De afsluitingsprocedures voor het einde van het jaar voor de module Vast activabeheer in Microsoft Dynamics GP

In dit document worden de aanbevolen eindsluitingsprocedures voor vast activabeheer in Microsoft Dynamics beschreven.

Van toepassing op:   Microsoft Dynamics GP
Oorspronkelijk KB-getal:   865653

Samenvatting

Notitie

Voordat u de instructies in dit artikel volgt, moet u ervoor zorgen dat u een volledige back-up van de database hebt die u kunt herstellen als er een probleem optreedt.

Dit artikel bevat een controlelijst met de stappen die u moet volgen om deze procedures te voltooien. De volgende sectie bevat gedetailleerde informatie over elke stap. Een reeks veelgestelde vragen (veelgestelde vragen) volgt op de beschrijving van de procedures.

Inleiding

Lees dit document voordat u een van de volgende procedures doet. Neem contact op met technische ondersteuning voor Microsoft Dynamics als u vragen hebt.

Controlelijst einde van het jaar

Volg de volgende stappen om dit te doen:

Stap 1: Alle eindejaarssluitingsprocedures voor Beheer van betaalbare kosten uitvoeren in Microsoft Dynamics GP

Sluit eerst Het beheer van de verschuldigde bedragen. Deze actie garandeert dat alle openstaande transacties met vaste activa worden ge capitalized. Zie KB -Eindejaarssluitingsprocedures voor de module Payables Management in Microsoft Dynamics GP voor meer informatie over het sluiten van Payables Management.

Stap 2: Voer alle vaste activatransacties voor het huidige fiscale jaar in

Plaats alle toevoegingen, de wijzigingen, de overdrachten en de uittredingen voor het huidige fiscale jaar.

Notitie

Overdrachten en het ongedaan maken van pensioentransacties mogen nooit in een historisch jaar worden uitgevoerd.

Stap 3: Alle activa afgeschreven tot de laatste dag van het huidige fiscale jaar

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs Vaste activa aan en selecteer Afgeschreven.

  2. Typ in het vak Streefdatum afschrijving de laatste datum van het huidige fiscale jaar.

  3. Als u alle vaste activaboeken wilt invoegen, selecteert u Alles.

  4. Selecteer Afgeschreven.

    Notitie

    Het is erg belangrijk om alle activa af te nemen tot de laatste dag van het huidige FA-fiscale jaar. Als niet alle activa worden afgeschreven tot de laatste dag van het huidige fa-fiscale jaar voordat de eindafhandeling van het jaar wordt verwerkt, zijn de afschrijvingsbedragen onjuist. Zie Q3 en A3 in de sectie Veelgestelde vragen hieronder voor meer informatie.

Stap 4: Doe het GL-detacheringsproces (GL Interface) (Deze stap is optioneel.)

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs Vaste activa aan en selecteer GL Posting.

  2. Typ 2020-012 in het vak Beginperiode.

    Notitie

    De tijdelijke aanduiding 2020-012 vertegenwoordigt periode 12 van het fiscale jaar 2020. Als u geen kalenderjaar gebruikt of als u meer dan 12 perioden hebt, is de periode die u typt anders.

  3. Typ 2020-012 in het vak Eindperiode.

  4. Typ in het vak Transactiedatum de laatste datum van het huidige fiscale jaar of typ de datum waarop u de boeking nodig hebt om van invloed te zijn op het algemene grootboek.

  5. Selecteer Doorgaan.

  6. Wanneer u een bericht ontvangt dat het batchnummer wordt gemaakt, selecteert u Doorgaan.

  7. Schakel in het venster Rapportdoel het selectievakje Printer in en selecteer OK.

    Notitie

    Mogelijk wilt u dit rapport behouden als onderdeel van de financiële records aan het einde van het jaar.

Stap 5: Alle eindejaarsrapporten uitvoeren die u wilt bewaren als onderdeel van de financiële records aan het einde van het jaar

De jaarlijkse afschrijvingsbedragen voor eerdere fiscale jaren worden niet bewaard in Vast activabeheer. U moet dus alle rapporten met deze gegevens afdrukken voordat u het jaar sluit.

Er zijn verschillende rapporten beschikbaar voor vaste activa. U wordt aangeraden de volgende rapporten af te drukken:

  • Jaarlijkse activiteit

    Als u het rapport Jaarlijkse activiteit wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten en selecteert u Vervolgens Activiteit.

  • Toevoegingen

    Als u het rapport Toevoegingen wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten en selecteert u Vervolgens Transactie.

  • Pensioen

    Als u het rapport Retirements wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Transactie en selecteert u Vervolgens Uittredingen in de lijst Rapporten.

  • Overdrachten

    Als u het rapport Overboekingen wilt afdrukken, wijs u vaste activa aan in het menu Rapporten , selecteert u Transactie en selecteert u Vervolgens Overboekingen in de lijst Rapporten.

  • Afschrijvingsboek

    Als u het rapport Afschrijvingsboek wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Afschrijving en selecteert u Vervolgens Afschrijvingsboek in de lijst Rapporten.

  • Eigenschapsboek

    Als u het rapport Eigenschappenboek wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Voorraad en selecteert u vervolgens Eigenschappenboek in de lijst Rapporten.

  • Vaste activa voor algemene grootboekafstemming

    Als u het rapport Vaste activa wilt afdrukken in het rapport Algemene samensmelding van grootboek, wijs vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Activiteit en selecteert u vervolgens Vaste activa in de lijst Rapporten.

Als u meer dan één vast activaboek hebt, raden we u aan ook de volgende rapporten af te drukken:

  • Afstemming boeken om te boeken

    Als u het rapport Boek naar boekverzoening wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten en selecteert u Vervolgens Vergelijking.

  • Boek om YTD-afschrijvingsvergelijking te boeken

    Als u het rapport Boek naar YTD-vergelijking wilt afdrukken, wijs u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Vergelijking en selecteert u Vervolgens Boek om YTD-afschrijvingsvergelijking te boeken in de lijst Rapporten.

Stap 6: Garanderen dat de agenda vaste activa correct is opgebouwd (Deze stap is optioneel.)

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Setup aan, wijs Vaste activa aan en selecteer Agenda.
  2. Selecteer een agenda en selecteer controleren. Wanneer u wordt gevraagd de perioden te verifiëren, selecteert u OK.
  3. Selecteer scherm in het venster Rapportdoel en selecteer OK.

Stap 7: Controleer of de kwartalen correct zijn ingesteld voor alle fiscale jaren

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Setup aan, wijs Vaste activa aan en selecteer Vervolgens Kwartaal.

  2. Zorg ervoor dat de volgende vakken niet leeg zijn:

    • Begindatum
    • Mid Date
    • Einddatum

    Notitie

    Deze vakken moeten voor elk kwartaal bestaan. Als een vak leeg is, typt u de juiste datum in dat vak.

Stap 8: Een back-up maken

Deze back-up moet buiten de site worden opgeslagen, samen met de rest van de documentatie aan het einde van het jaar. Deze back-up geeft u een permanente record van de financiële positie van het bedrijf aan het einde van het jaar. Bovendien kan deze back-up later worden hersteld als dit is vereist. Het maken van een back-up garandeert dat u snel kunt herstellen als er een stroomstoring of een ander probleem optreedt tijdens de eindejaarssluitingsprocedures.

Als u een back-up wilt maken in Microsoft Dynamics GP, volgt u de volgende stappen:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP onderhoud aan in het menu Microsoft Dynamics GP en selecteer vervolgens Back-up.
  2. Selecteer in de lijst Bedrijfsnaam de bedrijfsnaam.
  3. Wijzig indien nodig het pad van de back-up en selecteer OK.

Stap 9: De eindejaarssluitingsroutine voor vaste activa doen

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs Vaste activa aan en selecteer Einde van het jaar.

  2. Controleer of het fiscale jaar dat voor elk boek wordt weergegeven, het huidige fiscale jaar is. (Het huidige fiscale jaar is het jaar dat u sluit.)

    Notitie

    Als het fiscale jaar dat wordt weergegeven voor een boek niet het huidige fiscale jaar is, leest u vraag 1 in de sectie Veelgestelde vragen (veelgestelde vragen).

  3. Selecteer een boek(en) dat u wilt sluiten en selecteer invoegen. Herhaal deze stap totdat alle boeken die u wilt sluiten, zijn ingevoegd.

  4. Selecteer Doorgaan om het proces te starten. Selecteer Doorgaan om te bevestigen.

  5. U wordt gevraagd om te bevestigen dat u activa hebt afgeschreven tot de laatste dag of het huidige FA-jaar. Als dit niet het probleem is, selecteert u hier NEE en doet u dit voordat u het jaar kunt sluiten. Als dat zo is, selecteert u Ja.

Notitie

Er wordt geen rapport gegenereerd tijdens de eindejaarssluitingsroutine voor vaste activa voor Microsoft Dynamics GP 2013 en eerdere versies. Voor Microsoft Dynamics GP 2015 en hogere versies is een rapport Voor vast Year-End optioneel om af te drukken. In dit rapport wordt een lijst weergegeven met alle activa die worden beïnvloed door het eindejaarsproces per boek en een status van deze activa.

Notitie

Microsoft Dynamics doet de volgende procedures tijdens de eindejaarssluitingsroutine:

  • In het venster Algemene gegevens van activa wordt het veld Hoeveelheid gekopieerd naar het veld Hoeveelheid begin van het venster Hoeveelheid uitvloeen.
  • In het venster Laatst onderhoud uitvijden wordt het YTD-onderhoudsbedrag gewed.
  • In het venster Activaboek wordt het YTD-afschrijvingsbedrag geweend.
  • De volgende procedures worden uitgevoerd:
    • Het veld Kostenbasis wordt gekopieerd naar het veld Beginjaarskosten .
    • Het veld LTD-afschrijving wordt gekopieerd naar het veld Beginreserve .
    • Het veld Restwaarde wordt gekopieerd naar het veld Restwaarde starten.
  • In het venster Boekinstellingen wordt het veld Huidig fiscaal jaar met één veld verhoogd.

Veelgestelde vragen

Q1: Het fiscale jaar dat wordt weergegeven voor mijn boek in het venster Einde activajaar is niet het jaar dat ik wil sluiten. Ik heb het jaar gesloten dat vorig jaar werd weergegeven en ik heb het huidige jaar nog niet gesloten. Wat moet ik doen?

A1: Zie het antwoord voor vraag 4.

Q2: Ik heb General Ledger gesloten in Microsoft Dynamics GP en ik realiseer me nu dat ik Fixed Asset Management nog niet heb gesloten. Kan ik op dit moment de eindejaarssluitingsroutine voor vaste activa doen?

A2: We raden u aan algemeen grootboek als laatste te sluiten, nadat alle dochtermodules zijn gesloten. Vast activabeheer kan echter worden gesloten nadat algemeen grootboek is gesloten. Het GL-detacheringsproces (GL Interface) kan worden uitgevoerd, waarna de transactie of transacties kunnen worden gepost naar het gesloten jaar of naar het historische jaar in het algemene grootboek. Zie stap 4 in de sectie Controlelijst aan het einde van het jaar voor meer informatie over het GL-detacheringsproces (GL Interface).

Als u transacties wilt posten naar het historische jaar in het algemene grootboek, moet u ervoor zorgen dat de volgende opties zijn geselecteerd in het venster Algemene grootboekinstallatie:

  • Detachering toestaan voor geschiedenis
  • Geschiedenisaccounts onderhouden
  • Geschiedenistransacties onderhouden

Notitie

Als u het venster Algemene grootboekinstallatie in Microsoft Dynamics GP wilt openen, wijs Hulpmiddelen in het menu Microsoft Dynamics GP aan, wijs Setup aan, wijs Financieel aan en selecteer vervolgens Algemeen grootboek.

De geposte transactie wordt het historische jaar bijgewerkt en wordt doorgestuurd als een beginsaldo naar het geopende jaar. Als er onkostenrekeningen of inkomstenrekeningen zijn opgenomen in de transactie, sluiten ze automatisch af bij de account of accounts met behouden inkomsten.

Q3: Ik heb de eindejaarsroutine in Fixed Asset Management gelopen en vervolgens heb ik de afschrijving in het nieuwe jaar gelopen. Ik zie dat de afschrijving sterk wordt overgewaardeeerd en dat sommige activa een negatief getal hebben in het veld Nettoboekwaarde. Waarom wordt in het systeem zoveel afschrijving berekend?

A3: Dit probleem treedt op als de volgende voorwaarden waar zijn:

  • Het jaar is gesloten.
  • De activa zijn niet afgeschreven tot de laatste dag van het fiscale jaar. Overweeg het volgende voorbeeld:
  • Het fiscale jaar is een kalenderjaar (1 januari tot en met 31 december).
  • De activa zijn afgeschreven tot en met 28 december toen het jaar werd gesloten. In dit voorbeeld is de afschrijving onjuist wanneer de afschrijving de volgende keer wordt uitgevoerd. Het jaartarief wordt niet opnieuw berekend wanneer de eindejaarssluitingsroutine wordt uitgevoerd. Vaste activa nemen dus een volledig afschrijvingsjaar in de laatste paar dagen in het voorgaande jaar (29 december tot en met 31 december). Het afschrijvingspercentage is het jaarlijkse rentepercentage dat momenteel op elk actief wordt gebruikt. Als er activa zijn die aan het einde van de oorspronkelijke levensduur staan, kan het veld Nettoboekwaarde ook negatief worden.

Er zijn twee tijdelijke oplossingen voor dit probleem:

  • Aanbevolen tijdelijke oplossing:

    Herstel de gegevens uit een back-up, voer de afschrijving uit tot de laatste dag van het jaar en voer de eindafsluitingsprocedures voor het einde van het jaar uit.

  • Alternatieve tijdelijke oplossing:

    De levensduur van alle activa opnieuw instellen.

Notitie

Als bedragen op de activa ooit zijn ingevoerd voor het veld YTD-afschrijving of voor het veld LTD-afschrijving , worden deze bedragen gewijzigd door de levensduur van de activa te wijzigen en kan het resultaat anders zijn. Als u het veld YTD-afschrijving of het veld LTD-afschrijving wijzigt door de levensduur van het activum opnieuw in te stellen, veroorzaakt u inconsistenties tussen Vast activabeheer en Algemeen grootboek. Deze inconsistenties moeten worden uitgelegd.

Q4: In plaats van de eindejaarsroutine voor vast activabeheer te voltooien, heb ik het veld Huidig fiscaal jaar in het venster Boekinstellingen handmatig gewijzigd in het volgende jaar. Moet ik teruggaan en de eindejaarssluitingsroutine uitvoeren, of kan ik de activiteit in Vast activabeheer blijven verwerken voor het nieuwe jaar?

A4: Als er voor het nieuwe jaar geen activiteit is uitgevoerd, zoals toevoegingen, wijzigingen, overdrachten, uittredingen of afschrijvingen, kan het veld Huidig fiscaal jaar in het venster Boekinstellingen worden gewijzigd in het vorige jaar en kan de eindafsluitingsroutine voor het jaar worden verwerkt.

Als een activiteit, zoals toevoegingen, wijzigingen, overdrachten, pensioen of afschrijving, is uitgevoerd voor het nieuwe jaar, herstelt u de gegevens uit een back-up en gaat u verder met de eindejaarsafsluitingsroutine.

In beide situaties moet de eindejaarssluitingsroutine worden uitgevoerd. Als de eindejaarsafsluitingsroutine niet is voltooid, wordt het bedrag in het veld YTD-afschrijving overgewaardeerd in een rapport met activa die zijn buiten bedrijf genomen of die in het vorige jaar volledig zijn afgeschreven. Als de eindejaarsafsluitingsroutine niet is uitgevoerd, worden de bedragen in het veld YTD-afschrijving niet geweend. De bedragen in het veld YTD-afschrijving worden niet weggewaardeerd. Deze bedragen worden dus onjuist opgenomen in de rapporten voor het nieuwe jaar.