eDiscovery(프리미엄)에서 기록 버전 설정(미리 보기)
eDiscovery(프리미엄)의 기록 버전 기능을 사용하면 조직의 eDiscovery 관리자가 SharePoint Online 및 비즈니스용 OneDrive 저장된 모든 버전의 문서에서 콘텐츠를 검색하고 수집할 수 있습니다. 그런 다음 분석 및 검토를 위해 검토 집합에 해당 콘텐츠를 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 동일한 문서의 최신 버전에 관련 정보가 포함되어 있지 않더라도 사례 또는 조사와 관련이 있을 수 있는 특정 버전의 문서에서 콘텐츠를 찾고 검토할 수 있습니다.
eDiscovery(프리미엄)의 이전 버전 기능을 지원하려면 SharePoint 관리자가 조직의 사이트에 대한 버전 관리 기능을 사용하도록 설정해야 합니다. 그런 다음 사용자가 SharePoint 또는 OneDrive에서 문서를 수정할 때 문서가 저장되거나 자동 저장될 때 암시적 일반 버전이 만들어집니다. SharePoint 버전 관리를 사용하면 SharePoint 항목(문서, 이벤트 및 작업 포함)에서 수행된 활동을 추적할 수 있습니다. 이 버전 관리 기능은 법적 조사에 증거를 제공할 수 있는 감사 내역을 남깁니다. 이러한 이전 버전의 문서는 조직에서 사용할 수 있으며, 법적 문제에서 법원 검색 중에 중요하거나 관련 콘텐츠가 있는 버전을 공유해야 할 수 있습니다.
eDiscovery 관리자가 조직의 기록 버전을 켜고 특정 SharePoint 사이트에 대해 활성화하면 SharePoint 콘텐츠 푸시 서비스는 활성화된 사이트의 모든 주 및 부 버전을 크롤링한 다음 인덱싱을 위해 해당 버전을 보냅니다. 크롤링 및 인덱싱 프로세스가 완료되면 eDiscovery 검색에 문서 및 해당 버전을 사용할 수 있습니다. 특정 버전에 액세스할 수 있는 한(버전 기록별) eDiscovery(프리미엄) 컬렉션 검색에서 해당 버전을 검색할 수 있습니다.
기록 버전 설정
eDiscovery(프리미엄)에서 기록 버전을 사용하도록 설정하려면 조직에서 해당 사이트를 설정한 다음 특정 사이트를 활성화하여 해당 사이트에 저장된 모든 버전의 문서가 검색을 위해 인덱싱되도록 해야 합니다. 이전 버전에 대한 eDiscovery(프리미엄)를 설정하기 전에 SharePoint에서 버전 관리 지원을 사용하도록 설정해야 합니다.
1단계: SharePoint에서 버전 관리 켜기
첫 번째 단계는 모든 버전의 문서가 유지되도록 SharePoint Online에서 버전 관리 기능을 켜는 것입니다. 지침은 SharePoint의 버전 관리(Versioning)를 참조하세요.
2단계: 기록 버전 켜기
다음 단계는 eDiscovery(프리미엄)에서 기록 버전을 켜는 것입니다. 조직의 기록 버전을 켜려면 전역 관리자 또는 eDiscovery 관리자(eDiscovery 관리자 역할 그룹의 eDiscovery 관리자 하위 그룹의 구성원)여야 합니다. 기록 버전이 켜지면 전체 조직에 적용됩니다.
중요
기록 버전을 켜면 공개 미리 보기 중에는 해제할 수 없습니다. 일반 공급에 대해 기록 버전이 릴리스된 후에는 해제할 수 있습니다.
Microsoft Purview 규정 준수 포털 eDiscovery(프리미엄)로 이동한 다음 eDiscovery(프리미엄) 설정을 클릭합니다.
설정 페이지에서 기록 버전(미리 보기) 탭을 선택한 다음 기록 버전 테넌트 컨트롤 토글을 켜도록 전환합니다.
기록 버전을 끌 수 없다는 경고가 표시됩니다. 앞에서 설명한 대로 일반 공급 기능을 위해 기능이 릴리스될 때까지 기록 버전을 끌 수 없습니다.
[예]를 클릭하여 기록 버전을 켭니다.
3단계: SharePoint 사이트 활성화
조직의 기록 버전을 켜면 마지막 단계는 SharePoint 사이트를 활성화하여 기록 버전을 지원하는 것입니다. 사이트를 활성화하면( 기록 버전 탭의 사이트 목록에 추가) 사이트가 다시 크롤링되고 해당 사이트에 저장된 모든 버전의 문서가 검색을 위해 인덱싱됩니다.
참고
기록 버전의 공개 미리 보기 동안 조직당 사이트 활성화는 100개로 제한됩니다. 활성화는 이전 버전에 대해 사이트를 사용하거나 사용하지 않도록 설정할 때마다 이 제한에 대해 계산됩니다. 여러 사이트를 사용하도록 설정하면 각 사이트가 단일 활성화로 계산됩니다. 총 정품 인증 수는 기록 버전 탭에 표시됩니다.
eDiscovery(프리미엄) 설정 페이지의 기록 버전 탭에서 [사용] 을 클릭하여 기록 버전의 사이트를 활성화합니다.
조직의 모든 SharePoint 사이트 목록이 포함된 플라이아웃 페이지가 표시됩니다.
활성화할 사이트를 선택한 다음[ 사용] 을 클릭하여 이전 버전에 대해 활성화합니다. 검색 상자를 사용하여 특정 사이트를 검색할 수 있습니다.
사이트의 문서 버전이 인덱싱되고 이 인덱싱 프로세스는 버전을 검색할 준비가 되기까지 다소 시간이 소요된다는 경고가 표시됩니다. 또한 경고는 선택한 사이트의 기록 버전을 30일 동안 사용하지 않도록 설정할 수 없음을 나타냅니다.
[예]를 클릭하여 이전 버전의 사이트를 활성화합니다.
사이트가 활성화된 사이트 목록에 추가됩니다. 사이트 활성화 횟수를 보여 주는 카운터도 업데이트됩니다.
이전 버전에 대해 활성화하려는 각 사이트에 대해 이전 단계를 반복합니다.
질문과 대답
초안 컬렉션을 검토 집합에 커밋할 때 "모든 버전을 수집"하는 옵션과 기록 버전은 어떻게 다른가요?
현재 최신 버전의 문서만 검색을 위해 인덱싱됩니다. 즉, 초안 컬렉션을 실행할 때 최신 버전의 문서만 검색됩니다. 문서가 컬렉션의 키워드 쿼리와 일치하면 컬렉션 결과에 반환됩니다. 그러나 최신 버전의 문서가 검색 쿼리와 일치하지 않으면 이전 버전의 문서에 키워드가 포함된 경우 문서가 반환되지 않습니다. 이 상황을 완화하기 위해 eDiscovery(프리미엄)를 사용하면 컬렉션을 검토 집합에 커밋할 때 문서의 모든 버전을 수집할 수 있습니다. 즉, 키워드를 포함할 수 있는 이전 버전이 검토 집합에 추가됩니다.
이전 버전은 사이트를 활성화할 때 문서의 모든 버전(마지막 버전뿐만 아니라)이 검색용으로 인덱싱되기 때문에 "모든 버전 수집"보다 다르고 더 효율적입니다. 그 결과 이전 버전의 문서에 검색 쿼리와 일치하는 키워드가 포함되어 있으면 컬렉션에서 반환됩니다.
사이트에 대해 기록 버전을 사용하도록 설정하면 사이트의 성능에 영향을 주나요?
아니요. 사이트에 대해 기록 버전을 사용하도록 설정하면 사이트의 성능은 사이트를 사용하도록 설정하기 전과 동일합니다. 활성화된 후 사이트에서 수행되는 크롤링 및 인덱싱 프로세스는 느린 속도로 발생하고 사용량이 적은 시간에 수행됩니다. 사이트에 대한 기록 버전을 사용하도록 설정하면 사이트에서 모든 버전의 문서를 찾은 다음 해당 버전을 인덱스로 보내는 백필 프로세스가 시작됩니다. 사이트의 문서 버전 수에 따라 이 백필 프로세스는 서비스 상태에 영향을 줄 수 있습니다. 다음과 같은 방법으로 이러한 잠재적 영향을 완화했습니다.
사용량이 많은 시간에 이러한 버전을 처리하기 위해 최선을 다하고 있습니다.
가장 낮은 우선 순위 큐에서 문서 버전을 처리하므로 대부분의 서비스 리소스를 사용자 변경 내용에 위임할 수 있습니다.
사이트가 활성화된 후 해당 사이트의 모든 기록 버전의 문서가 모두 인덱싱되고 eDiscovery 검색에 사용할 수 있을 때까지 얼마나 기다려야 하나요?
사이트의 문서 수와 문서당 평균 버전 수에 따라 사이트당 총 파일 수를 예측하려고 합니다. 이에 따라 인덱스에 소요되는 예상 기간은 다음과 같습니다.
Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site
사이트 버전의 인덱싱이 사용량이 많은 시간에 실행되도록 최적화되므로 반나절이 버퍼로 추가됩니다.
예를 들어 사이트의 총 문서 수와 모든 버전이 150,000개인 경우 기록 버전의 사이트를 처리하는 데 최소 2일이 걸립니다.
150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days
기록 버전의 사이트를 자주 활성화하거나 비활성화하지 않는 것이 좋지 않은 이유는 무엇인가요?
이전에 활성화된 사이트를 비활성화하면 정리 프로세스가 트리거됩니다. 이 프로세스를 완료하는 데 시간이 걸립니다. 동일한 사이트가 다시 활성화되면 사이트를 다시 인덱싱하는 백필 프로세스를 다시 실행해야 합니다. 정리 및 백필 프로세스는 모두 시간과 리소스를 많이 사용합니다. 따라서 사이트의 기록 버전을 반복적으로 활성화하고 비활성화하지 않도록 기록 버전에 대해 활성화할 사이트를 신중하게 고려하고 계획하는 것이 좋습니다.