토픽에 대한 환경 준비

  • 아티클

토픽을 최대한 활용하려면 사용자에 대한 다양한 topics 집합을 가질 수 있도록 토픽 검색에 가능한 한 많은 콘텐츠를 포함하려고 합니다. 하지만 토픽 검색에 사용해야 하는 콘텐츠는 무엇인가요? 제어를 유지하면서 인덱싱되는 콘텐츠를 최대화하려면 어떻게 해야 할까요? scope 콘텐츠가 많을수록 인공 지능이 더 잘 발견할 수 있습니다. 이 문서에서는 적절한 콘텐츠를 포함하고 사용자에게 적합한 환경을 만들 수 있는 적절한 사용자와 리소스가 있는지 확인하는 계획 단계를 안내합니다.

토픽을 계획하려면 다음을 수행해야 합니다.

토픽에 온보딩하기 위한 단계를 마이그레이션, 연결, 현대화, 보안 및 식별합니다.

  1. SharePoint로 콘텐츠 마이그레이션

    • 토픽 인덱싱에는 SharePoint 사이트의 콘텐츠만 포함됩니다.
      • 가능한 경우 외부 원본에서 중요한 콘텐츠를 SharePoint Online으로 마이그레이션합니다.
      • 암묵적 지식의 가능성이 높은 콘텐츠 원본의 우선 순위를 지정합니다.
      • 항목의 이점을 강조 표시하여 사용자가 OneDrive에서 SharePoint 사이트로 콘텐츠를 이동하도록 장려합니다.

  2. Microsoft Graph에 정보 연결

    • 나중에 외부 콘텐츠를 지식 그래프로 가져와서 사용할 수 있게 될 수 있습니다.
    • 이동할 수 없는 콘텐츠의 경우 Graph Connectors를 사용하여 검색을 개선하고 향후 포함을 준비하는 것이 좋습니다.

  3. SharePoint 페이지 현대화

    • 토픽 카드는 최신 페이지에만 표시할 수 있습니다.
    • 현대화 후보인 유명 클래식 페이지를 식별합니다.

  4. 적절한 콘텐츠 보호

    • 토픽 리소스는 사용자의 권한에 따라 보안이 조정됩니다.
    • 잘못 광범위하거나 제한적인 권한이 있을 수 있는 콘텐츠를 식별합니다.
      • 사이트 소유자가 공유 보고서를 사용하여 사용 권한을 검토하도록 권장
      • 관리자가 검색을 사용하여 광범위하게 공유된 콘텐츠를 감사하게 합니다.
      • 콘텐츠 소유자가 민감하지 않고 organization 더 광범위한 이점을 가질 수 있는 콘텐츠를 공유하도록 장려합니다.
    • 사용자 및 콘텐츠에 대한 Microsoft Graph 구성을 검토합니다.
      • 토픽 인덱싱은 Search 또는 Delve(예: NOINDEX)의 콘텐츠를 제외한 구성을 적용합니다. 이러한 구성이 여전히 관련이 있는지 검토합니다.

  5. 지식 관리자 식별 및 topics

    • 기존 분류를 사용하여 수동으로 topics 만들거나 AI 제안 topics 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.
    • 예상되거나 시드된 topics 대한 중소기업(주제 전문가)을 식별합니다.
    • 토픽 마이닝 파일럿에 사용할 수 있는 중요한 데이터의 큰 본문을 포함하는 사이트를 식별합니다.
    • Engage 지식 관리자 및 실습 커뮤니티.

1. Microsoft 365로 콘텐츠 마이그레이션

마이그레이션에 도움이 되는 몇 가지 도구와 서비스가 있습니다. 콘텐츠를 Microsoft 365로 마이그레이션에서 마이그레이션하는 방법에 대한 개요와 정보를 얻을 수 있습니다. 마이그레이션 도구는 다음과 같습니다.

마이그레이션을 최대한 활용합니다.

  • Microsoft Teams를 포함하는 최신 사이트로 마이그레이션합니다. 인덱싱은 SharePoint 사이트(클래식 또는 최신)에서 발생할 수 있지만, 강조 표시와 카드를 통해 사용자에게 토픽을 표시하는 것은 최신 페이지에서만 가능합니다.
  • 사용자 이름 유지 관리 - 대부분의 마이그레이션 도구를 사용하면 마이그레이션 전체에서 사용자 ID를 매핑할 수 있으므로 마이그레이션 후에 만든 사용자 또는 수정한 사용자와 같은 속성이 유지 관리됩니다. 파일 작성은 주제 페이지 또는 카드 추가된 전문가를 식별하는 데 사용되므로 topics 중요합니다.
  • 서비스 계정 이름을 설명으로 만들기 - 사용자 이름을 유지 관리할 수 없는 경우가 있을 수 있습니다. 예를 들어 더 이상 organization 직원이 없는 사용자가 만든 콘텐츠를 마이그레이션하는 경우입니다. 이 instance 대부분의 마이그레이션 도구는 관리자 계정 또는 서비스 계정에서 만든 것처럼 파일을 이동합니다. 이런 일이 자주 발생하면 해당 서비스 계정을 전문가로 topics 대해 나열할 수 있습니다. 이 계정의 이름을 짓는 방법이 중요하게 고려되는 경우입니다. 설명이 포함된 경우 이러한 비인간 계정이 있는 경우 사용자가 topics 사용하는 것을 이해할 수 있습니다.

2. Microsoft Graph에 정보 연결

일부 콘텐츠를 마이그레이션할 수 없는 경우 Microsoft Graph에 연결합니다.

  • 그래프 콘텐츠 커넥터를 구현하는 것이 좋습니다. 외부 콘텐츠는 커넥터를 사용하여 Microsoft Graph에 인덱싱할 수 있습니다. 그러면 사용자가 Microsoft Search를 통해 검색할 수 있습니다.

3. SharePoint 페이지 현대화

토픽 카드와 하이라이트는 최신 페이지에만 표시할 수 있으므로 토픽에 포함하려는 모든 페이지를 클래식에서 최신 페이지로 업데이트합니다. 클래식 SharePoint 사이트 현대화를 참조하세요. SharePoint 현대화 스캐너를 사용하여 현대화를 위한 클래식 사이트를 준비할 수 있습니다.

클래식 사이트가 많은 경우 최신으로 변환하려면 상위 프로필 페이지의 우선 순위를 지정합니다.

4. 콘텐츠를 적절하게 보호

사용자가 토픽 카드 또는 토픽 페이지와 상호 작용할 때 다른 리소스가 표시될 수 있습니다. 토픽과 연결된 다른 파일에 액세스할 수 있기 때문입니다. 기본 권한이 너무 엄격하면 topics 통한 정보 검색의 구체적인 측면이 줄어들 수 있습니다. 반면에 너무 광범위하다면 토픽에서 사용자가 보지 않으려는 사용자에게 콘텐츠를 표시할 수 있습니다. 여기서는 좋은 권한 관리가 중요합니다. 또한 좋은 권한 관리는 관리자와 콘텐츠 소유자 간의 지속적인 파트너십을 기반으로 합니다. 진행 중인 활동일 수 있지만 topics 준비할 때 수행할 수 있는 몇 가지 실용적인 단계가 있습니다.

  • 사이트 소유자에게 공유 및 사용 권한을 검토하도록 권장하세요.

    SharePoint 사이트 소유자는 사이트에 구성된 모든 권한 및 공유 링크에 대한 전체 세부 정보를 보여 주는 공유 보고서를 검토할 수 있습니다. 보고서 공유를 참조하세요. 여기에는 내부 및 외부(게스트) 사용자가 나열됩니다.

    사이트 소유자는 사이트 사용 권한 및 고급 사용 권한 설정 페이지로 이동하여 사이트에 대한 권한이 있는 사용자를 볼 수도 있습니다 .

    1. 사이트에서 설정>사이트 권한을 선택합니다. 사이트 소유자, 사이트 구성원 그리고 사이트 방문자 목록에 포함된 사용자를 확인합니다. 게스트 사용자를 확인합니다.
    2. 사용 권한 페이지에서 고급 사용 권한 설정을 선택합니다. 고유한 사용 권한을 확인하고 사이트의 모든 항목에 액세스가 제한된 사용자를 확인할 수 있습니다.

  • Microsoft 365 그룹 및 Teams를 감사하여 퍼블릭 또는 프라이빗 그룹 또는 팀으로 적절하게 설정되었는지 확인합니다. 새 Teams 및 Microsoft 365 그룹 기본적으로 프라이빗으로 설정되지만 처음 릴리스될 때는 기본적으로 공개되었습니다. 이러한 기술을 이전에 채택한 경우 검토할 수 있습니다. 또한 팀의 기능은 수명 주기에 따라 발전하는 경우가 종종 있으며, 팀의 현재 사용 현행을 반영하여 설정을 업데이트해야 할 수도 있습니다.

  • "모든 사람", "외부 사용자를 제외한 모든 사람" 또는 광범위한 보안 그룹의 사용을 검토합니다. 콘텐츠가 이러한 값과 잘못 공유되었을 수 있습니다. 이러한 그룹의 사용을 검토하려면 다음의 방법을 사용할 수 있습니다.

    • 그룹 멤버 자격이 없는 계정 만들기
    • 이 계정으로 검색을 수행하여 광범위하게 공유되는 콘텐츠를 검색할 수 있습니다.
    • 부적절한 콘텐츠가 검색을 통해 이 계정에 표시되는 경우 사이트 소유자와 협력하여 권한 구성을 수정할 수 있습니다.

권한 외에도 topics 통해 검색할 수 있는 항목의 scope 제어할 수도 있습니다. 인덱싱되는 항목을 항상 제어할 수 있습니다.

관리자는 Microsoft 365 관리 센터에서 인덱싱을 구성할 수 있습니다. 토픽을 설정할 때 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 모든 SharePoint 사이트에서 검색을 허용하거나 토픽 원본으로 포함 또는 제외할 사이트를 지정합니다.
  • 중요한 용어가 있는 경우 이름으로 토픽을 제외할 수 있습니다. 예를 들어 사용자의 사용 권한에 관계없이 강조 표시 또는 카드 표시하지 않으려는 중요한 프로젝트의 이름이 있는 경우 해당 프로젝트 이름을 제외할 수 있습니다.

콘텐츠 수준에서 검색 가능한 항목을 제어할 수도 있습니다. 검색에서 콘텐츠를 제외하기 위한 모든 구성은 콘텐츠 검색에서도 사용됩니다. 예를 들어 검색 결과에 특정 문서 라이브러리가 표시되지 않도록 제외하는 경우 이 문서 라이브러리는 토픽 검색에 사용되지 않습니다.

5. 지식 관리자 식별 및 topics

topics 관리하려면 두 가지 새로운 Microsoft Entra 역할인 지식 관리자 및 지식 관리자를 포함한 세 가지 주요 역할이 포함됩니다.

  • KA(지식 관리자)는 일반적으로 IT 분야에서 기술적인 역할입니다. 이 역할을 사용하면 Microsoft 365 관리 센터 토픽을 설치하고 토픽 검색 및 표시 유형을 구성할 수 있습니다.
  • KM(지식 관리자)은 topics 자체와 함께 작동하며 품질과 완전성을 감독합니다.
  • 토픽 기여자(TC)는 Microsoft Entra 역할을 기반으로 하는 것이 아니라 관리 센터의 권한을 기반으로 합니다. DC는 topics 콘텐츠를 큐레이팅하고 리소스와 사람을 추가할 수 있는 실무 전문가입니다.

organization 따라 이러한 역할을 수행하는 사람이 거의 또는 많을 수 있습니다. 일부 조직의 경우 동일한 사용자일 수 있습니다.

지식 관리자 지식 관리자 주제 기여자
Microsoft Entra 역할 Microsoft Entra 역할 중소기업
관리 센터에 대한 액세스 권한이 있습니다. 관리 센터에 대한 액세스 권한이 있습니다. 관리 센터에 대한 액세스 권한 없음
토픽 설정 topics 관리 및 품질 소유 전문 지식을 기반으로 topics 기여합니다.
보안 및 규정 준수 표준이 적용되고 라이선스 계약을 이해하도록 합니다. topics 만들기, 편집, 삭제 및 거부와 같은 토픽 관리 작업을 수행합니다. 해당 작업으로 토픽 기여자를 지원합니다. 해당 토픽에 고정된 사용자 및 리소스를 포함하여 토픽 페이지의 정보 및 콘텐츠를 큐레이팅합니다.

강조 표시 및 카드는 예를 들어 SharePoint에서 최신 페이지를 탐색할 때와 같이 작업의 컨텍스트에서 사용자에게 표시됩니다. topics 대한 최종 사용자 환경을 제어합니다.

  • 토픽을 볼 수 있는 사람은 누구인가요? 토픽 표시 유형은 Microsoft 365 관리 센터에서 구성됩니다. topics 볼 수 있는 그룹을 선택합니다.

    • 조직의 모든 사람. "모든 사람"은 게스트를 포함하지 않으며 디렉터리의 모든 내부 사용자입니다.

    • 선택한 사용자 또는 보안 그룹만(이 옵션은 Viva Topics 롤아웃하는 동안 적합하므로 사용자 하위 집합으로 테스트할 수 있음). 게스트가 토픽을 보려면 "선택한 사용자 또는 보안 그룹" 옵션을 사용하고 라이선스를 부여해야 합니다.

    • 해당 사용자 없음.

      토픽 환경을 보려면 모든 사용자(게스트 사용자)에게 라이선스가 적용되어 있어야 합니다. 그리고 권한은 항상 볼 수있는 것을 제어한다는 것을 기억하십시오.

  • 어떤 항목을 볼 수 있나요? 다음의 선택이 가능합니다.

    • 모든 후보 항목을 표시합니다.
    • 확인된 항목만 표시합니다.

이제 관리자, 전문가 및 사용자가 있으므로 topics 대해 직접 이야기할 수 있습니다.

  • topics 토픽 목록에 시드하는 것이 좋습니다. topics 품질과 수량은 콘텐츠를 기반으로 하며, scope 있는 콘텐츠에 포함된 경우에만 토픽으로 만들어집니다. 토픽에 대한 충분한 정보와 증거가 있는 경우 AI는 이를 만듭니다. 시드 topics 지식 관리자 및 주제 전문가가 도울 수 있는 곳입니다. 인적 지식을 AI와 결합하는 것은 품질 주제에 대한 최선의 경로입니다. 따라서 예상되는 topics 있는 경우 토픽 센터에서 수동으로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 AI가 해당 토픽의 관련성에 대한 강력한 신호를 제공하고 해당 토픽과 연결할 리소스와 사람을 식별합니다.
  • 기존 분류를 사용하여 SharePoint 또는 다른 곳에서 항목을 계획할 수 있습니다. 기존 분류에는 종종 조직 용어, 제품, 주제 영역 등이 포함됩니다. topics 원본은 프로젝트 목록, 기존 검색 책갈피 등에서 나올 수도 있습니다.