정보 관리 정책 만들기 및 적용
정보 관리 정책을 사용하면 조직에서 콘텐츠를 보존하는 기간을 제어하고, 사용자가 콘텐츠로 수행하는 작업을 감사하고, 바코드 또는 레이블을 문서에 추가할 수 있습니다. 정책은 법률 및 정부 규정 또는 내부 비즈니스 프로세스 준수를 적용하는 데 도움이 될 수 있습니다. 관리자는 문서를 추적하는 방법 및 문서 보존 기간을 제어하는 정책을 설정할 수 있습니다.
사이트 계층 구조의 세 가지 위치에서 가장 넓은 위치부터 가장 좁은 위치까지 정보 관리 정책을 만들 수 있습니다.
- 사이트 모음 내의 여러 콘텐츠 형식에 사용할 정책을 만듭니다.
- 사이트 콘텐츠 형식에 대한 정책을 만듭니다.
- 목록 또는 라이브러리에 대한 정책을 만듭니다.
자세한 내용은 정보 관리 정책 소개를 참조하세요.
사이트 모음 내에서 여러 콘텐츠 형식에 대한 정책 만들기
정보 정책이 사이트 모음 내의 특정 형식의 모든 문서에 적용되도록 하려면 사이트 모음 수준에서 정책을 만든 다음 나중에 콘텐츠 형식에 정책을 적용하는 것이 좋습니다. 이를 사이트 모음 정책이라고 합니다.
사이트 모음 홈페이지 > 설정
> 사이트 설정.SharePoint 그룹 연결 사이트에서 설정 클릭하고 사이트 콘텐츠를 클릭한 다음 사이트 설정 클릭합니다.
사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리 > 콘텐츠 형식 정책 템플릿 아래에 있습니다.
정책 페이지에서 > 만들기.
정책의 이름과 설명을 입력한 다음, 정책의 용도를 사용자에게 설명하는 간단한 정책 문을 작성합니다.
사이트 콘텐츠 형식에 대한 정책을 만드는 방법에 대한 다음 섹션을 참조하여 정책과 연결하려는 기능을 설정하는 방법을 알아봅니다.
확인 을 선택합니다.
사이트 콘텐츠 형식에 대한 정책 만들기
콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 추가하면 정책 기능을 여러 목록 또는 라이브러리와 쉽게 연결할 수 있습니다. 기존 정보 관리 정책을 콘텐츠 형식에 추가하거나 개별 콘텐츠 형식과 관련된 고유한 정책을 만들도록 선택할 수 있습니다.
목록과 관련된 콘텐츠 형식에 정보 관리 정책을 추가할 수도 있습니다. 이는 콘텐츠 형식을 사용하는 해당 목록의 항목에만 정책을 적용하는 효과가 있습니다.
사이트 모음 홈페이지 > 설정
> 사이트 설정.SharePoint 그룹 연결 사이트에서 설정 클릭하고 사이트 콘텐츠를 클릭한 다음 사이트 설정 클릭합니다.
사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리 > 사이트 콘텐츠 형식 입니다.
사이트 콘텐츠 형식 설정 페이지에서 정책을 추가할 콘텐츠 형식을 선택합니다.
사이트 콘텐츠 형식 페이지의 설정 > 정보 관리 정책 설정 입니다.
정책 편집 페이지에서 정책의 이름과 설명을 입력한 다음 사용자에게 정책이 무엇인지 설명하는 간단한 설명을 작성합니다.
다음 섹션에서 정보 관리 정책에 추가하려는 개별 정책 기능을 선택합니다.
이 정책의 적용을 받는 문서 및 항목에 대한 보존 기간을 지정하려면 보존 사용을 선택한 다음 항목이 만료될 때 수행하려는 보존 기간 및 작업을 지정합니다.
보존 기간을 지정하려면 다음을 수행합니다.
레코드에 대한 보존 단계 추가를 선택합니다.
문서 또는 항목이 만료되도록 설정된 시기를 지정하려면 보존 기간 옵션을 선택합니다. 다음 단계 중 하나를 실행합니다.
날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정하려면 이벤트 > 아래에서 이 단계는 항목의 날짜 속성을 기반으로 한 다음, 항목 이 만료되도록 할 때 문서 또는 항목 작업(예: 생성 또는 수정)과 이 작업 이후의 시간 증가(예: 일, 월 또는 연도)를 선택합니다.
사용자 지정 보존 수식을 사용하여 만료를 확인하려면 이 서버에 설치된 사용자 지정 보존 수식으로 설정을 선택합니다.
참고
이 옵션은 관리자가 사용자 지정 수식을 설정한 경우에만 사용할 수 있습니다.
워크플로 시작 옵션은 이미 연결된 워크플로가 있는 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대한 정책을 정의하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 그런 다음 선택할 워크플로를 선택할 수 있습니다.
되풀이 섹션에서 이 단계의 작업 반복... 을 선택한 다음 작업을 다시 발생하려는 빈도를 입력합니다.
참고
이 옵션은 선택한 작업을 반복할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다. 예를 들어 영구 삭제 작업에 대한 되풀이를 설정할 수 없습니다.
확인 을 선택합니다.
이 정책의 적용을 받는 문서 및 항목에 대한 감사를 사용하도록 설정하려면 [감사 사용]을 선택한 다음 감사할 이벤트를 지정합니다.
감사를 사용하도록 설정하려면 다음을 수행합니다.
[정책 편집] 페이지의 [감사] 에서 [감사 사용]을 선택한 다음 감사 내역을 유지하려는 이벤트 옆에 있는 확인란을 선택합니다.
문서에 이러한 바코드를 삽입하라는 메시지를 표시하려면 저장하거나 인쇄하기 전에 사용자에게 바코드를 삽입하라는 메시지를 선택합니다.
확인을 선택하여 감사 기능을 정책에 적용합니다.
감사 정책 기능을 사용하면 조직에서 문서에 대한 감사 내역을 만들고 분석하고 작업 목록, 문제 목록, 토론 그룹 및 일정과 같은 항목을 나열할 수 있습니다. 이 정책 기능은 콘텐츠를 보거나 편집 또는 삭제하는 경우와 같은 이벤트를 기록하는 감사 로그를 제공합니다.
감사가 정보 관리 정책의 일부로 사용하도록 설정된 경우 관리자는 Microsoft Excel 기반하고 현재 사용량을 요약하는 정책 사용 보고서에서 감사 데이터를 볼 수 있습니다. 관리자는 이러한 보고서를 사용하여 조직 내에서 정보가 사용되는 방식을 확인할 수 있습니다. 또한 이러한 보고서는 조직이 규정 준수를 확인하고 문서화하거나 잠재적인 문제를 조사하는 데 도움이 될 수 있습니다.
감사 로그에는 이벤트 이름, 이벤트의 날짜 및 시간, 해당 작업을 수행한 사용자의 시스템 이름과 같은 정보가 기록됩니다.
바코드가 정책의 일부로 사용하도록 설정되면 문서 속성에 추가되고 바코드가 적용되는 문서의 머리글 영역에 표시됩니다. 레이블과 마찬가지로 문서에서 바코드를 수동으로 제거할 수도 있습니다. 항목을 인쇄하거나 저장할 때 바코드를 포함하라는 메시지를 표시할지 또는 2010년 Office 릴리스 프로그램에서 삽입 탭을 사용하여 바코드를 수동으로 삽입해야 하는지 여부를 지정할 수 있습니다.
바코드를 사용하려면 다음을 수행합니다.
바코드 아래의 정책 편집 페이지에서 바코드 사용을 선택합니다.
문서에 이러한 바코드를 삽입하라는 메시지를 표시하려면 저장하거나 인쇄하기 전에 사용자에게 바코드를 삽입하라는 메시지를 선택합니다.
확인을 선택하여 바코드 기능을 정책에 적용합니다.
바코드 정책은 코드 39 표준 바코드를 생성합니다. 각 바코드 이미지에는 바코드 값을 나타내는 바코드 기호 아래에 텍스트가 포함됩니다. 이렇게 하면 하드웨어를 검사할 수 없는 경우에도 바코드 데이터를 사용할 수 있습니다. 사용자는 검색 상자에 바코드 번호를 수동으로 입력하여 사이트에서 항목을 찾을 수 있습니다.
|이 정책의 적용을 받는 문서에 레이블이 있어야 하려면 레이블 사용을 선택한 다음 레이블에 대해 원하는 설정을 지정합니다.
레이블을 사용하도록 설정하려면 다음을 수행합니다.
사용자가 문서에 레이블을 추가하도록 요구하려면 저장하거나 인쇄하기 전에 사용자에게 레이블을 삽입하라는 메시지를 선택합니다.
참고
레이블을 선택적으로 지정할 수 있도록 하려면 이 확인란을 선택하지 않습니다.
레이블을 삽입한 후 변경할 수 없도록 레이블을 잠그려면 레이블을 추가한 후 변경 방지를 선택합니다.
이 설정은 레이블이 Word, Excel 또는 PowerPoint 같은 클라이언트 응용 프로그램 내의 항목에 삽입되면 레이블 텍스트가 업데이트되지 않도록 합니다. 이 문서나 항목의 속성이 업데이트될 때 레이블을 업데이트하려면 이 확인란을 선택하지 않습니다.
레이블 서식 상자에 레이블을 표시할 텍스트를 입력합니다. 레이블에는 최대 10개의 열 참조가 포함될 수 있으며, 각 참조는 최대 255자까지 가능합니다. 레이블의 형식을 만들려면 다음 단계를 수행합니다.
- 레이블에 포함할 열의 이름을 표시할 순서대로 입력합니다. 정책 편집 페이지의 예제와 같이 열 이름을 중괄호({})로 묶습니다.
- 정책 편집 페이지의 예제와 같이 대괄호 외부의 열을 식별하는 단어를 입력합니다.
줄 바꿈을 추가하려면 줄 바꿈을 표시할 위치에\n 입력합니다.
원하는 글꼴 크기와 스타일을 선택하고 레이블을 문서 내에서 왼쪽, 가운데 또는 오른쪽에 배치할지 여부를 지정합니다.
사용자의 컴퓨터에서 사용할 수 있는 글꼴 및 스타일을 선택합니다. 글꼴 크기에 따라 레이블에 표시할 수 있는 텍스트의 양이 달라집니다.
레이블의 높이와 너비를 입력합니다. 레이블의 높이와 너비로는 0.625센티미터에서 50센티미터 사이의 값을 사용할 수 있습니다. 레이블 텍스트는 항상 레이블 이미지 내에서 세로 가운데에 맞춰집니다.
새로 고침 을 선택하여 레이블 콘텐츠를 미리 봅니다.
확인 을 선택합니다.
목록, 라이브러리 또는 폴더에 대한 정책(위치 기반 보존 정책) 만들기
특정 목록, 라이브러리 또는 폴더에만 적용되는 보존 정책을 정의할 수 있습니다. 그러나 이러한 방식으로 보존 정책을 만드는 경우 다른 목록, 라이브러리, 폴더 또는 사이트에서 이 정책을 다시 사용할 수 없으며 위치 기반 정책에 사이트 모음 정책을 적용할 수 없습니다.
단일 위치의 모든 콘텐츠 유형에 단일 보존 정책을 적용하려는 경우 위치 기반 보존을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 대부분의 다른 경우에는 모든 콘텐츠 형식에 대해 보존 정책이 지정되었는지 확인하려고 합니다.
상속을 중단하고 자식 수준에서 새 보존 정책을 정의하지 않는 한 각 하위 폴더는 부모의 보존 정책을 상속합니다.
목록 또는 라이브러리에 대한 보존 이외의 정보 관리 정책을 정의하려면 해당 목록 또는 라이브러리와 연결된 각 개별 목록 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 정의해야 합니다.
콘텐츠 형식에서 목록 또는 라이브러리의 위치 기반 정책으로 전환하려는 경우 보존 정책만 위치 기반 정책으로 사용됩니다. 다른 모든 관리 정책(감사, 바코드 및 바코드)은 연결된 콘텐츠 형식에서 상속됩니다.
라이브러리 및 폴더 기반 보존 기능을 비활성화하여 사이트 모음에 대해 위치 기반 정책을 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 사이트 모음 관리자가 목록 관리자의 위치 기반 정책에 의해 콘텐츠 형식 정책이 재정의되지 않도록 할 수 있습니다.
목록 또는 라이브러리에 대한 정보 관리 정책 설정을 변경하려면 최소한 목록 관리 권한이 필요합니다.
정보 관리 정책을 지정할 목록 또는 라이브러리로 이동합니다.
리본에서 라이브러리 또는 목록 탭 > 라이브러리 설정 또는 목록 설정 선택합니다.
SharePoint Online에서 설정 클릭한 다음 목록 설정 또는 라이브러리 설정을 클릭합니다.
사용 권한 및 관리> 정보 관리 정책 설정 에서
정보 관리 정책 설정 페이지에서 목록 또는 라이브러리의 보존 원본이 라이브러리 및 폴더로 설정되어 있는지 확인합니다.
콘텐츠 형식 이 원본으로 표시되면 원본 변경을 클릭한 다음 라이브러리 및 폴더를 클릭합니다. 콘텐츠 형식 보존 정책이 무시된다는 경고가 표시됩니다. 확인 을 선택합니다.
정책 편집 페이지의 라이브러리 기반 보존 일정 에서 만들 정책에 대한 간단한 설명을 입력합니다.
보존 단계 추가를 선택합니다...
레코드 아래에서 레코드에 대해 다른 보존 단계 정의 옵션을 선택하여 레코드에 대한 다른 보존 정책을 정의하도록 선택할 수 있습니다.
스테이지 속성 대화 상자에서 보존 기간 옵션을 선택하여 문서 또는 항목이 만료되도록 설정된 시기를 지정합니다. 다음 중 하나를 수행합니다.
날짜 속성에 따라 만료 날짜를 설정하려면 이벤트 > 아래에서 이 단계는 항목의 날짜 속성을 기반으로 한 다음, 항목 이 만료되도록 할 때 문서 또는 항목 작업(예: 생성 또는 수정)과 이 작업 이후의 시간 증가(예: 일, 월 또는 연도)를 선택합니다.
사용자 지정 보존 수식을 사용하여 만료를 확인하려면 이 서버에 설치된 사용자 지정 보존 수식으로 설정을 선택합니다.
참고
이 옵션은 관리자가 사용자 지정 수식을 설정한 경우에만 사용할 수 있습니다.
작업 에서 문서 또는 항목이 만료되면 수행할 작업을 지정합니다. 문서 또는 항목에 특정 작업이 수행되도록 설정하려면(예: 삭제) 목록에서 작업을 선택합니다.
워크플로 시작 옵션은 이미 연결된 워크플로가 있는 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 대한 정책을 정의하는 경우에만 사용할 수 있습니다. 그런 다음 선택할 워크플로를 선택할 수 있습니다.
되풀이 에서 이 단계의 작업 반복 을 선택하고 작업을 다시 발생하려는 빈도를 입력합니다.
참고
이 옵션은 선택한 작업을 반복할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다. 예를 들어 영구 삭제 작업에 대한 되풀이를 설정할 수 없습니다.
확인 을 선택합니다.
콘텐츠 형식에 사이트 모음 정책 적용
사이트에 대한 정보 관리 정책을 사이트 모음 정책으로 이미 만든 경우 콘텐츠 형식에 정책 중 하나를 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 동일한 부모 콘텐츠 형식을 공유하지 않는 사이트 모음의 여러 콘텐츠 형식에 동일한 정책을 적용할 수 있습니다.
사이트 모음의 여러 콘텐츠 형식에 정책을 적용하고 관리되는 메타데이터 서비스를 구성한 경우 콘텐츠 형식 게시를 사용하여 여러 사이트 모음에 정보 관리 정책을 게시할 수 있습니다. 자세한 내용은 사이트 모음에서 정책 적용 섹션을 참조하세요 .
정책을 적용할 콘텐츠 형식이 포함된 목록 또는 라이브러리로 이동합니다.
리본에서 라이브러리 또는 목록 탭 > 라이브러리 설정 또는 목록 설정 선택합니다.
SharePoint Online에서 설정 클릭한 다음 목록 설정 또는 라이브러리 설정을 클릭합니다.
사용 권한 및 관리 > 정보 관리 정책 설정 에서
정책 원본이 콘텐츠 형식 으로 설정되어 있는지 확인하고 콘텐츠 형식 정책 에서 정책을 적용할 콘텐츠 형식을 선택합니다.
정책 > 지정에서 사이트 모음 정책을 사용한 다음 목록에서 적용할 정책을 선택합니다.
참고
사이트 모음 정책 사용 옵션을 사용할 수 없는 경우 사이트 모음에 대한 사이트 모음 정책이 정의되지 않았습니다.
확인 을 선택합니다.
작업 중인 목록 또는 라이브러리가 여러 콘텐츠 형식의 관리를 지원하는 경우 콘텐츠 형식 에서 정보 관리 정책을 지정할 콘텐츠 형식을 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 위의 5단계로 직접 연결됩니다.
사이트 모음에 정책 적용
관리되는 메타데이터 서비스 애플리케이션을 사용하여 콘텐츠 형식 게시를 설정하여 사이트 모음 간에 콘텐츠 형식을 공유합니다. 콘텐츠 형식 게시를 사용하면 콘텐츠 형식을 중앙에서 만들고 업데이트할 수 있고 여러 구독 사이트 모음 또는 웹 애플리케이션에 업데이트를 게시할 수 있으므로 사이트 전체에서 콘텐츠 및 메타데이터를 일관되게 관리할 수 있습니다.
사이트 모음에서 사용할 기존 정책에서 템플릿 만들기
정보 관리 정책을 정의한 다음, 여러 사이트 모음에서 필요에 따라 사용할 템플릿을 만들 수 있습니다. 이 메서드는 정보 정책의 백업을 수행하려는 경우 사용하거나 사이트 모음에 하나의 정책을 적용하기 위해 콘텐츠 형식 게시를 사용하는 대체 방법으로 사용할 수도 있습니다. 한 사이트 모음에서 정책을 내보낸 다음 저장된 위치 또는 다른 사이트 모음으로 가져와 정책의 템플릿 또는 백업을 만듭니다.
중요
정책 템플릿 집합을 만드는 방법으로 내보내기/가져오기 기능을 사용하는 경우 정책 .xml 파일에 고유 식별자가 있음을 명심하세요. 이 때문에 이 고유 식별자를 변경하지 않고는 해당 정책을 사이트로 두 번 이상 가져올 수 없습니다.
정책 내보내기
사이트 모음 홈페이지에서 사이트 설정 대신 설정
> 사이트 설정.SharePoint 그룹 연결 사이트에서 설정 클릭하고 사이트 콘텐츠를 클릭한 다음 사이트 설정 클릭합니다.
사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리 > 콘텐츠 형식 정책 템플릿 아래에 있습니다.
아래쪽 내보내 기로 스크롤을 내보내 > 려는 > 정책을 선택합니다.
파일을 저장하거나 열려는 프롬프트에서 저장 을 선택한 다음 파일을 저장할 위치를 선택합니다. 정책을 가져오는 사이트 모음에서 사용할 수 있는 위치를 선택해야 합니다.
완료 다운로드 대화 상자가 표시되면 닫기를 선택합니다.
다른 사이트 모음으로 정책 가져오기
정보 관리 정책을 가져오면 지정된 사이트 모음 내의 사이트 또는 목록 수준에서 여러 콘텐츠 형식에 적용할 수 있습니다. 이 작업의 이점은 두 가지입니다. 즉, 각 콘텐츠 형식에 정책을 다시 정의하고 적용할 필요가 없으며 한 곳에서만 정책을 변경하여 정책 수정을 보다 쉽게 관리할 수 있습니다.
정책을 적용할 사이트 모음의 홈페이지에서 사이트 설정 대신 설정
> 사이트 설정.SharePoint 그룹 연결 사이트에서 설정 클릭하고 사이트 콘텐츠를 클릭한 다음 사이트 설정 클릭합니다.
사이트 설정 페이지의 사이트 모음 관리 > 콘텐츠 형식 정책 템플릿 아래에 있습니다.
정책 페이지에서 > 찾아보기를 가져와 > 서 정책에 대한 XML 파일을 찾습니다.
정책이 저장된 > XML 파일 열기 를 선택합니다.
사이트 모음 정책 가져오기 페이지에서 > 사이트 모음에 정책을 추가하려면 가져옵니다 .
이제 가져온 정책을 사이트 또는 목록 수준에서 하나 이상의 콘텐츠 형식에 적용할 수 있습니다.
정보 관리 정책을 사용하면 조직에서 콘텐츠를 보존하는 기간을 제어하고, 사용자가 콘텐츠로 수행하는 작업을 감사하고, 바코드 또는 레이블을 문서에 추가할 수 있습니다. 정책은 법률 및 정부 규정 또는 내부 비즈니스 프로세스 준수를 적용하는 데 도움이 될 수 있습니다. 관리자는 문서를 추적하는 방법 및 문서 보존 기간을 제어하는 정책을 설정할 수 있습니다.
사이트 계층 구조의 세 가지 위치에서 가장 넓은 위치부터 가장 좁은 위치까지 정보 관리 정책을 만들 수 있습니다.
- 사이트 모음 내의 여러 콘텐츠 형식에 사용할 정책을 만듭니다.
- 사이트 콘텐츠 형식에 대한 정책을 만듭니다.
- 목록 또는 라이브러리에 대한 정책을 만듭니다.
자세한 내용은 정보 관리 정책 소개를 참조하세요.