Stappen voor posten naar een gesloten jaar of een gesloten periode in Microsoft Dynamics GP

Van toepassing op: Microsoft Dynamics GP
Origineel KB-nummer: 851423

Inleiding

In dit artikel wordt beschreven hoe u transacties boekt naar een gesloten jaar of naar een gesloten periode in Microsoft Dynamics GP.

Meer informatie

U kunt alleen transacties posten naar het meest recente gesloten jaar (dat wil gezegd, één jaar terug). Deze functie is handig als u controleaanpassingen moet invoeren nadat u het jaar hebt afgesloten. Wanneer u een aanpassing naar een afgesloten jaar boekt, worden de beginsaldi van de betrokken rekeningen voor het volgende jaar automatisch aangepast met de BBF-vermeldingen (Balance Brought Forward) in Periode '0' van het volgende jaar. U ziet beide vermeldingen in het boekingslogboek.

Als u transacties wilt posten naar het meest recente gesloten jaar of naar een gesloten periode, voert u de volgende stappen uit:

1. Open de gesloten periode opnieuw. Hiervoor selecteert u in Microsoft Dynamics GP De optie Microsoft Dynamics GP, wijst u Extra aan, wijst u Setup aan, wijst u naar Bedrijf en selecteert u vervolgens Fiscale perioden.

2. Selecteer in het venster Fiscale perioden instellen het juiste jaar. Verwijder vervolgens de markering van de reeks waarnaar u gedurende de juiste periode wilt posten. Hiermee kunt u posten naar die periode voor die module. Selecteer OK.

3. Schakel de optie voor posten naar geschiedenis in het venster Grootboek instellen in. Hiervoor selecteert u in Microsoft Dynamics GP De optie Microsoft Dynamics GP, wijst u naar Extra, wijst u Setup aan, wijst u naar Financieel, wijst u naar Grootboek en schakelt u vervolgens in om het selectievakje Posten naar geschiedenis in de sectie Toestaan in te schakelen.

4. Schakel in het gebied Geschiedenis onderhouden van het venster Grootboekinstellingen in om het selectievakje Accounts en het selectievakje Transacties uit te schakelen.

   Belangrijk

   Alleen als u het gesloten jaar niet wilt beïnvloeden en alleen de beginsaldi wilt aanpassen.

   Doe dit alleen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

   • U wilt niet dat de aangepaste vermeldingen van invloed zijn op het gesloten jaar.

   • U wilt dat de aanpassingsvermeldingen naar voren worden gerold om de beginsaldi aan te passen.

5. Selecteer OK.

6. Voer de grootboektransacties in. Microsoft Dynamics GP voert de wijzigingen door op basis van de instelling van het grootboek.

   • Rekeningen van het type balans hebben beginbalansen die naar voren worden opgeteld.
   • Winst- & Verliestype-accounts worden op basis van de instelling van uw grootboek in het account Met vaste inkomsten of divisierekeningen voor ingehouden inkomsten opgenomen.

7. Wanneer u klaar bent, gaat u terug naar het venster Fiscale perioden (zie stap 1 en 2) en sluit u de periode voor die reeks opnieuw, zodat andere gebruikers in de toekomst geen berichten meer naar die reeks/periode mogen posten.

Opmerking

Het systeem stelt u in staat om te posten naar een historisch jaar terug per ontwerp.  Als u echter twee of meer gesloten jaren terug wilt posten, moet u eerst de knop 'Omkeren historisch jaar' in Financieel Year-End venster Sluiten (in GP 2013 R2 en hogere versies) gebruiken om het jaar opnieuw te openen.  U kunt zoveel gesloten jaren geleden opnieuw openen als u kiest om de GL-vermeldingen te kunnen posten die nodig zijn voor dat jaar.  Wanneer u het jaar opnieuw afsluit, worden de saldi opnieuw berekend op basis van de huidige instellingen.  Als u meerdere jaren geleden opnieuw opent, moet u rekening houden met het volgende:

• Is de rekening met behouden inkomsten in de loop van de tijd gewijzigd?
• Zijn er financiële gegevens opgeschoond?
• Zijn er aanpassingen in saldi in de loop van de tijd rechtstreeks in de SQL-tabellen uitgevoerd?

Als u meerdere jaren terug gl opnieuw opent en opnieuw afsluit, moet u ervoor zorgen dat er een huidige back-up is en dat alle gebruikers buiten de GP moeten zijn.

Als u meerdere jaren geleden opnieuw opent en opnieuw afsluit, wordt u gevraagd om het afstemmingsproces telkens voor alle jaren uit te voeren.   U kunt dit bericht tijdens het proces voor elk jaar negeren en aan het einde slechts één keer afstemmen voor alle jaren.