Microsoft 365로 전송한 문제 해결 메일
참고
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적용 대상
이 문서에서는 Microsoft 365 받은 편지함으로 전자 메일을 보내려고 할 때 문제가 발생하는 보낸 사람에 대한 문제 해결 정보와 고객에게 대량 메일을 보내는 모범 사례를 제공합니다.
IP 및 도메인의 전송 평판을 관리하고 있나요?
EOP 필터링 기술은 Microsoft 365 및 Exchange Server 같은 기타 Microsoft 제품에 스팸 방지 보호를 제공하도록 설계되었습니다. SPF, DKIM 및 DMARC도 사용합니다. 전자 메일을 보내는 도메인이 스푸핑 및 피싱 문제를 해결하는 데 도움이 되는 전자 메일 인증 기술입니다. EOP 필터링은 보내는 IP, 도메인, 인증, 목록 정확도, 불만 비율, 콘텐츠 등과 관련된 여러 요인의 영향을 받습니다. 이 중 발신자의 평판을 낮추는 주요 요인 중 하나는 정크 메일 불만 비율입니다.
새 IP 주소에서 전자 메일을 보내고 있나요?
이전에 전자 메일을 보내는 데 사용되지 않은 IP 주소는 일반적으로 시스템에 평판이 쌓이지 않습니다. 따라서 새 IP의 전자 메일에 배달 문제가 발생할 가능성이 더 높습니다. IP가 스팸을 보내지 않는다는 평판을 쌓으면 EOP는 일반적으로 더 나은 전자 메일 배달 환경을 허용합니다.
기존 SPF 레코드에서 인증된 도메인에 대해 추가된 새 IP는 일반적으로 도메인의 전송 평판 중 일부를 상속하는 추가 혜택을 경험합니다. 도메인에 좋은 전송 평판이 있는 경우 새 IP의 증가 시간이 더 빨라질 수 있습니다. 새 IP는 볼륨, 목록 정확도 및 정크 메일 불만 비율에 따라 몇 주 이내에 또는 더 빨리 완전히 증가할 것으로 예상할 수 있습니다.
DNS가 올바르게 설정되었는지 확인
메일 라우팅에 필요한 MX 레코드를 포함하여 DNS 레코드를 만들고 유지 관리하는 방법에 대한 지침은 DNS 호스팅 공급자에게 문의해야 합니다.
라우팅할 수 없는 IP로 자신을 광고하지 않는지 확인합니다.
역방향 DNS 조회에 실패한 보낸 사람의 전자 메일을 수락하지 않을 수 있습니다. 경우에 따라 합법적인 보낸 사람이 EOP에 대한 연결을 열려고 할 때 인터넷 라우팅이 불가능한 IP로 잘못 광고합니다. 프라이빗(라우팅할 수 없는) 네트워킹용으로 예약된 IP 주소는 다음과 같습니다.
- 192.168.0.0/16(또는 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8(또는 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11(또는 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Office 365 사용자에게 전자 메일을 보낼 때 NDR(배달 못 한 보고서)을 받았습니다.
일부 배달 문제는 보낸 사람의 IP 주소가 Microsoft에 의해 차단되거나 사용자 계정이 이전 스팸 활동으로 인해 금지된 보낸 사람으로 식별되었기 때문입니다. 오류로 NDR을 받았다고 생각되는 경우 먼저 NDR 메시지의 지침에 따라 문제를 해결합니다.
받은 오류에 대한 자세한 내용은 Exchange Online 메일 배달 못 한 보고서 오류 코드 목록을 참조하세요.
예를 들어 다음 NDR을 받으면 보내는 IP 주소가 Microsoft에 의해 차단되었음을 나타냅니다.
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
이 목록에서 제거를 요청하려면 목록 해제 포털을 사용하여 차단된 보낸 사람 목록에서 자신을 제거할 수 있습니다.
받는 사람의 정크 메일 폴더에 내 전자 메일이 착륙했습니다.
EOP에서 메시지가 스팸으로 잘못 식별된 경우 받는 사람과 협력하여 메시지를 평가하고 분석할 Microsoft 스팸 분석 팀에 이 가양성 메시지를 제출할 수 있습니다. 자세한 내용은 Microsoft에 메시지와 파일 보고를 참조하세요.
내 IP 주소의 트래픽이 EOP에 의해 제한됨
EOP에서 IP 주소가 EOP에 의해 제한되고 있음을 나타내는 NDR을 수신하는 경우 다음과 같습니다.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
IP 주소에서 의심스러운 활동이 감지되고 추가 평가되는 동안 일시적으로 제한되었기 때문에 NDR을 받았습니다. 평가를 통해 의혹이 해소되면 이 제한은 곧 해제됩니다.
Microsoft 365 보낸 사람으로부터 전자 메일을 받을 수 없습니다.
사용자로부터 메시지를 받으려면 네트워크에서 EOP가 데이터 센터에서 사용하는 IP 주소의 연결을 허용하는지 확인합니다. 자세한 내용은 Exchange Online Protection IP 주소를 참조하세요.
Microsoft 365 사용자에게 대량 전자 메일을 보내기 위한 모범 사례
사용자에게 Microsoft 365 대량 전자 메일 캠페인을 자주 수행하고 전자 메일이 안전하고 시기 적절한 방식으로 도착하도록 하려면 이 섹션의 팁을 따르세요.
보낸 사람 이름에 메시지를 보내는 사람이 반영되는지 확인합니다.
제목은 메시지의 내용을 간략하게 요약해야 하며, 메시지 본문은 제품, 서비스 또는 제품의 내용을 명확하고 간결하게 나타내야 합니다. 예를 들어 다음과 같습니다.
정확함:
출신: marketing@shoppershandbag.com
제목: 크리스마스 시즌에 대한 카탈로그가 업데이트되었습니다!
정확하지 않음:
출신: someone@outlook.com
제목: 카탈로그
사람들이 자신이 누구인지, 무엇을 하고 있는지 쉽게 알 수 있을수록 대부분의 스팸 필터를 통해 전달하는 데 어려움이 줄어듭니다.
캠페인 전자 메일에 항상 구독 취소 옵션 포함
마케팅 이메일, 특히 뉴스레터는 항상 향후 전자 메일에서 구독을 취소하는 방법을 포함해야 합니다. 예를 들어 다음과 같습니다.
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
일부 보낸 사람은 받는 사람이 제목에 "구독 취소"가 포함된 특정 별칭으로 전자 메일을 보내도록 요구하여 이 옵션을 포함합니다. 이는 위의 원클릭 예제보다 바람직하지 않습니다. 받는 사람이 메일을 보내도록 요구하는 경우 링크를 클릭할 때 필요한 모든 필드가 미리 채워져 있는지 확인합니다.
마케팅 전자 메일 또는 뉴스레터 등록에 이중 옵트인 옵션 사용
이 업계 모범 사례는 회사에서 제품 또는 서비스에 액세스하기 위해 사용자가 연락처 정보를 등록하도록 요구하거나 권장하는 경우에 권장됩니다. 일부 회사에서는 등록 과정에서 마케팅 전자 메일 또는 전자 뉴스레터에 사용자를 자동으로 등록하는 것이 좋지만 이는 전자 메일 필터링 세계에서 의심스러운 마케팅 관행으로 간주됩니다.
등록 과정에서 "예, 회보를 보내주세요" 또는 "예, 특별 제품을 보내주세요" 확인란이 기본적으로 선택되어 있는 경우, 세심한 주의를 기울이지 않는 사용자는 의도치 않게 수신하지 않으려는 마케팅 전자 메일 또는 뉴스레터에 등록할 수 있습니다.
대신 이중 옵트인 옵션을 권장합니다. 즉, 마케팅 전자 메일 또는 뉴스레터에 대한 확인란이 기본적으로 선택 취소되어 있습니다. 또한 등록 양식이 제출되면 마케팅 전자 메일을 받기로 한 결정을 확인할 수 있는 URL이 있는 확인 전자 메일이 사용자에게 전송됩니다.
이렇게 하면 마케팅 전자 메일을 수신하려는 사용자만 전자 메일에 등록되어 의심스러운 전자 메일 마케팅 관행의 보내는 회사를 지웁니다.
전자 메일 메시지 콘텐츠가 투명하고 추적 가능한지 확인
전자 메일을 보내는 방법만큼이나 중요한 것은 포함된 콘텐츠입니다. 전자 메일 콘텐츠를 만들 때 다음 모범 사례를 사용하여 전자 메일 필터링 서비스에서 전자 메일에 플래그를 지정하지 않도록 합니다.
전자 메일 메시지가 받는 사람이 주소록에 보낸 사람을 추가하도록 요청하는 경우 이러한 작업이 배달을 보장하지 않는다는 것을 명확하게 명시해야 합니다.
메시지 본문에 포함된 리디렉션은 유사하고 일관적이어야 하며 여러 가지가 아니라 다양해야 합니다. 이 컨텍스트의 리디렉션은 링크 및 문서와 같이 메시지에서 벗어나는 모든 항목입니다. 많은 광고 또는 구독 취소 링크 또는 프로필 링크 업데이트가 있는 경우 모두 동일한 도메인을 가리킵니다. 예를 들어 다음과 같습니다.
정답입니다(모든 도메인은 동일).
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.com틀렸습니다(모든 도메인이 다릅니다.):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.com큰 이미지와 첨부 파일이 있는 콘텐츠나 이미지로만 구성된 메시지는 사용하지 마세요.
공용 개인 정보 또는 P3P 설정은 추적 픽셀(웹 버그 또는 비콘)의 존재를 명확하게 명시해야 합니다.
데이터베이스에서 잘못된 전자 메일 별칭 제거
반송을 만드는 데이터베이스의 모든 전자 메일 별칭은 불필요하며 이메일 필터링 서비스를 통해 추가 조사를 위해 아웃바운드 전자 메일을 위험에 빠뜨립니다. 전자 메일 데이터베이스가 최신 상태인지 확인합니다.