organization 사서함에 대한 보관 및 삭제 정책 사용자 지정

전자 메일을 보존하고 삭제하려면 Exchange Online 이전 MRM(메시징 레코드 관리) 대신 Microsoft 365 보존 정책 및 보존 레이블을 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 이 이전 기능을 계속 사용하는 타당한 이유는 사용자의 기본 사서함에서 보관 사서함으로 전자 메일을 자동으로 이동하기 때문입니다. 전체 사서함이 아닌 사서함의 특정 폴더에 보존 및 삭제 설정을 적용하려면 MRM을 사용해야 할 수도 있습니다.

이 문서를 예제 시나리오로 사용하여 MRM 보존 정책 및 보존 태그를 사용하는 두 가지 유효한 이유를 더 잘 이해할 수 있습니다. 다른 모든 보존 및 삭제 시나리오의 경우 Microsoft 365 보존 정책 및 보존 레이블을 사용합니다.

예제 시나리오의 구성 단계를 수행하려면 사서함에 할당하는 MRM 보존 정책을 만들어야 합니다. 이 정책은 지정된 기간 후에 항목을 사용자의 보관 사서함으로 이동하고 특정 연령 제한에 도달한 후 삭제된 항목 폴더에서 항목을 삭제합니다.

참고

이 문서의 지침은 Microsoft Purview 포털 또는 Microsoft Purview 규정 준수 포털 및 Exchange 관리 센터를 사용합니다.

이동 또는 삭제되는 항목을 결정하는 실제 규칙과 이러한 경우를 보존 태그라고 합니다. 보존 태그는 MRM 보존 정책에 연결되며, 이 정책은 사용자의 사서함에 할당됩니다. 보존 태그는 사용자의 사서함에 있는 개별 메시지 및 폴더에 보존 설정을 적용합니다. 사서함에 메시지가 남아 있는 기간과 메시지가 지정된 보존 기간에 도달하면 수행되는 작업을 정의합니다. 메시지가 보존 기간이 되면 사용자의 보관 사서함으로 이동되거나 삭제됩니다.

팁

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지침에 대한 예제 시나리오

이 문서의 단계는 Alpine House라는 가상의 organization 대한 보관 및 보존 정책을 설정합니다. 이 예제 배포에는 다음 작업이 필요합니다.

• 1단계: organization 모든 사용자에 대해 보관 사서함을 사용하도록 설정합니다. 이 절차는 사용자에게 더 많은 사서함 스토리지를 제공하며 보존 정책이 항목을 보관 사서함으로 자동으로 이동할 수 있도록 필수입니다. 사용자는 보관 스토리지를 위해 항목을 보관 사서함으로 수동으로 이동할 수도 있습니다.

• 2단계: 다음 작업을 수행할 두 개의 사용자 지정 보존 태그를 만듭니다.

  • 3년된 항목을 사용자의 보관 사서함으로 자동으로 이동합니다. 항목을 보관 사서함으로 이동하면 사용자의 기본 사서함에 공간이 확보됩니다.

  • 지운 편지함 폴더에서 5년 된 항목을 자동으로 삭제합니다. 이렇게 하면 사용자의 기본 사서함에 공간이 확보됩니다. 사용자는 필요한 경우 이러한 항목을 복구할 수 있습니다. 자세한 내용은 자세한 정보 섹션의 최종 글머리 기호를 참조하세요.

• 3단계: 새 보존 정책을 만들고 새 사용자 지정 보존 태그를 추가합니다. 또한 항목을 보관 사서함으로 이동하기 때문에 권장되는 Microsoft 365 보존 레이블을 사용하여 달성할 수 없는 기본 제공 보존 태그를 추가합니다. 사용자가 기본값인 3년보다 더 짧은 보관 기간을 원할 때 사서함의 항목에 할당할 수 있는 1년 후의 보관을 위한 개인 태그입니다.

• 4단계: 기본 MRM 정책을 만든 새 보존 정책으로 바꿉 있습니다.

필요에 따라 관리되는 폴더 도우미를 실행하여 새 설정을 적용하고 새 보존 정책을 organization 기본값으로 설정할 수도 있습니다.

이 문서의 일부 또는 전부 단계를 수행하여 organization 사서함에 대한 자체 보관 및 삭제 정책을 설정할 수 있습니다. organization 모든 사서함에서 구현하기 전에 몇 개의 사서함에서 이 프로세스를 테스트하는 것이 좋습니다.

보관 및 삭제 정책을 설정하기 전에

• organization 전역 관리자 계정을 사용하여 이 예제 시나리오에 대한 모든 단계를 수행합니다.

• 새 사용자 계정을 만들고 사용자에게 Exchange Online 라이선스를 할당하면 사용자에 대한 사서함이 자동으로 만들어집니다. 사서함이 만들어지면 기본 MRM 정책이라는 기본 보존 정책이 자동으로 할당됩니다. 이 배포 예제에서는 새 MRM 보존 정책을 만든 다음 사용자 사서함에 할당하여 기본 MRM 정책을 대체합니다. 사서함에는 한 번에 하나의 MRM 보존 정책만 할당할 수 있습니다.

• Exchange Online 보존 태그 및 MRM 보존 정책에 대한 자세한 내용은 보존 태그 및 보존 정책 및 관련 지침을 참조하세요. 예시:

  • Exchange Online 대한 보존 정책 만들기
  • Exchange Online 보존 정책에 보존 태그를 추가하거나 보존 태그를 제거합니다.

1단계: 사용자에 대해 보관 사서함 사용

첫 번째 단계는 organization 각 사용자에게 보관 사서함이 있는지 확인하는 것입니다. "보관으로 이동" 보존 작업이 있는 보존 태그가 보존 기간이 만료된 후 항목을 이동할 수 있도록 사용자의 보관 사서함을 사용하도록 설정해야 합니다.

보관 사서함을 사용하도록 설정하는 지침은 Microsoft 365에서 보관 사서함 사용을 참조하세요.

참고

프로세스를 완료하기 전에 특정 시점에 사서함을 사용하도록 설정한 경우 이 프로세스 중에 언제든지 보관 사서함을 사용하도록 설정할 수 있습니다. 보관 사서함을 사용하도록 설정하지 않으면 보관 또는 삭제 정책이 할당된 항목에 대해 아무 작업도 수행되지 않습니다.

2단계: 보관 및 삭제 정책에 대한 새 보존 태그 만들기

이 단계에서는 예제 시나리오에 대해 이전에 설명한 두 개의 사용자 지정 보존 태그를 만듭니다.

• "Alpine House 3 년 보관으로 이동"이라는 이름을 지정하는 사용자 지정 보관 기본 정책 태그입니다.
• 삭제된 항목 폴더에 대해 구성된 사용자 지정 보존 정책 태그로, "Alpine House Deleted Items 5년 삭제 및 복구 허용"이라는 이름을 지정합니다.

이 구성의 경우 Microsoft Purview 포털 또는 Microsoft Purview 규정 준수 포털 사용할 수 있습니다.

1. 사용 중인 포털에 따라 다음 위치 중 하나로 이동합니다.

   • Microsoft Purview 포털>에 로그인데이터 수명 주기 관리 카드 >Exchange(레거시)>MRM 보존 태그.

     데이터 수명 주기 관리 솔루션 카드 표시되지 않으면 모든 솔루션 보기를 선택한 다음 데이터 거버넌스 섹션에서 데이터 수명 주기 관리를 선택합니다.

   • Microsoft Purview 규정 준수 포털>솔루션>데이터 수명 주기 관리>Exchange(레거시)>MRM 보존 태그에 로그인합니다.

   organization 대한 보존 태그 목록이 표시됩니다.

시나리오에 대한 예제 보존 태그를 만드는 방법에 대한 단계별 지침을 따릅니다.

사용자 지정 보관 기본 정책 태그 만들기

먼저 예제 시나리오에서는 3년 후에 항목을 보관 사서함으로 이동하는 사용자 지정 보관 기본 정책 태그(DPT)를 만듭니다.

1. MRM 보존 태그 페이지에서 + 새 태그를 선택한 다음 태그 이름 지정 페이지에서 새 보존 태그의 이름과 사용자 지정 보존 태그의 용도를 설명하는 선택적 설명을 입력합니다.

   예제 시나리오에서는 이 태그의 이름을 "Alpine House 3 Year Move to Archive"로 지정합니다.

2. 태그를 적용하는 방법 정의 페이지에서 전체 사서함에 자동으로(기본값) 를 선택합니다.

3. 보존 설정 정의 페이지에서 다음 필드를 완료합니다.

   1. 항목이 다음 연령에 도달하면(일) 보존 기간의 기간을 입력합니다. 이 시나리오에서는 항목이 1095일(3년) 후에 보관 사서함으로 이동됩니다.

   2. 보존 작업의 경우 보관할 항목 이동을 선택하여 보존 기간이 만료되면 항목을 보관 사서함으로 이동합니다.

4. 다음을 선택한 다음 검토 및 제출하여 사용자 지정 보관 DPT를 만듭니다.

새 보관 DPT는 보존 태그 목록에 표시됩니다.

지운 편지함 폴더에 대한 사용자 지정 보존 정책 태그 만들기

예제 시나리오에 대해 만들 두 번째 보존 태그는 삭제된 항목 폴더에 대한 RPT(사용자 지정 보존 정책 태그)입니다. 이 보존 태그는 5년 후에 지운 편지함 폴더의 항목을 삭제하고 사용자가 삭제된 항목 복구 도구를 사용하여 항목을 복구할 수 있는 복구 기간을 제공합니다.

1. MRM 보존 태그 페이지로 돌아가서 + 새 태그를 선택하고 태그 이름 지정 페이지에서 새 보존 태그의 이름과 사용자 지정 보존 태그의 용도를 설명하는 선택적 설명을 입력합니다.

   예제 시나리오에서는 이 태그의 이름을 "Alpine House Deleted Items 5년 삭제 및 복구 허용"으로 지정합니다.

2. 태그를 적용하는 방법 정의 페이지에서 기본 폴더에 자동으로를 선택한 다음, 이 폴더에 태그 적용 옵션에 대해 삭제된 항목을 선택합니다.

3. 보존 설정 정의 페이지에서 다음 필드를 완료합니다.

   1. 항목이 다음 연령에 도달하면(일) 보존 기간의 기간을 입력합니다. 이 시나리오의 경우 항목은 1825일(5년) 후에 삭제됩니다.

   2. 보존 작업의 경우 삭제를 선택하고 보존 기간이 만료되면 복구에서 항목을 삭제하도록 허용하지만 사용자가 삭제된 항목 보존 기간(기본적으로 14일) 내에 삭제된 항목을 복구할 수 있도록 허용합니다.

4. 다음을 선택한 다음 검토 및 제출을 선택하여 사용자 지정 삭제 DPT를 만듭니다.

새 RPT는 보존 태그 목록에 표시됩니다.

3단계: 새 보존 정책 만들기

사용자 지정 보존 태그를 만든 후 예제 시나리오의 다음 단계는 새 보존 정책을 만들고 보존 태그를 추가하는 것입니다. 2단계에서 만든 두 개의 사용자 지정 보존 태그와 미리 구성된 기본 제공 태그를 추가합니다. 4단계에서는 이 새 보존 정책을 사용자 사서함에 할당합니다.

1. 사용 중인 포털에 따라 다음 위치 중 하나로 이동합니다.

   • Microsoft Purview 포털>에 로그인데이터 수명 주기 관리 카드 >Exchange(레거시)>MRM 보존 정책.

     데이터 수명 주기 관리 솔루션 카드 표시되지 않으면 모든 솔루션 보기를 선택한 다음 데이터 거버넌스 섹션에서 데이터 수명 주기 관리를 선택합니다.

   • Microsoft Purview 규정 준수 포털>솔루션>데이터 수명 주기 관리>교환(레거시)>MRM 보존 정책에 로그인합니다.

2. MRM 보존 정책 페이지에서 새 정책을 선택합니다.

3. 이름 상자에 새 보존 정책의 이름을 입력합니다. 예를 들어 Alpine House 보관 및 삭제 정책입니다.

4. + 태그 추가를 선택합니다.

   2단계에서 만든 사용자 지정 태그를 포함하는 organization 보존 태그 목록이 표시됩니다.

5. 자세한 정보 섹션에서 자세히 설명하는 3개의 보존 태그를 추가합니다.

   • Alpine House 3년 보관으로 이동 - 이러한 지침의 2단계에서 만든 사용자 지정 보관 기본 정책 태그
   • Alpine House 삭제된 항목 5년 삭제 및 복구 허용 - 이러한 지침의 2단계에서 만든 지운 편지함 폴더에 대한 사용자 지정 태그
   • 개인 1년 보관으로 이동 - 미리 구성된 기본 제공 태그

   이러한 보존 태그를 추가하려면 해당 태그를 선택한 다음 , 추가를 선택합니다.

6. 정책 구성 페이지에서 다음을 선택하여 새 정책을 검토하고 제출합니다.

새 보존 정책이 목록에 표시됩니다. 세부 정보 창에 연결된 보존 태그를 표시하려면 선택합니다.

4단계: 사용자 사서함에 새 보존 정책 할당

새 사서함이 만들어지면 기본적으로 기본 MRM 정책이라는 보존 정책이 할당됩니다. 예제 시나리오의 이 단계에서는 3단계에서 만든 새 보존 정책을 organization 사용자 사서함에 할당하여 이 보존 정책을 바꿉니다.

사서함에 한 번에 하나의 MRM 보존 정책만 할당할 수 있으므로 교체가 필요합니다. 이 단계에서는 organization 모든 사서함에 새 정책을 할당한다고 가정합니다.

이러한 단계를 수행하려면 클래식 버전이 아닌 새 Exchange 관리 센터를 사용해야 합니다.

1. EAC(Exchange 관리 센터)에 로그인하고 받는 사람>사서함으로 이동합니다.

   organization 모든 사용자 사서함 목록이 표시됩니다.

2. 표시 이름 상자를 선택하여 모든 사서함을 선택합니다.

3. 사서함 정책 옵션을 선택합니다.

4. 사서함 정책 플라이아웃 창의 보존 정책에서 3단계에서 만든 보존 정책을 선택합니다. 예를 들어 Alpine House 보관 및 보존 정책입니다.

5. 저장을 선택하여 새 보존 정책 할당을 저장합니다.

6. 새 보존 정책이 사서함에 할당되었는지 확인하려면 다음을 수행합니다.

   1. 사서함 페이지에서 사서함을 선택합니다.

   2. 선택한 사용자의 사서함 속성 페이지에서 사서함을 선택합니다.

   사서함에 할당된 새 정책의 이름이 보존 정책에 대해 표시됩니다.

(선택 사항) 5단계: 관리되는 폴더 도우미를 실행하여 새 설정 적용

4단계의 사서함에 새 보존 정책을 적용한 후 사서함에 새 보존 설정을 적용하려면 Exchange Online 최대 7일이 걸릴 수 있습니다. 관리되는 폴더 도우미라는 프로세스가 7일마다 한 번 이상 사서함을 처리하기 때문입니다. 관리되는 폴더 도우미가 실행되도록 기다리는 대신 Exchange Online PowerShell에서 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet을 실행하여 강제로 이 작업을 수행할 수 있습니다.

관리되는 폴더 도우미를 실행하면 어떻게 되나요? 사서함의 항목을 검사하고 보존 대상이 되는지 여부를 결정하여 보존 정책의 설정을 적용합니다. 그런 다음 적절한 보존 태그를 사용하여 보존 대상이 되는 항목을 스탬프한 다음 보존 기간을 지난 항목에 대해 지정된 보존 작업을 수행합니다.

다음은 Exchange Online PowerShell에 연결한 다음 organization 모든 사서함에서 관리되는 폴더 도우미를 실행하는 단계입니다.

1. Exchange Online PowerShell에 연결합니다.

2. 다음 두 명령을 실행하여 organization 모든 사용자 사서함에 대해 관리되는 폴더 도우미를 시작합니다.

   $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
   

   $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
   

모두 완료되었습니다. Alpine House organization 대한 보관 및 삭제 정책을 설정했습니다.

관리되는 폴더 도우미에 대한 자세한 정보

앞서 설명한 대로 관리되는 폴더 도우미는 7일마다 한 번 이상 사서함을 처리합니다. 따라서 관리되는 폴더 도우미에서 사서함을 더 자주 처리할 수 있습니다. 또한 관리자는 다음에 관리되는 폴더 도우미에서 사서함을 처리할 때를 예측할 수 없으므로 수동으로 실행할 수 있습니다.

그러나 관리되는 폴더 도우미가 사서함에 새 보존 설정을 적용하지 못하도록 일시적으로 방지하려면 명령을 실행 Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true 하여 관리되는 폴더 도우미가 사서함을 처리하지 못하도록 일시적으로 비활성화할 수 있습니다.

사서함에 대해 Managed Folder Assistant를 다시 사용하도록 설정하려면 명령을 실행합니다 Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false .

마지막으로 사서함 사용자에게 비활성화된 계정이 있는 경우 항목은 해당 사서함의 보관 사서함으로 이동되지 않습니다.

(선택 사항) 6단계: 새 보존 정책을 organization 기본값으로 설정

4단계에서는 기존 사서함에 새 보존 정책을 할당해야 합니다. 그러나 나중에 만든 새 사서함에 새 보존 정책이 할당되도록 Exchange Online 구성할 수 있습니다.

이 작업은 Exchange Online PowerShell을 사용하여 organization 기본 사서함 계획을 업데이트합니다. 사서함 계획은 새 사서함의 속성을 자동으로 구성하는 템플릿입니다. 이 선택적 단계에서 사서함 계획에 할당된 현재 보존 정책(기본적으로 기본 MRM 정책)을 3단계에서 만든 MRM 보존 정책으로 바꿀 수 있습니다. 사서함 계획을 업데이트하면 새 MRM 보존 정책이 새 사서함에 할당됩니다.

1. Exchange Online PowerShell에 연결합니다.

2. 다음 명령을 실행하여 organization 사서함 계획에 대한 정보를 표시합니다.

   Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
   

   기본값으로 설정된 사서함 계획을 확인합니다.

3. 다음 명령을 실행하여 3단계에서 만든 새 MRM 보존 정책(예: Alpine House 보관 및 보존 정책)을 기본 사서함 계획에 할당합니다. 이 예제에서는 기본 사서함 계획의 이름이 ExchangeOnlineEnterprise라고 가정합니다.

   Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
   

4. 2단계에서 명령을 다시 실행하여 기본 사서함 계획에 할당된 MRM 보존 정책이 변경되었는지 확인할 수 있습니다.

추가 정보

• 사서함 항목의 보존 기간은 배달 날짜부터 계산됩니다. 또는 생성 날짜부터 전송되지 않지만 사용자가 만든 초안 메시지와 같은 항목에 대한 항목입니다. 관리되는 폴더 도우미가 사서함의 항목을 처리할 때 보존 태그가 있는 모든 항목의 시작 날짜 및 만료 날짜에 삭제 및 복구 허용 또는 영구 삭제 보존 작업으로 스탬프 처리합니다. 보관 태그가 있는 항목은 이동 날짜로 스탬프됩니다.

• 다음 표에서는 이 문서의 사용자 지정 MRM 보존 정책에 대한 각 보존 태그에 대한 자세한 정보를 제공합니다.

  보존 태그	이 태그가 수행하는 작업	기본 제공 또는 사용자 지정?	유형
  알파인 하우스 3 년 아카이브로 이동	1095일(3년)된 항목을 보관 사서함으로 이동합니다.	사용자 지정( 2단계: 보관 및 삭제 정책에 대한 새 보존 태그 만들기 참조)	기본 정책 태그(보관); 이 태그는 전체 사서함에 자동으로 적용됩니다.
  Alpine House 삭제된 항목 5년 삭제 및 복구 허용	5년된 지운 편지함 폴더에서 항목을 삭제합니다. 사용자는 삭제된 후 최대 14일 동안 이러한 항목을 복구할 수 있습니다. 자세한 내용은 다음 목록 항목을 참조하세요.	사용자 지정( 2단계: 보관 및 삭제 정책에 대한 새 보존 태그 만들기 참조)	보존 정책 태그(삭제된 항목); 이 태그는 지운 편지함 폴더의 항목에 자동으로 적용됩니다.
  개인 1년 후 보관함으로 이동	1년 후에 항목을 보관 사서함으로 이동합니다.	기본 제공	개인; 이 태그는 사용자가 적용할 수 있습니다.

• 사용자는 Outlook에서 삭제된 항목 복구 도구를 사용하고 웹용 Outlook 삭제된 항목 보존 기간 내에 삭제된 항목을 복구할 수 있으며, 기본적으로 Exchange Online 14일입니다. 관리자는 Exchange Online PowerShell을 사용하여 삭제된 항목 보존 기간을 최대 30일로 늘릴 수 있습니다. 자세한 내용은 Windows용 Outlook에서 삭제된 항목 복구 및 Exchange Online 사서함의 삭제된 항목 보존 기간 변경을 참조하세요.