Viens dokuments

Svarīgi

Daļa vai visa šajā rakstā minētā funkcionalitāte ir pieejama priekšskatījuma laidienā. Saturs un funkcionalitāte var tikt mainīti. Papildinformāciju par priekšskatījuma laidieniem skatiet sadaļā Pakalpojuma atjauninājumu pieejamība.

Kas ir Viens dokuments?

Finanšu žurnālu elastības dēļ var ievadīt vienu dokumentu, kas apzīmē vienu transakciju, bet kuram ir vairāki klienti, piegādātāji, pamatlīdzekļi, projekti vai bankas konti. Microsoft šo funkcionalitāti apzīmē kā Viens dokuments. Viena dokumenta scenārijs ne iekļauj transakcijas, kas ietver tikai virsgrāmatas kontus. Šīs transakcijas tiek grāmatotas virsgrāmatā, nevis apakšgrāmatās, tādās ka, debitoru parādi, pamatlīdzekļi un banka.

Ir divu kategoriju viena dokumenta piemēri:

• Dokumentā ir iekļautas vairākas transakcijas, kuras tika ievadītas kā viena transakcija. Šeit ir norādīti daži iespējamie piemēri:

  • Katrā rindā tiek ievadīti vairāku kreditoru maksājumi (netiek izmantots ieskaita pārskats), un vienā rindā tiek ievadīta maksājuma summas pārskats, kas tiek ieskaitīts bankas kontā. Maksājumu apkopošanā tiek veikta, lai atjauninātu bankas apakšgrāmatu kā apkopotu summu, kas atbilst bankas konta izrakstam. Neskatoties uz to, katra kreditora transakcija joprojām tiek detalizēti reģistrēta Kreditoru parādu apakšgrāmatā. To pašu scenāriju var atrast arī klientu maksājumu dāļā.
  • Vienā dokumentā tiek iegādāti vairāki pamatlīdzekļi. Šo pieeju bieži izmanto, ievadot sākuma atlikumus modulim Pamatlīdzekļi.

• Dokumentā ir viens darījums, kas ietekmē vairākus ne virsgrāmatas konta veidus. Šeit ir norādīti daži iespējamie piemēri:

  • Bankas pārvedumi
  • Tīklojuma kreditora/klienta (tās pašas puses) atlikumu pārskats
  • Atlikumu pārskaitīšana no klienta A klientam B
  • Kreditora rēķini, kuros ir vairākas rindas, kurās ir ietverti pamatlīdzekļi vai projekti

Iepriekšējie piemēri katrai kategorijai atspoguļo derīgas uzņēmējdarbības prasības. Dažreiz biznesa prasības nevar izpildīt citādi: organizācijai ir jāievada transakcijas kā Viens dokuments. Tomēr citos gadījumos ir arī citi derīgi veidi, kā izpildīt biznesa prasības: transakcijas var ievadīt citādi vai izmantojot citu funkciju.

Funkcionalitātes Viens dokuments problēmas

Viena dokumenta funkcionalitātes izmantošana biznesa prasību izpildei var radīt problēmas. Vairākiem procesiem, transakciju atsaukumiem un pieprasījumiem/pārskatiem ir nepieciešama informācija par transakciju. Šo informāciju nevar noteikt no pašreizējā datu modeļa, ja vienā dokumentā ir ievadītas vairākas transakcijas. Turklāt informāciju ne vienmēr var skaidri noteikt, ja ievadītās transakcijas veids nav zināms. Šo ierobežojumu izraisa žurnālu elastība, it īpaši, ja tie tiek ievadīti, izmantojot vispārējo žurnālu.

Daži scenāriji joprojām var darboties pareizi, atkarībā no jūsu organizācijas iestatījumiem. Tālāk ir norādītas jomas, kurās var rasties problēmas:

• Norēķins – Ja dokumentā ir vairāk nekā viens kreditors vai klients, norēķinu laikā izveidotā uzskaite var būt nepareizi piešķirta finanšu dimensijām. Papildinformāciju par problēmām, kas var rasties norēķinu laikā, skatiet Viens dokuments ar vairākiem klienta vai kreditora ierakstiem.

• Nodokļa aprēķins – Ja dokumentā ir vairāk nekā viens dokuments vai klients, nodokļu aprēķins var būt nepareizs.

• Transakcijas atcelšana – Ja dokumentā ir vairāk nekā viens apakšgrāmatas konta tips, tad, kad tiek anulēta viena apakšgrāmatas transakcija, var tikt ievietots nepareizs uzskaites ieraksts par atsaukšanu virsgrāmatas kontā. Piemēram, ja vienā dokumentā iegādājaties vairākus aktīvus un pēc tam apgriežat kāda īpašuma iegādi, virsgrāmatas uzskaite atsaukšanai būs nepareiza.

• Ziņojumi un pieprasījumi – Ja iekļaujat vairāk nekā vienu apakšgrāmatas konta veidu (piemēram, Kreditors un Klients) uz dokumenta, ziņojumos/pieprasījumos tiks rādīta tikai pirmā atrastā konta vērtība.

  Piemēram, jūs nosūtat tālāk norādīto vairāku rindu kreditora rēķinu. Tajā ir četri projekti, kas attēlo rēķina "rindas". Šī pieeja ir bieži izplatītā uzņēmējdarbības prasība organizācijām, kas plaši izmanto žurnālus.

  

  Trīs no četriem projektiem ir iegrāmatoti tajā pašā galvenajā kontā (601500). Ja atverat grāmatvedības avotu pārlūku, lai skatītu detalizētu informāciju par šī galvenā konta reģistrētajām transakcijām, pamanīsit, ka projekta ID visām trim rindām ir 000057. Šāda rīcība ir zināms viena dokumenta ierobežojums. Detalizēta informācija nesaista katru rindiņu pareizi ar attiecīgo žurnāla projektu. Tā vietā pārskatos un pieprasījumos vienmēr tiks parādīta pirmā atrastā konta vērtība.

  

Ievadiet darījumu kā vienu dokumentu

Lai ievadītu darījumus kā vienu dokumentu, dodieties uz Virsgrāmata > Virsgrāmatas iestatīšana > Virsgrāmatas parametri, un pēc tam Virsgrāmata cilnē iestatiet Atļaut vairākus darījumus vienā dokumentā opciju Jā.

Viena dokumenta darījumu var ievadīt lapā Žurnālu nosaukumi, iestatot lauku Jauns dokuments uz kādu no šādām vērtībām:

• Tikai viena dokumenta numurs — katra rinda, ko pievienosiet žurnālam, būs iekļauta tajā pašā dokumentā, un rindās būs iekļauts vairāk nekā viens klients, kreditors, banka, pamatlīdzeklis vai projekts.
• Saistībā ar bilanci – ievadiet vairāku rindiņu dokumentu, ja nav ieskaita pārskata konta un rindās ir vairāk nekā viens klients, kreditors, banka, pamatlīdzeklis vai projekts.
• Saistībā ar bilanci – Ievadiet vienas rindas dokumentu, kurā gan kontā, gan ieskaita pārskata kontā ir apakšgrāmatas konta tips, piemēram Kreditors/Kreditors, Klients/Klients, Kreditors/Klients, vai Banka/Banka.

Vai mana biznesa scenārijam ir nepieciešams viens dokuments?

Tālāk norādītie biznesa scenāriji ir identificēti kā scenāriji, kuriem klienti izmanto viena dokumenta funkcionalitāti. Dažas no šīm biznesa prasībām ir izpildāmas, tikai izmantojot funkcionalitāti Viens dokuments. Tomēr daudziem citiem ir pieejamas alternatīvas.

Scenārijs	Apraksts	Nepieciešams viens dokuments?	Alternatīva
Kreditora maksājumu apkopošana	Organizācija paziņo savai bankai kreditoru un summu sarakstu. Banka izmanto šo sarakstu, lai maksātu kreditoriem organizācijas vārdā. Katrs kreditora maksājums ir detalizēti jāgrāmato Kreditoru saistībās, bet maksājumu summa tiek iegrāmatota bankas kontā kā viena izņemšana.	Nē	Sākot ar Microsoft Dynamics 365 Finance versiju 10.0.32, ir pieejama funkcija, kuras nosaukums ir Spēja publicēt detalizētus kreditoru un klientu maksājumus, bet apkopot summas bankas kontā. Papildinformāciju skatiet šeit: Kreditora un klientu maksājumu detalizēta publikācija.
Klientu maksājumu apkopošana	Klienta maksājumi tiek ieskaitīti bankas kontā kā vienreizējs maksājums. Katrs klienta maksājums ir detalizēti jāgrāmato Debitoru parādos, bet maksājumu summa tiek iegrāmatota bankas kontā kā viena iemaksa.	Nē	Sākot ar Dynamics 365 Finance versiju 10.0.32, ir pieejama funkcija, kuras nosaukums ir Spēja publicēt detalizētus kreditoru un klientu maksājumus, bet apkopot summas bankas kontā. Papildinformāciju skatiet šeit: Kreditora un klientu maksājumu detalizēta publikācija.
Kreditora/klienta rēķins	Rēķins tiek ievadīts vienam klientam vai kreditoram, bet papildu rindas attēlo rēķina rindas, un tajās ir vairāki pamatlīdzekļi vai projekti.	Jā
Debitoru priekšapmaksas maksājumu žurnāls, kurā nodokļi ir norādīti vairākās rindās	Klients veic priekšapmaksu par pasūtījumu. Pasūtījuma rindās ir dažādi nodokļi. Klienta maksājumā priekšapmaksai ir jāiekļauj klients vairākās rindās, lai nodokļus varētu aprēķināt katrai rindai.	Jā
Debitoru kompensācija	Ja atlīdzības maksājuma periodiskais uzdevums tiek palaists no moduļa Debitoru parādi, tas izveido transakciju bilances pārvietošanai no klienta uz kreditoru. Kreditors ir tā pati puse kā klients.	Jā
Pamatlīdzekļu uzturēšana: amortizācijas atgūšana, aktīva sadalīšana, nolietojuma aprēķināšana izslēgšanas gadā	Lai izveidotu vienu dokumentu, tika izmantoti amortizācijas atgūšana, aktīva sadalīšana un nolietojuma aprēķins aktīva izslēgšanas gadā.	Nē	Sākot ar Finance 10.0.21 versiju, pamatlīdzekļu darījumos, kas tiek izveidoti, lai panāktu amortizāciju, sadalītu aktīvu un aprēķinātu amortizāciju aktīvu atsavināšanai, tiek izmantoti dažādi dokumentu numuri.
Vekseļi un parādzīmes	Vekseļi un parādzīmes pārvieto klienta vai kreditora bilanci no viena Virsgrāmatas konta Debitoru parādi vai Kreditoru parādi uz citu, balstoties uz maksājuma stāvokli. Tā kā dokumentā vienmēr tiek izmantots viens un tas pats klients vai kreditors, ziņošanas problēmas nepastāv.	Jā
Ieskaits	Tīklā kreditora un klienta bilances savstarpēji savienotas ar tīklu, jo kreditors un klients ir viena un tā pati puse. Šī pieeja minimizē naudas apmaiņas plūsmu starp organizāciju un debitora/kreditora pusi.	Nē	Microsoft Dynamics No 365 Finanšu versijas 10.0.40 pastāv Debitora un kreditora tīkla līdzeklis . Ieskaita funkcija automātiski izveido divus atsevišķus dokumentus kreditoram un debitoram. Papildinformāciju skatiet neto kreditoru un debitoru bilancēs.
Pārsūtīt bilances	Organizācijai, iespējams, būs nepieciešams pārsūtīt viena kreditora bilanci citam kreditoram, vai nu tāpēc, ka radusies kļūda, vai tāpēc, ka saistības ir piešķirtas citam kreditoram. Šāda veida pārsūtīšana rodas arī kontu tipiem, piemēram, kontiem Debitori un Banka.	Jā/Nē	Bilances pārvedumus no viena konta (kreditora, klienta, bankas un citiem kontiem) uz citu var veikt, izmantojot atsevišķus dokumentus, un novirzīšanu var reģistrēt norēķinu Virsgrāmatas kontā. Dažām organizācijām šī pieeja prasa pārāk daudz pieskaitāmu izdevumu. Tāpēc viņi izvēlas viena dokumenta izmantošanu.
Vairāku neiekļautu maksājumu norēķini ar vienu un to pašu rēķinu	Šis scenārijs parasti attiecas uz organizācijām, kur debitori var izmantot vairākas maksājuma metodes, lai norēķinātos par pirkumiem. Šādā gadījumā organizācijai ir nepieciešams reģistrēt vairākus negrāmatotus maksājumus un segt tos atbilstoši debitora rēķinam.	Nē	Jauna funkcija, kas ir pievienota Finance, sniedz iespēju nosegt vairākus negrāmatotus maksājumus, izmantojot vienu rēķinu.
Iespējas atbilstoši valstij/reģionam	Vienotā administratīvā dokumenta (VAD) funkcija Polijai pašlaik paredz, ka darījumi ir jāgrupē, un šim nolūkam tiek izmantots dokumenta numurs. Iespējams, var pastāvēt papildu valsts/reģiona specifiskas funkcijas, kurām ir nepieciešama funkcionalitātes Viens dokuments izmantošana.	Jā
Biznesa notikuma transakciju grupēšanas mehānisms	Organizācijai ir viens biznesa notikums, kas izraisa vairākas transakcijas. Tomēr grāmatvedības nodaļa vēlas skatīt visus uzskaites ierakstus kopā, lai varētu atvieglot auditu. Līdzīgs scenārijs ir tāds, kurā bankas darījumi tiek reģistrēti programmā Finance, izmantojot failu, kas tiek saņemts no bankas. Organizācijām bieži ir nepieciešams šādas transakcijas sagrupēt, izmantojot failā norādīto bankas izraksta numuru.	Nē	Lai gan darījumu grupēšana ir derīgs scenārijs, dokumenta numuru nekādā gadījumā nedrīkst izmantot šim nolūkam. Dokumenti vienmēr atspoguļo atsevišķus darījumus, nevis darījumu grupu. Transakcijas var tikt sagrupētas, izmantojot citus žurnāla laukus, piemēram, žurnāla partijas numuru vai dokumenta numuru.
Sākotnējo atlikumu ievadīšana	Organizācijas bieži ievada sākuma bilances apakšgrāmatas kontiem (kreditoriem, klientiem, pamatlīdzekļiem u. c. kontiem) kā viena dokumenta transakciju.	Nē	Katra apakšgrāmatas konta sākuma atlikumi jāievada kā atsevišķi dokumenti. Ieskaitu var iegrāmatot grāmatvedības klīringa virsgrāmatas kontā, ko ieskaita ar virsgrāmatas sākuma atlikumu.
Iegrāmatota dokumenta uzskaites ieraksta labošana	Iespējams, organizācijai būs jālabo debitoru vai kreditoru virsgrāmatas konts iegrāmatotajam rēķinam. Tā kā rēķins ir pareizs, to nevajadzētu atsaukt.	Jā/Nē	Ja labojums ir jāveic Virsgrāmatas kontā Debitoru parādos vai Parādos kreditoriem, korekcija ir jāveic tieši Virsgrāmatas kontā. Izmantojot šo pieeju, korekciju ir iespējams veikt tikai laikā, kamēr sistēma ir dīkstāves periodā un Virsgrāmatas konts īslaicīgi atļaus manuālu ievadi. Viens no šīs pieejas negatīvajiem aspektiem ir tas, ka kreditora/klienta saskaņošanas pārskatos ar virsgrāmatu, ieejot un izejot, tiks parādīta atšķirība. Neto summa ir 0 (nulle).
Kopsavilkuma grāmatošana virsgrāmatā	Organizācijas bieži vēlas virsgrāmatā grāmatot kopsavilkuma formā, lai līdz minimumam samazinātu datu apjomu. Taču šīm organizācijām parasti joprojām ir nepieciešams uzturēt šo transakciju datus. Ja grāmatošana tiek veikta kopsavilkuma formā, izmantojot vienu dokumentu, transakciju dati nav zināmi un tos nevar uzturēt.	Nē	Tā kā darījuma informācija tiek zaudēta, organizācijas nedrīkst izmantot Vienu dokumentu kopsavilkuma iegrāmatošanai, ja informācija ir nepieciešama ziņošanai.
Funkcionalitāte ir pieejama sistēmā	Organizācijas, neizprotot sekas, bieži izmanto funkcionalitāti Viens dokuments tikai tāpēc, ka sistēma ļauj to izmantot.	Nē	Pats fakts, ka sistēma ļauj izmantot funkcionalitāti, nekad nav uzskatāms par pamatotu iemeslu. Šī funkcionalitāte ir jāizmanto tikai tad, ja tā ir nepieciešama, lai izpildītu citas uzņēmējdarbības prasības.

Funkcionalitātes Viens dokuments turpmākais izmantojums

Sakarā ar problēmām, kas var rasties, izmantojot Viens dokuments, tiek izskatītas šādas iespējas:

• Jaunas funkcijas tiks ieviestas arī turpmāk, ja tiks atrasts labāks veids, kā izpildīt kādu biznesa scenāriju. Piemēram, funkcija, kas tika ieviesta Finance versijā 10.0.32, ļauj ievadīt maksājumus kā atsevišķus dokumentus, bet bankas konts joprojām tiek atjaunināts kopsavilkumā. Pievienojot funkcijas, tās tiks dokumentētas katram biznesa scenārijam iepriekšējās tabulas ailē "Alternatīva".
• Dažas transakcijas var turpināt ievadīt caur žurnālu vienā dokumentā, taču var tikt izsekoti papildu dati, lai pareizi identificētu darījumu informāciju.
• Var tikt izmantota jaunu funkciju kombinācija, bet darījumus biznesa scenārijiem var turpināt ievadīt žurnālā, izmantojot vienu dokumentu.

Tiklīdz tiek ieviestas jaunas funkcijas, jūsu organizācijai ir nepārtraukti jāizvērtē, vai Atļaut vairākus darījumus vienā dokumentā opciju uz Virsgrāmatas parametrs lapas var izslēgt. Ieteicams pārtraukt viena dokumenta izmantošanu integrācijai, ja vien funkcionalitāte nepieciešama kāda funkcionālā trūkuma novēršanai.

Kad funkcionālie pārtraukumi ir aizpildīti, Microsoft komunicēs jaunos līdzekļus, kas tiks izmantoti viena dokumenta vietā. Dažiem biznesa scenārijiem, piemēram, kreditora rēķins ar vairākām rindām, turpinās izmantot vienu dokumentu, bet ar uzlabojumiem. Šie uzlabojumi tiks nogādāti tiem līdz ar to piegādi.