Eindejaarsafsluitingsprocedures voor Microsoft Dynamics GP Payroll

  • Artikel

Dit artikel bevat stappen voor het uitvoeren van de procedures voor eindejaarssluiting en de gerelateerde probleemoplossingsinformatie voor Microsoft Dynamics GP Payroll.

Van toepassing op: Microsoft Dynamics GP
Origineel KB-nummer: 850663

Samenvatting

In dit document vindt u een overzicht van de aanbevolen procedures voor eindejaarsafsluiting voor Microsoft Dynamics GP Payroll. De sectie Meer informatie bevat het volgende:

  • Een gedetailleerde controlelijst van de stappen die u moet volgen om de procedures voor eindejaarssluiting te voltooien.
  • Een alternatieve controlelijst die u kunt gebruiken in plaats van de standaardcontrolelijst als u nieuwe loonuitvoeringen voor het nieuwe jaar moet verwerken voordat u de procedures voor het sluiten van het jaar voor het voorgaande jaar voltooit.

Opmerking

Voordat u de instructies in dit artikel volgt, moet u ervoor zorgen dat u een volledige back-up van de database hebt die u kunt herstellen als er een probleem optreedt.

Inleiding

Gedetailleerde informatie over elke stap in de eindejaarsafsluitingsroutine van de salarisadministratie is opgenomen in de Salarishandleiding. Voordat u de stappen in dit artikel uitvoert, zoekt u naar de volgende bijgewerkte informatie over het einde van het jaar.

Meer informatie

Controlelijst voor salarissen aan het einde van het jaar

Voer de volgende stappen uit om de procedures voor eindejaarssluiting uit te voeren:

  1. Controleer of u de meest recente loonbelastingupdate hebt geïnstalleerd.
  2. Voltooi alle betalingsuitvoeringen voor het huidige jaar.
  3. Voltooi alle procedures voor het einde van de maand, periode of kwartaal voor het huidige jaar.
  4. Maak een back-up van het oorspronkelijke bestand.
  5. Installeer de update aan het einde van het jaar.
  6. Maak het eindejaarsbestand.
  7. Maak een back-up van het nieuwe bestand.
  8. Controleer de W-2- en 1099-R-instructiegegevens.
  9. Druk de W-2-instructies en het W-3-zendformulier af.
  10. Druk de 1099-R-formulieren en de 1096 zendformulieren en ACA-formulieren af.
  11. (Optioneel) Maak een elektronisch W-2-bestand.
  12. (Optioneel) Archief inactieve personeelszakengegevens van werknemers.
  13. Fiscale perioden instellen.
  14. (Optioneel) Sluit fiscale perioden voor de salarisreeks.
  15. Installeer de loonbelastingupdate.

Alternatieve checklist voor salarissen aan het einde van het jaar

Als u de salarisadministratie voor het nieuwe jaar moet verwerken voordat u de eindejaarsafsluitingsprocedures voor het voorgaande jaar voltooit, volgt u de stappen in deze alternatieve controlelijst:

  1. Controleer of u de meest recente loonbelastingupdate hebt geïnstalleerd.
  2. Voltooi alle betalingsuitvoeringen voor het huidige jaar.
  3. (Optioneel) Voltooi alle procedures voor het einde van de maand, periode of kwartaal voor het huidige jaar.
  4. Maak een back-up van het oorspronkelijke bestand.
  5. Installeer de update aan het einde van het jaar.
  6. Maak het eindejaarsbestand.
  7. Maak een back-up van het nieuwe bestand.
  8. Controleer de W-2- en 1099-R-instructiegegevens.
  9. (Optioneel) Archief inactieve personeelszakengegevens van werknemers.
  10. Fiscale perioden instellen.
  11. (Optioneel) Sluit fiscale perioden voor de salarisreeks.
  12. Installeer de loonbelastingupdate.
  13. De salarisadministratie voor het nieuwe jaar verwerken.

Details van de salarismodule einde van het jaar

Stap 1: controleer of u de meest recente update voor salarisbelasting hebt geïnstalleerd

Download de meest recente update- en installatie-instructies voor de belastingtabel om ervoor te zorgen dat uw FICA-loonlimiet juist is. Als u toegang wilt krijgen tot de amerikaanse pagina's voor het bijwerken van loonbelastingen , selecteert u de koppeling Amerikaanse belastingen voor uw versie op de pagina Microsoft Dynamics GP Resource Directory of selecteert u de volgende koppeling:

Amerikaanse loonbelastingupdate voor Microsoft Dynamics GP

Stap 2: alle betalingsuitvoeringen voor het huidige jaar voltooien

Stap 3: (optioneel) Voltooi alle maandelijkse en driemaandelijkse salarisprocedures voor het maand-einde, periode-einde of kwartaaleinde voor het huidige jaar

Gebruik de Afdrukbare handleidingen om de afdrukbare handleiding voor Amerikaanse salarisadministratie te verkrijgen voor meer informatie over de procedures voor het einde van de periode voor salarisadministratie voor Microsoft Dynamics GP.

Stap 4: maak een back-up van het oorspronkelijke bestand

Maak een back-up en plaats deze back-up vervolgens in veilige, permanente opslag. Door een back-up te maken, zorgt u ervoor dat u een permanent overzicht hebt van de financiële positie van het bedrijf aan het einde van het jaar. U kunt de back-up herstellen om snel gegevens te herstellen als er een stroomschommeling of een ander probleem optreedt tijdens de procedure voor het sluiten van het jaar.

Voer de volgende stappen uit om een back-up te maken in Microsoft Dynamics GP:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP De optie Microsoft DynamicsGP-onderhoudsback-up>>.

    Opmerking

    Het venster Back-up van bedrijf wordt geopend.

  2. Selecteer in de lijst Bedrijfsnaam de naam van uw bedrijf.

  3. Wijzig het pad van het back-upbestand als dit is vereist en selecteer vervolgens OK.

Opmerking

We raden u aan deze back-up de naam Pre Year-End Update te geven om deze te onderscheiden van uw andere back-ups.

Stap 5: De update voor het einde van het jaar installeren

Als u de salarisupdate voor het einde van het jaar wilt installeren, moet u de stappen in het Microsoft Dynamics GP U.S. Year-end-document volgen. De installatie moet worden uitgevoerd op elke computer waarop Microsoft Dynamics GP is geïnstalleerd. Wanneer de update wordt uitgebracht, installeert u de update en downloadt u de Amerikaanse Year-End Update voor Microsoft Dynamics GP.

Opmerking

Bekijk de USYE- en W-2 DataSource-documenten voor meer informatie over wat er is opgenomen in de Year-End Update, controlelijsten die u moet volgen, veelgestelde vragen, procedures voor het einde van het jaar, elektronische W2's en rapportage.

Stap 6: het bestand met het einde van het jaar maken

Als u het eindejaarsbestand wilt maken in Microsoft Dynamics GP, selecteert u Microsoft Dynamic GP>Tools>Routines>Payroll>Year-End Closing.

Stap 7: maak een back-up van het nieuwe bestand

Maak een back-up en plaats deze back-up vervolgens in veilige, permanente opslag. Door een back-up te maken, zorgt u ervoor dat u een permanent overzicht hebt van de financiële positie van het bedrijf aan het einde van het jaar. U kunt de back-up herstellen om snel gegevens te herstellen als er een stroomschommeling of een ander probleem optreedt tijdens de procedure voor het sluiten van het jaar.

Voer de volgende stappen uit om een back-up te maken in Microsoft Dynamics GP:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP De optie Microsoft DynamicsGP-onderhoudsback-up>>.
  2. Selecteer in de lijst Bedrijfsnaam de naam van uw bedrijf.
  3. Wijzig het pad van het back-upbestand als dit is vereist en selecteer vervolgens OK.

Opmerking

We raden u aan deze back-up de naam Post Year-End File te geven om deze te onderscheiden van uw andere back-ups.

Stap 8: W-2- en 1099-R-instructiegegevens controleren

Als u de W-2-informatie in Microsoft Dynamics GP wilt weergeven, selecteert u Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Salarisbewerking>W-2s.

Als u de 1099-R-gegevens in Microsoft Dynamics GP wilt weergeven, selecteert u Microsoft Dynamics GP>Tools Routines>Payroll>Edit 1099-R.

Opmerking

Als u de W-2- of 1099-R-gegevens wijzigt, raden we u aan een andere back-up te maken.

Stap 9: de W-2-instructies en het W-3-zendformulier afdrukken

Voer de volgende stappen uit om de W-2-instructies af te drukken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
  2. Geef in het venster W-2-formulieren afdrukken de volgende instellingen op:
    • W-2s afdrukken voor: Normale Year-End
    • Afdrukken: W-2-formulieren
  3. Selecteer Afdrukken.

Voer de volgende stappen uit om het W-3-overdrachtsformulier af te drukken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
  2. Geef in het venster W-2-formulieren afdrukken de volgende instellingen op:
    • W-2s afdrukken voor: Normale Year-End
    • Afdrukken: W-3 zendformulier
  3. Selecteer Afdrukken.

Stap 10: De formulieren 1099-R, het zendformulier 1096 en de ACA-formulieren afdrukken

Voer de volgende stappen uit om de 1099-R-formulieren af te drukken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-R's.

  2. Selecteer in het venster 1099-R-formulieren afdrukkende optie 1099-R-formulieren en selecteer vervolgens Afdrukken.

    Opmerking

    U kunt werknemers1099-R-formulieren zo vaak afdrukken als u moet.

Voer de volgende stappen uit om het formulier 1096 Transmittal af te drukken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print 1099-R's.
  2. Selecteer in het venster Formulieren afdrukken 1099-R de optie 1096 Verzendformulier en selecteer vervolgens Afdrukken.

Voer de volgende stappen uit om de ACA-formulieren (1095-C) af te drukken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
  2. Selecteer in het venster W-2-formulieren afdrukkende optie 1095-C en selecteer vervolgens Afdrukken.

Voer de volgende stappen uit om het 1094-C-overdrachtsformulier af te drukken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>Print W-2s.
  2. Selecteer in het venster W-2-formulieren afdrukkende optie 1094-C Transmittal en selecteer vervolgens Afdrukken.

Stap 11: (optioneel) Een elektronisch W-2-bestand maken

Voer de volgende stappen uit om een W-2-elektronisch bestand te maken:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>W-2 Electronic File.
  2. Schakel in het venster W-2 Elektronisch bestand het selectievakje in dat zich bevindt naast elk bedrijf dat u wilt opnemen in uw W-2 Elektronisch bestand.
  3. Voer in het veld Gebruikers-idnummer het gebruikers-id-nummer in (voorheen een pincode genoemd).
  4. Selecteer Inzender. Het venster Electronic Filer Submitter Information wordt geopend. Voer de inzendingsgegevens in.
  5. Wijzig de bestandsbestemmingsgegevens in het veld Bestandsnaam als dit is vereist.
  6. Selecteer Bestand maken of Opslaan om de gegevens op te slaan om het bestand later te maken.

Stap 12: (optioneel) Inactieve personeelszakengegevens van werknemers archiveren

Als u inactieve personeelsinformatie van werknemers wilt archiveren, selecteert u Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>Human Resources>Archive Employee.

Stap 13: Fiscale perioden instellen

Als u fiscale perioden wilt instellen voor het volgende jaar in Microsoft Dynamics GP, selecteert u Microsoft Dynamics GP>Tools> Fiscaleperioden vanbedrijf>instellen>.

Opmerking

Mogelijk wilt u alle perioden sluiten, behalve periode 1, om te voorkomen dat gebruikers berichten naar toekomstige perioden plaatsen. Dit is een 'soft-close' en voorkomt alleen dat gebruikers transacties naar deze datums of perioden boeken.

Stap 14: (optioneel) Fiscale perioden sluiten voor de salarisreeks

U kunt het venster Fiscale perioden instellen gebruiken om alle fiscale perioden die nog open zijn voor het jaar te vergrendelen. Door fiscale perioden te sluiten of te vergrendelen, voorkomt u dat gebruikers per ongeluk transacties boeken in de verkeerde periode of in het verkeerde jaar.

Voordat u een fiscale periode sluit, controleert u of u alle transacties voor de periode en voor het jaar voor alle modules hebt geboekt. Als u later een transactie wilt posten in een fiscale periode die u hebt gesloten, moet u de periode eerst opnieuw openen in het venster Fiscale perioden instellen .

Voer de volgende stappen uit om boeken in een fiscale periode te vergrendelen:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP de optie Microsoft Dynamics GP>Tools>Instellen>Fiscale perioden vanbedrijf>.

  2. Schakel het selectievakje Salaris in voor elke periode die u sluit.

Stap 15: De loonbelastingupdate installeren

Voer de volgende stappen uit om de loonbelastingupdate voor het nieuwe jaar te installeren:

  1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll Updates>Check for Tax Updates.
  2. Selecteer in het venster Methode voor belastingupdatede optie Automatisch en selecteer vervolgens Volgende.
  3. Typ in het veld Autorisatienummer uw autorisatienummer en selecteer vervolgens Aanmelden.
  4. Klik op Voltooien.