SharePoint Server의 eDiscovery 및 현재 위치 보류 개요eDiscovery and in-place holds in SharePoint Server

요약: SharePoint Server 2016 및 Exchange Server 2016 또는 SharePoint Server 2013 및 Exchange Server 2013에서 제공되는 eDiscovery, eDiscovery 센터, eDiscovery 사례, 원본 위치 유지 및 내보내기에 대해 설명합니다.Summary: Learn about eDiscovery across SharePoint Server 2016 and Exchange Server 2016, or SharePoint Server 2013 and Exchange Server 2013, and the eDiscovery Center, eDiscovery cases, in-place holds, and exports.

eDiscovery(Electronic Discovery)는 증거로 사용할 수 있는 전자 정보를 확인 및 제공하는 프로세스입니다. eDiscovery 센터는 eDiscovery 사례 관리용 포털로 사용되는 새로운 사이트 모음 유형입니다. 이 중앙 위치에서 SharePoint 팜, Exchange Server 2013 또는 Exchange Server 2016, 파일 공유 및 기타 SharePoint 팜의 콘텐츠를 검색할 수 있습니다. 검색한 SharePoint 및 Exchange 콘텐츠에 대해 유지를 적용할 수 있습니다. 유지를 적용하면 콘텐츠 복사본은 유지하면서 사용자가 콘텐츠로 계속 작업하도록 할 수 있습니다. 제공해야 하는 특정 항목이 확인되면 해당 항목을 업계 표준 형식으로 내보낼 수 있습니다.Electronic discovery, or eDiscovery, is the process of identifying and delivering electronic information that can be used as evidence. The eDiscovery Center, is a type of site collection that serves as a portal for managing eDiscovery cases. From this central location you can discover content in the SharePoint farm, in Exchange Server 2013 or Exchange Server 2016, on file shares, and in other SharePoint farms. You can apply a hold to SharePoint and Exchange content that you discover. The hold ensures that a copy of the content is preserved, while still allowing users to work with their content. When you have identified the specific items that you will have to deliver, you can export them in an industry-standard format.

eDiscovery 사례 관리Managing an eDiscovery case

새 eDiscovery 요청을 받으면 eDiscovery 센터에서 eDiscovery 사례를 만듭니다. eDiscovery 사례는 eDiscovery 요청과 관련된 정보를 구성하는 데 사용할 수 있는 공동 작업 사이트입니다. eDiscovery 사례 내에서 콘텐츠를 검색하고, 콘텐츠에 유지를 적용하고, 콘텐츠를 내보내고, 사례와 연관된 유지 및 내보내기 상태를 확인할 수 있습니다.When you receive a new request for eDiscovery, you create an eDiscovery case in the eDiscovery Center. An eDiscovery case is a collaboration site that you can use to organize information related to the eDiscovery request. From within an eDiscovery case, you can search for content, apply a hold to content, export content, and view the status of holds and exports that are associated with the case.

eDiscovery 사례의 두 가지 기본 구성 요소는 eDiscovery 집합 및 쿼리입니다. eDiscovery 집합은 콘텐츠를 찾고 유지를 적용하는 데 사용하고, 쿼리는 콘텐츠를 찾아 내보내는 데 사용합니다.The two primary components of an eDiscovery case are eDiscovery sets and queries. Use an eDiscovery set to find content and apply a hold. Use a query to find content and export it.

eDiscovery 프로세스 흐름eDiscovery process flow

eDiscovery 프로세스 흐름

콘텐츠를 찾아 보존하려면 eDiscovery 집합을 만듭니다. 각 eDiscovery 집합에는 다음 항목이 포함됩니다.To find and preserve content, create an eDiscovery set. Each eDiscovery set contains the following:

  • 원본(검색할 위치). Exchange 사서함, SharePoint 사이트, 파일 공유 등이 모두 원본이 될 수 있습니다.Sources, which are locations to be searched. Exchange mailboxes, SharePoint sites, and file shares can all be sources.

  • 검색 대상을 정의하는 필터. 필터는 검색 용어, 날짜 범위, 만든 이의 이름 등을 포함할 수 있습니다.A filter, which defines what you are searching for. A filter can include search terms, a date range, and an author's name.

  • 필터와 일치하는 콘텐츠가 포함된 원본에 대해 현재 위치 유지를 적용하는 옵션An option to apply an in-place hold to the sources that contain content that matches the filter.

콘텐츠를 찾아서 내보내려면 쿼리를 만듭니다. 각 쿼리에는 다음 항목이 포함됩니다.To find and export content, create a query. Each query contains the following:

  • 검색 대상을 정의하는 쿼리 필터, 쿼리 필터는 eDiscovery 집합의 필터와 비슷하며 검색 용어, 날짜 범위, 만든 이의 이름 등을 포함할 수 있습니다. 그러나 쿼리의 쿼리 필터는 형태소 분석도 수행할 수 있습니다.Query filters, which define what you are searching for. Query filters resemble a filter in an eDiscovery set, and can include search terms, a date range, and an author's name. However, query filters in a query can also use stemming.

  • 검색할 원본. Exchange 사서함, SharePoint 사이트, 파일 공유, eDiscovery 집합 등이 모두 쿼리의 원본이 될 수 있습니다.Sources to be searched. Exchange mailboxes, SharePoint sites, file shares, and eDiscovery sets can all be sources in a query.

쿼리를 실행하면 발견된 항목에 대한 통계를 확인하고, 결과를 미리 보고, 메시지 유형(Exchange 결과) 또는 파일 형식(SharePoint 결과)별로 결과를 필터링할 수 있습니다. 작업이 완료되면 쿼리 결과를 내보낼 수 있습니다.When you run a query, you can see statistics about the items that were found, you can preview the results, and you can filter the results by message type (for Exchange results) or by file type (for SharePoint results). When you are finished, you can export the results of the query.

쿼리를 사용하여 내보내는 콘텐츠는 검토 도구로 가져올 수 있도록 EDRM(Electronic Data Reference Model) 사양에 따라 서식이 지정됩니다. 내보내기에는 다음 항목이 포함될 수 있습니다.The content that you export by using a query is formatted according to the Electronic Data Reference Model (EDRM) specification so that it can be imported into a review tool. An export can include the following:

  • 문서: 문서는 파일 공유에서 내보내며 문서와 해당 버전은 SharePoint Server에서 내보낼 수 있습니다.Documents: Documents are exported from file shares. Documents and their versions can be exported from SharePoint Server.

  • 목록: 목록 항목이 쿼리 결과에 포함되는 경우에는 전체 목록을 쉼표로 구분된 값(.csv) 파일로 내보냅니다.Lists: If a list item is included in the query results, the whole list is exported as a comma-separated values (.csv) file.

  • 페이지: 위키 페이지, 블로그 등의 SharePoint 페이지는 MIME HTML(.mht) 파일로 내보냅니다.Pages: SharePoint pages, such as wiki pages or blogs, are exported as MIME HTML (.mht) files.

  • Exchange 개체: 작업, 일정 항목, 연락처, 전자 메일 메시지, 첨부 파일 등 Exchange Server 사서함에 있는 항목은 .pst 파일로 내보냅니다. Exchange에 보관된 비즈니스용 Skype 대화도 검색하여 내보낼 수 있습니다.Exchange objects: Items in an Exchange Server mailbox, such as tasks, calendar entries, contacts, email messages and attachments are exported as a .pst file. If Skype for Business conversations are archived in Exchange, those can be discovered and exported, too.

  • 크롤링 로그 오류Crawl log errors.

  • 내보낸 정보의 개요를 제공하는 XML 매니페스트An XML manifest that provides an overview of the exported information.

SharePoint 제품에서 eDiscovery의 작동 방식How eDiscovery works in SharePoint products

SharePoint Server에서 검색 시스템의 핵심적인 구성 요소는 Search Service 응용 프로그램입니다. eDiscovery 센터를 Search Service 응용 프로그램과 연결할 수 있습니다. 그러면 Search Service 응용 프로그램에서 인덱싱하는 모든 콘텐츠를 eDiscovery 센터에서 검색할 수 있습니다. 파일 공유를 크롤링하도록 Search Service 응용 프로그램을 구성하는 경우에는 eDiscovery 센터를 사용하여 파일 공유의 콘텐츠를 검색할 수 있습니다. 다른 웹 사이트(예: SharePoint Server 2010을 사용하여 만든 팀 사이트)를 크롤링하도록 Search Service 응용 프로그램을 구성하는 경우에는 eDiscovery 센터를 통해 해당 웹 사이트의 콘텐츠를 검색할 수 있습니다. SharePoint Server 팜의 경우에는 콘텐츠를 유지할 수도 있습니다. Exchange Server를 결과 원본으로 Search Service 응용 프로그램에 추가하는 경우 eDiscovery 센터에서 Exchange 사서함 내의 콘텐츠를 검색한 다음 사서함을 유지 상태로 설정할 수 있습니다. Exchange에서 비즈니스용 Skype에 콘텐츠를 보관하는 경우에는 비즈니스용 Skype 콘텐츠도 검색할 수 있습니다.The Search service application is a key component of the search system in SharePoint Server. You can associate an eDiscovery Center with a Search service application. Any content that's indexed by the Search service application can be discovered from the eDiscovery Center. If you configure the Search service application to crawl file shares, you can use the eDiscovery Center to discover content on the file shares. If you configure the Search service application to crawl other websites - for example, a team site that was created by using SharePoint Server 2010 - you can use the eDiscovery Center to discover content on the websites. For SharePoint Server farms, you can also put the content on hold. If you add Exchange Server to the Search service application as a result source, you can discover content within Exchange mailboxes from the eDiscovery Center and put the mailboxes on hold. If you archive content from Skype for Business in Exchange, you can also discover Skype for Business content.

환경에 서로 격리된 두 Search Service 응용 프로그램(예: SharePoint Online 및 SharePoint Server 온-프레미스)이 포함되어 있는 경우 팜 간에 콘텐츠를 검색하려면 eDiscovery 센터도 두 개 필요합니다.If your environment includes two isolated Search service applications - for example, SharePoint Online and SharePoint Server on-premises - you need to have two eDiscovery Centers to discover content across the farms.

격리된 각 Search Service 응용 프로그램용의 개별 eDiscovery 센터A separate eDiscovery Center for each isolated Search service application.

각 검색 서비스에 대해 별개의 검색 센터 사용

검색 시스템은 콘텐츠를 크롤링할 때 검색 인덱스를 만듭니다. 검색 인덱스에는 검색 쿼리의 결과를 제공하는 데 사용되는 데이터가 저장됩니다. 또한 각 콘텐츠 항목에 액세스하는 데 필요한 사용 권한 관련 정보도 저장됩니다. 사용자가 검색을 수행하면 검색 시스템은 검색 인덱스를 사용하여 적절한 검색 결과를 파악합니다. 결과를 표시하기 전에 Search Service 응용 프로그램은 보안 조정을 수행합니다. 시스템은 보안 조정을 통해 사용자의 사용 권한을 검색 결과가 연결되는 콘텐츠에 액세스하는 데 필요한 사용 권한과 비교한 다음 결과를 "조정"하여 사용자에게 볼 권한이 있는 결과만 표시합니다.As the Search system crawls content, it creates a search index. The search index stores data that's used to provide the results for search queries. The search index also stores information about the permissions that are required to access each piece of content. When a user performs a search, the search system uses the search index to identify the appropriate search results. Before displaying the results, the Search service application performs security trimming, by which the system compares the user's permissions to the permissions that are required to access content that search results link to, and then "trims" the results to show only those results that the user has permissions to view.

원본 위치 유지In-place holds

SharePoint Server 2013에는 원본 위치 유지개념이 도입되었습니다. 사이트에 대해 현재 위치 유지를 적용하면 해당 사이트의 콘텐츠가 원래 위치에 유지됩니다. 사용자는 콘텐츠로 계속 작업할 수 있지만 유지를 시작한 시점의 콘텐츠 복사본이 보존됩니다. 또한 사이트에 현재 위치 유지가 적용되면 유지가 적용된 이후에 사이트에서 만들어지거나 추가된 모든 새 콘텐츠는 삭제되더라도 검색 가능하고 보존됩니다. 또한 사용자는 해당 콘텐츠가 보류 상태인지 알 필요가 없습니다.SharePoint Server 2013 introduced the concept of an in-place hold. When you apply an in-place hold to a site, content in the site remains in its original location. Users can still work with the content, but a copy of the content as it was at the time that you initiated the hold is preserved. Additionally, if an in-place hold is applied to a site, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be discoverable, and will be preserved if it's deleted. Also, users don't have to know that their content is on hold.

중요

SharePoint Server이 AAM(대체 액세스 매핑), 호스트 이름으로 된 사이트 모음 또는 SSL 종료 형식을 사용하는 서버에서 실행되면 사용자는 현재 위치 유지가 적용된 사이트에서 웹 페이지를 편집할 수 없습니다. 사용자가 유지 중인 사이트에서 페이지를 편집할 수 있게 하려면 기술 자료 문서 896861의 방법 2에 설명된 루프백 확인을 사용할 수 없게 설정해야 합니다.If SharePoint Server runs on a server that uses Alternate Access Mapping (AAM), host-named site collections, or SSL termination format, then users will not be able to edit web pages in a site that has an in-place hold applied. To allow users to edit pages in sites that are on hold, you need to disable loopback checking as described in Method 2 of KB article 896861.

현재 위치 유지는 사이트 수준에서 적용됩니다. SharePoint 사이트에 대해 유지가 적용되면 자료 보존 라이브러리가 없는 경우 만들어집니다. 자료 보존 라이브러리는 사이트 모음 관리자만 볼 수 있으므로 대부분의 사용자는 볼 수 없습니다. 검색 크롤러에도 자료 보존 라이브러리의 콘텐츠를 크롤링하기 위한 특수한 사용 권한이 있습니다.An in-place hold is applied at the level of a site. When a hold is placed on a SharePoint site, a preservation hold library is created, if one doesn't already exist. The preservation hold library is only visible to site collection administrators so most users can't view it. The search crawler also has special permissions to crawl content in the preservation hold library.

참고

사용자가 자료 보존 라이브러리를 볼 수 있는 한 가지 경우가 있습니다. 웹 응용 프로그램 수준에서 사용 권한을 부여받은 사용자는 웹 응용 프로그램 내의 모든 사이트 모음에 포함된 모든 콘텐츠를 볼 수 있습니다.There is one case in which a user can view the preservation hold library. Users who are granted permissions at the web application level can view all content in all site collections within the web application. For more information about permissions and eDiscovery, see Plan for eDiscovery.

사용자가 유지된 사이트의 콘텐츠를 수정하거나 삭제하려고 하면 SharePoint는 먼저 유지 적용 이후 콘텐츠가 수정되었는지를 확인합니다. 유지 적용 이후의 첫 수정 작업인 경우 SharePoint는 콘텐츠를 자료 보존 라이브러리에 복사한 다음 사용자의 원본 콘텐츠 수정 또는 삭제를 허용합니다. 사이트의 모든 콘텐츠는 유지를 시작한 eDiscovery 집합의 필터와 일치하지 않아도 자료 보존 라이브러리에 복사할 수 있습니다.If a user attempts to modify or delete content in a site that's on hold, SharePoint first checks whether the content has been modified since the hold was applied. If this is the first modification since the hold was applied, SharePoint copies the content to the preservation hold library, and then allows the user to modify or delete the original content. Note that any content in the site can be copied to the preservation hold library, even if the content doesn't match the filter of the eDiscovery set that initiated the hold.

보류 상태인 라이브러리, 목록 또는 사이트 모음을 삭제하려고 하면 오류가 발생합니다. 또한 보류 중인 파일을 포함하는 폴더를 삭제하려고 해도 오류가 발생합니다. 보류 중인 하나 이상의 파일이 포함된 폴더를 삭제하려는 경우 폴더를 삭제하기 전에 해당 파일을 삭제해야 합니다.A user receives an error if they try to delete a library, list, or site collection that's on hold. Users also receive an error if they try to delete a folder that contains a file that's on hold. If users want to delete a folder that contains one or more files that are on hold, they have to delete those files before they can delete the folder.

처리 및 보고 중인 보류 타이머 작업은 해제 대기 중인 보류 라이브러리에서 보류 중인 작업 및 제거된 항목에 대한 보고서를 생성합니다. 타이머 작업은 매일 실행되며 SharePoint Server에서 eDiscovery를 처리합니다.The Hold Processing and Reporting timer job generates reports about items on hold and removed item from hold libraries that are pending release. The timer job runs daily and processes eDiscovery in SharePoint Server.

원본 위치 유지를 계획할 때는 다음을 고려하세요.Consider the following when planning for in-place holds:

  • 콘텐츠의 모든 버전을 사이트에 저장하려면 사이트의 문서 라이브러리에 대해 문서 버전 관리 기능을 사용하도록 설정해야 합니다. 버전 관리에 대한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리에 대한 버전 관리 사용 및 구성을 참조하세요.To store all versions of content in a site, you have to enable document versioning for the document libraries in the site. For more information about versioning, see Enable and configure versioning for a list or library.

  • 유지가 적용된 사이트에서 문서가 삭제되고 문서 버전 관리 기능이 설정되면 삭제된 문서의 모든 버전이 보존됩니다.If a document is deleted from a site that's on hold and document versioning is enabled, all versions of the deleted document will be preserved.

  • 앞서 설명한 것처럼 사이트가 유지되도록 설정되면 유지가 적용된 이후에 사이트에서 만들어지거나 추가된 모든 새 콘텐츠는 삭제되더라도 보존됩니다.As previously mentioned, if a site is put on hold, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be preserved if it's deleted.

  • 문서 버전 관리를 설정하지 않은 상태에서 항목을 여러 번 유지 상태로 지정하면 SharePoint에서는 각 유지 지정 당시에 최신 상태인 버전을 보존합니다. 예를 들어 사이트를 처음 유지 상태로 지정할 때는 항목 버전 27이 최신 버전이었으며 두 번째로 유지 상태로 지정할 때는 버전 51이 최신 상태였다면 버전 27과 51이 보존됩니다.If document versioning isn't enabled and an item is placed on hold multiple times, SharePoint preserves the version that's current at the time each hold is placed. For example, if version 27 of an item is the most recent when the site is placed on hold the first time, and version 51 is the most recent when the site is placed on hold the second time, versions 27 and 51 are preserved.

  • 현재 위치 유지가 구현되면 저장 공간이 효율적으로 사용됩니다. 사이트에서 대부분의 콘텐츠는 변경되지 않으며, 변경되지 않은 콘텐츠는 자료 보존 라이브러리에 복사되지 않습니다.Storage space is used efficiently when an in-place hold is implemented. Most content in a site does not change, and content that's not changed is not copied to the preservation hold library.

Exchange와의 통합Integration with Exchange

SharePoint eDiscovery 센터에서 Exchange Server 2013 및 Exchange Server 2016의 검색 프로세스를 관리할 수 있습니다. 수행할 수 있는 작업은 다음과 같습니다.You can manage the discovery process for Exchange Server 2013 and Exchange Server 2016 from a SharePoint eDiscovery Center. You can do the following:

  • eDiscovery 집합 또는 쿼리에 Exchange 사서함을 원본으로 추가Add Exchange mailboxes as sources to either an eDiscovery set or a query.

  • Exchange 사서함에서 검색된 콘텐츠 미리 보기Preview content that's discovered in an Exchange mailbox.

  • Exchange 사서함에 유지 적용Apply a hold to an Exchange mailbox.

  • Exchange 사서함에서 검색된 콘텐츠 내보내기Export content that's discovered in an Exchange mailbox.

Exchange 사서함의 콘텐츠를 검색하려면 먼저 SharePoint와 Exchange 간에 트러스트 관계를 구성해야 합니다. 또한 eDiscovery 센터 사용자에게 특정 Exchange 사용 권한을 부여해야 합니다. 이러한 작업에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server에서 eDiscovery 구성를 참조하십시오.To discover content in Exchange mailboxes, you must first configure a trust relationship between SharePoint and Exchange. You must also grant specific Exchange permissions to the users of the eDiscovery Center. For more information about these tasks, see Configure eDiscovery in SharePoint Server.