효율적인 통신을 위한 모범 사례Best practices for efficient communication

서로 다른 통신 도구는 다양 한 방법에 적합 합니다.Different communication tools are suited for different means. 전자 메일은 ap, update 및 기타 정보 교환에 유용 하지만 중요 한 메시지를 muddle 속도가 느려질 수 있습니다.While emails are great for recaps, updates, and other informational exchanges, it can slow down or muddle an important message. 적절 한 미디어를 선택 하면 정보 액세스 및 민첩성이 빠르게 향상 됩니다.Choosing the right medium speeds information access and agility.

중요 한 이유Why it matters

이 문서에서 설명 하는 전자 메일, IM 및 전화기에 대 한 정보를 기반으로 하 여 많은 수의 전자 메일이 포함 된 생산성을 hampering 수도 있습니다.Based on the information presented in the article about What email, IM, and the phone are each good for, you might be hampering productivity with too many emails:

  • "사용자와 연결 하기 위해 전자 메일을 사용 하 122는 것을 기본적으로 설정 합니다."We default to email to connect with people — to the tune of 122 business emails, on average, per person per day."
  • "동료가 충분 한 할 일 목록을 사용할 수 있습니다."“Your colleagues have plenty on their own to-do lists."
  • "필요한 응답을 가져오기 위해 필요한 경우 받는 사람이 사용자에 게 다시 돌아갈 수 있도록 가능한 한 쉽게 작업을 수행 하 고, 올바른 미디어를 선택 하는 것이이에 해당 합니다.""In order to get the response you need, when you need it, you must make it as easy as possible for the recipient to get back to you — and this is where choosing the right medium makes a difference.”

모범 사례Best practices

  • Microsoft 팀을 조기에 확인할 수 있는 직원을 위해 champions 프로그램 을 실행 하 고 동료를 안내 하 고 교육 하며 학습 합니다.Launch a champions program for employees who are early adopters of Microsoft Teams and can guide, teach, and train their peers.
  • POWER BI Microsoft 팀의 의견 을 사용 하 여 인스턴트 메시지, 모임 및 전자 메일 메트릭을 비롯 한 작업 공간 분석 데이터를 통해 팀 사용량을 모니터링 합니다.Use Power BI Microsoft Teams insights to monitor Teams usage through Workplace Analytics data, including instant messages, meeting, and email metrics.
  • Microsoft 팀원 무료, 라이브, 온라인 교육 수업 을 직원 들과 공유 하 여 팀과 빠르게 협력 하 고 운영 하는 데 도움을 주는 방법을 알아봅니다.Share Microsoft Teams free, live, online training classes with employees to help get them up and running quickly with Teams.
  • 필요한 주제 및 응답 유형에 따라 대화의 특성을 고려 하 고 통신에 적절 한 미디어를 식별 합니다.Consider the nature of the conversation based on the subject and type of response needed and identify the appropriate medium for communication.
  • 긴급 질문에 대해 인스턴트 메시지를 사용 하 여 필요한 작업을 빠르게 수행 하도록 권장 합니다.Encourage using instant messages for urgent questions to get what you need faster.
  • 중요 한 주제를 다룰 때 전화나 사용자에 게 빠른 채팅은 volleying 전자 메일을 앞뒤로 진행 하는 것 보다 더 이상적입니다.When dealing with a sensitive topic, a quick chat on the phone or in person is more ideal than volleying emails back and forth.
  • 여러 사용자를 처리할 때 보다 체계적이 고 회의 또는 전화 회의를 스케줄링 합니다.Schedule a more structured meeting or conference call when dealing with multiple people.
  • 전자 메일을 짧게 유지 하 고 제목 줄이 검색 가능한 상태 인지 확인 합니다.Keep emails short and be sure the subject line is searchable.

Change catalyst: 팀에서 사용 하는 역할 모델 이어야 합니다.Change catalyst: Be a role model for Teams use

팀에서 익숙한 경우와 이미 사용 중인 동료를 보유 하 고 있는 경우에는 Microsoft 팀을 사용 하는 것이 더 쉽습니다.Your team is more likely to use Microsoft Teams if they are familiar with it and if they have coworkers that are already using it. 팀과 함께 다음과 같은 행동을 모델링 하 고 다른 사용자에 게 참여 하도록 권유 합니다.Model the following behaviors with your team and encourage others to join you:

  • 팀을 사용 하는 경우의 개인적인 혜택을 전달 합니다.Communicate the personal and team benefits of using Teams. 일반적으로 전자 메일로 전송 하 고 팀으로 이동 하는 통신을 수행 합니다.Take a communication that you usually send by email and move it to Teams.
  • 격리 그룹에서 전자 메일을 수신 하는 경우 팀 채널에 게시 하 고 공유 정보를 통해 혜택을 받을 수 있는 사용자에 게 태그를 표시 합니다.If you receive an email from a siloed group, post it in your Teams channel and tag people that might benefit from the shared knowledge.
  • 각 주가 팀 채널에서 잘 수행 되는 작업에 대 한 팀원의 kudos를 제공 합니다.Each week give a team member kudos for a job well done on your Teams channel.

작업 분석 모범 사례Workplace Analytics best practices