레코드 버전을 사용하여 SharePoint 또는 OneDrive에 저장된 레코드를 업데이트합니다.Use record versioning to update records stored in SharePoint or OneDrive

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

참고

규제 레코드는 편집을 차단하므로 규정 레코드에 대한 레코드 버전 관리를 사용할 수 없습니다.Because regulatory records block editing, record versioning is not available for regulatory records.

문서를 레코드로 표시하고 레코드에서 수행할 수 있는 작업을 제한하는 기능은 모든 레코드 관리 솔루션의 필수 목표입니다.The ability to mark a document as a record and restrict actions that can be performed on the record is an essential goal for any records management solution. 그러나 후속 버전을 만들어야 하는 경우 공동으로 작업할 수도 있습니다.However, collaboration might also be needed for people to create subsequent versions.

예를 들어 영업 계약을 레코드로 표시한 경우 새 사용 약관으로 계약을 업데이트하고 최신 버전을 새 레코드로 표시해야 합니다. 반면 이전 버전의 레코드는 계속 보존됩니다.For example, you might mark a sales contract as a record, but then need to update the contract with new terms and mark the latest version as a new record while still retaining the previous record version. 해당 유형의 시나리오에서는 SharePoint 및 OneDrive가 레코드 버전 관리 를 지원하고 있습니다.For these types of scenarios, SharePoint and OneDrive support record versioning. OneNote 전자 필기장 폴더는 레코드 버전 관리를 지원하지 않습니다.OneNote notebook folders don't support record versioning.

레코드 버전 지정을 사용하려면 먼저 문서에 레이블을 지정하고 레코드로 표시합니다.To use record versioning, you first label the document and mark it as a record. 이때 레코드 상태 라고 하는 문서 속성이 보존 레이블 옆에 표시되고 초기 레코드 상태는 잠금 상태 가 됩니다.At this point, a document property, called Record status is displayed next to the retention label, and the initial record status is Locked.

이제 다음을 수행할 수 있습니다.You can now do the following things:

  • 레코드 상태 속성을 잠금 및 잠금 해제하여 문서의 개별 버전을 레코드로 계속 편집하고 유지할 수 있습니다.Continually edit and retain individual versions of the document as records, by unlocking and locking the Record status property. 레코드 상태 속성이 잠금 으로 설정된 경우에만 해당 레코드의 새 버전이 보존됩니다.Only when the Record status property is set to Locked is a new version of the record retained. 이와 같이 잠금 및 잠금 해제를 전환하면 문서의 불필요한 버전 및 복사본이 보존될 위험을 줄일 수 있습니다.This toggle of locked and unlocked reduces the risk of retaining unnecessary versions and copies of the document.

  • 레코드를 사이트 모음에 있는 현재 위치 레코드 리포지토리에 자동으로 저장합니다.Have the records automatically stored in an in-place records repository located within the site collection. SharePoint 및 OneDrive의 각 사이트 모음은 자료 보존 라이브러리의 콘텐츠를 보존합니다.Each site collection in SharePoint and OneDrive preserves content in its Preservation Hold library. 레코드 버전은 이 라이브러리의 레코드 폴더에 저장됩니다.Record versions are stored in the Records folder in this library.

  • 모든 버전을 포함하는 에버그린 문서를 유지합니다.Maintain an evergreen document that contains all versions. 기본적으로 각 SharePoint 및 OneDrive 문서는 항목 메뉴에서 사용할 수 있는 버전 기록을 포함합니다.By default, each SharePoint and OneDrive document has a version history available on the item menu. 이 버전 기록에서 사용자는 어떤 버전이 레코드인지 쉽게 알 수 있고 그러한 문서들을 확인할 수 있습니다.In this version history, you can easily see which versions are records and view those documents.

삭제 작업이 있는 보존 레이블로 레코드 버전 관리를 사용하는 경우, 보존 설정 보존 기간 시작 기준:항목에 레블이 지정된 때 로 설정하는 것이 좋습니다.When you use record versioning with a retention label that has a delete action, consider configuring the retention setting Start the retention period based on: to be When items were labeled. 이 레이블 설정으로 각 새 레코드 버전에 대해 보존 기간의 시작이 다시 설정되어 이전 버전이 최신 버전보다 먼저 삭제됩니다.With this label setting, the start of the retention period is reset for each new record version, which ensures that older versions will be deleted before newer versions.

레코드 버전 관리는 레코드로 항목을 표시하는 보존 레이블이 있는 모든 문서에 대해 자동으로 제공될 수 있습니다.Record versioning is automatically available for any document that has a retention label that marks the item as a record. 사용자가 세부 정보 창을 통해 문서 속성을 확인하는 경우 문서 속성의 레코드 상태잠금 상태 에서 잠금 해제 상태 로 전환할 수 있습니다.When a user views the document properties by using the details pane, they can toggle the Record status from Locked to Unlocked. 이 작업으로 자료 보존 라이브러리의 보존 폴더에서 레코드를 만들고 레코드는 보존 기간의 나머지 기간 동안 저장됩니다.This action creates a record in the Records folder in the Preservation Hold library, where it resides for the remainder of its retention period.

문서가 잠금 해제되는 동안 표준 편집 권한이 있는 모든 사용자는 파일을 편집할 수 있습니다.While the document is unlocked, any user with standard edit permissions can edit the file. 그러나 사용자는 파일을 삭제할 수 없습니다. 여전히 레코드이기 때문입니다.However, users can't delete the file, because it's still a record. 편집이 완료되면 레코드 상태잠금 해제 에서 잠금 으로 전환하여 이 상태에서 추가로 편집이 진행되지 않도록 할 수 있습니다.When editing is complete, a user can then toggle the Record status from Unlocked to Locked, which prevents further edits while in this status.

레코드로 태그가 지정된 문서의 레코드 상태 속성

레코드 잠금 및 잠금 해제Locking and unlocking a record

콘텐츠를 레코드로 표시하는 보존 레이블을 문서에 적용한 후 참가 권한 또는 더 적은 권한 수준을 사용하는 모든 사용자가 레코드를 잠금 해제하거나 잠금 해제된 레코드를 잠글 수 있습니다.After a retention label that marks content as a record is applied to a document, any user with Contribute permissions or a narrower permission level can unlock a record or lock an unlocked record.

레코드 문서가 잠금 해제됨을 표시하는 레코드 상태

사용자가 레코드를 잠금 해제하면 다음 작업이 수행됩니다.When a user unlocks a record, the following actions occur:

  1. 현재 사이트 모음에 자료 보존 라이브러리가 없는 경우에는 하나만 만들어집니다.If the current site collection doesn't have a Preservation Hold library, one is created.

  2. 자료 보존 라이브러리에 레코드 폴더가 없는 경우에는 하나만 만들어집니다.If the Preservation Hold library doesn't have a Records folder, one is created.

  3. 복사 작업은 문서의 최신 버전을 레코드 폴더로 복사합니다.A Copy to action copies the latest version of the document to the Records folder. 복사 작업은 최신 버전만 포함하고 이전 버전은 포함하지 않습니다.The Copy to action includes only the latest version and no prior versions. 이 복사된 문서는 이제 문서의 레코드 버전으로 간주되며 해당 파일 이름은 다음 형식으로 되어 있습니다. [제목 GUID 버전#]This copied document is now considered a record version of the document, and its file name has the format: [Title GUID Version#]

  4. 레코드 폴더에 만들어진 복사본은 원본 문서의 버전 기록에 추가되고 이 버전은 설명 필드에 레코드 로 표시됩니다.The copy created in the Records folder is added to the version history of the original document, and this version shows the word Record in the comments field.

  5. 원본 문서는 편집할 수는 있지만 삭제할 수 없는 새 버전입니다.The original document is a new version that can be edited, but not deleted. 문서가 현재 편집될 수 있더라도 여전히 레코드이므로 문서 라이브러리의 레코드 항목임 열에서는 값으로 표시됩니다.The document library column Item is a Record still shows the Yes value because the document is still a record, even if it can now be edited.

사용자가 레코드를 잠그면 원본 문서는 다시 편집할 수 없습니다.When a user locks a record, the original document again can't be edited. 그러나 이는 자료 보존 라이브러리의 레코드 폴더에 버전을 복사하는 레코드를 잠금 해제하는 작업입니다.But it is the action of unlocking a record that copies a version to the Records folder in the Preservation Hold library.

레코드 버전Record versions

사용자가 레코드의 잠금을 해제할 때마다 최신 버전은 자료 보존 라이브러리에 복사되고 해당 버전에는 버전 기록의 설명 필드에 레코드 값이 포함됩니다.Each time a user unlocks a record, the latest version is copied to the Preservation Hold library, and that version contains the value of Record in the Comments field of the version history.

자료 보존 라이브러리에 표시된 레코드

버전 기록을 보려면 문서 라이브러리에서 문서를 선택하고 항목 메뉴에서 버전 기록 을 클릭합니다.To view the version history, select a document in the document library and then click Version history in the item menu.

레코드 저장 위치Where records are stored

레코드는 사이트 모음의 최상위 사이트에 있는 자료 보존 라이브러리의 레코드 폴더에 저장됩니다.Records are stored in the Records folder in the Preservation Hold library in the top-level site in the site collection. 최상위 사이트의 왼쪽 탐색 창에서 사이트 콘텐츠 > 자료 보존 라이브러리 을 선택합니다.In the left navigation on the top-level site, choose Site contents > Preservation Hold Library.

자료 보존 라이브러리



자료 보존 라이브러리의 레코드 폴더

자료 보존 라이브러리 작동 방식에 대한 자세한 내용은 SharePoint 및 OneDrive에 대한 보존 작동 방식을 참조하세요.For more information about how the Preservation Hold library works, see How retention works for SharePoint and OneDrive.

기록 버전 관리 이벤트에 대한 감사 로그 검색Searching the audit log for record versioning events

레코드 잠금 및 잠금 해제 작업이 감사 로그에 기록됩니다.The actions of locking and unlocking records are logged in the audit log. 파일 및 페이지 활동 에서 레코드 상태를 잠금으로 변경함레코드 상태를 잠금 해제로 변경함 을 선택합니다.From File and page activities, select Changed record status to locked and Changed record status to unlocked.

이러한 이벤트를 검색하는 방법에 대한 자세한 내용은 보안 및 준수 센터에서 감사 로그 검색을 참조하세요.For more information about searching for these events, see Search the audit log in the Security & Compliance Center.

다음 단계Next steps

레코드 관리에서 지원되는 기타 시나리오는 레코드 관리에 대한 일반적인 시나리오를 참조하세요.For other scenarios supported by records management, see Common scenarios for records management.