이 프로세스를 자동화할 가치가 있습니까?

이제 솔루션을 구축하고 솔루션의 타당성을 결정하는 데 걸리는 노력을 고려해야 합니다. 여기에는 프로세스 자동화 비용과 비즈니스 가치를 비교하는 것이 포함됩니다. 비즈니스 가치는 비즈니스가 프로젝트에서 받는 지속적인 이점입니다.

아무것도 하지 않는 비용

프로세스를 자동화할 가치가 있는지 파악하려면 먼저 문제를 해결하지 않는 비용을 이해해야 합니다.

Microsoft Power Platform 솔루션을 통해 달성하려는 비즈니스 가치를 정의하는 과정에서 조직이 현재 방식으로 문제를 해결하는 데 비용이 얼마나 드는지 더 잘 이해해야 합니다. 다시 말해, 아무것도 하지 않는 비용을 측정하십시오.

현재 비용을 계산하려면 현재 프로세스를 수행하는 데 소요된 시간을 식별하고 이를 수행하는 사람들의 비용을 곱하십시오. 전체 프로세스를 한 번에 실행하는 비용을 결정한 다음 1년 내에 프로세스를 수행한 횟수를 곱하여 연간 비용을 측정할 수 있습니다. 소프트웨어 라이선스, 종이, 우편 요금 등과 같은 다른 비용을 추가하십시오.

예: 현재 경비 프로세스의 비용

가장 먼저 이해해야 할 것은 조직에서 경비 보고서 프로세스를 계속 수동으로 수행하는 데 드는 비용은 무엇입니까? 동료들과 이야기할 때 발견한 내용은 다음과 같습니다.

• 모든 영수증을 정리하고 수동 경비 보고서를 작성하는 데 매주 약 1시간이 소요됩니다. Abhay는 주당 약 140개의 경비 보고서가 있다고 지적했습니다. 또한 각 팀원의 전체 비용은 시간당 약 $90입니다.

  (140 경비 보고서 × 주당 1시간) × $90 = 주당 $12,600

  52주 × $12,600 = 연간 $655,200

• Nick은 경비 보고서를 검토하거나 승인하지 않습니다. 그것은 모두 Abhay와 그 팀이 완료해야 합니다. Nick은 팀의 비용을 정기적으로 모니터링하지 않기 때문에 비용을 제대로 확인하고 사기를 감시하며 팀의 지출 습관을 최적화할 수 있는 중요한 기회를 놓치고 있습니다.

• Abhay는 팀이 경비 보고서당 약 15분을 보내고 일주일에 평균 140개의 보고서를 받고 누락된 정보로 인해 그 중 25%를 다시 보냅니다.

  초기 검토: 140개 경비 보고서 × 15 분 검토 = 35시간

  초기 검토: 35시간 × $90 = 일주일에 $3,150 = 연간 $163,800

  재작업 검토: 35개 경비 보고서 × 15 분 검토 = 8.75시간

  재작업 검토 : 8.75 시간 × 시간당 $90 = 주당 $787.50 = 연간 $40,950

  주간 총 비용: $3,937.50

  연간 총 비용: $204,750

• 경비 보고서가 정확한 것으로 확인된 후, 각 경비 범주에 대한 총계정 원장 코드를 찾아서 보고서의 각 경비 라인에 기록하는 데 경비 보고서당 약 7분이 소요됩니다.

  140개 경비 보고서 × 7분 코딩 = 주당 16.5시간 = 주당 $1,485 = 연간 $77,220

• 지불을 처리하고 Charlotte의 재무 보고서에 표시하기 위해 재무 시스템에서 지불 저널을 작성하는 데 경비 보고서당 약 10분이 소요됩니다.

  140개 경비 보고서 × 10분 코딩 = 주당 23.8시간 = 주당 $2,142 = 연간 $111,384

• Charlotte는 매주 예산을 검토하고 싶지만 Abhay가 검토를 완료하고 누락된 정보가 있는 보고서를 받은 후인 목요일까지는 보고서를 받을 수 없습니다. (이 비용은 금전적 비용은 아니지만 비즈니스에 영향을 미칩니다.)

전체 프로세스에 회사 비용이 발생합니다.

$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554

다음 단계: 비즈니스 가치 정의

참고

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