Bruk policyinnstillingene til å administrere personvernkontroller for Microsoft 365 Apps for enterprise

  • Artikkel

Obs!

For en liste over Office-produkter som dekkes av denne personverninformasjonen, kan du se Personvernkontroller tilgjengelig for Office-produkter.

Microsoft er forpliktet til å gi deg informasjonen og kontrollene du trenger for å velge hvordan dataene blir samlet inn og brukt når du bruker Microsoft 365-apper for virksomheter.

Fra og med versjon 1904 av Microsoft 365 Apps for enterprise finnes det nye policyinnstillinger som gir deg mulighet til å kontrollere innstillinger relatert til følgende:

  • Diagnosedata om Office-klientprogramvare som brukes, som samles inn og sendes til Microsoft

  • Tilkoblede opplevelser som bruker skybasert funksjonalitet for å tilby forbedrede Office-funksjoner til deg og dine brukere.

Nedenfor ser du de fem nye policyinnstillingene:

  • Konfigurere nivået på diagnosedata for klientprogramvare sendt fra Office til Microsoft
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som analyserer innhold
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som laster ned nettinnhold
  • Tillate bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office

Disse policyinnstillingene kan implementeres ved hjelp av enten gruppepolicy eller skypolicy. Hvis du bruker gruppepolicy, må du laste ned den nyeste versjonen av filene Administrative maler (ADMX/ADML) fra Microsoft Download Center.

Obs!

Hvis du bruker verktøyet for gruppepolicybehandling, er alle disse policyinnstillingene plassert under Brukerkonfigurasjon\Policyer\Administrative maler\Microsoft Office 2016\Personvern\Klareringssenter.

Disse nye policyinnstillingene gjelder også for skrivebordsversjonene Project og Visio, som følger med enkelte abonnementsplaner, for eksempel Project-abonnement 5 eller Visio-abonnement 2. De gjelder også for Microsoft 365 Apps for business.

Enkelte eksisterende policyinnstillinger skal ikke lenger gjelde for Microsoft 365 Apps for enterprise, og det finnes noen endringer i personverninnstillingene for brukergrensesnitt (UI) som du bør være klar over, fordi brukerne kan se disse endringene og spørre om dem.

Som med alle nye policyinnstillinger, bør du teste dem nøye i et begrenset, kontrollert miljø, for å sikre at innstillingene du konfigurerer har den ønskede effekten før du implementerer policyinnstillingene i hele organisasjonen.

Policyinnstilling for diagnosedata

Diagnosedata brukes til å holde Office sikkert og oppdatert, til å oppdage, diagnostisere og fjerne problemer, og til å gjøre produktforbedringer.

Du kan bruke policyinnstillingen Konfigurere nivået på diagnosedata for klientprogramvare sendt fra Office til Microsoft til å velge hvilket nivå av diagnosedata som skal sendes til Microsoft.

Hvis du aktiverer denne policyinnstillingen, må du velge hvilket nivå av diagnosedata som skal sendes til Microsoft. Valgene er Obligatorisk, Valgfritt eller Ingen.

  • Hvis du velger Obligatorisk, blir det minimum av data som er nødvendig for å holde Office sikkert, oppdatert og med forventet ytelse på enheten det er installert på, sendt til Microsoft.

  • Hvis du velger Valgfritt, blir tilleggsdata som bidrar til produktforbedringer og som gir forbedret informasjon for å oppdage, diagnostisere og reparere problemer, sendt til Microsoft. Disse dataene kan også brukes samlet til å lære opp og forbedre opplevelser som drives av maskinlæring, for eksempel anbefalte handlinger, tekstprognoser og kontekstavhengig hjelp. Hvis du velger å sende valgfrie diagnosedata, er obligatoriske diagnosedata også inkludert.

  • Hvis du velger Ingen, sendes ingen diagnosedata om Office-klientprogramvare som kjører på brukerens enhet til Microsoft. Dette alternativet begrenser imidlertid i betydelig grad Microsofts mulighet til å oppdage, diagnostisere og fjerne problemer som brukerne kan støte på når de bruker Office.

Hvis du deaktiverer eller ikke konfigurerer denne policy innstillingen, sendes både valg frie og nødvendige diagnose data til Microsoft.

Obs!

Selv om du velger Ingen, sendes nødvendige tjenestedata fra brukerens enhet til Microsoft. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Påkrevde tjenestedata for Office.

Hvis du vil ha mer informasjon om diagnosedata, kan du se følgende:

Policyinnstillinger for tilkoblede opplevelser

Microsoft 365 Apps for enterprise består av klientprogrammer og tilkoblede opplevelser som er utformet slik at du kan opprette, kommunisere og samarbeide mer effektivt. Det å arbeide med andre på et dokument som er lagret i OneDrive for Business eller oversette innholdet i et Word-dokument til et annet språk, er eksempler på tilkoblede opplevelser.

Vi forstår at du kanskje vil velge hvilke typer tilkoblede opplevelser som skal være tilgjengelige for brukerne når de arbeider i Office-programmer. Vi har derfor fire nye policyinnstillinger til deg:

  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som analyserer innhold
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som laster ned nettinnhold
  • Tillate bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office

Hvis du ikke konfigurerer disse policyinnstillingene, blir alle tilkoblede opplevelser tilgjengelige. Dette gir brukerne alle funksjonene og funksjonaliteten som er tilgjengelig via Microsoft 365 Apps for enterprise. Vi forstår at du kanskje må slå av noen eller alle disse tilkoblede opplevelsene for å oppfylle bestemte krav i organisasjonen.

Hvis du velger ikke å tilby brukerne enkelte typer tilkoblede opplevelser, nedtones enten bånd- eller menykommandoen for de tilkoblede opplevelsene, eller brukerne får en feilmelding når de prøver å bruke dem. I så fall blir ingen påkrevde tjenestedata for de tilkoblede opplevelsene sendt til Microsoft.

Brukerne kan ikke velge om de vil slå på eller av disse tilkoblede opplevelsene som er inkludert i Microsoft 365 Apps for enterprise, hvis de er logget på Office med legitimasjonen for organisasjonen, ofte kalt en jobb- eller skolekonto.

Policyinnstillinger for tilkoblede opplevelser som analyserer innhold

Dette er opplevelser som bruker Office-innholdet til å gi anbefalinger for utforming, redigeringsforslag, datainnsikt og lignende funksjoner. Eksempel: PowerPoint Designer eller Translator. Hvis du vil ha en liste over tilkoblede opplevelser, se Tilkoblede opplevelser i Office.

Du kan bruke policyinnstillingen Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som analyserer innhold til å kontrollere om disse typene tilkoblede opplevelser er tilgjengelige for brukerne. Hvis du ikke konfigurerer denne policyinnstillingen, blir disse tilkoblede opplevelsene tilgjengelige for brukerne.

Vær oppmerksom på at hvis du deaktiverer policyinnstillingen Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office, vil tilkoblede opplevelser som analyserer innhold ikke være tilgjengelig for brukerne.

Obs!

Hvis du deaktiverer policyinnstillingen Tillat bruk av tilkoblede opplevelser i Office, vil Microsoft 365 Copilot-funksjoner ikke være tilgjengelige for brukerne i enkelte apper. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft Copilot for Microsoft 365 samt policyinnstillinger for tilkoblede opplevelser.

Policyinnstilling for tilkoblede opplevelser som laster ned nettinnhold

Med disse opplevelsene kan du søke og laste ned nettinnhold, for eksempel maler, bilder, 3D-modeller, videoer og referansemateriale for å forbedre dokumentene dine. Dette kan for eksempel være Office-maler eller PowerPoint Hurtigstart. Hvis du vil ha en liste over tilkoblede opplevelser, se Tilkoblede opplevelser i Office.

Du kan bruke policyinnstillingen Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som laster ned nettinnhold til å kontrollere om disse typene tilkoblede opplevelser er tilgjengelige for brukerne. Hvis du ikke konfigurerer denne policyinnstillingen, blir disse tilkoblede opplevelsene tilgjengelige for brukerne.

Vær oppmerksom på at hvis du deaktiverer policyinnstillingen Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office, vil tilkoblede opplevelser som laster ned nettinnhold ikke være tilgjengelig for brukerne.

Policyinnstillinger for valgfrie tilkoblede opplevelser

I tillegg til de tilkoblede opplevelsene som er nevnt ovenfor og som er inkludert i Microsoft 365 Apps for enterprise, er det noen valgfrie tilkoblede opplevelser som du kan velge å gi brukerne tilgang til med sin organisasjonskonto. For eksempel LinkedIn-funksjonene for CV-hjelperen i Word eller 3D-kartfunksjonen i Excel, som bruker Bing. Hvis du vil ha flere eksempler, se Oversikt over valgfrie tilkoblede opplevelser i Office.

Disse tilkoblede opplevelsene er ulike fordi de ikke dekkes av organisasjonens kommersielle avtale med Microsoft. Valgfrie tilkoblede opplevelser tilbys av Microsoft direkte til brukerne og er underlagt Microsofts tjenesteavtale i stedet for Vilkår for nettjenester. I noen tilfeller gis det tredje parts innhold eller funksjonalitet gjennom disse valg frie tilkoblede opplevelsene og andre termer gjelder også for. Hvis du vil ha mer informasjon, se Oversikt over valgfrie tilkoblede opplevelser i Office.

Du kan bruke policyinnstillingen Tillate bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office til å kontrollere om disse typene tilkoblede opplevelser er tilgjengelige for brukerne. Hvis du ikke konfigurerer denne policyinnstillingen, blir disse valgfrie tilkoblede opplevelsene tilgjengelige for brukerne.

Obs!

Hvis du vil bruke Tillat bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office policy-innstilling til volumlisensierte versjoner av Office 2019, Project 2019 eller Visio 2019, må du bruke gruppepolicy. Du kan ikke bruke skypolicy. Dette gjelder Office 2019, Project 2019 og Visio 2019, når de er konfigurert til å bruke PerpetualVL2019, oppdateringskanal.

Selv om du velger å gjøre disse valgfrie tilkoblede funksjonene tilgjengelig for brukerne, har brukerne mulighet til å slå dem av som en gruppe ved å gå til dialogboksen for personverninnstillinger. Brukerne vil bare ha dette valget hvis de er logget på Office med organisasjonens legitimasjon (også kalt en jobb- eller skolekonto), ikke hvis de er logget på med en personlig e-postadresse.

Noen av disse valgfrie tilkoblede opplevelsene anses også å være tilkoblede opplevelser som analyserer innhold eller laster ned nettinnhold. Sette inn bilder fra nettet er for eksempel en valgfri tilkoblet opplevelse, drevet av Microsoft Bing, men den regnes også som en tilkoblet opplevelse som laster ned nettinnhold. Hvis du deaktiverer policyinnstillingen Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som laster ned nettinnhold, vil derfor Sett inn bilder fra nettet ikke være tilgjengelig for brukerne. Det vil ikke være tilgjengelig selv om du har aktivert policyinnstillingen Tillate bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office. Hvis du vil ha mer informasjon om hvilke tilkoblede opplevelser som analyserer innholdet eller laster ned nettinnhold, se Tilkoblede opplevelser i Office.

Det finnes ett unntak du bør merke deg. Policyinnstillingen Tillat bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office kontrollerer ikke opplevelser som krever at du kobler LinkedIn-kontoen til jobb- eller skolekontoen for Microsoft. Hvis du vil kontrollere disse erfarings typene, for eksempel LinkedIn-informasjon på et profil kort i Outlook, kan du se LinkedIn i Microsoft-apper og-tjenester og integrere LinkedIn konto tilkoblinger i Azure Active Directory.

Policyinnstillinger for de fleste tilkoblede opplevelsene

Du kan bruke policyinnstillingen Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office til å kontrollere om de fleste tilkoblede opplevelser som er tilgjengelige via Microsoft 365 Apps for enterprise er tilgjengelige for brukerne. Hvis policyinnstillingen deaktiveres, vil følgende typer tilkoblede opplevelser ikke være tilgjengelig for brukerne:

  • Opplevelser som analyserer innholdet
  • Funksjoner som laster ned nettinnhold
  • Valgfrie tilkoblede opplevelser

Hvis du deaktiverer denne policyinnstillingen, er de fleste andre tilkoblede opplevelser også slått av, for eksempel samtidig redigering og fillagring på nettet. Hvis du vil ha en liste over disse andre tilkoblede opplevelsene, se Tilkoblede opplevelser i Office.

Selv om du deaktiverer disse policyinnstillingene, vil fortsatt en begrenset Office-funksjonalitet være tilgjengelig, for eksempel synkronisering av en postboks i Outlook, og Teams og Skype for Business vil fortsette å fungere. Viktige tjenester, for eksempel lisensieringstjenesten som bekrefter at du har riktig lisens til å bruke Office, forblir også tilgjengelig.

Eksisterende policyinnstillinger som blir erstattet med nye policyinnstillinger

Det er to eksisterende policyinnstillinger som ikke lenger gjelder for Microsoft 365 Apps for enterprise, fra og med versjon 1904. Det er følgende policyinnstillinger:

  • Sende personlige opplysninger, som finnes under Brukerkonfigurasjon\Policyer\Administrative maler\Microsoft Office 2016\Personvern\Klareringssenter.

  • Alternativer for dokumentinnhold, som finnes under Brukerkonfigurasjon\Policyer\Administrative maler\Microsoft Office 2016\Verktøy | Alternativer | Generelt | Tjenestealternativer... \Nettinnhold.

Fra og med versjon 1904 vil det å konfigurere disse to eksisterende policyinnstillingene ikke ha noen innvirkning på Microsoft 365 Apps for enterprise. De er ikke lenger gjeldende fordi funksjonaliteten er erstattet av disse nye policyinnstillingene:

  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som analyserer innhold
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som laster ned nettinnhold
  • Tillate bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office
  • Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office

Disse nye policyinnstillingene kan gi deg en bedre nivåkontroll enn de to eksisterende policyinnstillingene. Hvis du for eksempel tidligere har brukt policyinnstillingen Sende personlige opplysninger, vil både PowerPoint Hurtigstart og Smart søk bli deaktivert. Hvis du nå, med de nye policyinnstillingene, bruker Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som analyserer innholdet for å slå av denne typen tilknyttede opplevelser, blir bare Smart søk slått av. PowerPoint Hurtigstart vil fortsatt være tilgjengelig for brukerne.

Policyinnstillingene vises fremdeles i verktøyet for gruppepolicybehandling, fordi de fortsatt gjelder for volumlisensierte versjoner av Office 2016 og Office 2019, for eksempel Office Professional Plus 2019.

Hva med eksisterende policyinnstillinger som kontrollerer tilkoblede opplevelser?

Som du sikkert allerede vet, er det enkelte eksisterende policyinnstillinger som gir deg mulighet til å kontrollere tilkoblede opplevelser. Her er noen eksempler på eksisterende policyinnstillinger:

  • Alternativer i PowerPoint Designer, under Brukerkonfigurasjon\Policyer\Administrative maler\Microsoft Office 2016\Verktøy | Alternativer | Generelt | Tjenestealternativer... \PowerPoint Designer.

  • Deaktivere Hurtigstart, under Brukerkonfigurasjon\Policyer\Administrative maler\Microsoft PowerPoint 2016\Alternativer for PowerPoint\Generelt

Du kan fremdeles bruke disse eksisterende policyinnstillingene hvis du vil slå av individuelle tilkoblede opplevelser. Husk at hvis du bruker en av de nye policyinnstillingene, kan disse slå av en tilkoblet opplevelse du har aktivert ved hjelp av en annen policyinnstilling.

Generelt, hvis én policyinnstilling er konfigurert til å slå på en bestemt tilkoblet opplevelse mens en annen policyinnstilling samtidig er konfigurert til å slå av denne typen tilkoblet opplevelse, vil den bestemte tilkoblede opplevelsen være slått av for brukerne.

Det finnes noen endringer i brukergrensesnittet (UI) i Microsoft 365 Apps for enterprise relatert til personvern som brukerne kan se og spørre om. Disse endringene er et direkte resultat av de nye personvernkontrollene og policyinnstillingene som er tilgjengelig fra og med versjon 1904.

Dialog om valgfrie tilkoblede opplevelser

Hvis du har valgt å gi brukerne valgfrie tilkoblede funksjoner, vises en dialogboks med informasjon første gang brukerne åpner en Office-app etter at de har blitt oppdatert til versjon 1904 eller nyere. Dialogboksen informerer brukerne om at du har gitt dem muligheten til å bruke disse valgfrie tilkoblede opplevelsene, og lar dem få vite at de kan gå til Fil>Konto>Kontopersonvern for å endre denne innstillingen.

Personverninnstillinger som er fjernet fra Office-brukergrensesnittet

Følgende innstillinger fjernes fra Fil>Alternativer>Klareringssenter>Innstillinger for klareringssenter…>Personvernalternativer:

  • Få utforminger, informasjon, anbefalinger og tjenester ved å la Office få tilgang til og gjøre produktforbedringer basert på Office-innhold på enheten min.

  • La Office koble til nettjenester fra Microsoft for å tilby funksjonalitet som er relevant for din bruk og for hva du foretrekker.

Under Fil>Alternativer>Generelle, blir også muligheten til å aktivere intelligente tjenester for Office fjernet.

Som administrator for organisasjonen, kontrollerer du nå de tilsvarende innstillingene til disse gjennom de nye innstillingene som er beskrevet tidligere.

Personverninnstillinger som er lagt til i Office-brukergrensesnittet

Dette er nye elementer som er lagt til i Office-brukergrensesnittet:

  • Under Fil>Konto, vil brukerne se et nytt valg for Kontopersonvern>Administrer innstillinger. Under Administrere innstillinger kan brukerne slå av valgfrie tilkoblede opplevelser, hvis du har gitt dem det alternativet.

  • Under Fil>Alternativer>Klareringssenter>Innstillinger for klareringssenter …>Personvernalternativer, er det et alternativ for å aktivere bruken av Visningsprogram for diagnosedata på enheten.

Kontrollere personverninnstillinger ved å redigere registeret

Noen administratorer foretrekker å endre innstillinger direkte i registeret, for eksempel ved bruk av skript, i stedet for å bruke gruppepolicy eller skypolicy. Du kan bruke informasjonen nedenfor til å konfigurere personverninnstillinger direkte i registeret.

Policyinnstilling Registerinnstilling Verdier
Konfigurere nivået på diagnosedata for klientprogramvare sendt fra Office til Microsoft SendTelemetry 1=Obligatorisk
2=Valgfri
3=Ingen
Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som analyserer innhold UserContentDisabled 1=Aktivert
2=Deaktivert
Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office som laster ned nettinnhold DownloadContentDisabled 1=Aktivert
2=Deaktivert
Tillate bruk av flere valgfrie tilkoblede opplevelser i Office ControllerConnectedServicesEnabled 1=Aktivert
2=Deaktivert
Tillate bruk av tilkoblede opplevelser i Office DisconnectedState 1=Aktivert
2=Deaktivert

Hvis du vil opprette en .reg-fil for personverninnstillingene, åpner du Notisblokk og kopierer inn disse linjene. Juster verdiene etter behov, og lagre deretter filen. Sørg for at filnavnet har filtypen .reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Du kan for eksempel bruke denne .reg-filen med kommandoen regedit-exe i et skript for å konfigurere personverninnstillingene for brukeren.