Eindejaarssluitingsprocedures voor beheer van vorderingen in Microsoft Dynamics GP

Dit artikel bevat controlelijsten voor het einde van het jaar in Beheer van vorderingen in Microsoft Dynamics GP. Dit artikel bevat ook gedetailleerde informatie voor elke stap in het afsluitingsproces voor het einde van het jaar en hoe u de jaarlijkse financiële kostengegevens toevoegt aan klantverklaringen voor december en januari.

Van toepassing op:   Microsoft Dynamics GP
Oorspronkelijk KB-getal:   857444

Samenvatting

Notitie

Voordat u de instructies in dit artikel volgt, moet u ervoor zorgen dat u een volledige back-up van de database hebt die u kunt herstellen als er een probleem optreedt.

In dit artikel worden de aanbevolen eindejaarssluitingsprocedures voor Beheer van vorderingen in Microsoft Dynamics GP beschreven. Lees dit artikel voordat u een of meer van de procedures doet.

Technische ondersteuning verkrijgen

Als u vragen hebt over het uitvoeren van de procedures, neem dan contact op met de technische ondersteuning voor Microsoft Dynamics. Als u een ondersteuningsaanvraag wilt maken, gaat u als volgt te werk:

  1. Ga naar Microsoft Support voor bedrijven.
  2. Selecteer Microsoft Dynamics GP in de lijst met categorieën.
  3. Selecteer in de lijst met subcategorieën de optie Beheer van vorderingen en selecteer vervolgens Volgende.

Of neem telefonisch contact op met de technische ondersteuning voor Microsoft Dynamics op (888) 477-7877.

Controlelijst eindejaarssluiting

U kunt deze controlelijst gebruiken voor het einde van het fiscale jaar en voor het einde van het kalenderjaar.

Notitie

Hoewel beheer van vorderingen datumgevoelig is, worden de volgende items bijgewerkt op basis van het sluiten van beheer van vorderingen:

  • De SmartList-objecten
  • De overzichtsrapporten voor het beheer van vorderingen
  • De weergave Bedragen sinds laatste sluiten in het venster Klantenoverzicht

U wordt daarom aangeraden deze stappen uit te voeren, zodat de SmartList-objecten, de overzichtsrapporten Vorderingenbeheer en de weergave Bedragen sinds laatste sluiten de juiste informatie bevatten:

  1. Plaats alle verkoop- en vorderingentransacties voor het jaar.
  2. Maak een back-up voor het sluiten van het einde van het jaar.
  3. Sluit het jaar.
  4. Sluit de fiscale perioden. (Deze stap is optioneel.)
  5. Sluit het belastingjaar.
  6. Maak een back-up voor het sluiten na het einde van het jaar.

Stap 1: Alle verkoop- en vorderingentransacties voor het jaar posten

Plaats alle verkoop- en vorderingentransacties voor het jaar voordat u het jaar sluit. Als u verkoop- en vorderingentransacties wilt invoeren voor een toekomstige periode voordat u het jaar sluit, maakt u een batch met de transacties. Sla vervolgens de batch op. Plaats vervolgens de batch nadat u het jaar hebt gesloten.

U moet het jaar sluiten omdat sommige gebieden van Microsoft Dynamics GP niet datumgevoelig zijn. Als u het jaar niet sluit nadat u alle transacties in het huidige jaar hebt ingevoerd en voordat u transacties voor het volgende jaar in gaat voeren, bevatten deze gebieden onjuiste informatie. Als u de gegevens echter moet wijzigen, kunt u de gegevens wijzigen in de weergave Bedragen sinds laatste sluiten in het venster Klantenoverzicht en in het venster Overzicht van kosten van klantkosten. De volgende gebieden zijn de gebieden van Microsoft Dynamics GP die niet datumgevoelig zijn.

  • De weergave Bedragen sinds laatste sluiten in het venster Klantenoverzicht

    Als u de weergave Bedragen sinds laatste sluiten wilt openen in het venster Klantenoverzicht, gaat u als volgt te werk:

    1. Wijs in het menu Kaarten de optie Verkoop aan en selecteer Samenvatting.
    2. Typ in het venster Klantenoverzicht een klant-id in het vak Klant-id .
    3. Selecteer in de lijst Overzichtsweergave de optie Bedragen sinds laatste sluiten.
  • Het overzichtsvenster Kosten van klanten

    Als u het overzichtsvenster voor klantkosten wilt openen, gaat u als volgt te werk:

    1. Wijs in het menu Kaarten de optie Verkoop aan en selecteer Samenvatting.
    2. Typ in het venster Klantenoverzicht een klant-id in het veld Klant-id .
    3. Selecteer Financiële kosten.
  • De SmartList-objecten

    Als u de getroffen SmartList-kolommen wilt weergeven, gaat u als volgt te werk:

    1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP kolommen in het menu Microsoft Dynamics GP, selecteer SmartList, vouw Verkoop uit, vouw Klanten uit en selecteer vervolgens Toevoegen.

    2. Selecteer de volgende items in de lijst Beschikbare kolommen.

      Notitie

      De items die met een sterretje zijn gemarkeerd, worden beïnvloed door de eindejaarsvereeniging van de kalender. Alle andere items worden beïnvloed door het einde van het fiscale jaar.

      • Gemiddelde dagen om te betalen - Jaar
      • Financiële kosten CYTD
      • Financiële kosten LYR-agenda
      • LYR met hoog saldo
      • High Balance YTD
      • Aantal ADTP-documenten - LYR
      • Aantal ADTP-documenten - Jaar
      • Aantal NSF-controles YTD
      • Totaal # FC LYR
      • Totaal # FC YTD
      • Totaal # Facturen LYR
      • Totaal # Facturen YTD
      • Totaal aantal NSF-controle-YTD
      • Total Bad Debt LYR
      • Total Bad Debt YTD
      • Total Cash Received LYR
      • Total Cash Received YTD
      • Totaal aantal beschikbare kortingen YTD
      • Total Discounts Taken LYR
      • Total Discounts Taken YTD
      • Total Finance Charges LYR
      • Total Finance Charges YTD
      • Total Returns LYR
      • Total Returns YTD
      • Total Sales LYR
      • Total Sales YTD
      • Totaal kwijtgescholden FC LYR
      • Totaal kwijtgescholden FC YTD
      • Totaal aantal afschrijvingen LYR
      • Totaal aantal afschrijvingen YTD
      • Onbetaalde financiële kosten YTD
      • Afschrijven LYR
      • Afschrijven YTD
    3. Selecteer OK.

    4. Selecteer OK.

Stap 2: Een back-up maken voor het sluiten van het einde van het jaar

Maak een back-up voordat u het jaar sluit. Zet de back-up in een veilige, permanente opslag. Deze back-up zorgt ervoor dat u aan het einde van het jaar een permanente record van de financiële positie van het bedrijf hebt. U kunt gegevens uit deze back-up herstellen als dat nodig is. Met deze back-up kunt u bijvoorbeeld snel herstellen als er een stroomstoring of een ander probleem is opgetreden tijdens de procedure voor het sluiten van het jaar.

Als u een back-up wilt maken in Microsoft Dynamics GP, volgt u de volgende stappen:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP onderhoud aan in het menu Microsoft Dynamics GP en selecteer vervolgens Back-up.
  2. Selecteer in het venster Back-upbedrijf de bedrijfsnaam in de lijst Bedrijfsnaam .
  3. Wijzig indien nodig het pad van het back-upbestand en selecteer OK.

Notitie

U wordt aangeraden deze back-up PreYearEndClosingBackup20XX een naam te geven. (Voer het jaar in voor de tijdelijke aanduiding XX .)

Stap 3: het jaar sluiten

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs Verkoop aan en selecteer Eindejaars sluiten.

  2. Als u zowel het fiscale jaar als het kalenderjaar tegelijk sluit, selecteert u Alles. Als u alleen het kalenderjaar sluit, selecteert u Agenda. Als u alleen het fiscale jaar sluit, selecteert u Fiscaal.

  3. Schakel het selectievakje Rapport afdrukken in en selecteer jaar sluiten.

    Notitie

    U wordt aangeraden een papieren kopie van het eindejaarsrapport samen te houden met de permanente auditrecords aan het einde van het jaar.

Details van het kalenderjaar

Met het proces voor het einde van het kalenderjaar in Microsoft Dynamics GP worden de volgende velden in het venster Klantoverzicht gewed:

  • Financiële kosten CYTD
  • Totaal # FC YTD
  • Total Finance Charges YTD
  • Totaal kwijtgescholden FC YTD
  • Onbetaalde financiële kosten YTD

In het proces voor het einde van het kalenderjaar worden de bedragen in de volgende velden bijgewerkt:

  • Financiële kosten LYR-agenda
  • Totaal # FC LYR

Fiscale jaardetails

Met het fiscale jaar-eindeproces in Microsoft Dynamics GP worden de volgende velden in het venster Klantenoverzicht gewed:

  • Gemiddelde dagen om te betalen - Jaar
  • High Balance YTD
  • Aantal ADTP-documenten - Jaar
  • Aantal NSF-controles YTD
  • Totaal # Facturen YTD
  • Totaal aantal NSF-controle-YTD
  • Total Bad Debt YTD
  • Total Cash Received YTD
  • Totaal aantal beschikbare kortingen YTD
  • Total Discounts Taken YTD
  • Total Returns YTD
  • Total Sales YTD
  • Totaal aantal afschrijvingen YTD
  • Afschrijven YTD

Het fiscale jaar-eindeproces werkt de bedragen in de volgende velden bij:

  • LYR met hoog saldo
  • Aantal ADTP-documenten - LYR
  • Totaal # Facturen LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Total Cash Received LYR
  • Total Discounts Taken LYR
  • Total Returns LYR
  • Total Sales LYR
  • Totaal aantal afschrijvingen LYR
  • Afschrijven LYR

Stap 4: De fiscale perioden sluiten (Deze stap is optioneel)

Als u wilt voorkomen dat gebruikers per ongeluk transacties in de verkeerde periode of in het verkeerde jaar plaatsen, gebruikt u het venster Fiscale perioden instellen om alle fiscale perioden te sluiten die nog steeds geopend zijn voor het jaar. Controleer voordat u fiscale perioden sluit of u alle transacties voor de periode en het jaar voor alle modules hebt gepost. Als u transacties later moet plaatsen in een fiscale periode die u al hebt gesloten, kunt u terugkeren naar het venster Fiscale perioden instellen om de periode opnieuw te openen, zodat u de transacties kunt posten.

Als u een fiscale periode wilt sluiten, volgt u de volgende stappen:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Setup aan, wijs Bedrijf aan en selecteer fiscale perioden.
  2. Schakel het selectievakje Verkoop in voor de periode die u wilt sluiten.

Stap 5: het belastingjaar sluiten

Notitie

Volg deze stappen pas nadat u de eindejaarssluitingsprocedures voor alle verkoop- en inkoopmodules hebt voltooid.

Als u het belastingjaar wilt sluiten, volgt u de volgende stappen:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs Bedrijf aan en selecteer vervolgens Year-End Sluiten.

  2. Schakel het selectievakje Jaar sluiten in en schakel het selectievakje Rapport afdrukken in.

  3. Selecteer Proces.

    Notitie

    U wordt aangeraden een papieren kopie van het eindejaarsrapport samen te houden met de permanente auditrecords aan het einde van het jaar.

Stap 6: een back-up maken na het einde van het jaar

Maak een back-up nadat u het jaar hebt gesloten. Zet de back-up in een veilige, permanente opslag. Deze back-up zorgt ervoor dat u aan het einde van het jaar een permanente record van de financiële positie van het bedrijf hebt. U kunt gegevens uit deze back-up herstellen als dat nodig is. Met deze back-up kunt u bijvoorbeeld snel herstellen als er een stroomstoring of een ander probleem is opgetreden tijdens de procedure voor het sluiten van het jaar.

Als u een back-up wilt maken in Microsoft Dynamics GP, volgt u de volgende stappen:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP onderhoud aan in het menu Microsoft Dynamics GP en selecteer vervolgens Back-up.
  2. Selecteer in het venster Back-upbedrijf de bedrijfsnaam in de lijst Bedrijfsnaam .
  3. Wijzig indien nodig het pad van het back-upbestand en selecteer OK.

Notitie

U wordt aangeraden deze back-up PostYearEndClosingBackup20XX een naam te geven. (Voer het jaar in voor de tijdelijke aanduiding XX .)

Jaarlijkse financiële kosten voor klantafschriften voor december en januari

Jaarlijkse financiële kosten worden niet automatisch afgedrukt op klantafschriften voor december en januari.

December-instructies

Als u de jaarlijkse financiële kosten wilt toevoegen aan de decemberverklaringen, volgt u de volgende stappen:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Aanpassen aan en selecteer vervolgens Rapportschrijfster.

  2. Selecteer microsoft Dynamics GP in de lijst Product en selecteer OK.

  3. Selecteer Rapporten.

  4. Gebruik de juiste methode:

    • Als u het instructieformulier nog niet eerder hebt gewijzigd, selecteert u het instructieformulier dat u afdrukt in de lijst Oorspronkelijke rapporten, selecteert u Invoegen en selecteert u het instructieformulier in de lijst Gewijzigde rapporten.
    • Als u het instructieformulier eerder hebt gewijzigd, selecteert u het instructieformulier in de lijst Gewijzigde rapporten.
  5. Selecteer Openen.

  6. Selecteer tabellen in het venster Rapportdefinitie.

  7. Selecteer in het venster Rapporttabelrelaties RM Customer MSTR en selecteer vervolgens Nieuw.

  8. Selecteer in het venster Gerelateerde tabellen de optie Klantenmodeloverzicht en selecteer OK.

  9. Selecteer Sluiten.

  10. Selecteer Indeling.

  11. Selecteer in de resourcelijst in het vak Werkset de optie Overzicht klantmodel.

  12. Sleep in de lijst met velden financiële kosten CYTD naar de indeling van het rapport. U kunt dit veld in een sectie van het rapport plaatsen.

  13. Selecteer microsoft Dynamics GP in het menu Bestand. Wanneer u wordt gevraagd de wijzigingen op te slaan, selecteert u Opslaan.

  14. Als u dit rapport nog niet eerder hebt gewijzigd, moet u beveiliging verlenen aan het rapport. Gebruik de onderstaande stappen om dit te doen:

    1. Wijs in het menu Microsoft Dynamics GP de optie Extra aan, wijs Setup aan, wijs Systemen aan en selecteer vervolgens Alternatieve/gewijzigde formulieren en rapporten.
    2. Voer in het vak Id de gebruikers-id in.
    3. Selecteer microsoft Dynamics GP in de lijst Product.
    4. Selecteer rapporten in de lijst Type.
    5. Vouw Verkoop uit en vouw het knooppunt van het gewijzigde formulier uit.
    6. Selecteer Microsoft Dynamics GP (Gewijzigd).

Januari-instructies

Als u de jaarlijkse financiële kosten wilt toevoegen aan de overzichten van januari, volgt u de volgende stappen:

  1. Volg stap 1 tot en met 11 in de sectie December-instructies .
  2. Sleep in de lijst Met financiële kosten LYR-agenda naar de indeling van het rapport. U kunt dit veld in een sectie van het rapport plaatsen.
  3. Volg stap 13 en 14 in de sectie December-instructies .