법적 보존 알림 만들기

조직은 eDiscovery(프리미엄) 보유자 통신을 사용하여 보유자와 통신하는 워크플로를 관리할 수 있습니다. 법률 팀은 커뮤니케이션 도구를 통해 법적 보존 알림을 체계적으로 보내고, 수집하고, 추적할 수 있습니다. 또한 유연한 생성 프로세스를 통해 팀은 보류 알림 워크플로 및 보유자에게 전송된 알림의 콘텐츠를 사용자 지정할 수 있습니다.

이 문서에서는 보류 알림 워크플로의 단계를 간략하게 설명합니다.

1단계: 통신 세부 정보 지정

첫 번째 단계는 법적 보존 통지 또는 기타 보유자 통신에 대한 적절한 세부 정보를 지정하는 것입니다.

1. Microsoft Purview 규정 준수 포털 eDiscovery > Advanced 로 이동하여 조직의 사례 목록을 표시합니다.

2. 사례를 선택하고 통신 탭을 클릭한 다음 새 통신 을 클릭합니다.

3. 통신 이름 페이지에서 다음 통신 설정을 지정합니다.

   • 이름: 통신의 이름입니다.

   • 발급 책임자: 드롭다운 목록에는 통신의 발급 책임자로 선택할 수 있는 조직의 사용자가 표시됩니다. 보유자에게 전송되는 각 통신은 선택한 발급 책임자를 대신하여 전송됩니다. 드롭다운의 사용자 목록은 사건의 구성원과 조직 전체의 발급 임원으로 구성됩니다. 이러한 발급 임원은 eDiscovery 관리자에 의해 추가되며 조직의 모든 eDiscovery(프리미엄) 사례에서 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 발급 임원 관리를 참조하세요.

   • 통신 템플릿 선택: 드롭다운 목록에 eDiscovery(프리미엄) 설정 페이지의 통신 라이브러리의 템플릿이 표시됩니다. 템플릿을 선택하면 만드는 알림 텍스트의 시작점으로 포털 콘텐츠 정의 에 표시됩니다. 템플릿을 선택하지 않으면 처음부터 직접 알림을 만들어야 합니다. 통신 템플릿에 대한 자세한 내용은 보유자 통신 템플릿 관리를 참조하세요.

4. 다음 을 클릭합니다.

2단계: 포털 콘텐츠 정의

다음으로 보류 알림의 콘텐츠를 만들고 추가할 수 있습니다. 통신 만들기 마법사의 포털 콘텐츠 정의 페이지에서 보류 알림의 내용을 지정합니다. 이 콘텐츠는 발급, 다시 발급, 미리 알림 및 에스컬레이션 알림에 자동으로 추가됩니다. 또한 이 콘텐츠는 보유자의 준수 포털에 표시됩니다. 통신 라이브러리에서 템플릿을 선택한 경우 템플릿이 표시되고 만드는 알림의 시작점을 제공합니다.

포털 콘텐츠를 만들려면 다음을 수행합니다.

1. 포털 콘텐츠의 텍스트 상자에 보류 알림을 입력(또는 다른 문서에서 잘라내어 붙여넣기)합니다. 이전 마법사 페이지에서 통신 템플릿을 선택한 경우 템플릿이 표시됩니다. 필요에 따라 템플릿 콘텐츠를 편집할 수 있습니다.

2. 알림에 병합 변수를 삽입하여 알림을 사용자 지정하고 보유자 준수 포털을 공유합니다.

3. 다음 을 클릭합니다.

팁

포털 콘텐츠의 콘텐츠 및 형식을 사용자 지정하는 방법에 대한 자세한 내용은 통신 편집기 사용을 참조하세요.

3단계: 필요한 알림 설정

보류 알림의 내용을 정의한 후에는 알림 프로세스를 보내고 관리하는 워크플로를 설정할 수 있습니다. 알림은 보유자에게 알리고 후속 조치를 위해 전송되는 전자 메일 메시지입니다. 통신에 추가된 모든 보유자는 동일한 알림을 받게 됩니다.

보류 알림을 설정하고 보내려면 발급, 다시 발급 및 릴리스 알림을 포함해야 합니다.

발급 알림

통신이 만들어지면 지정된 발급 책임자가 발급 알림을 시작합니다. 발급 알림은 보존 의무에 대해 알리기 위해 관리인에게 보낸 첫 번째 통신입니다.

발급 알림을 만들려면 다음을 수행합니다.

1. 발급 타일에서 편집 을 클릭합니다.

2. 필요한 경우 참조 및 숨은 참조 필드에 사례 멤버 또는 직원을 추가합니다. 이러한 필드에 여러 사용자를 추가하려면 전자 메일 주소를 세미콜론으로 구분합니다.

3. 알림의 제목 을 지정합니다(필수).

4. 보유자에게 제공하려는 내용 또는 추가 지침을 지정합니다(필수). 2단계에서 정의한 포털 콘텐츠가 발급 알림의 끝에 추가됩니다.

5. 저장 을 클릭합니다.

Re-Issuance 알림

사례가 진행됨에 따라 보유자는 이전에 지시한 것보다 더 적거나 적은 데이터를 보존해야 할 수 있습니다. 포털 콘텐츠를 업데이트한 후 재발행 알림이 전송되고 보존 의무의 변경 내용에 대해 보유자에게 경고합니다.

재발행 알림을 만들려면 다음을 수행합니다.

1. 다시 실행 타일에서 편집 을 클릭합니다.

2. 필요한 경우 참조 및 숨은 참조 필드에 사례 멤버 또는 직원을 추가합니다. 이러한 필드에 여러 사용자를 추가하려면 전자 메일 주소를 세미콜론으로 구분합니다.

3. 알림의 제목 을 지정합니다(필수).

4. 보유자에게 제공하려는 내용 또는 추가 지침을 지정합니다(필수). 2단계에서 정의한 포털 콘텐츠가 재발행 알림의 끝에 추가됩니다.

5. 저장 을 클릭합니다.

참고

포털 콘텐츠가 수정되면(통신 편집 마법사의 포털 콘텐츠 정의 페이지에서) 다시 발급 알림이 알림에 할당된 모든 보유자에게 자동으로 전송됩니다. 알림이 전송되면 보유자에게 보류 통지를 다시 승인하라는 메시지가 표시됩니다. 미리 알림 또는 에스컬레이션 워크플로를 설정한 경우 이러한 워크플로도 다시 시작됩니다. 통신을 트리거하는 다른 사례 관리 이벤트에 대한 자세한 내용은 알림을 트리거하는 이벤트를 참조하세요.

릴리스 알림

문제가 해결되거나 보유자가 더 이상 콘텐츠를 보존할 수 없는 경우 사건에서 보유자를 석방할 수 있습니다. 이전에 보유자가 보류 통지를 발행한 경우 릴리스 알림을 사용하여 보유자에게 의무에서 해제되었음을 알릴 수 있습니다.

릴리스 알림을 만들려면 다음을 수행합니다.

1. 릴리스 타일에서 편집 을 클릭합니다.

2. 필요한 경우 참조 및 숨은 참조 필드에 사례 멤버 또는 직원을 추가합니다. 이러한 필드에 여러 사용자를 추가하려면 전자 메일 주소를 세미콜론으로 구분합니다.

3. 알림의 제목 을 지정합니다(필수).

4. 보유자에게 제공하려는 내용 또는 추가 지침을 지정합니다(필수).

5. 저장 을 클릭하고 다음 단계로 이동합니다.

(선택 사항) 4단계: 선택적 알림 설정

필요에 따라 자동화된 미리 알림 및 에스컬레이션 알림을 만들고 예약하여 응답하지 않는 보유자에 대한 후속 작업을 위한 워크플로를 간소화할 수 있습니다.

미리 알림

보류 알림을 보낸 후 미리 알림 워크플로를 정의하여 응답하지 않는 보유자를 후속 조치할 수 있습니다.

미리 알림을 예약하려면 다음을 수행합니다.

1. 미리 알림 타일에서 편집 을 클릭합니다.

2. 상태 토글(필수)을 켜서 미리 알림 워크플로를 사용하도록 설정합니다.

3. 미리 알림 간격(일)(필수) 을 지정합니다. 첫 번째 및 후속 미리 알림 알림을 보내기 전에 대기해야 하는 일 수입니다. 예를 들어 미리 알림 간격을 7일로 설정하면 보류 알림이 처음 실행된 후 7일 후에 첫 번째 미리 알림이 전송됩니다. 모든 후속 미리 알림은 7일마다 전송됩니다.

4. 미리 알림 수(필수)를 지정합니다. 이 필드는 응답하지 않는 보유자에게 보낼 미리 알림 수를 지정합니다. 예를 들어 미리 알림 수를 3으로 설정하면 보유자는 최대 3개의 미리 알림을 받게 됩니다. 보유자가 보류 알림을 승인하면 해당 사용자에게 미리 알림이 더 이상 전송되지 않습니다.

5. 알림의 제목 을 지정합니다(필수).

6. 보유자에게 제공하려는 내용 또는 추가 지침을 지정합니다(필수). 2단계에서 정의한 포털 콘텐츠가 미리 알림 알림의 끝에 추가됩니다.

7. 저장 을 클릭하고 다음 단계로 이동합니다.

에스컬레이션

경우에 따라 응답하지 않는 보유자에 대한 후속 조치를 위한 추가 방법이 필요할 수 있습니다. 관리자가 지정된 수의 미리 알림을 받은 후 보류 알림을 승인하지 않는 경우 법률 팀은 관리자와 관리자에게 에스컬레이션 알림을 자동으로 보내는 워크플로를 지정할 수 있습니다.

에스컬레이션을 예약하려면 다음을 수행합니다.

1. 에스컬레이션 타일에서 편집 을 클릭합니다.

2. 상태 토글을 켜서 에스컬레이션 워크플로를 사용하도록 설정합니다.

3. 에스컬레이션 간격(일 단위)(필수) 을 지정합니다.

4. 에스컬레이션 횟수(필수)를 지정합니다. 이 필드는 응답하지 않는 보유자에게 보낼 에스컬레이션 수를 지정합니다. 예를 들어 에스컬레이션 수를 3으로 설정하면 에스컬레이션 알림이 관리자와 관리자에게 최대 3번 전송됩니다. 보유자가 보류 알림을 승인하면 에스컬레이션이 더 이상 전송되지 않습니다.

5. 알림의 제목 을 지정합니다(필수).

6. 보유자에게 제공하려는 내용 또는 추가 지침을 지정합니다(필수). 2단계에서 정의한 포털 콘텐츠가 에스컬레이션 알림의 끝에 추가됩니다.

7. 저장 을 클릭하고 다음 단계로 이동합니다.

5단계: 알림을 받도록 보유자 할당

알림에 대한 콘텐츠를 완료한 후 알림을 보낼 보유자를 선택합니다.

보유자를 추가하려면 다음을 수행합니다.

1. 이름 옆에 있는 확인란을 클릭하여 통신에 보유자를 할당합니다.

   통신이 만들어지면 알림 워크플로가 선택한 보유자에게 자동으로 적용됩니다.

2. 다음 을 클릭하여 통신 설정 및 세부 정보를 검토합니다.

참고

사례에 추가되었으며 사례 내에서 다른 알림을 보내지 않은 보유자만 추가할 수 있습니다.

6단계: 설정 검토

설정을 검토하고 보내기 를 클릭하여 통신을 완료하면 시스템에서 발급 알림을 보내 통신 워크플로를 자동으로 시작합니다.

알림을 트리거하는 이벤트

다음 표에서는 다양한 유형의 알림이 보유자에게 전송되는 경우 트리거되는 사례 관리 프로세스의 이벤트를 설명합니다.

통신 유형	트리거
발급 알림	알림의 초기 생성입니다. 보류 알림을 수동으로 다시 전송할 수도 있습니다.
재발행 알림	통신 편집 마법사의 포털 콘텐츠 정의 페이지에서 포털 콘텐츠를 업데이트합니다.
릴리스 알림	관리인은 사건에서 석방됩니다.
미리 알림	미리 알림에 대해 구성된 미리 알림의 간격 및 수입니다.
에스컬레이션	에스컬레이션에 대해 구성된 미리 알림의 간격 및 수입니다.