Microsoft Viva Topics 채택을 촉진하는 시작

채택을 시작하기 전에 지식 관리 및 Viva Topics 관련된 개념을 이해해야 합니다. 다음 다이어그램은 토픽 검색 및 큐레이션 중에 발생하는 일을 보여줍니다.

Viva Topics 아키텍처입니다.

  • 검색: 사용자는 주제 카드를 통해 매일 사용하는 앱에 대한 지식을 검색할 수 있으며, Microsoft Search에서 주제를 검색할 수도 있습니다.
  • 큐레이션: 분야별 전문가(중소기업)는 주제 페이지를 통해 주제를 구체화하고, AI는 분야별 전문가의 입력을 학습합니다. 토픽 센터에는 사용자가 탐색하고 전문가가 관리할 수 있는 토픽 페이지가 포함되어 있습니다.
  • 식별: Microsoft Graph 및 AI(인공 지능)를 사용하여 지식과 인물(주제, 기술 등)을 식별한 후 관련 주제로 자동으로 구성합니다. SharePoint 콘텐츠는 보안 콘텐츠로 인덱싱됩니다.
  • 확장: Microsoft Graph 콘텐츠 커넥터(출시 예정)를 사용하면 외부 서비스 및 데이터 리포지토리에서 지식을 수집할 수 있습니다.

자세한 내용은 소개 개요를 검토할 수 있습니다.

다음 사항에 유의하세요.

  • 사용 가능한 콘텐츠가 많을수록 주제 검색이 개선됩니다.
  • 정보가 새 환경에 제공되더라도 데이터의 보안, 개인 정보 및 위치는 유지됩니다.
  • Viva Topics을 보려면 라이선스가 필요합니다.
  • 처음에는 영어 콘텐츠만 검색합니다.

준비하는 데 도움이 되는 다음 질문을 참조하세요.

  • 항목 검색에 사용할 콘텐츠는 무엇인가요?
  • 항목을 관리할 사람은 누구인가요?
  • 항목 카드 및 강조 표시를 보는 사람은 누구인가요?
  • 예상되는 항목은 무엇인가요?

Viva Topics을 최대한 활용하기 위한 필수 고성 요소 목록을 검토하세요.

제품 또는 기능 설명
최신 SharePoint 페이지가 있는 SharePoint Online 토픽 마이닝에는 SharePoint 사이트의 콘텐츠만 포함되며 토픽 카드는 최신 페이지에만 표시될 수 있습니다.
Microsoft Graph Microsoft Graph 설정을 사용하여 항목을 포함하거나 검색에서 제외할지 여부를 제어할 수 있습니다.

채택 계획

Viva Topics 채택을 계획하려면 다음을 수행해야 합니다.

채택을 계획하는 단계입니다.

  1. 접근 방식 및 대상 시나리오를 계획합니다.

    • 시나리오 정의 및 우선 순위 지정에 대해 생각해 보세요.
    • 참여해야 하는 이해 관계자 및 프로젝트 팀 구성원에 대해 생각해 보세요.
    • 추진하려는 비즈니스 영향과 성공을 측정하는 방법을 파악합니다.
  2. 다음과 같이 조직에 사용합니다.

    • 참여해야 하는 비즈니스 그룹 및 비즈니스 팀을 식별하고 계획 중인 시나리오에 맞게 조정합니다.
    • 초기에 비판적인 피드백을 얻기 위해 일부 얼리어답터와 교류하고 최상의 솔루션을 얻기 위해 반복할 수 있는 방법을 생각하기 시작합니다.
    • 커뮤니티 빌드를 시작하고 이러한 다양한 그룹에서 조직 전체에서 Viva Topics 사용할 수 있는 방법을 생각해 보세요.
  3. 조직 교육: 대부분의 사람들은 주제의 개념과 토픽 카드가 관련 정보를 컴파일하는 방법을 직관적으로 이해하고 그 가치를 이해하고 볼 수 있습니다. 그러나 사용자 고유의 문화권 및 조직에 맞게 조정된 교육을 만들어 Viva Topics 사용하는 방법을 보여 줄 수 있습니다. 일부 학습 리소스:

    • Knowledge & Content Services 리소스 센터. 개요 및 기능 정보, 녹화된 사무실 시간 비디오 및 프레젠테이션, 파트너 및 해당 제품에 대한 정보를 포함합니다.
    • 곧 최종 사용자를 위한 비디오 및 도움말을 교육할 예정입니다.
  4. 챔피언 네트워크 빌드:

    • 이미 연습 또는 챔피언 네트워크 커뮤니티가 있을 수 있습니다. 이러한 방법을 통해 서로 정보를 공유하고 전파하며 동료들과 도움을 주고받을 수 있습니다. 또한 귀중할 수 있는 성공 사례를 공유할 수 있습니다. 그들은 조언해주고 동기를 부여할 수 있습니다.

대상 시나리오

조직에서 Viva Topics 사용하여 성공적으로 사용할 방법을 결정합니다. 다음은 기술 관리 및 토픽이 조직에 도움이 될 수 있는 몇 가지 시나리오입니다.

  • 역할 온보딩 & 교육: 새 조직의 용어, 주요 프로젝트 및 문화를 이해하는 것은 온보딩의 중요한 단계입니다. 항목을 쉽게 검색할 수 있으면 신입 직원이 새로운 직무, 역할 또는 프로젝트에 빠르게 적응하는 데 도움이 됩니다.
  • 전문 지식 찾기 및 정보 공유: 주제가 관리되고 공유되면 조직의 사람들이 일상 업무에 도움이 되는 정보와 전문가를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
  • 확장된 의사 결정 및 출시 속도 개선 정보 및 전문가의 도움을 얻기가 쉬우면 의사 결정이 수월해지고 기한이 지난 프로젝트를 밀어낼 수 있습니다.

역할 온보딩에 대한 예제 시나리오

HR 관리자는 신입 사원에게 회사 및 팀에 신속하게 온보딩하는 데 도움이 되는 정보를 제공해야 합니다. 빠르고 효율적으로 온보딩해야 하는 올바른 리소스, 문서 및 팀 구성원을 가리키려고 합니다. 새 직원이 여러 리포지토리에서 검색하거나 이미 사용 중인 애플리케이션을 종료하지 않고도 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있는 솔루션을 찾고 있습니다.

예제:

  • 직원(요르단)이 새로운 역할을 맡거나 새로 고용되어 막 역할을 시작하고 있습니다. 요르단은 가능한 한 빨리 참여하고 생산성을 높이기를 원한다. 그러나 요르단은 또한 출발지 찾기에 도움이 필요하다.
  • 요르단이 되기 전에 역할을 맡은 동료(김)는 신입 사원과 그 정보를 찾는 다른 사람을 도울 수 있는 주제 페이지를 만들었습니다.
  • 김씨는 중소기업이었으며 확인되지 않은 주제 페이지를 볼 수 있는 권한을 가졌다. 확인되지 않은 항목 페이지는 AI가 검색하여 만든 항목에 대한 시작 지점이 되기에 좋으며, Kim은 이러한 페이지를 편집하여 전문가 리소스, 정의를 추가하고 다른 리소스를 고정할 수 있었습니다.
  • 요르단이 SharePoint 대한 새로운 게시물을 읽는 동안, 그들은 주제 하이라이트를 보고, 그 위에 마우스를 가져가서 용어의 정의를 신속하게 얻고 더 많은 질문과 접촉할 사람을 얻습니다. 전에 Jordan은 이 정보를 찾기 위해 주변을 뒤지거나 질문할 사람을 만나기 위해 동료에게 연락해야 했을 수도 있습니다.
  • 이러한 정보를 과거에도 이용할 수 있었을지 모르지만, 격리되어 발견하기가 어려웠을 수 있으므로 항목을 통해 정보를 노출하는 방식은 강력한 효과를 발휘할 수 있습니다. Jordan이 사용하고 있는 애플리케이션에 도입하고 이러한 전문가를 찾는 데 도움을 주면 참여와 커뮤니티의 감각을 촉진할 수 있습니다. 새 역할을 대할 때 역량이 커졌다고 느끼게 될 수도 있습니다.

이 시나리오를 자동화하면 다음을 확인할 수 있습니다.

  • 신입 직원은 맞는 프로젝트의 맞는 동료와 빠르게 연결할 수 있습니다.
  • 신입 직원은 업무 흐름 내에서 최신 프로젝트 정보에 즉시 접근할 수 있습니다.
  • 검색 시간이 크게 줄어듭니다.
  • 온보딩 시간이 크게 줄어듭니다.

고객 콜 센터에 대한 예제 시나리오

고객 서비스가 비정상적인 세금 질문에 대한 도움을 줄 파일 및 전문가를 신속하게 찾고 다른 사용자가 Viva Topics 쉽게 액세스할 수 있도록 답변을 신속하게 문서화할 수 있습니다.

예를 들어 지원 담당자는 고객을 지원할 수 있도록 기술 자료 문서, 문서 및 정책을 신속하게 찾아야 합니다. 여러 데이터 베이스, 리포지토리 또는 애플리케이션을 수동으로 검색하거나 통화를 디스패치하지 않고도 적절한 정보를 적시에 찾으려고 합니다. 또한 주요 통화 프롬프트 내에 남아 대화 흐름에서 정책, 규정 및 지침에 액세스하여 질문에 신속하게 응답하고 사례를 업데이트할 수 있는 솔루션을 찾고 있습니다.

Viva Topics 사용하여 이 시나리오를 자동화하면 다음을 확인할 수 있습니다.

  • 지원 통화 시간 감소
  • 2단계 및 3단계 지원으로의 에스컬레이션 감소
  • 특정 사례에 대한 콜백 수 감소
  • 고객 만족도 증가

시나리오 우선 순위 지정

시나리오를 식별한 후 시나리오의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

시나리오의 우선 순위를 지정하는 한 가지 방법은 영향과 구현 편의성을 보여주는 시나리오를 표로 작성하는 것입니다. 영향력이 높고 구현하기 쉬운 시나리오를 찾아서 이러한 시나리오를 최우선 순위로 삼습니다. 영향력이 작고 구현하기 어려운 시나리오에 가장 낮은 우선 순위를 지정합니다. 영향력이 높고 구현하기 쉬운 시나리오로 빠른 성과를 실현하면 사용자가 기뻐하고 항목을 이용할 가능성이 높아집니다.

영향력이 높고 구현하기 쉬운 시나리오는 높은 우선 순위입니다.

처음에는 중점을 둘 몇 가지 주요 시나리오를 선택하고, 얼리어답터를 통해 피드백을 받고, 단계적으로 출시합니다. 이렇게 하면 시간이 지남에 따라 채택을 늘릴 수 있도록 반복하고, 개선하고, 피드백을 얻을 수 있습니다.

관련자 파악

프로젝트에 대한 관련자를 파악합니다. 주요 역할은 경영진 스폰서, 성공 소유자 및 챔피언입니다.

역할 책무 부서
임원 스폰서 회사에 높은 수준의 비전과 가치 전달 경영진 대표
Project 리드 전체 실행 및 배포 과정 감독 프로젝트 관리
지식 관리자 Viva Topics 설정 및 구성 IT 부서
지식 매니저 토픽 관리 및 분류 감독 모든 부서
분류 관리자 분류 감독 모든 부서
주제 전문가 및 주제 기여자 주제 및 설명 생성 또는 검토 모든 부서
챔피언 이의 처리 독려 및 관리 모든 부서(직원)
테넌트 관리자 테넌트 수준 설정 구성 IT 부서
파워 플랫폼 관리자 Dataverse 환경 구성 IT 부서
검색 관리자 또는 관리자 검색 설정 구성 IT 부서

대규모 조직에서는 이러한 역할에 여러 사람이 있을 수 있으며, 이러한 역할 간의 조정을 추진해야 합니다. 소규모 회사에서는 한 사람이 여러 역할을 수행할 수도 있습니다. 프로젝트의 단계에 따라 역할이 다를 수 있습니다. 예를 들어 테넌트 관리자는 기능 설정에 더 많이 관여하지만 주제별 전문가와 챔피언은 주제 정의를 시작할 때까지 참여하지 않습니다.

롤아웃 전체에서 이러한 각 역할을 수행하는 것이 좋습니다. 식별된 솔루션을 시작하기 위해 이러한 역할이 모두 필요하지는 않을 수 있습니다.

성공 계획 만들기

이러한 지표를 사용하여 조직에서 Viva Topics 성공을 측정합니다. 보세요:

  1. 토픽 사용:
    • 항목 노출
    • 항목 수량 - 큐레이팅된 항목 목록에서 확인된 항목 및 확인되지 않은 항목입니다.
    • 게시된 항목 페이지 수입니다.
  2. 항목 카드의 최종 사용자 피드백.
  3. 직원 만족도 설문 조사를 수행합니다. Viva Topics 정보를 찾는 직원의 능력을 향상시켜야 하므로 해당 환경에 대한 의견과 피드백을 수집할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.
  4. 검색 분석에 긍정적인 영향을 줍니다. 항목이 검색 환경에 표시되기 때문에 시간이 지남에 따라 검색에서 항목을 더 쉽게 찾을 수 있기 때문에 중단된 검색 비율이 낮아질 수 있습니다.

챔피언 네트워크 빌드

조직에서 챔피언 네트워크를 빌드합니다. 챔피언은 다음을 수행할 수 있기 때문에 중요합니다.

  • 팀 내에서 영향력의 원 만들기
  • 토픽 관리 & 유지 관리 추진

지식 관리자 및 주제 전문가 등 다양한 역할의 챔피언을 모집할 수 있습니다.

많은 챔피언 네트워크가 플랫폼으로 Yammer 사용합니다. Yammer 사람들은 질문을 게시하고 답변을 얻고 성공 사례를 공유할 수 있습니다. 회사 전체의 사용자 네트워크에 의존하여 동료에게 조언을 제공하고 다른 팀이 자신의 시나리오에 대해 생각할 수 있도록 Viva Topics 사용하는 방법을 보여줄 수 있습니다.

일부 조직에서는 해커톤(공식 또는 비공식, 가상 또는 직접)을 사용하여 특정 프로젝트에서 작업할 사용자 그룹을 수집하고 있습니다. 예를 들어 주제 전문가를 모아 함께 작업하여 일련의 토픽 페이지를 큐레이팅할 수 있습니다.

챔피언을 어떻게 인식할 수 있는지 생각해 보세요. 활동에 보상하고, 인정을 받고, 눈에 띄는 커뮤니티 느낌과 참여를 창출하여 무언가에 기여하고 있으며 투자에서 무언가를 되돌리고 있다고 느낄 수 있습니다.

이제 출시할 준비가 되었으므로 지속적인 참여를 장려하고 있는지 확인하려고 합니다.

  • 챔피언에 대한 활성 Yammer 그룹을 유지 관리합니다.
  • 성공 사례를 공유합니다.
  • 주기적으로 참여 이벤트를 호스트하여 스토리를 공유하거나 새로운 기능을 소개합니다.
  • 사람들에게 도전을 설정하고 대회를 실행합니다.

다음 단계

Viva Topics를 출시할 준비가 됐을 때 관련 사용자들이 있어야 합니다.

  • 기능 집합 소개를 시작하고 시나리오에 대해 생각해 보도록 합니다.
  • 관련자를 모으고 시나리오를 만듭니다.
  • 커뮤니티를 유도하고 참여 방법을 생각하세요.
  • 그런 다음 준비 단계를 완료합니다. 일부는 기술적 준비 상태일 수 있으며 일부 비즈니스 준비 상태일 수 있습니다.
  • 마지막으로 공유하고 수준을 올립니다.