Microsoft 365에서 파일 스토리지 및 공유 설정
비즈니스용 파일 저장소 및 공유를 설정하는 가장 좋은 방법 중 하나는 OneDrive와 팀 사이트를 함께 사용하는 것입니다. 이 방법은 직원 수가 적은 중소기업에 이상적입니다.
시계: Office 365 파일을 저장할 위치
이 비디오가 도움이 된 경우에는 소규모 비즈니스와 Microsoft 365를 처음 사용하는 사용자를 위한 전체 교육 시리즈를 참조하세요.
Microsoft 365 문서 스토리지 및 관리
OneDrive는 파일을 가끔 공유하는 개별 용도로 설계되었습니다.
팀 사이트는 파일을 정기적으로 공유하고 공동 작업하도록 설계되었습니다. 팀 사이트는 여러 사람이 파일을 소유하고 공동 작업할 수 있는 공유 소유권이 있는 파일을 저장하는 데 적합합니다. 팀 사이트를 추가할 Microsoft 팀을 만듭니다. Teams에서 팀 만들기에 대해 자세히 알아보세요.
OneDrive와 팀 사이트 모두 사용자와 직원에게 어디서나 액세스할 수 있습니다.
OneDrive와 팀 사이트를 함께 사용할 때 각 위치에 저장할 항목에 대한 권장 사항은 다음과 같습니다.
| 저장소 위치 | 무엇을 위한 것입니까? | 저장할 콘텐츠 |
|---|---|---|
| OneDrive | OneDrive에 콘텐츠를 저장하는 것은 컴퓨터에 파일을 저장하는 것과 같습니다. 다른 누구도 쉽게 액세스할 수 없습니다. 자세한 내용은 비즈니스용 OneDrive란?을 참조하세요. |
다른 팀 구성원은 정기적으로 액세스하거나 공동 작업을 할 필요가 없는 업무용 파일. |
| SharePoint 팀 사이트 |
공동 작업. Microsoft 365 그룹(예: Microsoft 365 관리 센터, Outlook 또는 Microsoft Teams에서 팀 만들기)을 만들면 해당 그룹에 대한 SharePoint 팀 사이트가 만들어집니다. 마찬가지로 SharePoint 홈페이지 또는 새 SharePoint 관리 센터에서 새 SharePoint 팀 사이트를 만들 때 Microsoft 365 그룹도 만듭니다. 자세한 내용은 SharePoint 팀 사이트가란? 및 SharePoint Online에서 팀 사이트 만들기를 참조하세요. |
공유 소유권이 있는 파일입니다. 조직의 각 작업 단위에 대해 별도의 팀 사이트를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어 직원 및 재무 문서를 소규모 팀에 비공개로 유지하려면 별도의 팀 사이트를 만듭니다. |
참고
SharePoint에는 비즈니스에 사용할 수 있는 다른 유형의 사이트도 있습니다. 인트라넷의 통신 사이트를 사용하여 광범위한 대상 그룹에 대한 정보를 게시할 수 있습니다. 또한 허브 사이트를 사용하여 인트라넷의 사이트를 연결할 수 있습니다.
OneDrive 및 팀 사이트 사용 시작
팀 구성원은 OneDrive에 자신의 파일을 저장할 수 있습니다.
Microsoft 365 라이선스가 할당되고 SharePoint Online이 선택된 비즈니스의 각 사용자는 OneDrive 클라우드 스토리지를 가져옵니다. 모든 디바이스에서 액세스하기 위해 비즈니스 관련 파일을 여기에 저장할 수 있으며 해당 사용자만 사용할 수 있습니다. 이 저장소에는 직원이 제안서 초안이나 모임 메모, 배포할 데모 스크립트 등을 저장할 수 있습니다.
직원은 OneDrive 파일 및 폴더를 공유할 수도 있습니다. 직원이 자리를 비움 또는 퇴사하는 경우 다른 사용자가 OneDrive(OneDrive 팀 폴더 공유)에 저장된 공유 파일에 액세스할 수 있습니다.
팀의 각 사용자가 OneDrive를 설정하고 파일을 공유하는 방법은 다음과 같습니다.
Microsoft 365 관리 센터 이동하여 사용자 이름 및 암호로 로그인합니다.
앱 시작 관리자에서 OneDrive 를 선택합니다.
OneDrive에서 팀 구성원은 자신의 비즈니스 관련 파일을 저장할 수 있습니다. 개별 파일 또는 전체 폴더를 공유할 수 있습니다. 파일 또는 폴더를 선택하고 마우스 오른쪽 단추를 클릭한 다음 공유 를 선택합니다.
링크 보내기 페이지에서 링크가 있는 모든 사용자가 보고 편집할 수 있는 기본 선택 항목을 그대로 둡니다.
폴더에 액세스할 수 있는 팀 구성원의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력하고 선택적 메시지를 추가합니다.
보낼 전자 메일의 복사본을 원하는 경우 목록에 전자 메일 주소를 추가합니다.
공유할 사용자 입력이 완료되면 보내기 를 선택합니다. 초대한 사람에게 즉시 전자 메일이 전송됩니다.
전자 메일의 모양은 다음과 같습니다.
온라인 공동 작업을 위해 팀 사이트에 파일 업로드
팀 사이트에는 문서 라이브러리라고 하는 파일을 저장할 수 있는 장소가 제공됩니다.
파일을 추가하는 단계는 다음과 같습니다.
팀 사이트의 홈페이지 왼쪽 탐색 메뉴에서 문서를 선택합니다. 그러면 문서 라이브러리 로 이동됩니다.
Microsoft 365에 로그인한 상태에서 작업 표시줄 또는 다른 위치에서 Windows 파일 탐색기 엽니다. 팀 사이트에 업로드하려는 파일로 이동합니다.
팀 사이트에 업로드할 파일을 선택한 다음 문서 라이브러리로 끌어 옵니다.
끌어다 놓으면 파일이 팀 사이트와 컴퓨터에 모두 저장됩니다.
컴퓨터에서 파일을 삭제할 수 있습니다. 다음 단계에서 는 온라인 파일을 PC 또는 Mac과 동기화하여 컴퓨터에서 이러한 파일에 대한 새 위치를 만듭니다.
팀 사이트에 업로드할 파일 또는 대용량 파일이 많은 경우 라이브러리에 크거나 많은 파일을 업로드하는 방법에 대한 팁을 읽어보세요.
저장소 공간이 더 필요한 경우 구독용 저장소 공간 변경을 참조합니다.
PC 또는 Mac과 온라인 파일 동기화
이제 팀 사이트에 파일이 있으므로 PC 또는 Mac과 동기화하도록 파일을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 Microsoft Edge, Chrome 또는 다른 브라우저에서 작업하는 대신 PC 또는 Mac에서 파일을 작업할 수 있습니다. 또 인터넷에 연결되지 않은 상태에서 파일을 사용해야 하는 경우에 대비해 컴퓨터와 동기화된 파일 버전을 갖고 있으면 유용합니다.
컴퓨터와 동기화하도록 파일을 설정한 후 인터넷에 연결되면 자동으로 동기화됩니다.
다음은 팀 사이트의 파일과 데스크톱을 동기화하는 방법입니다.
팀 사이트의 홈페이지 왼쪽 탐색 메뉴에서 문서를 선택합니다. 그러면 문서 라이브러리로 이동합니다.
팁
팀 사이트에서 파일을 동기화할 때 전체 사이트가 아닌 사이트의 각 파일 라이브러리를 동기화합니다.
동기화 를 선택하여 모든 파일을 동기화합니다. 또는 동기화할 특정 폴더를 찾습니다.
앱을 전환하라는 메시지가 표시되면 [예]를 선택합니다. OneDrive는 동기화를 수행하는 프로세스입니다.
그런 다음 OneDrive 설정 프롬프트가 표시되면 회사 또는 학교 계정으로 로그인합니다.
OneDrive를 아직 동기화하지 않은 경우 OneDrive 폴더 화면이 표시될 수 있습니다. OneDrive 폴더 아래의 경로가 여기에 있는지 확인합니다. 다른 경로를 사용하려면 위치 변경을 선택하고 다음 을 선택합니다.
팀 사이트의 파일은 조직의 이름 아래 파일 탐색기 왼쪽 창에 표시됩니다. OneDrive의 파일은 "OneDrive - <Name of Organization>" 아래에 표시됩니다.
컴퓨터의 팀 폴더에서 파일을 열어 동기화를 테스트합니다. 내용을 변경하고 저장 을 선택합니다.
파일 저장 및 공유를 위한 최상의 방법
다음은 OneDrive 또는 SharePoint 팀 사이트에서 최대한 활용하기 위한 몇 가지 팁입니다.
기타 유형의 중소기업에 권장되는 파일 저장 및 공동 작업 사항
단독 소유: OneDrive를 사용하여 사용자 고유의 파일을 저장하고 사례별로 고객과 공유합니다.
공동 소유권: 두 소유자 모두 OneDrive를 사용하고 파일을 앞뒤로 공유합니다.
외부 클라이언트가 있는 비즈니스 또는 파일에 액세스해야 하는 파트너: 특정 고객을 위한 문서를 저장하고 공유할 새 팀 사이트를 만듭니다. 해당 고객에 대한 액세스만 허용하도록 사이트를 설정합니다. 그러면 한 고객이 실수로 다른 고객을 위한 정보에 액세스할 수 있다는 것을 걱정할 필요가 없습니다.
개인 파일을 비공개로 보관
OneDrive에 파일을 저장하면 다른 사용자와 공유하지 않는 한 사용자가 액세스할 수 있습니다. 파일을 공유할 때 전달할 수 있는 링크를 만들거나 특정 사용자와만 공유하도록 선택할 수 있습니다. OneDrive에서 별도의 폴더를 공용, 개인, 개별 프로젝트 같은 다양한 용도로 만들 수도 있습니다. 각 폴더는 다양한 사용자나 그룹과 공유하거나 아무와도 공유하지 않을 수 있습니다.
공유에 대한 자세한 내용은 Microsoft 365를 사용하여 파일 및 폴더 공유를 참조하세요.
남아 있는 공간 추적
OneDrive에 남은 스토리지 공간을 확인하려면 비즈니스용 OneDrive 스토리지 관리를 참조하세요.
OneDrive 및 팀 사이트에 저장할 수 있는 파일은 무엇인가요?
거의 모든 형식의 파일을 업로드할 수 있지만 파일 이름의 일부 파일 이름과 문자는 허용되지 않습니다. 자세한 내용은 비즈니스용 OneDrive 잘못된 파일 문자 및 파일 형식을 참조하세요.
타사 스토리지 서비스 사용 또는 사용 안 함
사용자가 OneDrive 및 팀 사이트 외에도 Dropbox와 같은 서비스를 사용하여 문서를 저장하고 공유할 수 있도록 Microsoft 365의 사용자에 대해 타사 스토리지를 사용하도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 이미 사용 중이거나 비즈니스 프로젝트에 선호하는 서비스를 제공하는 데 효과적입니다. Office를 사용하는 조직의 사용자가 타사 서비스에서 파일을 열지 않도록 하려면 다음 단계에 따라 해제합니다.
중요
타사 스토리지는 기본적으로 사용하도록 설정되므로 사용자가 사용할 수 없도록 하려면 이 단계를 즉시 수행해야 합니다.
관리 센터에 로그인합니다.
설정 > 조직 설정 페이지로 이동합니다.
서비스 탭에서 웹용 Office 선택합니다.
확인란을 선택하거나 선택 취소하여 타사 스토리지를 설정하거나 해제한 다음 변경 내용 저장 을 선택합니다.
다음 단계
파일 스토리지 및 공유를 위해 팀 사이트를 사용자 지정합니다. 이 단계별 자습서에서는 더 많은 저장 및 공동 작업 기능을 활용할 수 있는 방법을 보여 줍니다.
태블릿과 휴대폰에 Office 앱을 설치합니다. 태블릿이나 휴대폰에서 OneDrive 및 팀 사이트에 저장된 파일을 편집 할 수 있도록 이 작업을 수행해야 합니다. 태블릿 또는 휴대폰용 Office 앱을 설치하지 않으면 파일을 볼 수 있지만 편집할 수는 없습니다.
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