Budžeta kontroles pārskats

Svarīgi

Daļa vai visa šajā rakstā minētā funkcionalitāte ir pieejama priekšskatījuma laidienā. Saturs un funkcionalitāte var tikt mainīti. Papildinformāciju par priekšskatījuma laidieniem skatiet sadaļā Pakalpojuma atjauninājumu pieejamība.

Šajā rakstā ir ieviests budžeta kontroles līdzeklis un sniegta informācija, kas palīdz konfigurēt budžeta kontroli, lai optimizētu jūsu organizācijas finanšu resursu pārvaldību.

Budžeta kontrole atbalsta organizācijas finanšu resursu pārvaldību, izmantojot kontu plānu, darbplūsmas, lietotāju grupas, pirmdokumentus un žurnālus, konfigurējamu pieejamo līdzekļu aprēķinu, budžeta ciklus un sliekšņus. Kad tiek izmantotas kontroles, organizācija var plānot, mērīt, pārvaldīt un prognozēt savus finanšu resursus visa finanšu gada garumā.

Kad budžeti ir apstiprināti sistēmā, varat izmantot budžeta plānus, lai ģenerētu budžeta reģistra ierakstus un organizācijai reģistrētu izdevumu budžetu. Alternatīvi budžeta reģistra ierakstus varat izveidot trešās puses programmā vai importēt no trešās puses programmas, nevis izmantot budžeta plānošanas funkcionalitāti.

Izdevumus var reģistrēt, izmantojot galvenos kontus un finanšu dimensijas. Kopējo izdevumu kontroli varat konfigurēt, lai tā atbilstu organizācijas politikām un prasībām, grupējot finanšu dimensiju un galveno kontu kombinācijas.

Nākamajā diagrammā ir parādīta budžeta kontroles vieta tipiska budžeta cikla stadijās.

Budžeta kontroli varat konfigurēt atbilstoši vairākiem tālāk aprakstītajiem faktoriem.

• Finanšu dimensijas – kādas finanšu dimensijas ir jāizmanto, lai ziņotu par budžetu un faktiskajām samaksām, un kādas finanšu dimensijas ir nepieciešamas budžetu kontrolei? Vai pastāv specifiskas dimensiju vai galveno kontu kombinācijas, kurām ir jāpievērš īpaša uzmanība? Piemēram, vai ir prasība izsekot budžetu un faktiskās izmaksas atbilstoši izmaksu centram un programmai? Vai ceļojuma izdevumiem ir nepieciešama īpaša uzmanība?
• Laiks — kādu laika posmu (finanšu periods, finanšu periods līdz datumam utt.) izmantos, lai novērtētu pieejamos budžeta līdzekļus?
• Pirmdokumenti – kādi pirmdokumenti ir jānovērtē budžeta kontrolei? Vai dokumentos ir jānovērtē katra rinda atsevišķi vai jānovērtē dokuments kopumā?
• Pieejamo līdzekļu aprēķins — vai pieejamo līdzekļu aprēķinā jāņem vērā tādi dokumenti kā pirkšanas pieprasījumi (apgrūtinājumi bez juridiskām saistībām) un pirkšanas pasūtījumi (apgrūtinājumi)? Vai aprēķinā ir jāņem vērā dokumenti, kuru statuss ir melnraksts?
• Ignorēt atļauju — kam ir atļauja pārsniegt pieejamo budžetu?

Budžeta kontrole pilnībā tiek integrēta ar programmu. Tāpēc pieejamo budžetu varat novērtēt gan plānotajiem pirkumiem, gan faktiskajiem pirkumiem. Ir pieejamas budžeta uzziņas un atskaites. Tāpēc lietotāji var novērtēt budžetu visā budžeta cikla laikā un veikt visas nepieciešamās korekcijas, kas izpaužas kā budžeta pārskatījumi vai pārsūtījumi. Budžeta pārvaldnieks var arī eksportēt budžeta un faktiskās vērtības uz programmu Microsoft Excel, lai pēc nepieciešamības tās labāk analizētu un veiktu labāku prognozi.

Budžeta kontroles konfigurēšana

Budžeta cikla laika posms

Pēc pamata budžeta plānošanas konfigurēšanas varat definēt laiku vai sākuma un beigu periodus budžeta un budžeta kontrolei lapā Budžeta cikla laika posms . Budžeta cikli bieži atbilst finanšu kalendāriem, bet var ietvert vairākus finanšu gadus.

Nākamie soļi konfigurācijā tiek veikti cilnēs, kas tiek atvērtas no budžeta kontroles konfigurācijas lapas.

Definēt parametrus

Pamatojoties uz budžetam iespējotajām finanšu dimensijām, budžeta kontrolei varat izmantot visas finanšu dimensijas vai to apakškopu.

Varat arī norādīt noklusējuma laika intervālu (piemēram, finanšu gads, finanšu gads līdz datumam, finanšu periods vai ceturkšņa), kuru budžeta kontrole tiks palaista saistītā budžeta laika posmā. Varat arī norādīt noklusējuma budžeta pārvaldnieku un slieksni, kas tiek izmantoti, lai lietotājiem ziņotu, ka ir sasniegts slieksnis. Vērtības šajos laukos tiks izmantotas kā noklusējuma vērtības visos jaunajos budžeta kontroles nosacījumos vai budžeta grupās, kas tiek veidoti. Taču atsevišķām noteikumu grupām noklusējuma vērtības var mainīt.

Veidi, kādā budžeti tiek veidoti un reģistrēti budžeta reģistrā, palīdz noteikt laika posmu, kurš tiek atlasīts, kad tiek novērtēti pieejamie budžeta līdzekļi. Ja tiek izstrādāta un izmantota dimensiju vērtību kombinācijas ikgadējā summa, ieteicams izmantot finanšu gadu vai finanšu gadu līdz datumam. Taču, ja organizācija, kas budžetus veido finanšu periodam vai piešķir finanšu periodiem, vēlas iegūt detalizētāku kontroli, tā var apsvērt iespēju izmantot finanšu periodu līdz datumam vai ceturkšņa laika posmus.

Turklāt konfigurāciju palīdz noteikt organizācijas kultūra, tā kā tā ir saistīta ar budžeta veidošanu un budžeta kontroli.

Budžeta sliekšņa pārsniegšanas atļaujas

Pēc tam cilnē Budžeta pārspīdēšanas atļaujas var norādīt lietotāju grupas. Var arī norādīt, vai lietotājiem, kuri ir kādas grupas dalībnieki, ir atļauts pārsniegt budžetu. Varat neļaut lietotājiem pārsniegt budžetu pēc budžeta sliekšņa, kas tika iestatīts lapā Budžeta parametri, vai arī varat novērst budžeta pārsniegšanu par jebkuru summu neatkarīgi no sliekšņa. Atkarībā no tā, cik proaktīvi organizācija pārvalda savus tēriņus, šīs atļaujas tai var palīdzēt pārvaldīt savus finanšu resursus.

Pieejamie budžeta līdzekļi

Pēc tam cilnē Pieejamie budžeta līdzekļi varat noteikt formulu, kas tiek izmantota pieejamo budžeta līdzekļu jāaprēķina. Atkarībā no tā, cik konservatīvi organizācija pārvalda savus finanšu resursus, vai atkarībā no noteikumiem vai nozares prasībām, šis aprēķins var ietvert dokumentu melnrakstus vai neiegrāmatotus dokumentus.

Piezīme

Ja budžeta cikla laikā tiek modificēts aprēķins, izmaiņas neietekmēs dokumentus, kas iepriekš tika izpildīti budžeta kontroles pārbaudes un tika grāmatoti vai pabeigti. Funkcija ar nosaukumu Tikai atsekot summas pieejamos budžeta fondos ļauj jums mainīt datus, kas tiek izsekoti tabulās BudgetSourceTracking. Ja ir ieslēgts šis līdzeklis, summas tiek glabātas tikai tad, ja tās ir atlasītas lietošanai pieejamo budžeta līdzekļu aprēķinā. Papildinformāciju skatiet sadaļā Pieejamie budžeta līdzekļi.

Dokumenti un žurnāli

Cilnē Dokumenti un žurnāli varat atlasīt, uz kuriem pirmdokumentiem un žurnāliem attiecas budžeta kontroles pārbaudes un vai pārbaudes tiks veiktas rindas ieraksta vai visa dokumenta līmenī. Turklāt jaunā budžeta kontroles dokumentu filtrēšanas uzlabojumu līdzeklis, Microsoft Dynamics kas ir pieejams no 365 finanšu versijas 10.0.27, sniedz uz vaicājumu balstītu filtra opciju katram dokumentam, kas ir iekļauts budžeta kontrolē. Tāpēc varat norādīt, kuri budžeta kontroles dokumenti ir pārbaudīti. Šādā veidā funkcija iespējo budžeta pārbaudi tikai dokumenta tipa apakškopai. Piemēram, var pārbaudīt tikai pirkšanas pasūtījumus, kur lauks Kopa ir iestatīts uz 01. Jauna kolonna, kas tiek pievienota cilnei Dokumenti un žurnāli, norāda, vai atlasītajam dokumentu tipam ir definēts vaicājums. Turklāt divas jaunas pogas, kas ir pievienotas rīkjoslai virs dokumentu režģa, ļauj jums pievienot, rediģēt vai dzēst filtrēšanu.

Ar izvēles rūtiņām atzīmētajiem pirmdokumentiem ir jāveic salīdzināšana attiecībā uz bilancēm, kuras ir iekļautas pieejamo budžeta līdzekļu aprēķinā. Piemēram, ja atlasījāt Budžeta rezervācijas apgrūtinājumiem, jums ir jāatlasa opcija Pirkšanas pasūtījumi . Kad budžeta pārbaude tiek veikta summām un kontiem pirkšanas rindā, rezervēšanai piešķirtā budžeta kontroles kategorija ir Apgrūtinājums . Kad budžeta pārbaude tiek veikta summām un kontiem pirkšanas pieprasījumā, rezervēšanai piešķirtā budžeta kontroles kategorija ir apgrūtinājums bez juridiskām saistībām.

Ja budžeta rezervācijas apgrūtinājumam un/ vai budžeta rezervācijām apgrūtinājumam bez juridiskām saistībām ir ietvertas pieejamo budžeta līdzekļu aprēķinā un ir jāatspoguļo caur grāmatojumus Virsgrāmatā, jums ir jāatzīmē šīs atlases Saistību uzskaites grupā virsgrāmatas parametru lapā.

Piešķirt budžeta modeļus

Pēc tam cilnē Piešķirt budžeta modeļus piešķiriet budžeta modeļus budžeta cikla laika posms, kas jāietver budžeta kontrolē.

Definēt budžeta kontroles nosacījumus

Pēc tam cilnē Definēt budžeta kontroles nosacījumus izveidojiet konkrētus nosacījumus, kas balstīti uz finanšu dimensijām, kas ir iespējotas budžeta kontrolei. Piemēram, ja koncentrējaties uz nodaļas izdevumiem vai izdevumu diapazonu, tad šīs cilnes iestatījumus varat izmantot, lai definētu un izvērtētu šos izdevumus. Katram budžeta kontroles nosacījumam varat definēt atšķirīgus sliekšņus.

Svarīgi

Budžeta kontrole tiks iespējota jebkuram galvenajam konta tipam Peļņa un zaudējumi, Izdevumi, Ieņēmumi, Bilance, Saistības, Kapitāls vai Pamatlīdzeklis . Ja budžeta kontroles nosacījumu cilnē ir ietverts nosacījums ar tukšiem kritērijiem, budžeta kontrole tiks iespējota visām finanšu dimensiju kombinācijām, kas ietver šo tipu galvenos kontus. Tāpēc nodrošiniet, lai tiktu izveidoti budžeta kontroles nosacījumi, kas definē vienīgi tos finanšu dimensiju kombināciju diapazonus, kur ir svarīgi ieslēgt budžeta kontroli.

Atlasīt galvenos kontus

Ja galvenais konts nav atlasīts kā budžeta kontroles dimensija lapā Definēt parametrus, bet konkrēti izdevumi tiek pārvaldīti, varat atlasīt šos izdevumus cilnē Atlasīt galvenos kontus . Ja galvenais konts ir atlasīts kā budžeta kontroles dimensija, nav jāveic ieraksti.

Definēt budžeta grupas

Pēc tam cilnē Definēt budžeta grupas var pēc izvēles definēt unikālus finanšu dimensiju kombinācijas, kur budžeta resursi ir apvienoti sekundārā budžeta pārbaudei. Varat izveidot vienu ierakstu, kas ietver visu organizāciju, vai definēt vairākas grupas, kas pārstāv atsevišķas nodaļas vai izmaksu centrus.

Definēt ziņojumu līmeņus

Ja budžeta kontroles brīdinājuma ziņojumi visām lietotāju grupām ir jāiejauc, šīs grupas var norādīt lapā Definēt ziņojumu līmeņus . Lietotāju grupu dalībnieki turpina saņemt kļūdu ziņojumus, kad viņi pārsniedz pieejamos budžeta līdzekļus, pamatojoties uz savām budžeta pārsniegšanas atļaujām.

Aktivizēt budžeta kontroli

Pēc budžeta kontroles konfigurēšanas to var ieslēgt un aktivizēt cilnē Aktivizēt budžeta kontroli. Projekta versija tad kļuvis spēkā.

Svarīgi

Kad budžeta kontrole ir ieslēgta un aktīva un kad transakcijas ir iegrāmatotas, to nevajadzētu izslēgt gada vidū. Ja budžeta kontrole tiek izslēgta, budžeta kontroles nolūkiem vairs netiek reģistrētas aktivitātes un budžeta pārbaudes vairs netiek veiktas. Tāpēc dokumenti, kas jau ir iegrāmatoti, ar budžeta kontroli saistītajās uzziņās un atskaitēs varētu nepareizi atspoguļot jebkādas atvieglošanas summas vai bilances. Tostarp ietilpst budžeta kontroles statistika par jebkādiem lejupstraumes vai koriģējošajiem dokumentiem un žurnāliem.

Turklāt ņemiet vērā, ka transakcijas, tostarp budžeta reģistra ieraksti, kas iegrāmatotas pirms budžeta kontroles ieslēgšanas, budžeta kontrolei netiek ņemtas vērā. Tāpēc budžeta kontroli ieteicams ieslēgt tikai jauna budžeta cikla sākumā. Nodrošiniet, lai budžeta reģistra ierakstos, kas ietver budžeta kontrolei nepieciešamās sākuma budžeta bilances, būtu iekļautas budžeta bilances, kas atjauninātas tikai pēc budžeta kontroles ieslēgšanas. Kad lietotājs manuāli izsauc budžeta kontroles pārbaudi dokumentā, jebkurš atvērts dokuments (piemēram, pirkšanas pasūtījums) tiks pārbaudīts attiecībā uz pieejamajiem budžeta līdzekļiem un saņems budžeta rezervāciju budžeta kontrolei.

Budžeta kontroles lietošana

Kad budžeta kontrole ir ieslēgta, saņemsit budžeta kontroles brīdinājumu un kļūdu ziņojumus dokumentos un žurnālos, kas ir konfigurēti budžeta kontrolei. Atcerieties — budžeta kontroli varat konfigurēt tā, lai lietotāji tiktu brīdināti, ja viņi pārsniedz budžeta līdzekļus, bet transakcijas joprojām varētu apstiprināt vai grāmatot. Detalizētu informāciju par budžeta pārbaudēm, kas nav veiktas, var skatīt budžeta kontroles kļūdu un brīdinājumu lapā.

No šīs lapas lietotāji var apskatīt budžeta kontroles statistiku pa periodiem, lai skatītu budžeta pieejamības detalizētu informāciju un rezervācijas atlasītajai budžeta kontroles dimensiju kombinācijai. Lietotāji var arī apskatīt budžeta kontroles statistikas lapu, lai apskatītu budžeta pieejamību visām finanšu dimensiju kombinācijām, kas tiek izmantotas budžeta kontrolei.

Ja pirkšanas pasūtījumiem ir ieslēgta budžeta kontrole, budžeta pārvaldnieks var izmantot Virsgrāmatas budžetu un prognožu darbalauku, lai pārskatītu visu neapstiprināto pirkšanas pasūtījumu rindu, kuriem ir budžeta pārbaudes brīdinājumi un kļūdas. Ja budžeta pārvaldniekam ir konfigurētas budžeta pārsniegšanas atļaujas, pirkšanas pasūtījumus var apstiprināt tieši darbvietā.