프로젝트 승인을 관리하는 흐름 만들기Create a flow to manage project approvals

참고: 이 문서는 SharePoint Online에서 PowerApps, Microsoft Flow 및 Power BI를 사용하는 방법에 대한 자습서 시리즈의 일부입니다.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. 시리즈 소개를 참고하여 관련된 다운로드뿐만 아니라 전체적인 내용을 파악해야 합니다.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

이 작업에서는 프로젝트 승인 프로세스를 구동하는 흐름을 만듭니다.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow는 SharePoint와 통합되어 있으므로 목록에서 직접 흐름을 쉽게 만들 수 있습니다.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. 프로젝트 요청 목록에 항목을 추가할 때 만드는 흐름이 트리거됩니다.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. 흐름은 프로젝트 승인자에게 전자 메일을 보내고, 프로젝트 승인자는 전자 메일에서 직접 요청을 승인하거나 거부합니다.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. 그런 다음 승인 요청 또는 거부 전자 메일을 프로젝트 요청자에게 보내고, SharePoint 목록을 적절하게 업데이트합니다.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

1단계: 흐름 템플릿 구성Step 1: Configure the flow template

  1. 프로젝트 요청 목록에서 흐름, 흐름 만들기를 차례로 클릭하거나 탭합니다.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    흐름 만들기

  2. 오른쪽 창에서 새 항목이 추가되면 승인 시작을 클릭하거나 탭합니다.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    승인 흐름 만들기

  3. 아직 로그인하지 않은 경우 SharePoint 및 Outlook에 로그인한 다음 계속을 클릭하거나 탭합니다.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    템플릿을 사용하기 위한 로그인

    이제 이 흐름에 대한 템플릿이 표시되며 작업을 수행할 준비가 되었습니다.You now see the template for this flow, ready for you to complete. 흐름의 상자는 단계를 나타냅니다.The boxes in the flow represent steps. 제공하는 입력뿐만 아니라 이전 단계의 입력도 가져옵니다.They take input from previous steps, as well as input that you provide. 그런 다음 각 단계에서 후속 단계로 출력을 제공할 수 있습니다.Each step can then provide output to subsequent steps.

    승인 템플릿

  4. 할당 대상 상자에서 테넌트에 유효한 이름을 입력합니다.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    승인 전자 메일 연락처

    흐름의 다음 상자에서는 프로젝트 승인자의 결정에 응답하고 흐름을 두 개의 '분기'(예인 경우 또는 아니요인 경우) 중 하나로 라우팅합니다.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    승인 조건

2단계: 승인 = 예 작업 만들기Step 2: Create actions for Approve = yes

기본적으로 이 분기에서는 요청자에게 승인 전자 메일을 보냅니다.By default, this branch sends an approval email to the requestor. 또한 프로젝트가 승인되었으므로 프로젝트 요청 목록을 업데이트하고 프로젝트 세부 정보 목록에 항목을 추가합니다.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. 예인 경우 분기에서 항목 작성자에게 승인 알림, 편집을 차례로 클릭하거나 탭하여 요청자에게 보낸 전자 메일에 대한 기본 옵션을 확인합니다.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    전자 메일 설정 편집

  2. 기본적으로 전자 메일은 목록 항목을 만든 사람에게 제목 줄 및 메시지 본문과 함께 보냅니다.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. 원하는 경우 이러한 내용을 업데이트할 수 있습니다.You can update these if you like.

    기본 전자 메일 설정

  3. 작업 추가를 클릭하거나 탭합니다.Click or tap Add an Action.

    작업 추가

  4. 작업 선택 아래에서 "SharePoint"를 검색한 다음 SharePoint - 항목 업데이트를 클릭합니다.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    항목 업데이트 작업

  5. SharePoint 사이트 URL 및 목록 이름을 입력합니다.Enter the SharePoint site URL and list name.

    항목 매개 변수 업데이트

  6. ID 상자를 선택한 다음 동적 콘텐츠 대화 상자에서 ID를 클릭하거나 탭합니다.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    목록 ID 동적 콘텐츠

    동적 콘텐츠는 이전 단계에 따라 흐름 전체에서 사용할 수 있습니다.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. 이 경우 SharePoint 목록 정보가 제공되며, 만드는 작업에서 이 정보를 사용할 수 있습니다.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. 제목 상자를 선택하고, 동적 콘텐츠 대화 상자에서 "제목"을 검색한 다음, 제목을 클릭하거나 탭합니다.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    목록 제목 동적 콘텐츠

  8. 승인됨 상자에 "예"를 입력합니다.In the Approved box, enter "Yes". 흐름의 이 부분은 이제 다음 이미지와 같습니다.This part of the flow should now look like the following image.

    목록 업데이트

  9. 작업 추가를 다시 클릭하거나 탭합니다.Click or tap Add an Action again. 이번에는 승인된 프로젝트의 프로젝트 세부 정보 목록에 항목을 추가합니다.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    작업 추가

  10. 작업 선택에서 "SharePoint"를 검색한 다음 SharePoint - 항목 만들기를 선택합니다.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    항목 만들기 작업

  11. SharePoint 사이트 URL 및 목록 이름을 입력합니다.Enter the SharePoint site URL and list name.

    항목 매개 변수 만들기

  12. 제목 상자를 선택하고, 동적 콘텐츠 대화 상자에서 "제목"을 검색한 다음, 제목을 클릭하거나 탭합니다.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    목록 제목 동적 콘텐츠

  13. RequestId 상자를 선택한 다음 동적 콘텐츠 대화 상자에서 ID를 클릭하거나 탭합니다.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    목록 ID 동적 콘텐츠

  14. PMAssigned 상자에서 "할당 해제"를 입력합니다.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". 흐름의 이 부분은 이제 다음 이미지와 같습니다.This part of the flow should now look like the following image.

    항목 만들기 완료

3단계: 승인 = 아니요 작업 검토Step 3: Review action for Approve = no

기본적으로 이 분기에서는 요청자에게 거부 전자 메일을 보냅니다.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. 또한 프로젝트 요청 목록을 업데이트합니다.We'll also update the Project Requests list. 프로젝트가 진행되지 않으므로 프로젝트 세부 정보 목록에 항목을 추가하지 않습니다.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. 아니요인 경우 분기에서 항목 작성자에게 거부 알림, 편집을 차례로 클릭하거나 탭하여 요청자에게 보낸 전자 메일에 대한 기본 옵션을 확인합니다.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    전자 메일 설정 편집

  2. 기본적으로 전자 메일은 목록 항목을 만든 사람에게 제목 줄 및 메시지 본문과 함께 보냅니다.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. 원하는 경우 이러한 내용을 업데이트할 수 있습니다.You can update these if you like.

    기본 전자 메일 설정

  3. 작업 추가를 클릭하거나 탭합니다.Click or tap Add an Action.

    작업 추가

  4. 작업 선택 아래에서 "SharePoint"를 검색한 다음 SharePoint - 항목 업데이트를 클릭합니다.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    항목 업데이트 작업

  5. SharePoint 사이트 URL 및 목록 이름을 입력합니다.Enter the SharePoint site URL and list name.

    항목 매개 변수 업데이트

  6. ID 상자를 선택한 다음 동적 콘텐츠 대화 상자에서 ID를 클릭하거나 탭합니다.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    목록 ID 동적 콘텐츠

  7. 제목 상자를 선택하고, 동적 콘텐츠 대화 상자에서 "제목"을 검색한 다음, 제목을 클릭하거나 탭합니다.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    목록 제목 동적 콘텐츠

  8. 승인됨 상자에서 "아니요"를 입력합니다.In the Approved box, enter "No". 흐름의 이 부분은 이제 다음 이미지와 같습니다.This part of the flow should now look like the following image.

    목록 업데이트

  9. 화면의 오른쪽 위에서 흐름 만들기, 완료를 차례로 클릭하거나 탭합니다.At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    완료 단추

    이제 흐름이 완성되었으며 상자를 접으면 다음 이미지와 같습니다.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    완성된 흐름

4단계: 승인 흐름 실행Step 4: Run the approval flow

  1. 프로젝트 요청 목록에서 빠른 편집을 클릭하고 다음과 같은 항목을 추가합니다.In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "Megan을 위한 새 모니터"Title = "New monitor for Megan"
    • Approved = "보류 중"Approved = "Pending"
    • Description = "Megan은 24" 모니터가 필요합니다."Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "새 하드웨어"ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

      목록에 추가된 항목

  2. 완료되면 페이지 위쪽의 완료를 클릭합니다.Click Done at the top of the page when you're finished.

    완료 확인 표시

  3. 승인자 전자 메일 계정의 받은 편지함을 확인합니다.Check the inbox of the approver's email account. 다음과 같은 전자 메일이 있습니다.You should have an email like the following.

    Allan Deyoung에게 전자 메일 보내기

  4. 승인 또는 거부를 클릭하면 흐름에서 다른 프로세스를 실행하고 전자 메일을 통해 다음과 같은 피드백을 직접 받습니다.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    승인 작업 완료

  5. 이 흐름에서는 다음 이미지와 같이 Allan의 응답으로 Megan에게 전자 메일을 보냅니다.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Megan이 흐름을 소유하고 있으므로 다음 전자 메일은 Megan으로부터 온 것입니다.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Megan Bowen에게 전자 메일 보내기

다음 단계Next steps

이 자습서 시리즈의 다음 단계에서는 프로젝트를 관리하는 앱을 만듭니다.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.