Stappen voor het posten naar een gesloten jaar of een gesloten periode in Microsoft Dynamics GP

Van toepassing op:   Microsoft Dynamics GP
Oorspronkelijk KB-nummer:   851423

Inleiding

In dit artikel wordt beschreven hoe u transacties kunt boeken naar een gesloten jaar of naar een gesloten periode in Microsoft Dynamics GP.

Meer informatie

U kunt transacties alleen naar het meest recente gesloten jaar boeken (dat wil gezegd, één historisch jaar terug). Deze functie is handig als u auditcorrecties moet invoeren nadat u het jaar hebt afgesloten. Wanneer u een correctie op een gesloten jaar plaatst, worden de beginsaldi van de betrokken rekeningen voor het volgende jaar automatisch aangepast met de posten Overgedragen saldo ('BBF') in periode '0' van het volgende jaar. U ziet beide vermeldingen in het boekingslogboek.

Als u transacties wilt boeken naar het meest recente gesloten jaar of naar een gesloten periode, voert u de volgende stappen uit:

  1. Open de gesloten periode opnieuw. Hiervoor selecteert u in Microsoft Dynamics GP Microsoft Dynamics GP, wijst u Hulpprogramma's aan, wijst u Setup aan, wijst u bedrijf aan en selecteert u vervolgens fiscale perioden.

  2. Selecteer in het venster Fiscale perioden instellen het juiste jaar. Verwijder vervolgens de markering van de reeks waarnaar u een bericht wilt posten voor de juiste periode. Hierdoor kan naar die periode voor die module worden geboekt. Selecteer OK.

  3. Schakel de optie voor boeken naar geschiedenis in het venster General Ledger Setup in. Hiervoor selecteert u in Microsoft Dynamics GP Microsoft Dynamics GP, wijst u Hulpprogramma's aan, wijst u Setup aan, wijst u Financieel aan, wijst u Grootboek aan en schakelt u vervolgens het selectievakje Posten naar geschiedenis in de sectie Toestaan in.

  4. Schakel in het gedeelte Geschiedenis onderhouden van het venster Grootboekinstellingen het selectievakje Accounts en transacties uit.

    Belangrijk

    Alleen als u het gesloten jaar niet wilt beïnvloeden en alleen de beginsaldi wilt aanpassen.

    Doe dit alleen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

    • U wilt niet dat de aanpassingsvermeldingen van invloed zijn op het gesloten jaar.

    • U wilt dat de beginsaldi worden aangepast aan de beginsaldo's.

  5. Selecteer OK.

  6. Voer de grootboektransacties in. Microsoft Dynamics GP zal de wijzigingen doorrollen op basis van de installatie van het grootboek.

    • Voor accounts van het type balans worden beginsaldi naar voren gevouwen.
    • Winst- & Verliestype-accounts worden op basis van uw general ledger-instelling opgenomen in de account met behoud van inkomsten of accounts met ingehouden winst van de afdeling.
  7. Wanneer u klaar bent, gaat u terug naar het venster Fiscale perioden (zie stap 1 en 2) en sluit u de periode voor die reeks opnieuw, zodat andere gebruikers deze reeks/periode niet meer mogen posten.

Notitie

Het systeem stelt u in staat om per ontwerp een historisch jaar terug te posten. Als u echter wilt posten naar twee of meer gesloten jaren terug, moet u eerst de knop 'Historisch jaar omkeren' gebruiken in het venster Financieel Year-End Sluiten (in GP 2013 R2 en hogere versies) om het jaar opnieuw te openen. U kunt zoveel gesloten jaren opnieuw openen als u ervoor kiest om de GL-vermeldingen te kunnen posten die voor dat jaar nodig zijn. Wanneer u het jaar opnieuw insluit, worden de saldi opnieuw berekend op basis van de huidige instellingen. Als u meerdere jaren geleden opnieuw opent, moet u rekening houden met:

  • Is het account met behoud van inkomsten in de loop van de tijd gewijzigd?
  • Zijn er financiële gegevens opgeschoond?
  • Zijn er in de loop van de tijd rechtstreeks in de SQL-tabellen aanpassingen aangebracht aan de saldi?

Als u meerdere GL-jaren opnieuw opent en opnieuw plaatst, zorg er dan voor dat u een huidige back-up hebt en dat alle gebruikers geen gp hebben.

Als u meerdere GL-jaren opnieuw opent en opnieuw plaatst, wordt u elke keer gevraagd om het afstemmingsproces voor alle jaren uit te voeren. U kunt dit bericht tijdens het proces voor elk jaar negeren en slechts één keer aan het eind van alle jaren afstemmen.