Eksportere dataene som ble brukt til å opprette en visualisering

GJELDER FOR: Power BI Desktop Power Bi-tjeneste

Hvis du vil se dataene som brukes til å opprette et visualobjekt, kan du vise dataene i Power BI eller eksportere dem til Excel. Denne artikkelen viser deg hvordan du eksporterer til Excel. Data kan eksporteres til Excel fra en Power BI-instrumentbordflis og fra et visualobjekt i en rapport.

Viktig

Ikke alle data kan vises eller eksporteres av alle brukere. Det finnes sikkerhetstiltak som rapportdesignere og administratorer bruker når de bygger instrumentbord og rapporter. Noen data er begrenset, skjult eller konfidensiell, og kan ikke ses eller eksporteres uten spesielle tillatelser. Hvis du er designer eller administrator, velger du fanen for administrator- og utformingskontroller for eksport.

Hvem kan eksportere data

Hvis du har tillatelser til dataene, kan du se og eksportere dataene som Power BI bruker til å opprette en visualisering.

Hvis du ikke har tillatelser til dataene, kan du ikke eksportere eller åpne i Excel. Data er ofte konfidensielle eller begrenset til bestemte brukere. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Vurderinger og begrensninger på slutten av dette dokumentet. Hvis du arbeider i Power Bi-tjeneste, kan du kontakte Power BI-administratoren, eller du kan slå opp kontaktinformasjonen for eieren av instrumentbordet for å be om eksporttillatelser. Hvis du vil finne eieren, velger du rullegardinlisten ved siden av rapporttittelen.

Video: Vise og eksportere data

Watch Eksporterer dataene fra én av visualiseringene i en rapport, lagrer dem som en XLSX-fil og åpner dem i Excel. Følg de trinnvise instruksjonene for å prøve det selv.

Merk

Denne videoen kan bruke tidligere versjoner av Power BI Desktop eller Power Bi-tjeneste.

Data er beskyttet når de eksporteres ut av Power BI

Rapporteiere kan klassifisere og merke rapporter ved hjelp av følsomhetsetiketter fra Microsoft Purview informasjonsbeskyttelse. Hvis følsomhetsetiketten har beskyttelsesinnstillinger, bruker Power BI disse beskyttelsesinnstillingene når du eksporterer rapportdata til Excel-, PowerPoint- eller PDF-filer. Bare autoriserte brukere kan åpne beskyttede filer.

Sikkerhets- og Power BI-administratorer kan bruke Microsoft Defender for cloud apps til å overvåke brukertilgang og aktivitet, utføre risikoanalyse i sanntid og angi etikettspesifikke kontroller. Organisasjoner kan for eksempel bruke Microsoft Defender for Cloud Apps til å konfigurere en policy som hindrer brukere i å laste ned sensitive data fra Power BI til uadministrerte enheter.

Eksportere data fra et Power BI-instrumentbord

1. Åpne et instrumentbord i Power Bi-tjeneste, og velg en flis med et visualobjekt.

2. Åpne rullegardinlisten Flere alternativer (...) øverst til høyre i flisen, og velg Eksporter til CSV.

   

3. Hvis flisen ble festet fra en rapport med en følsomhetsetikett, ser du denne advarselen. Vurder følsomheten til innholdet før du bestemmer deg for om du vil eksportere eller ikke. Hvis du vil eksportere data med en følsomhetsetikett, åpner du rapportsiden som inneholder det opprinnelige visualobjektet, og eksporterer dataene derfra i stedet.

   

4. Power BI eksporterer dataene til en CSV-fil . Hvis du filtrerte visualiseringen, filtreres også CSV-eksporten. Nettleseren ber deg om å lagre eller åpne filen. Eksporten lagres som standard i den lokale nedlastingsmappen.

5. Åpne CSV-filen i Excel.

   

Eksportere data fra en rapport

Power BI Desktop

Det er enkelt å eksportere data fra et visualobjekt for rapporter i Power BI Desktop. Når du eksporterer dataene, oppretter Power BI en CSV-fil med dataene.

1. Velg visualobjektet, velg Flere alternativer (...)>Eksporter data.
2. Velg en plassering for CSV-filen i dialogboksen Lagre som, og rediger filnavnet hvis du vil.
3. Velg Lagre.

Power Bi-tjeneste

Du har mange flere alternativer når du eksporterer data fra et rapportvisualobjekt i Power Bi-tjeneste. Hvis du vil illustrere de ulike alternativene, oppretter du et stablet stolpediagram som inneholder:

• Et hierarki som består av land/område og by. Med dette hierarkiet kan vi drille ned fra Land/område til By og sikkerhetskopiere igjen.
• Et filter for By.
• Et aggregat for rabattprosent (antall ble endret til gjennomsnitt).

Nå er vi klare til å prøve ut to ulike alternativer for eksport av data. Velg Flere alternativer (...) øverst til høyre i visualobjektet, og velg deretter Eksporter data.

Power BI gir deg muligheten til å eksportere de summerte dataene eller de underliggende dataene. Siden visualiseringen har et aggregat (du endret antall til gjennomsnitt), har du to alternativer:

• Summerte data
• Underliggende data

Eksporter summerte data

Velg alternativet for summerte data hvis du vil eksportere data for det du ser i visualobjektet. Denne typen eksport viser deg bare dataene (kolonner og mål) som brukes til å opprette visualobjektet. Siden dette visualobjektet har et hierarki, inneholder eksporten aggregerte data for hele hierarkiet. Så selv om den gjeldende visningen av diagrammet viser to kolonner (to land/områder), viser de summerte dataene fire rader – én for hver by i hierarkiet.

Hvis visualobjektet har filtre brukt, filtreres også dataene du eksporterer. Hvis visualobjektet har aggregater (sum, gjennomsnitt og så videre), aggregeres også eksporten.

Velg filformatet for eksporten. Du har tre alternativer. De to første støttefølsomhetsetikettene. Det tredje alternativet, som eksporterer til CSV, støtter ikke følsomhetsetiketter.

• Excel XLSX-fil med live-tilkoblinger (maksimalt opptil 500 000 rader)
• Excel XLSX-fil (maksimalt opptil 150 000 rader)
• CSV-fil (opptil 30 000 rad maks)

Hvis du vil ha hjelp til å forstå aggregater, kan du se Aggregater i Power BI.

Merk

I Power BI Desktop har du bare muligheten til å eksportere summerte data som en CSV-fil. Når du velger Eksporter, ber nettleseren deg om å lagre filen. Når den er lagret, åpner du filen i Excel. Hvis du bruker Power BI-appen i Microsoft Teams, får du kanskje ikke de samme ledetekstene. Den eksporterte filen lagres i den lokale nedlastingsmappen eller i en mappe du angir.

I dette eksemplet viser Excel-eksporten én totalsum for hver by. Siden vi filtrerte ut Atlanta, er det ikke inkludert i resultatene. Den første raden i regnearket viser filtrene som Power BI brukte ved utpakking av dataene.

• Alle dataene som brukes av hierarkiet eksporteres, ikke bare dataene som brukes for gjeldende drillenivå for visualobjektet. Vi har for eksempel ennå ikke drillet ned til bynivå, men eksporten inkluderer bydata samt land-/områdedata.

• Våre eksporterte data aggregeres. Vi får en total prosentandel, én rad, for hver by.

• Siden vi brukte filtre på visualiseringen, eksporteres de eksporterte dataene som filtrert. Legg merke til at den første raden viser brukte filtre: By er ikke Atlanta, GA.

Eksporter underliggende data

Velg dette alternativet hvis du vil se dataene i visualobjektet og andre data fra den semantiske modellen (se diagrammet senere i denne artikkelen for mer informasjon). Hvis visualiseringen har et aggregat, fjernes aggregatet når du velger Underliggende data . I dette eksemplet viser Excel-eksporten én rad for hver enkelt byrad i semantisk modell og rabattprosenten for den ene oppføringen. Power BI flater ut dataene de ikke aggregerer.

For noen data er underliggende deaktivert. Kompileringstillatelser kan være nødvendig for å se mer data enn det som vises i visualobjektet (underliggende data). Disse tillatelsene beskytter dataene mot upassende visning, gjenbrukt eller delt med andre enn den tiltenkte målgruppen.

Når du velger Eksporter, ber nettleseren deg om å lagre filen. Når den er lagret, åpner du filen i Excel. Hvis du bruker Power BI-appen i Microsoft Teams, får du kanskje ikke de samme ledetekstene. Den eksporterte filen lagres i den lokale nedlastingsmappen eller i en mappe du angir.

• Dette skjermbildet viser deg bare en liten del av Excel-filen. den har mer enn 100 000 rader.

• Alle dataene som brukes av hierarkiet eksporteres, ikke bare dataene som brukes for gjeldende drillenivå for visualobjektet. Vi har for eksempel ennå ikke drillet ned til bynivå, men eksporten omfatter både by- og land-/områdedata.

• Siden vi brukte filtre på visualobjektet, eksporteres de eksporterte dataene som filtrert. Legg merke til at den første raden viser brukte filtre: By er ikke Atlanta, GA. Legg merke til at i noen spesifikke tilfeller kan den første raden vise et filter som ikke brukes i dataene som følger. Se neste del for mer informasjon.

Eksporter underliggende datadetaljer

Det du ser når du velger Underliggende data , kan variere. Å forstå disse detaljene kan kreve hjelp fra administratoren eller IT-avdelingen. I Power BI Desktop eller Power Bi-tjeneste, i rapporteringsvisningen, vises et mål i feltlisten med et kalkulatorikon. . Mål kan opprettes i Power BI Desktop.

Visualobjektet inneholder	Det du ser i eksport
Aggregater	den første aggregerte og ikke-skjulte dataene fra hele tabellen for denne aggregeringen
Aggregater	relaterte data – hvis visualobjektet bruker data fra andre datatabeller som er relatert til datatabellen som inneholder aggregatet (så lenge denne relasjonen er *:1 eller 1:1)
Measures	alle mål i visualobjektet og alle mål fra alle datatabeller som inneholder et mål som brukes i visualobjektet
Measures	alle ikke-skjulte data fra tabeller som inneholder dette målet (så lenge denne relasjonen er *:1 eller 1:1)
Bare mål	alle ikke-skjulte kolonner fra alle relaterte tabeller (for å utvide målet)
Bare mål	summerte data for eventuelle dupliserte rader for modellmål

Viktig

Eksport av underliggende data inkluderer ikke datetime/variasjonskolonner eller inneholder numeriske kolonner hvis det finnes en aggregasjon.

Administrator- og utformingskontroller for eksport

Rapportdesignere i Power BI kontrollerer hvilke typer alternativer for dataeksport som er tilgjengelige for forbrukerne. Valgene er:

• Tillat sluttbrukere å eksportere summerte data fra Power Bi-tjeneste eller rapportserver for Power BI.

• Tillat sluttbrukere å eksportere både summerte og underliggende data fra tjenesten eller rapportserveren.

• Ikke tillat sluttbrukere å eksportere data fra tjenesten eller rapportserveren.

  Viktig

  Vi anbefaler at rapportdesignere går tilbake til gamle rapporter og tilbakestiller eksportalternativet manuelt etter behov.

Slik angir du disse alternativene:

1. Start i Power BI Desktop.

2. Velg Filalternativer>og Innstillinger> Options øverst til venstre.

3. Velg Rapportinnstillinger under GJELDENDE FIL.

   

4. Gjør valget ditt fra delen Eksporter data .

Du kan også oppdatere denne innstillingen i Power Bi-tjeneste.

Det er viktig å være oppmerksom på at hvis innstillingene for administrasjonsportalen for Power BI er i konflikt med rapportinnstillingene for eksportdata, overstyrer administratorinnstillingene innstillingene for eksport av data.

Hensyn og begrensninger

Disse vurderingene og begrensningene gjelder for Power BI Desktop og Power Bi-tjeneste, inkludert Power BI Pro og Premium.

Det er mange hensyn knyttet til eksport til Excel. Eksport er en av disse funksjonene som rapportdesignere og Power BI-administratorer kan deaktivere for enkeltpersoner eller til og med for en hel organisasjon. De deaktiverer den for å sikre at private data ikke eksponeres for feil målgruppe.

Hvis du finner ut at du ikke kan bruke denne funksjonen, kontakter du rapporteieren og administratoren. De kan forklare hvorfor du ikke kan eksportere data fra et bestemt visualobjekt eller fra alle visualobjekter. Det kan være at denne funksjonen er deaktivert med hensikt, og kanskje de kan aktivere den for deg. Andre ganger kan det være spesielle årsaker til at en eksport ikke fungerer. Det kan være relatert til tillatelser, datainnhold, datatype, visuell type, hvordan utformeren kalte feltene med mer. Når du kontakter rapporteieren eller administratoren, kan du henvise dem til disse artiklene: Leierinnstillinger for administratorer, sikkerhet på radnivå og databeskyttelse.

• Når du eksporterer data til Excel, kan nedlastingshastigheten for den genererte arbeidsboken variere avhengig av nettverksbåndbredde.

• Maksimalt antall rader som Power BI Desktop og Power Bi-tjeneste kan eksportere til en CSV-fil, er 30 000.

• Maksimalt antall rader som programmene kan eksportere til en XLSX-fil , er 150 000. Det faktiske tallet kan være lavere enn 150 000 avhengig av spørringsgrenser og visualobjekttyper.

  Eksportgrensen er 150 000 dataskjæringspunkt for eksport fra matrisevisualobjekter ved hjelp av Data med gjeldende oppsett. For et tabellvisualobjekt har hver rad ett dataskjæringspunkt. For et matrisevisualobjekt kan hver rad ha 1 eller fleredataskjæringspunkter, slik at antall eksporterte rader kan være mindre enn 150 000. (Hvis et matrisevisualobjekt for eksempel har tre dataskjæringspunkter per rad, er maksimalt antall rader 150 000 / 3 = 50 000 rader.) Meldingen «Eksporterte data overskred det tillatte volumet. Noen data kan ha blitt utelatt." legges til i bunnteksten i Excel-filen når grensen er nådd. Hvis du vil unngå dette scenarioet, kan du vurdere å begrense dimensjonene eller filtrere dataene.

• Eksport ved hjelp av underliggende data fungerer ikke hvis:

  • versjonen er eldre enn 2016.

  • tabellene i modellen har ikke en unik nøkkel.

  • en administrator eller rapportutforming har deaktivert denne funksjonen.

  • du aktiverer alternativet Vis elementer uten data for visualiseringen Power BI eksporterer.

• Hvis du vil eksportere fra matrisevisualobjekter ved hjelp av Data med gjeldende oppsett, kan du vurdere følgende.

  • Matriser med kolonner og/eller verdier, men ingen rader eksporteres som å ha rader og/eller verdier, men ingen kolonner.

  • Matriser med bare én rad og/eller verdier, men ingen kolonner eksporteres som tabell (ingen høyre kantlinjeskilletegn).

  • Hvis alternativet Bytt verdier til radformatering er satt til «På» i Power BI for et tabell- eller matrisevisualobjekt, beholdes ikke visualobjektformatet når data eksporteres til Excel

  • Hvis veksleknappen for raddelsummer er satt til «Av» i Power BI Desktop for et matrisevisualobjekt, men matrisevisualobjektet har utvidet og skjult inndelinger, inneholder eksporterte data delsummer for rader. Hvis du vil omgå dette problemet, bruker du Utvid | Alle kommandoer fra hurtigmenyen for visualobjektet.

• Når du bruker DirectQuery, er den maksimale mengden data som Power BI kan eksportere, 16 MB ukomprimerte data. Et utilsiktet resultat kan være at du eksporterer mindre enn maksimalt antall rader på 150 000. Dette resultatet kan skje hvis:

  • Det er for mange kolonner. Prøv å redusere antall kolonner og eksportere på nytt.

  • Det finnes data som er vanskelige å komprimere.

  • Andre faktorer er på spill som øker filstørrelsen og reduserer antall rader Power BI kan eksportere.

• Hvis visualiseringen bruker data fra mer enn én datatabell, og det ikke finnes noen aktiv relasjon for disse tabellene i datamodellen, eksporterer Power BI bare data for den første tabellen.

• Detaljnivået for data som eksporteres til Excel ved hjelp av data med gjeldende oppsett og sammendragsdataalternativer , er identiske, og den eneste forskjellen mellom alternativene er formen på dataene i Excel. I et matrisevisualobjekt bevarer for eksempel data med gjeldende oppsett formen på visualobjektet som vist i Power BI når data eksporteres til Excel, mens alternativet Summerte data eksporterer de samme dataene, men som en flat tabell med rader og kolonner.

• Når du eksporterer datetime-data fra Power BI, endres formatet for datetime for å samsvare med datetime-formatet på den lokale maskinen. La oss for eksempel si at rapportutformingen formaterte datetime som DDMMYYYY, som er standard regionalt format for de nasjonale innstillingene. Når du åpner rapporten på maskinen og eksporterer dataene til Excel, vises datetime som MMDDYY, som er standard regionalt datetime-format.

• Egendefinerte visualobjekter i Power BI og R-visualobjekter støttes for øyeblikket ikke.

• I Power BI kan du gi nytt navn til et felt (kolonne) ved å dobbeltklikke feltet og skrive inn et nytt navn. Power BI refererer til det nye navnet som et alias. Det er mulig at en Power BI-rapport kan ende opp med dupliserte feltnavn, men Excel tillater ikke duplikater. Så når Power BI eksporterer dataene til Excel, går feltaliasene tilbake til de opprinnelige feltnavnene (kolonnen).

• Hvis det er Unicode-tegn i CSV-filen , kan det hende at teksten i Excel ikke vises riktig. Eksempler på Unicode-tegn er valutasymboler og sekundærord. Du kan åpne filen i Notisblokk, og Unicode vises på riktig måte. Hvis du vil åpne filen i Excel, er løsningen å importere CSV-filen. Slik importerer du filen til Excel:

  1. Åpne Excel.

  2. Gå til Data-fanen.

  3. Velg Hent eksterne data>fra tekst.

  4. Gå til den lokale mappen der filen er lagret, og velg .csv.

• Når du eksporterer til .csv, blir enkelte tegn fjernet med en foranstilt for å hindre kjøring av skript når de åpnes i Excel. Dette skjer når:

  • Kolonnen er definert som typen «tekst» i datamodellen, og
  • Det første tegnet i teksten er ett av følgende: =, @, +, -

• Power BI-administratorer kan deaktivere eksport av data.

• Hvis en dynamisk formatstreng brukes på et mål, bevarer ikke de eksporterte dataene denne formateringen i Excel. Visualobjektspesifikk formatering, for eksempel prosent av totalsummen for et mål, bevares heller ikke i Excel.

Har du flere spørsmål? Prøv å spørre Power BI-fellesskap.