Eksport rekod jualan ke PDF

Artikel
04/07/2022
6 minit untuk dibaca

Cipta fail PDF rekod jualan yang kelihatan profesional dan baca sahaja menggunakan templat Word standard anda dan kongsikannya dengan pelanggan anda.

Keperluan lesen dan peranan

Jenis keperluan	Anda mesti mempunyai
Lesen	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise, atau Dynamics 365 Sales Professional Maklumat lanjut: Harga Dynamics 365 Sales
Peranan keselamatan	Sebarang peranan jualan utama, seperti jurujual atau pengurus jualan Maklumat lanjut: Peranan jualan utama

Eksport kepada PDF

Gunakan keupayaan penjanaan PDF untuk mencipta dan berkongsi fail PDF baca sahaja yang kelihatan profesional bagi rekod Dynamics 365 dengan pelanggan anda. Fail PDF dijana dengan menggunakan templat Word standard daripada organisasi anda. Keupayaan untuk mencipta fail PDF tersedia untuk entiti berikut: Akaun, Kenalan, Bakal Pelanggan, Peluang, Sebut Harga, Pesanan, dan Invois.

Penting

Dengan keluaran 2020 gelombang 2, keupayaan penjanaan PDF dipertingkatkan untuk menyokong semua entiti tersuai. Peningkatan PDF terhad kepada pengalaman web dan tidak tersedia dalam aplikasi mudah alih. Jika anda belum memilih untuk menyertai atau anda menggunakan Hab Jualan pada aplikasi mudah alih, anda akan melihat pengalaman lama.

Pentadbir sistem anda boleh memilih entiti yang mana generasi PDF didayakan. Jika penjanaan PDF tidak didayakan, anda tidak akan nampak pilihan untuk mencipta fail PDF.

Buka rekod entiti yang anda mahu cipta fail PDF—dalam contoh ini, rekod untuk entiti Peluang.
Pada bar perintah, pilih Eksport ke PDF.

Nota

Jika anda tidak melihat pilihan Eksport ke PDF, hubungi pentadbir anda untuk Mendayakan penjanaan fail PDF daripada rekod jualan.

Kotak dialog Eksport ke PDF muncul.

Pratonton berdasarkan templat yang dipilih ditunjukkan dan nama fail PDF diisi. Jika anda mahu menggunakan templat berbeza daripada yang dipilih, cari dan pilih templat tersebut dalam kotak Pilih templat untuk menjana dokumen PDF. Selepas anda memilih templat, pratonton akan disegar semula.
Penting
- Templat tersedia siap guna untuk Akaun, Peluang, Pesanan, Sebut Harga, dan entiti Invois. Untuk entiti yang tidak mempunyai templat di luar kotak, anda boleh mencipta templat baharu. Anda tidak boleh mencipta fail PDF untuk rekod entiti jika tiada templat yang tersedia untuk entiti tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang menggunakan templat Word, lihat Mencipta dan menguruskan templat Word dalam Dynamics 365 Sales.
- Jika terdapat berbilang templat Word yang tersedia untuk entiti, templat pertama dalam senarai dipilih secara lalai.
- Jika tetapan untuk melihat atau memuat turun fail PDF dinyahdayakan secara automatik dalam tetapan pelayar anda, fungsi pratonton tidak akan berfungsi.
Dalam medan Simpan sebagai, tukar nama fail PDF jika anda mahu.

Lakukan salah satu daripada yang berikut:

Untuk memuat turun fail PDF ke komputer anda, pilih Muat turun.

Untuk menghantar fail PDF kepada pelanggan anda dalam e-mel, pilih E-mel.

Dalam borang e-mel yang terbuka, maklumat berikut diisi secara automatik.

Medan	Diisi dengan
Kepada	Pelanggan berpotensi, jika berkenaan
Dari	Pengguna semasa
Lampiran	Fail PDF yang dijana, ditambah sebagai lampiran
Berkaitan	Rekod daripada e-mel yang dicetuskan
Subjek	Tajuk rekod

Borang e-mel dengan fail PDF dilampirkan.

Nota

Medan Berkenaan tidak diisi jika bendera Menghantar e-mel dalam entiti utama tidak didayakan dalam kawasan Penyesuaian. Untuk maklumat lebih lanjut tentang bendera ini, lihat Pilihan entiti yang hanya boleh didayakan.

Pilih Simpan ke SharePoint atau Simpan ke Dynamics.

Gunakan Simpan ke SharePoint untuk menyimpan fail PDF ke tapak SharePoint. Butang ini tersedia apabila intergrasi SharePoint didayakan untuk organisasi anda dan kotak semak Pengurusan Dokumen dipilih pada halaman entiti dalam kawasan Penyesuaian. Jika anda tidak melihat butang ini, hubungi pentadbir sistem anda.
Jika integrasi SharePoint tidak didayakan, anda akan melihat butang Simpan ke Dynamics. Perintah ini menyimpan fail PDF sebagai nota untuk rekod utama. Butang Simpan ke Dynamics tersedia jika nota didayakan untuk entiti utama. Jika anda tidak melihat butang ini, hubungi pentadbir sistem anda.

Langkah-langkah untuk mencipta fail PDF jika anda menggunakan Dynamics 365 untuk telefon pada peranti mudah alih

Jika anda menggunakan Dynamics 365 untuk telefon pada peranti mudah alih, keupayaan untuk menjana fail PDF adalah terhad kepada entiti berikut: Akaun, Kenalan, Bakal Pelanggan, Peluang, Pesanan, Sebut Harga dan Invois.

Buka rekod entiti yang anda mahu cipta fail PDF—dalam contoh ini, rekod untuk entiti Sebut Harga.
Pada bar perintah, pilih Cipta PDF dan kemudian, pilih templat yang anda mahu gunakan untuk mencipta PDF.

Penting

Templat tersedia siap guna untuk Akaun, Peluang, Pesanan, Sebut Harga, dan entiti Invois. Untuk entiti yang tidak mempunyai templat di luar kotak, anda boleh mencipta templat baharu. Anda tidak boleh mencipta fail PDF untuk rekod entiti jika tiada templat yang tersedia untuk entiti tersebut.

Petua

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang menggunakan templat Word, lihat Mencipta dan menguruskan templat Word dalam Dynamics 365 Sales.
Dalam kotak dialog yang muncul, simpan atau muat turun PDF.
- Jika anda memilih Simpan, fail PDF disimpan dalam tapak SharePoint lalai Jika SharePoint dikonfigurasikan dan didayakan untuk entiti utama. Jika SharePoint tidak dikonfigurasikan, PDF disimpan sebagai lampiran Nota ke rekod entiti utama dalam Dynamics 365 Sales.
- Jika anda memilih Muat turun, PDF akan dimuat turun ke pemacu tempatan anda. Selepas ia dimuat turun, anda boleh menambah fail ini ke nota, menghantarnya sebagai lampiran dalam e-mel atau memuat naik ke SharePoint.

Langkah-langkah untuk mencipta fail PDF jika anda menggunakan Dynamics 365 pada peranti mudah alih

Anda juga boleh menjana fail PDF dan terus menghantar e-mel itu kepada pelanggan.

Buka rekod—entiti dalam contoh ini, rekod untuk entiti Sebut Harga.

Pada bar perintah, pilih E-mel sebagai PDF dan kemudian, pilih templat dokumen.

Borang sebut harga menunjukkan E-mel sebagai butang PDF pada bar perintah.

Dalam borang e-mel yang terbuka, maklumat berikut diisi secara automatik.

Medan	Diisi dengan
Kepada	Pelanggan berpotensi, jika berkenaan
Daripada	Pengguna semasa
Lampiran	PDF yang dijana, ditambah sebagai lampiran
Berkenaan	Rekod daripada e-mel yang dicetuskan
Subjek	Tajuk rekod

Sah atau ubah sebarang butiran dalam borang e-mel seperti diperlukan, dan pilih Hantar.

Penting

Masa yang diambil untuk menjana fail PDF dan memuat turun atau menghantar e-mel bergantung pada saiz fail. Anda akan melihat prestasi yang optimum apabila saiz fail menjadi kurang daripada 2 MB. Fail lebih besar memerlukan lebih banyak masa tindak balas.

Soalan lazim

Soalan: Apakah yang terjadi jika lebih daripada satu lokasi dokumen SharePoint dikaitkan dengan rekod?
Jawapan: Tanpa mengira bilangan lokasi dokumen SharePoint yang wujud untuk rekod, fail PDF yang dijana sentiasa disimpan pada lokasi lalai: [<record_name>_<record_id>].

Soalan: Bolehkah saya menentukan nama yang berbeza untuk fail PDF sebelum menjananya?
Jawapan: Ya. Anda boleh menentukan nama fail lain jika anda tidak menggunakan Dynamics 365 untuk telefon pada peranti mudah alih.

Soalan: Bolehkah saya memilih untuk menyimpan fail PDF pada aplikasi Sales sebagai nota atau pada SharePoint?
Jawapan: Tidak. Jika SharePoint didayakan untuk entiti yang anda menjanakan PDF, fail PDF akan disimpan ke lokasi SharePoint secara lalai.

Soalan: Adakah keupayaan penjanaan PDF tersedia untuk semua entiti?
Jawapan Tidak. Keupayaan penjanaan PDF hanya tersedia pada tujuh entiti siap guna: Akaun, Kenalan, Bakal Pelanggan, Peluang, Sebut Harga, Pesanan, Invois. Dengan keluaran 2020 gelombang 2, keupayaan penjanaan PDF dipertingkatkan untuk menyokong entiti tersuai.

Soalan: Adakah fail PDF yang dijana menyokong fon tersuai?
Jawapan: Fon dalam fail yang dijana dihadkan kepada fon yang dipasang pada pelayan yang menjana fail PDF. Berikut ialah senarai fon yang disokong:

Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
Microsoft-Windows-Font-FMS
Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
Microsoft-Windows-Font-StaticCache
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
Microsoft-Windows-Font-Vector
Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Tidak dapat mencari pilihan dalam aplikasi anda?

Terdapat dua kemungkinan:

Anda tidak mempunyai lesen atau peranan yang diperlukan untuk melaksanakan langkah tersebut.
Organisasi anda mungkin menggunakan aplikasi tersuai dan dengan itu peta tapak serta UI akan berbeza. Semak dengan pentadbir anda untuk mendapatkan langkah yang tepat. Langkah yang diterangkan dalam dokumentasi ini khusus untuk aplikasi Hab Jualan atau Sales Professional permulaan.

Lihat juga

Dayakan atau nyahdayakan penjanaan PDF daripada rekod jualan