Slik finner du ut hvor du publiserer et egendefinert Outlook-skjema

Opprinnelig KB-nummer:   290802

Sammendrag

Denne artikkelen beskriver noen av vurderingene du må ta med i betraktningen hvis du prøver å avgjøre hvor du skal publisere et egendefinert Outlook-skjema.

Mer informasjon

I Outlook publiseres egendefinerte skjemaer vanligvis i et skjemabibliotek, slik at bare én kopi av et skjema er lagret på datamaskinen. Enkeltelementer inneholder et meldingsklassefelt som angir hvilket skjema som skal brukes til å vise dataene som finnes i elementet. Når du publiserer egendefinerte skjemaer i et skjemabibliotek, bruker Microsoft Exchange Server-baserte datamaskiner og Outlook betydelig mindre ressurser og båndbredde fordi selve skjemaet ikke trenger å lagres i hvert enkelt element.

Løsninger for Outlook-skjemaer kan variere mye, spesielt fordi Outlook har en rekke forskjellige typer standardskjemaer. Det er ofte vanskelig å finne det beste stedet å publisere et skjema, og det er mange faktorer å ta hensyn til når du tar avgjørelsen.

Her kan du publisere skjemaer

Skjemaer kan publiseres på tre plasseringer. Tabellen nedenfor viser disse plasseringene.

Plassering Beskrivelse
En mappe (eller mappeskjemabibliotek) For de fleste mappebaserte skjemaløsninger publiserer du skjemaet til mappen slik at det er tilgjengelig når noen bruker mappen. Hvis du publiserer skjemaet i en fellesmappe, er skjemaet tilgjengelig for alle som har tilgang til mappen. Hvis du publiserer skjemaet til en av dine personlige mapper, er det bare tilgjengelig for deg når du bruker denne mappen. Skjemaene Kontakt, Legg inn, Oppgave og Logg er eksempler på skjematypene som vanligvis er knyttet til en mappe. Én fordel med å publisere et skjema til en mappe er at skjemaet er tilgjengelig på Handlinger-menyen når du er i mappen.
Bibliotek for organisasjonsskjemaer Publiser skjemaet til dette biblioteket hvis du vil gjøre skjemaet tilgjengelig for alle i organisasjonen, for eksempel et skjema for å rapportere ferie. Dette biblioteket brukes ofte for e-postmeldingsskjemaer fordi de vanligvis ikke er basert på en bestemt mappe. Du kan publisere et skjema til biblioteket for organisasjonsskjemaer når du vil bruke det samme egendefinerte skjemaet i mer enn én mappe. Når du gjør dette, kan du bare vedlikeholde ett enkelt publisert skjema. Skjemaer som er publisert i dette biblioteket, er tilgjengelige for alle i organisasjonen så lenge de får tillatelser til biblioteket av administratoren. Biblioteket er lagret på den Microsoft Exchange Server-baserte datamaskinen. Administratoren må gi deg tillatelse til å publisere til biblioteket for organisasjonsskjemaer. Denne tillatelsen gis vanligvis bare til noen få enkeltpersoner eller en avdeling som administrerer den Exchange Server-baserte datamaskinen.
Bibliotek for personlige skjemaer Skjemaer som er lagret i dette biblioteket, er bare tilgjengelige for deg. Når du publiserer et skjema til biblioteket for personlige skjemaer, lagres skjemaet som et skjult element i rotmappen i postboksen eller PST-filen ( Personlige mapper), alt etter hva som er standard plassering for levering av e-post. I likhet med skjemaer som er lagret i biblioteket for organisasjonsskjemaer, kan disse skjemaene åpnes ved hjelp av kommandoen Velg skjema. Lagre et skjema i dette biblioteket når du oppretter et skjema til eget personlig bruk, for eksempel et standard skjema for e-postmeldinger som er forhåndsadressert til mottakere.

Det er også mulig å lagre et Outlook-skjema som en fil i filsystemet eller som et element i en Outlook-mappe. Microsoft anbefaler imidlertid at du unngår begge disse fremgangsmåtene, fordi skjemaet vil være et engangsskjema.

Du kan lagre et Outlook-skjema i filsystemet som en Outlook-malfil (.oft). Dette gjør at du kan legge ved skjemaet i en e-postmelding, og deretter sende skjemaet til noen andre. Du kan også bruke .oft-filen som en sikkerhetskopi av skjemaet. Slik lagrer du et skjema som en .oft-fil:

  1. Fil-menyen, velg Lagre Som.
  2. Skriv inn et navn på skjemaet i Filnavn-boksen.
  3. Velg Outlook-mal i Filtype-boksen, og velg deretter Lagre.

Du kan også lagre skjemaet som et element i gjeldende mappe. Microsoft anbefaler imidlertid ikke at du gjør dette av følgende årsaker:

  • Det er enkelt å slette skjemaet ved et uhell.
  • Det har en tendens til å gjøre forskjellen mellom skjemaer og elementer uskarp, og det vanlige resultatet er en mappe som er fylt med forskjellige elementer som inneholder ulike versjoner av samme skjema. Dette er vanligvis ikke en god praksis når du utformer Outlook-skjemaer.
  • Elementer som er lagret i en mappe, har vanligvis tilknyttet data, og du vil vanligvis ikke ha data knyttet til skjemaet. Microsoft anbefaler derfor at du ikke åpner et element i en mappe og deretter går inn i utformingsmodus. åpne en ny forekomst av skjemaet, og gå deretter inn i utformingsmodus.
  • Skjemaer som er lagret som elementer, er engangsskjemaer og har uønskede sideeffekter.

Hvis du vil lagre et skjema i gjeldende mappe, velger du LagreFil-menyen.

Vurderinger når du bestemmer deg for hvor du skal publisere et skjema

Det er mange spørsmål du må ta hensyn til når du bestemmer deg for hvor du skal publisere et skjema:

  • Er skjemaet basert på en mappeløsning, eller er det et e-postmeldingsskjema som er utformet for å sendes til mottakere?
  • Bruker du en Exchange Server-basert datamaskin? Hvis du bruker en Exchange Server-basert datamaskin, er det mulig å publisere skjemaet til biblioteket for organisasjonsskjemaer, eller har organisasjonen lagt begrensninger på hvilke typer skjemaer som kan lagres der?
  • Hvor mange personer trenger tilgang til skjemaet?
  • Oppdateres skjemaet ofte, noe som gjør det viktig å ha bare én kopi av skjemaet distribuert sentralt?
  • Må skjemaet være tilgjengelig i frakoblet modus?
  • Hvis dette er et e-postmeldingsskjema, brukes det bare i organisasjonen, eller sendes det til andre mottakere utenfor organisasjonen?
  • Hvordan åpnes det nye skjemaet?

Bestemme hvor mappebaserte skjemaer skal publiseres

Når du oppretter en mappebasert løsning der det primære fokuset for skjemaet er å vise elementene i én enkelt mappe, publiserer du vanligvis skjemaet til selve mappen. Når du publiserer skjemaet til mappen, er mappen en selvstendig enhet, og skjemaet er tilgjengelig på Handlinger-menyen.

Det finnes imidlertid scenarier der du kanskje ikke vil publisere et vanlig mappebasert skjema til en mappe. Hvis du bruker et skjema i mer enn én mappe, og hver mappe alltid bruker samme versjon av skjemaet, bør du vurdere å publisere skjemaet i biblioteket for organisasjonsskjemaer eller i biblioteket for personlige skjemaer. Når du gjør dette, finnes det bare én kopi av det publiserte skjemaet, og det er enklere å oppdatere hvis du trenger å gjøre endringer. Hvis du er den eneste personen som trenger tilgang til dette skjemaet, publiserer du skjemaet i Biblioteket for personlige skjemaer. Hvis andre trenger tilgang til skjemaet, og skjemaet er vanlig i en fellesmappe på en Exchange Server-basert datamaskin, undersøker du om du kan publisere skjemaet til biblioteket for organisasjonsskjemaer. En potensiell ulempe med denne fremgangsmåten er at skjemaet ikke vil være tilgjengelig under Handlinger-menyen med mindre det er publisert i mappen. Men hvis det er standardskjemaet for mappen, som vanligvis er tilfellet, vil dette ikke utgjøre for mye av en forskjell fordi du eller brukerne kan bruke en verktøylinjeknapp til å åpne nye elementer.

Bestemme hvor meldingsbaserte skjemaer skal publiseres

Hvis skjemaet er basert på en e-postmelding, og det brukes av deg og bare et par andre brukere, publiserer du skjemaet i biblioteket for personlige skjemaer for alle brukerne. Hvis du imidlertid skal opprette nye elementer basert på dette skjemaet, vil du kanskje publisere det til innboksen, slik at du får tilgang til det på Handlinger-menyen. Hvis skjemaet skal brukes av mange personer i en organisasjon, publiserer du det i biblioteket for organisasjonsskjemaer slik at det bare er én kopi av skjemaet som skal vedlikeholdes, og alle brukerne har tilgang til det. Denne fremgangsmåten kan imidlertid gjøre skjemaet vanskeligere å åpne.

Vurderinger og alternativer for å åpne skjemaer

Tabellen nedenfor beskriver hvordan brukere vanligvis åpner Outlook-skjemaer, avhengig av hvor skjemaene er lagret:

Skjematype Her kan du åpne
Mappeskjemaer Hvis du åpner mappen som inneholder skjemaene, er skjemaene tilgjengelige på Handlinger-menyen.
Bibliotek for organisasjonsskjemaer

-and-

Bibliotek for personlige skjemaer
Skjemaer som er lagret i biblioteket for organisasjonsskjemaer og biblioteket for personlige skjemaer, er utformet for å åpnes ved hjelp av dialogboksen Velg skjema. Hvis du vil ha tilgang til disse skjemaene, peker du på NyFil-menyen, og deretter velger du Velg skjema.

Du kan bruke følgende metoder for å gjøre skjemaer mer tilgjengelige for brukere.

Legge til kommandoen Velg skjema på verktøylinjen

Outlook 2007 og Outlook 2003

Hvis du vil forkorte antall trinn som kreves for å få tilgang til velg skjema-kommandoen, legger du til kommandoen på verktøylinjen slik at du kan vise dialogboksen med ett enkelt valg:

  1. Pek Verktøylinjer på Visning-menyen, og velg deretter Tilpass.
  2. Velg Kommandoer-fanen i dialogboksen Tilpass.
  3. Kontroller at Fil er valgt i Kategorier-boksen.
  4. Finn kommandoen Velg skjema i Kommandoer-boksen, og dra den deretter opp til ønsket plassering på verktøylinjen.
  5. Velg Lukk.

Outlook 2013 og Outlook 2010

Hvis du vil forkorte antall trinn som kreves for å få tilgang til velg skjema-kommandoen, legger du til Utvikler-fanen på båndet slik at du kan vise dialogboksen Velg skjema med et par valg:

  1. Høyreklikk Outlook-båndet, og velg deretter Tilpass båndet.
  2. Velg Utvikler i listen over hovedfaner, og velg deretter OK.

Velg skjema vises på Utvikler-fanen på Outlook-båndet.

Åpne et skjema ved hjelp av Visual Basic for Applications eller et COM-tillegg

Publisere skjemaet til en mappe

Hvis et skjema er publisert til enten Biblioteket for personlige skjemaer eller biblioteket for organisasjonsskjema, bør du vurdere å publisere et skjema til en mappe slik at det vises på Handlinger-menyen. Hvis skjemaet er oppdatert, må du imidlertid kontrollere at skjemaet er omformet slik at du ikke oppretter problemer med hurtigbufferen for Outlook-skjemaer.

Lagre en .oft-fil på skrivebords- eller Start-menyen

Selv om Microsoft vanligvis ikke anbefaler å lagre en .oft-fil på skrivebordet eller på Start-menyen, kan du lagre en Outlook-malfil (.oft) på en av plasseringene. Elementene som opprettes ved å gjøre dette, inneholder engangsskjemaer som vanligvis forårsaker uønskede sideeffekter, avhengig av utformingen av skjemaet og hvordan det brukes.