көре аласыз.

Жоба шот-фактураларын өңдеу жолы туралы қосымша ақпаратты Жоба шот-фактурасы бөлімінен қараңыз.

Жобаны аяқтауға кететін шығынды есептеңіз

Болжам жасау кезінде жобаны аяқтауға кететін шығындарды есептеу үшін қолданылатын әдісті таңдауға болады. Бағалауды жасау бетіндегі Аяқтау құны әдісі жолында әдісті таңдайсыз. Таңдалған әдіс шығын болжамындағы шығын жолының әрқайсысына бөлек қолданылады. Жолдың күйі Жасалған болса, оған қолданылатын әдісті Шығындар сметасында өзгертуге болады. бет.

Келесі кестеде жобаны аяқтауға кететін шығынды есептеу әдістері сипатталған.

Әдіс	Сипаттама
Жалпы құны - нақты	Болжалды шығындарды қолмен енгізуге болады. Шығын болжамы бетіндегі Жалпы құны немесе Жалпы мөлшер бағандары ​​толтырылғаннан кейін пайдаланушы енгізген сомадан нақты шығындар алынады. Нәтижесі - жобаны аяқтауға кететін шығын. Әдетте, шығындардың өсімі, мысалы, қонақүйде тұру мен әр кезеңде жазылған тамақтану саны негізінде қадағаланбайды. Оның орнына. Қадағалау әдетте болжалды сағаттарды жалпы санымен салыстыруға негізделген. Бұл тәсіл болжау үлгісін қажет етпейді және жалпы құнын немесе жалпы санын қолмен өзгертуге болады. Мән Жалпы құны немесе Жалпы саны бағанына енгізілгенде, Finance бағдарламасы сол мәнді кезеңде өткізілген нақты транзакциялармен салыстырады және Аяқтауға қажет сома немесе Аяқтауға кететін шығын бағанындағы мәнді азайтады.
Жалпы бюджет - нақты	Нақты шығындар құнды анықтау үшін таңдаған болжау үлгісімен салыстырылады. Бұл әдіс болжалды транзакцияларды қамтитын жалпы бюджеттің үлгісін қолданады. Жоба туралы неғұрлым нақты түсінік алу үшін жоба барысында бюджеттік үлгіні реттеуге болады. Болжамды реттеу қажет болса, мына жалпы процесті орындаңыз: Болжалды транзакцияларды басқа болжау үлгісіне көшіріңіз. Болжалды транзакцияларды нақты транзакциялармен салыстырыңыз. Болжамдарды келесі кезеңге сақтаңыз, төмендетіңіз немесе жоғарылатыңыз. Finance болжамды бағаларды автоматты түрде төмендетпейді. Сондықтан, жоба аяқталғаннан кейін салыстыру мақсатында тірек бағыттауышты белгілеу үшін бекітілген баға жобасында бастапқы болжау үлгісін сақтау ұсынылады. ЕСКЕРТПЕ: Бұл әдісті таңдаған кезде, кем дегенде екі болжам үлгісін пайдаланыңыз. Бір үлгіде бастапқы болжам болуы керек. Басқа үлгі үшін болжалды транзакцияларды басқа үлгіден көшіру керек. Бұл әдіс тек бекітілген бағалар мен инвестициялық жобалар үшін жарамды.
Қалған бюджет	Бұл әдіс жобаны аяқтауға кететін шығынды есептеу үшін қалған бюджеттік үлгіні қолданады. Бұл әдісті қолданғанда қалған бюджеттік үлгідегі нақты шығындар мен болжалды сомалар қосылады. Нәтиже - жалпы шығын. Бұл әдісті қолданар алдында жүйеде тіркелген нақты транзакцияларға негізделген транзакцияларды шегеру үшін қалған бюджеттік үлгіні орнату керек. Болжау үлгілері бетінде өрістердің Болжамды автоматты қысқарту тобында белгіленгеніне көз жеткізіңіз. Әдетте, қалған бюджет бастапқы бюджеттен көшіріледі. Транзакциялар енгізілген кезде қалған бюджет бойынша транзакциялар азаяды. Жоба барысында қалған бюджетті түзету керек екенін анықтасаңыз, онда сіз қалған бюджетке болжам транзакцияларын есептеп шығарасыз. ЕСКЕРТПЕ: Бұл әдіс болжам үлгісі бағалауға тіркелген жағдайда ғана қолданылуы мүмкін.
Алдыңғы болжам бойынша	Алдыңғы кезеңде пайдаланылған бағалау әдісі қолданылады. Егер алдыңғы кезең болжау үлгісін қажет еткен болса, бұл әдіс болжау үлгісін қажет етеді.
Аяқтауға кететін шығынды нөлге орнатыңыз	Әдетте бұл әдіс жоба болжамын алып тастауға дейін қолданылады. Бұл әдіс жалпы болжамдарды нақты өткізілген транзакциялармен сәйкестендіреді және Аяқтауға кететін шығын әдісі бағанын тазартады. Нәтижесінде аяқталу пайызы әрқашан 100 пайызды құрайды. Әрбір жасалған шығын жолы үшін Болжау өрісі таңдалмайды және жалпы болжам алдыңғы шығын болжамынан көшіріледі. Болжалды кезеңдегі нақты тұтыну жобаны аяқтауға кететін шығыннан алынады. Бұл әдіс болжау үлгісін қажет етпейді.
Шығын үлгісінен	Таңдалған бағалау жобасына байланысты шығын үлгісінде орнатылған аяқтауға кететін шығын әдісі қолданылады.

Жобаны талдау

Ең негізгі деңгейде жоба шығындарды тіркейтін транзакцияларды топтастыруға, содан кейін сол шығындарды бас кітапқа өткізуге арналған.

Жалпы, бұл транзакциялар жұмыс кестелері, шығын туралы есептер, жеткізуші шоттары немесе қойма транзакциялары сияқты іскери құжаттардың нәтижесі болып табылады. Әдетте жобаның жарамдылық кезеңі жобаның жұмысы мен қаржылық әсерін жоспарлауға және болжауға көмектесетін бағалаулардан, болжаулардан және бюджеттерден басталады. Жобаны талдау арқылы тек жоба барысында болған транзакцияларды ғана емес, сонымен қатар бағалаулар мен болжамдардың дәлдігін, жоба тобы мүшелерінің пайдалану коэффициентін және жобаның жалпы жетістігін бағалауға болады.

Ақша ағынын талдау

Болжамды және нақты ақша ағындарын қарау үшін ақша ағынының мониторингін пайдаланыңыз. Жобаны орындау кезінде ақша ағындарын қарап шығуға немесе аяқталған жобаның ақша ағындарын көруге болады.

Ақша ағындарын бақылау арқылы бір жобаны бағалауға, бірнеше жобаны қарау үшін есептерді пайдалануға және бас кітаптағы жобаның ақша ағындарын ақша ағындарының болжамдарына тасымалдауға болады.

Қаражат түсімінің болжамы

Орнатылымның негізінде таңдалған жоба бойынша қаражат кірістерін болжауға болады. Мысалы, егер жоба күні 2012 жылдың 5 наурызында, ал есеп-шоты 2012 жылдың 31 наурызында болса, сатылымның күтілетін аяқталу күні мен төлем күнін болжау амалы:

• Жоба күні: 5 наурыз, 2012 ж.
• Шот-фактура күні: 2012 жылдың 31 наурызы. Бұл күн шот ұсыну жиілігіне байланысты анықталады. Бұл мысалда есеп-шот жиілігін ағымдағы айға орнаттыңыз. Сондықтан наурыз айында өткізілген барлық транзакциялар айдың соңғы күні шот ретінде ұсынылады.
• Мерзімі: 2012 жылдың 14 сәуірі. Бұл күн жоба үшін орнатылған төлем шарттары негізінде анықталады. Бұл мысалда сіз төлем мерзімін 14 күн деп таңдадыңыз. Осылайша, есеп-шот күніне 14 күнді қосылып, төлем мерзімі 2012 жылдың 14 сәуірінде болады.
• Сату төлемінің күтілетін күні: 27 сәуір, 2012 ж. Бұл күн Жалпы буферлік күндер өрісіндегі Жобаны басқару және есепке алу параметрлері бетіндеғі күндер санын қосу арқылы есептеледі. Жеке буферлік күндер өрісіндегі Жоба келісім-шарттары бетінде, содан кейін қосу жалпы Орындалу мерзімі өрісіндегі күндер санына. Бұл мысал үшін 3Жалпы буфер күндері өрісіне және 10 мәнін енгіздіңіз. Жеке буфер күндері өрісінде. Осылайша, күтілетін сатылым төлемінің күні 2012 жылдың 27 сәуірінде болуы үшін төлем мерзіміне 13 күн қосылады.

Жалпы буферлік күндер жеке буферлік күндерді ауыстыруы немесе жеке буферлік күндерге қосылуы мүмкін:

• Жеке буферлік күндердің орнына жалпы буферлік күндерді пайдалану үшін тұтынушылар үшін төлем мерзімі мен нақты төлем күні арасындағы орташа күндер санын енгізіңіз.
• Жеке буфер күндеріне жалпы буфер күндерін қосу үшін Жалпы буфер күндері өрісіне тұтынушы төлемді жіберген күн арасындағы күндер санына болжамды енгізіңіз. және ұйымыңыз төлемді алатын күн.

Жоба келісімшартында жеке буферлік күндерді орнатыңыз. Күндер сатылым есеп-шотының төлем күніне және ұйымның тұтынушының төлем схемасымен жұмыс тәжірибесіне байланысты есептеледі.

Нақты қаражат түсімі

Нақты қаражат түсімі болжамға ұқсас, бірақ есеп-шотты алғашқы күннен бастап есептей бастауға болады. Мысалы:

• Шот-фактура күні: 2 наурыз, 2012 ж.
• Мерзімі: 2012 жылдың 16 наурызы. Төлем мерзімі 14 күнге орнатылған.
• Күтілетін сату төлем күні: 29 наурыз, 2012 ж. Есептеуге үш жалпы буферлік күн және 10 жеке буферлік күн кіреді.

Шығынды болжау

Көрсетілген күндерге байланысты шығындарды төлеу күні жоба күнінен өзгеше болуы мүмкін. Бұл жағдайда шығындарды күндер санын төлеу күні жоба күнінен төлем шарттарындағы күндер санына қосу арқылы есептеледі.

Мысалы, транзакцияның жоба күні - 2012 жылдың 5 наурызы және келесі төлем шарттары орнатылады:

• Сағаттары: Ағымдағы ай (M)
• Шығындар: 14 күн (D14)
• Элементтер: 30 күн (D30)

Осы параметрлерге сүйене отырып, транзакцияның әр түрі үшін шығынды төлеу күні көрсетілген:

• Жұмыс уақыты: 2012 жылдың 31 наурызы, бұл таңдалған айдың соңғы күні.
• Шығындар: 2012 жылдың 19 наурызы, бұл мәміле жасалған күннен кейін 14 күн.
• Элементтер: 2012 жылдың 4 сәуірі, бұл транзакция күнінен кейін 30 күн.

Ескертпе

Сатып алу тапсырысының аяқталу мерзімі жобаның сатып алу тапсырысы жасалғандағы жеткізуші транзакциясына негізделген. Аяқталу мерзімі ешқандай әдепкі параметрлермен анықталмайды.

Шығынды төлеу күні буферлік күндермен есептелмейді. Жоба аяқталғаннан кейін, барлық есептеулер мен есеп-шоттар аяқталғаннан кейін шығын мен сатылымдар пайда және шығын шоттары бойынша өткізіледі.

Барлық сатылымдар мен жеткізушінің шот-фактуралары аяқталғанда, Ақша қаражатының қозғалысы бетіндегі өрістер мен Жоба мәлімдемесіндегі өрістер арасындағы қатынасты көруге болады.

Ақша ағыны беті

• Қаражат түсімдері
• Қаражаттың жылыстауы
• Таза ақша ағындары

Жоба мәлімдемелері беті

• Табыс
• Жалпы құны
• Жиынтық пайда

Шығындарды қарап шығу

Шығындарды бақылау бетінде жоба кезінде ұйымыңыздың шығындарын бақылай аласыз. Жобаның бастапқы бюджеттік шығындарын ағымдағы нақты шығындармен және бекітілген шығындармен салыстыру арқылы жобаның жоспар бойынша, бюджеттен артық немесе төмен екендігін анықтай аласыз.

Ескертпе

Жоба шығындарының ағымдағы күйін көру үшін Шығынды бақылау бетін пайдаланған кезде, бастапқы және қалған бюджет үшін таңдалған болжам үлгілерін пайдаланыңыз. Егер шығындарды есептеу кезінде басқа болжау үлгілерін таңдасаңыз, есептеу нәтижелері дәл болмайды.

Бюджеттің қалған сомасын қарау

Егер Қалған бюджетЖобаны басқару және есепке алу параметрлері бетінде шығындарды бақылау әдісі ретінде таңдалса, > Шығындарды бақылау бет нақты ретінде жарияланбаған немесе бекітілген деп белгіленбеген шығындарды есептейді. Атап айтқанда, Шығынды бақылау бетінің төменгі тақтасындағы Жалпы қойындысындағы сомалар төмендегідей есептеледі. жолдары:

• Нақты құн – Таңдалған шығындар сызығы үшін жобаға жұмсалған жалпы сома. Нақты шығындар сомасы Бухгалтерлік журналдың жаңартулары бетінде есептеледі.
• Міндеттелген құн – заңды тұлға төлеуге міндеттенген шығыстардың қосымша сомасы. Міндеттелген шығындардың нақты сомалары Берілген шығындар бетінде есептеледі.
• Қалған бюджет – Таңдалған шығындар сызығы үшін әлі қолжетімді бастапқы бюджеттік соманың сомасы. Қалған бюджет сомасы Жалпы кітапты алдын ала қарау бетінде есептеледі.
• Жалпы құн – Нақты құнның, қабылданған құнның және қалған бюджет сомаларының қосындысы.

Шығындарды бақылау бетіндегі Ауытқу қойындысында сіз келесімен жалпы күтілетін құнның салыстыруын көре аласыз. бастапқы бюджет. Бұл салыстыру осы сомалар арасындағы кез келген айырмашылықты көрсетеді. Осылайша деректер қай жерде сәйкес келмейтінін көруге болады. Ауытқу сомалары келесі тәсілдермен есептеледі:

• Бастапқы бюджет – Таңдалған шығындар сызығы үшін бастапқыда бюджеттелген сома. Бастапқы бюджет сомасы Жалпы кітапты алдын ала қарау бетінде есептеледі.
• Жалпы құн – Жалпы қойындысында хабарланған нақты құнның, қабылданған құнның және қалған бюджеттің қосындысы.
• Ауытқу – Жалпы шығындар мен бастапқы бюджет арасындағы айырмашылық.
• Санға негізделген ауытқу – Бастапқы болжам мен жалпы болжам арасындағы жалпы айырмашылық. Бұл айырмашылықты математикалық тұрғыдан (Жалпы болжам саны) × (Бастапқы орташа баға - Жалпы орташа баға) түрінде көрсетуге болады. Бұл есептеу тек жоба сағаттарына қолданылады.
• Бағаға негізделген ауытқу – Бастапқы болжам мен жалпы болжам арасындағы жалпы айырмашылық. Бұл айырмашылықты математикалық тұрғыдан (Бастапқы болжам бағасы) × (Бастапқы болжам саны - Жалпы орташа баға) түрінде көрсетуге болады. Бұл есептеу тек жоба сағаттарына қолданылады.

Бюджеттің жалпы сомасын қарау

Егер Жалпы бюджетЖобаны басқару және есепке алу параметрлері бетінде шығындарды бақылау әдісі ретінде таңдалса, Шығындарды бақылау бет екі арасындағы кез келген айырмашылықты анықтауға көмектесу үшін нақты шығындар мен жобаның жалпы шығындарын есептейді. Атап айтқанда, Шығындарды бақылау бетіндегі Жалпы қойындысының төменгі тақтасындағы бағандардағы сомалар келесі тәсілдермен есептеледі:

• Жалпы бюджеттік құны – Таңдалған шығындар сызығы үшін жалпы бюджеттік сома.
• Нақты құн – Таңдалған шығындар жолдары үшін бүгінгі күнге дейін жобаға жұмсалған шығындардың жалпы сомасы.
• Берілген құн – Таңдалған шығындар сызығы үшін қабылданған жалпы сома.
• Дисперсия – Нақты және қабылданған шығындар сомасы мен жалпы құн арасындағы айырмашылық. Айырмашылық жалпы бюджет үшін қосымша шығындарды белгілеу қажеттілігін көрсетеді.

Шығындарды бақылау бетіндегі Ауытқу қойындысында жалпы бюджет пен бюджет арасындағы айырмашылықты көруге болады. келесі өрістерді қарау арқылы бастапқы бюджет:

• Бастапқы бюджет– Шығындар сызығы үшін бастапқыда бюджеттелген сома. Бастапқы бюджет Жалпы кітапты алдын ала қарау бетінде есептеледі.
• Жалпы бюджеттік құны – Бастапқыда шығындар сызығы үшін бюджеттелген жалпы шығындар. Жалпы бюджеттік құн Жалпы кітапты алдын ала қарау бетінде есептеледі.
• Ауытқу – Шығындар сызығының ауытқуы. Бұл сома бастапқы бюджеттен жалпы шығынды алып тастау арқылы есептеледі.
• Саны бойынша ауытқу – Бастапқы бюджет пен жалпы бюджет арасындағы жалпы айырмашылық. Бұл сома бюджеттің жалпы сағаттарын бастапқы бюджеттік сағаттардан алып тастап, содан кейін айырмашылықты бастапқы бюджеттің құн бағатізбелеріне көбейту арқылы есептеледі. Бұл айырмашылықты математикалық тұрғыдан (Бастапқы бюджеттің құн бағатізбесі) × (бастапқы бюджет сағаттары - жалпы бюджет сағаттары) түрінде көрсетуге болады. Бұл есептеу тек жоба сағаттарына қолданылады.
• Бағаға негізделген ауытқу – Бұл сома бастапқы бюджет сағаттарынан жалпы бюджет сағаттарын шегеріп, содан кейін айырмашылықты тұтынылған сағаттардың жалпы санына көбейту арқылы есептеледі. Бұл айырмашылықты математикалық тұрғыдан (Жалпы тұтынылған сағаттар) × (бастапқы бюджет сағаттары - жалпы бюджет сағаттары) түрінде көрсетуге болады. Бұл есептеу тек жоба сағаттарына қолданылады.

Пайдалануды талдау

Пайдалану коэффициенті - бұл жұмысшының белгілі бір жұмыс кезеңінде ақылы немесе өнімді жұмысты орындаған уақытының пайызы. Ақылы сағаттар - бұл нақты тұтынушы үшін төленетін жұмысшының сағаттары.

Жұмысшыларды пайдалану коэффициенті ақылы сағаттар санын берілген кезеңдегі жұмыс сағаттарына бөлу арқылы есептеледі. Мысалы, егер жұмысшының бір мерзімде 30 ақылы сағаты болса және сол мерзімдегі жұмыс уақыты 40 болса, онда қызметкерді пайдалану коэффициенті 75 пайызды құрайды.

Жұмысшыны пайдалану коэффициентін есептегенде, төленетін мөлшерлемені немесе тиімділік коэффициентін есептеуге болады:

• Төленетін мөлшерлеме – Төленетін сағаттар мен есептелмейтін сағаттар немесе қалыпты сағаттар арасындағы айырмашылық.
• Тиімділік деңгейі – Өнімді сағаттар мен өнімді емес сағаттар немесе қалыпты сағаттар арасындағы айырмашылық. Өнімді сағаттар - бұл жұмысшының белгілі бір жобаға жұмсаған сағаттары. Ішкі жобалардан басқа, тұтынушыларға өнімді сағаттар шоттары ұсынылады. Өнімсіз сағаттар үшін тұтынушыға шот ешқашан ұсынылмайды.

Пайдалану мөлшерлемелерін Сағат пайдалану бетінде есептейсіз. Есептеулер әдепкі теңшелімдерге негізделген. Бұл теңшелімдер әр жоба түріне Пайдалану немесе Жүктеме тағайындау арқылы сағаттардың қалай есептелетінін де көрсетеді. Бұл төленетін мөлшерлемені және тиімділік коэффициентін есептеуге қолданылады.

• Пайдалану – Таңдалған жоба түрі үшін хабарланған сағаттар әрқашан төлемге немесе тиімділікті пайдалану үшін қарастырылады.
• Жүктеме – Таңдалған жоба түрі үшін хабарланған сағаттар әрқашан төлемге жатпайтын немесе тиімді емес пайдалану үшін қарастырылады.
• Жол сипатына сәйкес – Белгілі бір сағаттық транзакцияның желілік сипаттары сағаттардың есепшот немесе тиімділік үшін қарастырылатынын анықтайды.
• Қосылмаған – Сағаттар төлемге немесе тиімді пайдалануды есептеуге қосылмайды.

Сағатты пайдалану бетінде жұмысшы немесе жоба үшін жалпы пайдалану коэффициентінің пайызынан басқа, әрбір жұмыс үшін пайдалану жылдамдығын есептеу үшін пайдаланылған сағаттардың санын көруге болады. келесі сағат түрлерінен:

• Сағаттар қосылмаған – Бұл сағаттар сағатты пайдалану коэффициентіне кірмейді.
• Қосылған сағаттар – Бұл сағаттар пайдалану сағаттары мен жүктеме сағаттарын қосу арқылы есептеледі. Бұл сағаттар пайдалану коэффициентіне қосылған.
• Жүктеме сағаттары – Төленетін тарифті есептеп жатсаңыз, бұл сағаттар ақы алынбайтын сағаттармен бірдей. Егер тиімділік коэффициентін есептесеңіз, онда бұл сағаттар өнімсіз сағаттарға тең.
• Пайдалану сағаттары – Төленетін тарифті есептеп жатсаңыз, бұл сағаттар ақылы сағаттармен бірдей. Егер тиімділік коэффициентін есептесеңіз, онда бұл сағаттар өнімді сағаттарға тең.

Жұмысшыны пайдалану коэффициентін есептеген кезде қалыпты сағаттарды немесе қосылған сағаттарды пайдалануға болады. Егер қосылған сағаттарды қолданатын болсаңыз, онда жұмысшылар барлық жұмыс уақыттарын кесте кезеңдеріне жазатынына көз жеткізуіңіз керек, себебі есептеу енгізілген сағаттардың пайызымен көрсетіледі. Жоба, жоба келісімшарты, тұтынушы жазбасы немесе санат үшін сағатты пайдалану коэффициентін есептеген кезде есептеу үшін қосылған сағаттарды пайдалану керек.

Жоба мәлімдемелеріне шолу

Жобаның орындалу барысын жылдам көру үшін жоба мәлімдемесін жасауға болады. Жоба мәлімдемесін іске қосқан кезде, Жобадағы Жалпы қойындысында таңдау жасау арқылы мәлімдемені есептеу үшін қолданылатын критерийлерді көрсетуге болады. мәлімдемелер бет. Келесі ақпаратты енгізуге немесе алып тастауға болады:

• Жоба түрлері
• Транзакция түрлері
• Жоба күні/тіркелім күні
• Деректер

Мәлімдеме есептелгеннен кейін, Жоба мәлімдемелері бетіндегі әртүрлі қойындыларда келесі ақпаратты көруге болады:

• Жалпы – Жобаның негізгі пайда мен шығын құрылымы туралы жалпы ақпарат.
• Пайда және шығын – Есептелген кіріс туралы ақпарат.
• WIP – WIP шотындағы қалдықтар туралы ақпарат.
• Тұтыну – Сағаттарды, заттарды, шығындарды және жалақы транзакцияларын тұтыну туралы ақпарат.
• Шот-фактура – Шот-фактуралар және шоттағы шот-фактуралар туралы ақпарат.
• Сағат мөлшерлемесі – Табыс және шығындар шоттарына жарияланған сағаттар үшін сағат мөлшерлемелері.