Microsoft 365의 레코드 관리하기에 대해 알아보기Learn about records management in Microsoft 365

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

모든 유형의 조직에는 회사 데이터 전체의 규정, 법률 및 비즈니스에 중요한 레코드를 관리하기 위한 레코드 관리 솔루션이 필요합니다. Microsoft 365의 레코드 관리는 조직이 법적인 의무를 관리하는 데 도움이 되고, 규정 준수를 입증하는 기능을 제공하며, 비즈니스 목적에 대해 더 이상 보존할 필요가 없거나, 더 이상 가치가 없거나, 사용하지 않는 항목을 정기적으로 처리하여 효율성을 높입니다.Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Microsoft 365에서 다음 기능을 사용하여 레코드 관리 솔루션을 지원합니다.Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • 콘텐츠를 레코드로 레이블Label content as a record. 콘텐츠를 사용자가 적용하거나 중요한 정보, 키워드 또는 콘텐츠 유형을 식별하여 자동으로 적용할 수 있는 레코드로 표시하는 보존 레이블을 작성하고 구성합니다.Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • 파일 계획을 사용하여 보존 요구 사항을 마이그레이션하고 관리합니다.Migrate and manage your retention requirements with file plan. 파일 계획을 사용하여 기존 보존 계획을 Microsoft 365으로 가져오거나 개선된 관리 기능을 위해 새 계획을 작성할 수 있습니다.By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • 보존 레이블을 사용하여 보존 및 삭제 설정을 구성합니다.Configure retention and deletion settings with retention labels. 마지막으로 수정 또는 생성된 날짜를 포함하는 다양한 요소를 기반으로 보존 기간 및 작업을 사용하여 보존 레이블을 구성합니다.Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • 이벤트 기반 보존 을 사용하여 이벤트가 발생하는 경우 다른 보존 기간을 시작합니다.Start different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • 처리 검토레코드 삭제 검사를 통해 처리를 검토하고 확인 합니다.Review and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • 내보내기 옵션으로 모든 처리된 항목에 대한 정보를 내보냅니다.Export information about all disposed items with the export option.

  • 조직 레코드 관리자 기능의 특정 권한을 설정 하여 올바른 액세스 권한을 보유합니다.Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

해당 기능을 사용하면 조직의 보존 일정 및 요구 사항을 보존, 레코드 선언 및 처리를 관리하여 콘텐츠의 전체 라이프 사이클을 지원하는 레코드 관리 솔루션에 통합할 수 있습니다.Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

온라인 설명서 외에도 레코드 관리를 위해 웨비나 레코드를 청취하고 FAQ와 함께 제공되는 데크를 다운로드하는 것이 유용할 수 있습니다.In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

레코드Records

콘텐츠가 레코드로 선언된 경우:When content is declared a record:

  • 항목에는 허용 또는 차단되는 작업에 대한 제한 사항이 적용됩니다.Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • 항목에 대한 추가 활동이 기록됩니다.Additional activities about the item are logged.

  • 보존 기간 종료 시에 항목이 삭제되는 경우 처리 증명을 가집니다.You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

보존 레이블을 사용하여 콘텐츠를 레코드 혹은 규제 레코드 로 표시You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record. 이 두 개의 차이점은 다음 섹션에서 설명합니다.The difference between these two are explained in the next section. 사용자 및 관리자가 콘텐츠에 직접 적용할 수 있도록 해당 레이블을 게시하거나 레코드 혹은 규제 레코드로 표시하기를 원하는 콘텐츠에 해당 레이블을 자동으로 적용할 수 있습니다.You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

보존 레이블을 사용하여 레코드를 선언하면 Microsoft 365 환경에서 일관된 단일 레코드 관리 전략을 구현할 수 있습니다.By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

허용 또는 차단되는 작업에 대한 제한 사항 비교Compare restrictions for what actions are allowed or blocked

다음 표를 사용하여 표준 보존 레이블을 적용한 결과로 콘텐츠에 가해지는 제한 사항과 콘텐츠를 레코드 혹은 규제 레코드로 표시하는 보존 레이블에 가해지는 제한 사항을 확인합니다.Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

표준 보존 레이블에는 보존 설정 및 작업이 포함되나 콘텐츠를 레코드 혹은 규제 레코드로 표시하지 않습니다.A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

참고

자세한 내용을 제공하기 위해 표에는 SharePoint 및 OneDrive에는 적용되지만 Exchange에는 적용되지 않는 잠긴 레코드와 잠금이 해제된 레코드에 대한 열이 포함되어 있습니다.For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. 레코드를 잠그거나 잠금 해제하는 기능은 Exchange 항목에서는 지원되지 않는 레코드 버전 관리를 사용합니다.The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. 따라서 레코드로 표시되는 모든 Exchange 항목의 경우 해당 동작이 레코드 - 잠금 열에는 해당되지만 레코드 - 잠금 해제됨 열은 해당되지 않습니다.So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

작업Action 보존 레이블Retention label 레코드 - 잠금Record - locked 레코드 - 잠금 해제됨Record - unlocked 규제 레코드Regulatory record
콘텐츠 편집Edit contents 허용됨Allowed 차단됨Blocked 허용됨Allowed 차단됨Blocked
속성 편집(이름 바꾸기 포함)Edit properties, including rename 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed 차단됨Blocked
삭제Delete 허용됨1Allowed 1 차단됨Blocked 차단됨Blocked 차단됨Blocked
복사Copy 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed
컨테이너 내에서 이동2Move within container 2 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed
컨테이너 간에 이동2Move across containers 2 허용됨Allowed 잠금이 해제되지 않은 경우 허용됨Allowed if never unlocked 차단됨Blocked 차단됨Blocked
열기/읽기Open/Read 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed 허용됨Allowed
레이블 변경Change label 허용됨Allowed 허용됨 - 컨테이너 관리자 전용Allowed - container admin only 허용됨 - 컨테이너 관리자 전용Allowed - container admin only 차단됨Blocked
레이블 제거Remove label 허용됨Allowed 허용됨 - 컨테이너 관리자 전용Allowed - container admin only 허용됨 - 컨테이너 관리자 전용Allowed - container admin only 차단됨Blocked

각주:Footnotes:

1 복사본이 안전한 위치에 유지되지만 SharePoint에 의해 차단되므로 OneDrive 및 Exchange에서 지원됩니다.1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

문서 첨부 파일이 있는 목록 항목에 보존 레이블을 적용하면 해당 문서는 보존 설정을 상속하지 않으므로 목록 항목에서 삭제할 수 있습니다.When you apply a retention label to a list item that has a document attachment, that document doesn't inherit the retention settings and can be deleted from the list item. 이와 비교하여 해당 목록 항목이 보존 레이블과 함께 레코드로 선언된 경우, 문서 첨부파일은 보존 설정을 상속하므로 삭제할 수 없습니다.In comparison, if that list item was declared a record with a retention label, the document attachment would inherit the retention settings and couldn't be deleted.

2 컨테이너에는 SharePoint 문서 라이브러리, OneDrive계정과 Exchange 사서함이 포함됩니다.2 Containers include SharePoint document libraries, OneDrive accounts, and Exchange mailboxes.

중요

규제 기록에서 가장 중요한 차이는 콘텐츠에 적용한 후에는 이를 아무도, 심지어 전역 관리자도 레이블을 제거할 수 없다는 점입니다.The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

규정 레코드에 대해 구성된 보존 레이블에는 다음과 같은 관리자 제한 사항도 있습니다.Retention labels configured for regulatory records also have the following admin restrictions:

  • 레이블을 저장한 후 보존 기간을 단축 하는 작업은 할 수 없고 확장만 수행할 수 있습니다.The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • 이러한 레이블은 자동 레이블 지정 정책에서 지원되지 않으며 보존 레이블 정책을 사용하여 적용해야 합니다.These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

또한 SharePoint에서 체크 아웃된 문서에는 규정 레이블을 적용할 수 없습니다.In addition, a regulatory label can't be applied to a document that's checked out in SharePoint.

이러한 제한 사항 및 취소할 수 없는 작업으로 인해 보존 레이블에 대해 이 옵션을 선택하기 전에 반드시 규정 레코드를 사용해야 하는지 확인합니다.Because of the restrictions and irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. 실수로 인한 구성을 방지하기 위해 이 옵션은 기본적으로 사용할 수 없지만 먼저 PowerShell을 사용하여 사용하도록 설정해야 합니다.To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. 보존 레이블을 사용하여 레코드를 선언에 지침이 포함되어 있습니다.Instructions are included in Declare records by using retention labels.

구성 지침Configuration guidance

레코드 관리 시작을 참조하세요.See Get started with records management. 이 문서에는 레코드 관리 시나리오에 대한 구독, 사용 권한 및 종단 내 구성 지침에 대한 정보가 들어 있습니다.This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for records management scenarios.