보존 정책을 사용할 때 전자 메일 보관 및 삭제 문제 해결

아티클
02/13/2024
적용 대상:

Exchange Online, Microsoft Purview

이 문서에서는 MRM(메시징 레코드 관리)이 Exchange Online 전자 메일 메시지를 올바르게 삭제하거나 보관하지 못하게 하는 몇 가지 일반적인 문제를 살펴봅니다. 또한 근본 원인을 식별하고 문제를 resolve 단계를 제공합니다.

참고

이러한 문제 해결 단계는 기본 사서함이 온-프레미스에서 호스트되고 보관 사서함이 Exchange Online Exchange 하이브리드 배포에도 적용됩니다. 이러한 배포에서 온-프레미스 Exchange 관리 셸을 사용하여 이러한 단계를 수행합니다.
Exchange Online MFA(Managed Folder Assistant)는 사서함을 7일마다 한 번 이상 처리하도록 설정됩니다. MFA는 일반적으로 매일 사서함을 처리하지만 프로세스를 완료하는 데 최대 7일이 걸릴 수 있습니다. 프로세스가 실행되기를 기다리는 대신 cmdlet을 Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> 실행하여 강제로 실행할 수 있습니다.
MRM은 10MB보다 작은 사서함을 처리하지 않습니다.
계정이 비활성화되고 사서함 유형이 일반인 경우 MRM은 사서함을 처리하지 않습니다. 따라서 적용된 후속 보류는 보류 추적 사서함 진단 로그에 표시되지 않습니다.

일반적인 원인

MRM이 사서함을 예상대로 처리하지 못할 수 있는 몇 가지 이유가 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

사서함이 보존 보존 상태로 유지됩니다. 즉, 사서함의 RetentionHoldEnabled 속성이 True로 설정됩니다. 예를 들어 사서함은 PST 가져오기 서비스를 사용하여 마이그레이션됩니다.
사서함의 ElcProcessingDisabled 속성이 True로 설정됩니다. 이 설정은 MFA가 사서함을 전혀 처리하지 못하도록 합니다.
사서함에 보존 태그가 적용되었지만 태그는 현재 사용하지 않도록 설정되어 있습니다. 따라서 사서함의 메시지는 보관되거나 삭제되지 않습니다.
처리할 사서함이 크고 많은 항목이 포함되어 있습니다. 이로 인해 MFA가 더 느린 속도로 콘텐츠를 보관하거나 삭제할 수 있습니다.
사서함에 적용되는 보존 정책에는 개인 태그만 포함됩니다. 사용자가 이러한 태그를 수동으로 적용하지 않으면 MRM이 사서함을 처리하지 않을 수 있습니다.

문제 해결

사서함의 RetentionHoldEnabled 속성을 확인합니다.

Get-Mailbox cmdlet을 사용하여 사서함의 RetentionHoldEnabled 속성을 검색합니다. 속성이 True로 설정된 경우 False로 설정합니다.

사서함의 ElcProcessingDisabled 속성을 확인합니다.

Get-Mailbox cmdlet을 사용하여 사서함의 ElcProcessingDisabled 속성을 검색합니다. 속성이 True로 설정된 경우 False로 설정합니다. 이 속성에 대한 자세한 내용은 ElcProcessingDisabled와 RetentionHoldEnabled 간의 차이를 참조하세요.

사서함에 적용되는 보존 정책 및 태그 검토

Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy 및 Get-Mailbox cmdlet을 사용하여 영향을 받는 사서함에 할당된 보존 정책 및 태그를 검사.

다음은 몇 가지 예입니다.

Exchange Online 테넌트에서 모든 보존 정책을 검색하려면 다음 cmdlet을 실행합니다.
```
Get-RetentionPolicy
```

사서함에 할당된 MRM 정책에 추가되는 정책 태그를 검사 다음 cmdlet을 실행합니다.

Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

사서함 및 할당된 보존 정책의 RetentionHoldEnabled 속성을 검색하려면 다음 cmdlet을 실행합니다.
```
Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*
```
할당된 보존 정책에 이미 포함된 태그 외에도 사용자가 옵트인한 개인 보존 태그를 검사 다음 cmdlet을 실행합니다.
```
Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox
```
특정 보존 정책 태그의 세부 정보를 검토하려면 다음 cmdlet을 실행합니다.
```
Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
```

사용하지 않도록 설정되었거나 작업이 보관으로 이동하지 않거나삭제되지 않도록 설정된 보존 태그에 주의하세요. 태그에 할당된 기간은 우선 순위를 결정하는 핵심 요소입니다. 따라서 이러한 태그가 적용되는 다른 태그보다 우선하기 때문에 보관으로 이동하거나 삭제하지 않는 등 가장 긴 기간을 가진 태그의 검사.

참고

전체 사서함에 적용되는 기본 보관 정책 태그는 일정, 작업 및 메모에도 적용됩니다. 보관 작업으로 이동하지 않는 개인 보관 태그는 이러한 폴더 에 적용할 수 없습니다. 예외: 웹용 Outlook 사용하여 메모에 태그를 적용할 수 있습니다. 자세한 내용은 보존 정책 태그를 지원하는 기본 폴더를 참조하세요.

사서함에서 기본 보관 및 기본 보존 확인

기본 보관 또는 기본 보존 정책 태그가 사서함에 적용되는지 확인합니다. 이 경우 다음을 확인합니다.

보관으로 이동하거나 작업을 삭제하지 않는 폴더에는 이전에 개인 보관 또는 보존 태그가 적용되지 않았습니다.
전체 사서함에 사용 안 함 또는 기본 보관 또는 보존 태그가 적용되지 않았습니다.
기본 보관 태그(또는 적용된 다른 정책 태그)는 PR_ROAMING_XMLSTREAM 속성에 포함된 보존 정책 태그 목록에 있습니다. 태그가 없는 경우 IPM을 삭제합니다. PR_ROAMING_XMLSTREAM 속성을 포함하고 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet을 영향을 받는 사서함의 스위치와 -FullCrawl 함께 사용하는 Configuration.MRM 메시지입니다. 이렇게 하면 IPM이 다시 생성됩니다. Configuration.MRM 숨겨진 메시지 및 새 정책 태그를 갖도록 PR_ROAMING_XMLSTREAM 업데이트합니다.

다음 단계에 따라 MFCMAPI를 사용하여 PR_ROAMING_XMLSTREAM 속성을 검사 수 있습니다.

Outlook에서 영향을 받는 사서함을 설정합니다.
MFCMAPI를 다운로드합니다. 64비트 버전의 Outlook을 사용하는 경우 64비트 빌드를 다운로드합니다. 그렇지 않으면 32비트 빌드를 다운로드합니다.
MFCMAPI를 열고 도구>옵션을 선택한 다음 , MAPI_NO_CACHE 선택하고 MDB_ONLINE.
세션>로그온을 선택하고 영향을 받는 사서함이 포함된 프로필을 선택한 다음 확인을 선택합니다.
영향을 받는 사서함을 두 번 클릭하고 루트 컨테이너>정보 저장소 상단을 확장합니다.
위쪽 정보 저장소(또는 사용자 사서함이 영어 이외의 언어로 설정된 경우 해당)에서 받은 편지함을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 연결된 콘텐츠 테이블 열기를 선택합니다.
메시지 클래스 열을 기준으로 위쪽 창을 정렬한 다음, IPM을 선택합니다. Configuration.MRM.
아래쪽 창에서 이름 열을 기준으로 정렬한 다음 PR_ROAMING_XMLSTREAM 속성을 찾습니다.
PR_ROAMING_XMLSTREAM 두 번 클릭하고 텍스트 섹션에서 XML을 복사하여 메모장에 붙여넣은 다음 내용을 .xml 파일로 저장합니다.
웹 브라우저에서 .xml 파일을 열어 사서함에 적용되는 실제 보존 정책 태그를 확인합니다.

폴더 또는 개별 항목에 적용된 개인 태그 확인

MFCMAPI를 사용하여 개인 보관 또는 보존 태그가 폴더에 올바르게 적용되는지 여부를 검사 수도 있습니다. 이렇게 하려면 위에서 언급한 유사한 단계를 사용하고 영향을 받는 폴더를 선택하고 보관 태그 또는 보존 태그에 대한 속성을 검사. 개별 전자 메일 메시지에 대해서도 이 작업을 수행할 수 있습니다.

전체 사서함에 적용되는 기본 보관 정책을 처리하는 경우 다음과 같은 보관 정책 속성이 표시되지 않습니다.

PR_ARCHIVE_TAG
PR_ARCHIVE_PERIOD
PR_ARCHIVE_DATE
PR_POLICY_TAG
PR_RETENTION_DATE

이러한 속성은 개인 보관 태그, 기본 폴더 보존 태그 또는 개인 보존 태그가 적용된 경우에만 표시됩니다.

기본 사서함 및 보관 사서함 폴더 통계 수집

적용된 가장 오래된 항목 및 정책에 대한 정보를 수집하려면 다음 명령을 실행합니다.

기본 사서함의 경우:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

보관 사서함의 경우:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

명령 출력에서 지정된 폴더에서 가장 일찍 받은 날짜가 있는 항목을 찾습니다. 다음 지침을 사용합니다.

받은 편지함, 보낸 편지함, 정크 Email 및 사용자가 만든 하위 폴더를 포함하여 정보 저장소 맨 위에 있는 모든 폴더의 OldestItemReceivedDate를 확인합니다. 삭제된 항목, 연락처, 일정(되풀이 모임만 해당) 및 작업(되풀이 작업만 해당)을 제외합니다. 그런 다음 OldestItemReceivedDate 값을 비작업 정책에 지정된 보존 기간 값과 비교합니다.
참고
- 삭제된 항목, 되풀이 일정 항목 및 작업에 대한 자세한 내용은 다양한 유형의 항목 연령 확인을 참조하세요.
- 연락처는 시작 또는 만료 날짜 스탬프가 없기 때문에 보존 정책에 의해 처리되지 않습니다.
복구 가능한 항목 폴더에 있는 항목의 경우 OldestItemLastModifiedDate를 대신 검사 영향을 받는 사서함에 설정된 RetainDeletedItemsFor 속성과 비교합니다.

출력에서 폴더에 적용되는 정책을 검사 비활성화된 개인 태그, 활성 개인 태그 또는 보존 규정 준수 정책이 예상 정책을 재정의하는지 여부를 결정합니다. 다음 열을 검토합니다.

DeletePolicy
ArchivePolicy
CompliancePolicy
RetentionFlags

이러한 열은 기본 폴더 보존 태그, 개인 보존 태그 또는 개인 보관 태그가 폴더에 적용되는지 여부를 나타냅니다. RetentionFlags 열은 다음을 표시할 수도 있습니다.

명시적 보존 태그 또는 보관 태그가 적용되는지 여부(명시적 태그는 정책이 수동으로 적용되고 상속되지 않음을 나타낸다).
MFA에서 폴더를 다시 검사해야 하는지 여부

참고

보관 사서함의 폴더에 적용되는 정책은 일반적으로 기본 사서함의 폴더에서 상속됩니다. 그러나 사용자는 보관 사서함 내의 폴더에 다른 개인 태그를 적용할 수 있습니다. 자세한 내용은 보관의 폴더에 보존 태그 적용을 참조하세요.

MRM 진단 로그 확인

MRM 진단 로그를 수집하려면 다음 PowerShell 명령을 실행합니다.

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

로그를 검토하여 MFA가 사서함을 처리할 때 오류가 발생했는지 확인합니다. 마지막 오류 날짜를 확인하여 현재 문제와의 관련성을 확인합니다.

참고

로그에 "리소스 비정상" 오류 메시지가 포함된 경우 사서함 처리가 제한됨을 의미합니다. 사서함의 크기와 사서함에 포함된 항목 수로 인해 MRM은 사서함을 매우 느리게 처리하고 있습니다. 아쉽게도 대용량 사서함으로 작업할 때 제한은 피할 수 없습니다.

로그가 표시되지 않고 "로그를 찾을 수 없음"이라는 오류 메시지가 표시되면 MRM이 오류 없이 사서함을 처리했음을 의미합니다.

또한 MFA가 사서함의 콘텐츠를 처리했는지 여부를 나타낼 수 있는 다음과 같은 추가 속성을 검사 합니다.

ElcLastRunUpdatedItemCount: 마지막 실행 시 MFA에 의해 태그가 지정되거나 태그가 지정되지 않은 개별 항목의 수입니다.
ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: MFA가 마지막 실행 시 보관 태그로 업데이트한 항목 수
ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: MFA가 마지막 실행에서 만료(삭제) 태그로 업데이트한 항목 수입니다.
ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: 만료되어 자동으로 복구 가능한 항목 폴더로 이동된 지운 편지함 폴더의 항목 수 입니다.
ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: MFA가 마지막 실행 시 복구 가능한 항목 폴더에서 삭제한 항목 수입니다.
ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: 기본 사서함의 받은 편지함 또는 Top of Information Store 에서 받은 편지함 또는 보관 사서함 의 Top of Information Store 로 이동된 항목 수입니다.
ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: 기본 사서함의 복구 가능한 항목 폴더에서 보관 사서함의 복구 가능한 항목 폴더로 이동된 항목 수입니다.
ElcLastSuccessTimestamp: MFA가 오류 없이 사서함을 마지막으로 처리한 시간입니다(MRM 제한의 경우 이러한 오류는 일시적일 수 있습니다. 즉, 항목은 계속 이동하거나 삭제되지만 평소보다 느린 속도로 이동됩니다.)

이러한 속성을 검색하려면 다음 PowerShell 명령을 실행합니다. 이러한 명령은 XML을 구문 분석하고 "Elc"로 시작하는 Email 수명 주기 관련 속성을 반환합니다.

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

그래도 문제를 resolve 수 없는 경우 Microsoft 지원 문의하세요.

모범 사례

소송 보존에 배치된 직후 계정에 대해 보관 사서함을 사용하도록 설정하는 것이 좋습니다. 사용자가 전자 메일 트래픽이 많은 경우 특히 그렇습니다. 이렇게 하면 복구 가능한 항목 폴더가 가득 차는 것을 방지할 수 있으며 사용자는 계속해서 기본 사서함에서 항목을 추가로 삭제할 수 있습니다. 또한 사용자의 Microsoft 365 라이선스에 따라 자동 확장 보관을 사용하도록 설정하는 것이 좋습니다.

주 사서함의 복구 가능한 항목 폴더는 MRM이 항목을 보관 파일로 이동하는 것을 방지할 수 있으므로 최대 할당량이 되어서는 안 됩니다. 사서함 폴더 제한 및 사서함 스토리지 제한에 대한 자세한 내용은 Exchange Online 제한을 참조하세요.