Kreditoru rēķinu pārskats

  • Raksts

Svarīgi

Daļa vai visa šajā rakstā minētā funkcionalitāte ir pieejama priekšskatījuma laidienā. Saturs un funkcionalitāte var tikt mainīti. Papildinformāciju par priekšskatījuma laidieniem skatiet sadaļā Pakalpojuma atjauninājumu pieejamība.

Šajā rakstā ir sniegta vispārīga informācija par kreditoru rēķiniem. Kreditoru rēķini ir maksājuma pieprasījumi par precēm un pakalpojumiem. Kreditoru rēķini var būt rēķini par notiekošiem pakalpojumiem, vai to pamatā var būt pirkšanas pasūtījumi par noteiktiem krājumiem un pakalpojumiem.

Kreditora rēķini

Kreditora rēķins no pirkšanas pasūtījuma tiek izveidots, kad preces vai pakalpojumi tiek saņemti saskaņā ar kreditoram iesniegtu pirkšanas pasūtījumu. Kreditora rēķinā tiek ietverts virsraksts un viena vai vairākas rindas ar krājumiem vai pakalpojumiem. Kreditora rēķins tiek izmantots ciklā “produktu ieejas plūsmas pirkšanas pasūtījums–kreditora rēķins”.

Lai gan daži kreditoru rēķini ir saistīti ar pirkšanas pasūtījumu, kreditoru rēķini var ietvert arī rindas, kas neatbilst pirkšanas pasūtījuma rindām. Varat arī izveidot kreditoru rēķinus, kas nav saistīti ar pirkšanas pasūtījumu. Šie kreditora rēķini var atspoguļot notiekošos pakalpojumus, piemēram, utilītas rēķinu. Ja pievienojat notiekošo pakalpojumu, nav nepieciešams atsaukties uz pirkuma pasūtījumu.

Kreditora rēķinu var ievadīt vairākos veidos:

  • Reģistrējot kreditora rēķinu, varat ātri ievadīt rēķinus, kam nav izveidota atsauce uz pirkšanas pasūtījumu, tādējādi nodrošinot izdevumu uzkrājumu. Izmantojot kreditora rēķinu apstiprināšanas žurnālu, varat atlasīt un grāmatot šos rēķinus kreditora bilancē, tādējādi atceļot uzkrājumu.
  • Kreditoru rēķinu žurnāls jums ļauj ar vienu darbību ātri ievadīt rēķinus, kam nav atsauces uz pirkšanas pasūtījumu.
  • Kopā ar kreditoru rēķinu kopu kreditoru rēķinu reģistrs jums ļauj ātri ievadīt rēķinus, lai uzkrātu izdevumus. Vēlāk varat atvērt saistītos pirkšanas pasūtījumus, lai grāmatotu rēķinu pret izdevumu kontu.
  • Atvērto kreditoru rēķinu un neizlemtokreditoru rēķinu lapas ļauj izveidot kreditora rēķinus no apstiprinātiem pirkšanas pasūtījumiem.
  • Rēķina ieguves risinājums automātiski izveido kreditora rēķinus no digitālu rēķinu attēliem. Papildinformāciju skatiet sadaļā Rēķina tveršana.

Šajās diskusijas sniedz papildu informāciju par to , kā izmantot lapu Atvērt kreditoru rēķinusvai Gaidošos kreditoru rēķinus , lai izveidotu kreditora rēķinu no pirkšanas pasūtījuma.

Rēķina rindu daudzumu saprašana

Kad kādu kreditora rēķinu atverat no saistīta pirkšanas pasūtījuma, sistēma no šī pirkšanas pasūtījuma izveido rēķina rindas. Pēc noklusējuma sistēma ņem daudzumus no produktu ieejas plūsmas. Taču varat izmantot jebkuru no šādām noklusējuma uzvedībām:

  • Saņemt tūlīt – izmantojiet šo opciju daļējām kravām. Noklusējuma vērtība laukā Daudzums tiks iestatīta uz daudzumu, kas norādīts pirkšanas pasūtījuma laukā Saņemt tagad.
  • Pasūtītais daudzums – izmantojiet šo opciju pabeigtām kravām. Noklusētā vērtība laukā Daudzums tiks iestatīta uz daudzumu, kas norādīts pirkšanas pasūtījuma laukā Pasūtīts.
  • Reģistrētais daudzums – izmantojiet šo opciju, ja krājumam nepieciešama reģistrācija, kā norādīts Krājumu modeļu grupu lapā. Noklusētā vērtība laukā Daudzums ir reģistrētais fiziskais atjaunināšanas daudzums.
  • Produktu ieejas plūsmas daudzums — izmantojiet šo opciju, ja produktu ieejas plūsma šim pasūtījumam jau ir saņemta. Noklusējuma vērtība laukā Daudzums ir pieejamo produktu ieejas plūsmu kopējais daudzums.
  • Reģistrētais daudzums un pakalpojumi – izmantojiet šo opciju, ja daudzumi ir reģistrēti noliktavā uzkrāto krājumu vai krājumu saņemšanas žurnālos, kas nav uzkrāti. Šajā opcijā ir ietverti arī pakalpojumi neatkarīgi no tā, vai tie ir reģistrēti.

Ja jūsu juridiskā persona izmanto rēķinu saskaņošanu, produktu ieejas plūsmas daudzuma atbilstības kolonnā varat skatīt daudzumu rezultātus. Lai skatītu daudzumu salīdzināšanas rezultātus , darbību rūts cilnē Pārskats varat lietot arī pogu Atbilstošā informācija.

Pirkšanas pasūtījumā nebijušas rindas pievienošana

Varat pievienot kreditora rēķinam rindu, kas netika iekļauta pirkšanas pasūtījumā. Tādā gadījumā atlasiet krājuma kodu vai sagādes kategoriju. Pēc tam rindai varat pievienot daudzumus, cenas un summas. Šī rinda tiks iekļauta tikai atbilstības ierobežojumos rēķinu kopsummām.

Kreditora rēķina iesniegšana pārskatīšanai

Lai pārvaldītu kreditoru rēķinu pārskatīšanas procesu, organizācijā var tikt izmantotas darbplūsmas. Pārskatīšanu darbplūsmā var pieprasīt rēķina virsrakstam, rēķina rindai vai abiem vienumiem. Darbplūsmas vadīklas tiek piemērotas virsrakstam vai rindai atkarībā no tā, kurš apgabals bija fokusā, kad atlasījāt vadīklu. Tā vietā, lai pogu Grāmatot , poga Iesniegt , izmantojot pārskatīšanas procesu, sūta kreditora rēķinu.

Novērst rēķina iesniegšanu darbplūsmā

Tālāk ir sniegti vairāki veidi, kā var novērst rēķina iesniegšanu darbplūsmā.

  • Rēķina kopsumma un reģistrētā kopsumma ne vienmēr ir vienāda. Lietotājs, kas iesniedza rēķinu, saņems brīdinājumu, ka kopsummas nav vienādas. Šis brīdinājums sniedz lietotājam iespēju labot bilances, pirms tie atkārtoti iesniedz rēķinu darbplūsmas sistēmā. Šī funkcija ir pieejama, ja aizliegt iesniegšanai darbplūsmā, ja rēķina kopsumma un reģistrētā rēķina kopsumma nav vienādi ar parametru līdzekļu pārvaldības lapā un opcija Darbplūsma, kad rēķina kopsumma un reģistrētā kopsumma nav vienāda ar parametru lapā Kreditoru parametri.
  • Rēķinā ir nesadalītas izmaksas. Lietotājs, kas iesniedza rēķinu, saņems brīdinājumu, ka rēķinam ir nepiešķirtas maksas. Šādā veidā lietotājs var labot rēķinu, pirms tas atkārtoti iesniegts darbplūsmas sistēmā. Šī funkcija ir pieejama, ja opcija Aizliegt iesniegšanu darbplūsmai, ja kreditoru rēķinu parametrā kreditoru rēķinu parametrā ir nesadalītas maksas, un opcija Darbplūsma, kad kreditoru parametru lapā pastāv nesadalītas maksas.
  • Rēķinā ietverts tāds pats rēķina numurs kā citam iegrāmatotam rēķinam. Lietotājs, kas iesniedza rēķinu, saņems brīdinājumu, ka atrasts rēķins ar dublikāta numuru. Lietotājs var labot dublikāta numuru, pirms tas atkārtoti iesniedz rēķinu darbplūsmas sistēmā. Brīdinājums tiks parādīts, ja parametrs Pārbaudīt rēķina numuru, kas izmantots parametrā Parādi kreditoriem, ir iestatīts uz Noraidīt dublikātu. Šī funkcija ir pieejama, ja aizliegt iesniegšanu darbplūsmā, ja rēķina numurs jau ir grāmatotā rēķinā, un jūsu sistēma nav iestatīta pieņemt dublikāta rēķinu numuru parametrus līdzekļu pārvaldības lapā.
  • Rēķinā ir rinda, kur rēķina daudzums ir mazāks par atbilstošo produktu ieejas plūsmas daudzumu. Lietotājs, kurš iesniedz rēķinu vai mēģina to grāmatot, saņems ziņojumu, ka daudzumi nav vienādi. Šis ziņojums sniedz lietotājam iespēju labot vērtības, pirms tie atkārtoti iesniedz rēķinu darbplūsmas sistēmā. Šī funkcija ir pieejama, ja kreditoru rēķinu grāmatošanas bloķēšana un iesniegšana darbplūsmas parametram līdzekļu pārvaldības lapā un bloķēt grāmatošanu un iesniegšanu darbplūsmas parametram lapā Kreditoru parametri ir ieslēgta.

Kreditoru rēķinu salīdzināšana ar produktu ieejas plūsmām

Jūs varat ievadīt un saglabāt informāciju par kreditora rēķiniem, kā arī saskaņot rēķina rindas ar produktu ieejas plūsmu rindām. Turklāt rindai varat salīdzināt arī daļējus daudzumus.

Varat izveidot kreditora rēķinu, kurš ir balstīts uz produktu ieejas plūsmas rindā norādītajiem krājumiem, kas ir saņemti līdz pašreizējam datumam, pat ja visi konkrētā pirkšanas pasūtījumā norādītie krājumi vēl nav saņemti. Piemēram, šo opciju varat lietot, ja kreditors sūta vienu rēķinu mēnesī, kurš ietver visas piegādes, ko tas ir izsūtījis attiecīgajā mēnesī. Katra produktu ieejas plūsma attēlo pirkšanas pasūtījumā norādīto krājumu daļēju vai pilnīgu piegādi.

Kad rēķins ir darbplūsmā, apstiprinātājs var atjaunināt rēķina daudzumus, lai tie atbilstu vērtībai laukā Produktu ieejas plūsma — daudzums atbilstoši . Lai to izdarītu, līdzekļu pārvaldības darbvietā atlasietlīdzekli Atjaunināt rēķina daudzumus, lai tie atbilstu produktu ieejas plūsmas daudzumiem darbplūsmas līdzeklī Līdzekļu pārvaldība, un atlasiet Iespējot. Ja apstiprinātājs darbplūsmas procesā ir noņēmis visas atbilstības no rēķina rindas visām produktu ieejas plūsmām, rēķina rinda tiks dzēsta. Ja šis līdzeklis nav iespējots, rēķinu daudzumi netiek atjaunināti rēķiniem darbplūsmā.

Kad grāmatojat rēķinu, rēķina atlikums katram krājumam tiek atjaunināts ar kopējo saņemto daudzumu no atlasītajām produktu ieejas plūsmām. Ja gan rēķina atlikums , gan Piegādes atlikuma daudzums visiem krājumiem pirkšanas pasūtījumā ir 0 (nulle), pirkšanas pasūtījuma statuss tiek mainīts uz Izrakstīts rēķins. Ja rēķina atlikuma daudzums nav 0, pirkšanas pasūtījuma statuss paliek nemainīgs un tam var ievadīt papildu rēķinus.

Šajā opcijā tiek pieņemts, ka pirkšanas pasūtījumam ir grāmatota vismaz viena produktu ieejas plūsma. Kreditora rēķina pamatā ir šīs produktu ieejas plūsmas, un rēķinā tiek parādīts plūsmās esošais daudzums. Rēķina finanšu informācija ir balstīta uz informāciju, kas tiek ievadīta, kad grāmatojat rēķinu.

Papildinformāciju skatiet kreditora rēķina ierakstīšanai un atbilstības salīdzināt ar saņemto daudzumu.

Konfigurējiet automatizētu uzdevumu kreditora rēķina darbplūsmai, lai grāmatotu kreditora rēķinu, izmantojot pakešuzdevumu

Kreditora rēķina darbplūsmai var pievienot automatizētu grāmatošanas uzdevumu, lai rēķini tiktu apstrādāti partijā. Rēķinu grāmatošana partijā ļauj turpināt darbplūsmas procesu, negaidot, kamēr tiek pabeigta grāmatošana, kas uzlabo visu darbplūsmai iesniegto uzdevumu vispārējo veiktspēju.

Lai grāmatotu kreditora rēķinu paketē, līdzekļa pārvaldības lapā grieziet kreditora rēķina partijas grāmatošanas parametru . Kreditora rēķina darbplūsmas ir konfigurētas, ejot uz kreditoru iestatīšanas >> kreditoru darbplūsmām.

Jūs variet redzēt Grāmatot kreditora rēķinu, izmantojot pakešuzdevumu darbplūsmas redaktorā, neatkarīgi no tā, vai līdzekļa parametrs Kreditora rēķina paketes grāmatošana ir iespējots. Ja līdzekļa parametrs nav iespējots, rēķins, kas ietver kreditora rēķinu, izmantojot pakešuzdevumu, darbplūsmā netiks apstrādāts, kamēr nav iespējots parametrs. Kreditora rēķina grāmatošana, izmantojot pakešuzdevumu , nedrīkst izmantot tajā pašā darbplūsmā, kā automatizētais uzdevums Grāmatot kreditora rēķinus . Turklāt iegrāmatošanas kreditora rēķinu, izmantojot pakešuzdevumu , jābūt pēdējam elementam darbplūsmas konfigurācijā.

Varat norādīt rēķinu skaitu, kas jāiekļauj paketē, un stundu skaitu, kas jāgaida pirms paketes pārplānošanas, >>> dodoties uz parādiem kreditoriem iestatījuma Parādi kreditoriem parametriem Rēķina > rēķina darbplūsma.

Darbs ar vairākiem rēķiniem

Jūs varat vienlaikus strādāt ar vairākiem rēķiniem un grāmatot tos visus vienlaicīgi. Ja jāizveido vairāki rēķini, izmantojiet lapu Neizlemti kreditora rēķini . Ja jāgrāmato un jādrukā vairāki kreditoru rēķini, izmantojiet rēķinu apstiprināšanas žurnālu. Ja izmantojat rēķinu apstiprināšanas žurnālu, pirkšanas pasūtījumam ir jāiegrāmato vismaz viena produktu ieejas plūsma, un pirkšanas pasūtījuma rēķins ir jāiegrāmato rēķinu reģistrā. Rēķina finanšu informācija tiek ņemta no rēķina, kas ir grāmatots reģistrā.

Lietošanā esošu kreditoru rēķinu atkopšana

Kamēr kreditora rēķins tiek lietots, cits lietotājs to nevar rediģēt. Taču rēķina stāvoklis reizēm var norādīt, ka rēķins tiek lietots, lai gan tas netiek aktīvi rediģēts. Piemēram, iespējams, programma ir pārstājusi reaģēt, kamēr rēķins tika rediģēts, vai kāds lietotājs ir nejauši atstājis rēķinu atvērtu programmā.

Varat izmantot lapu Atkopt kreditoru rēķinus, lai atkoptu vai izlaistu kreditoru rēķinus, kas tiek lietoti vairāk nekā četras stundas, un tos varētu rediģēt. Šo lapu var atvērt no periodiskā uzdevuma navigācijas vai elementa kreditora rēķina ieraksta darbvietā . Kad rēķins ir atkopts, tas ir pieejams rediģēšanai lapā Kreditora rēķins.

Kreditoru rēķinu atgūšanas lapai var piekļūt tikai tad, ja lietotāja drošības pienākums un privilēģija Atkopiet kreditora rēķinus, kas tiek piešķirti jums. Papildus ir jābūt ieslēgtam lapas Kreditoru parametri parametrs Atļaut kreditora rēķina atgūšanu.

Noklusējuma finanšu dimensija kreditora rēķina rindās

Kreditoru rēķiniem, kas saistīti ar pirkšanas pasūtījumu, noklusētā finanšu dimensija tiks atvasināta no atbilstošām pirkšanas pasūtījuma rindām. 

Kreditoru rēķiniem, kas nav saistīti ar pirkšanas pasūtījumu, noklusējuma finanšu dimensija saplūdīs dimensiju no dimensijas saites, rēķina galvenes un krājuma.  Ja dimensija, kas definēta dimensijas saitei, rēķina virsrakstam un krājumam, dimensija rēķina rindā sekos prioritāšu secībai: dimensijas saites > rēķina virsraksts > Krājums

Darbplūsmas statusa atiestatīšana kreditoru rēķiniem no Neatkopjama uz Melnraksts

Darbplūsmas instancei, kas ir apturēta dēļ neizlabojamas kļūdas, darbplūsmas statuss būs Neatkopjams . Kad kreditora rēķina darbplūsmas statuss ir Neatkopjams , varat atiestatīt to uz Melnraksts , atlasot Atsaukt. Pēc tam varat rediģēt kreditora rēķinu. Šī funkcija ir pieejama, ja līdzekļu pārvaldības lapā ir ieslēgta kreditora rēķinu darbplūsmas statusa atiestatīšana no Neizlabojams uz parametru Melnraksts.

Varat izmantot darbplūsmas vēstures lapu, lai atiestatītu darbplūsmas statusu uz Melnraksts. Šo lapu var atvērt no Kreditora rēķina vai no kopējās uzziņu > darbplūsmas > navigācijas . Lai atiestatītu darbplūsmas statusu uz Melnraksts , atlasiet Atsaukt. Varat arī atiestatīt darbplūsmas statusu uz Melnraksts, atlasot atsaukšanas darbību lapā Kreditora rēķins vai Neizlemti kreditora rēķini . Kad darbplūsmas statuss ir atiestatīts uz Melnraksts, tas kļūst pieejams rediģēšanai kreditora rēķina lapā.

Rēķina kopsummas skatīšana lapā Gaidošie kreditoru rēķini

Jūs variet skatīt rēķinu kopsummu lapā Neizlemti kreditoru rēķini, iespējojot Parādītrēķina kopsummu neizlemto kreditoru rēķinu saraksta parametrā kreditoru parametru lapā.

Kreditoru atvērto darījumu pārskats

Pārskats Atvērtās kreditora darbības sniedz detalizētu informāciju par katra kreditora atvērtajām darbībām jūsu norādītajā datumā. Šo pārskatu bieži izmanto audita procedūras laikā, lai pārbaudītu bilances starp kreditoru grāmatas darbībām un Virsgrāmatas konta darbībām.

Katrai darbībai pārskats ietver sekojošo detalizēto informāciju:

  • Rēķina numurs
  • Darījuma datums
  • Dokumenta numurs
  • Darījuma summa darījuma valūtā un uzskaites valūtā
  • Kredīta atlikums darījuma valūtā un uzskaites valūtā
  • Debeta atlikums darījuma valūtā un uzskaites valūtā
  • Starpsumma uzskaites valūtā
  • Maksājuma izpildes termiņš

Filtrēt pārskatā parādītos datus

Kad jūs ģenerējiet Kreditoru atvērto darbību pārskatu , ir pieejami šādi noklusētie parametri. Izmantojot tos, varat filtrēt pārskatā ietveramos datus.

  • Izslēgt turpmāko segšanu — atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai izslēgtu darbības, kas nosegtas pēc datuma, kas ievadīts laukā Atvērtās darbības.
  • Atvērtās darbības pa– ievadiet datumu, lai iekļautu darbības, kas ir atvērtas no šī datuma. Ja datums nav ievadīts, šis lauks ir iestatīts uz maksimālo datumu. (Maksimālais datums ir vēlākais datums, kuru sistēma akceptēs, 2154. gada 31. decembris.) Pēc noklusējuma nākošajā pārskata izpildes reizē šis lauks tiks iestatīts uz pēdējo datumu, kas tajā ievadīts.

Varat izmantot filtrus ierakstā , lai iekļautu lauku tālākai darbību datu ierobežošanai, kas tiek iekļauti pārskatā.

Papildu resursi