Procedures voor eindejaarsafsluiting voor debiteurenbeheer in Microsoft Dynamics GP

  • Artikel

Dit artikel bevat controlelijsten voor het afsluitingsproces aan het einde van het jaar in Debiteurenbeheer in Microsoft Dynamics GP. Dit artikel bevat ook gedetailleerde informatie voor elke stap in het proces van eindejaarssluiting en hoe u de informatie over de financiële kosten van het jaar tot heden toevoegt aan klantoverzichten voor december en januari.

Van toepassing op: Microsoft Dynamics GP
Origineel KB-nummer: 857444

Samenvatting

Opmerking

Voordat u de instructies in dit artikel volgt, moet u ervoor zorgen dat u een volledige back-up van de database hebt die u kunt herstellen als er een probleem optreedt.

In dit artikel worden de aanbevolen procedures voor het sluiten van het jaareinde beschreven voor Debiteurenbeheer in Microsoft Dynamics GP. Lees dit artikel voordat u een of meer van de procedures uitvoert.

Controlelijst voor eindejaarseinde

U kunt deze controlelijst gebruiken voor het einde van het boekjaar en voor het einde van het kalenderjaar.

Opmerking

Hoewel Debiteurenbeheer datumgevoelig is, worden de volgende items bijgewerkt op basis van de afsluiting van Debiteurenbeheer:

  • De SmartList-objecten
  • De overzichtsrapporten van debiteurenbeheer
  • De weergave Bedragen sinds laatste sluiting in het venster Klantoverzicht

Daarom raden we u aan deze stappen uit te voeren, zodat de SmartList-objecten, de overzichtsrapporten van debiteurenbeheer en de weergave Bedragen sinds laatste sluiting de juiste informatie bevatten:

  1. Alle verkoop- en debiteurentransacties voor het jaar te posten.
  2. Maak een back-up van het einde van het jaar.
  3. Sluit het jaar af.
  4. Sluit de fiscale perioden. (Deze stap is optioneel.)
  5. Sluit het belastingjaar.
  6. Maak een back-up na het einde van het jaar.

Stap 1: alle verkoop- en debiteurentransacties voor het jaar posten

Boek alle verkoop- en debiteurentransacties voor het jaar voordat u het jaar sluit. Als u verkoop- en debiteurentransacties voor een toekomstige periode wilt invoeren voordat u het jaar sluit, maakt u een batch die de transacties bevat. Sla vervolgens de batch op. Post vervolgens de batch nadat u het jaar hebt gesloten.

U moet het jaar sluiten omdat sommige gebieden van Microsoft Dynamics GP niet datumgevoelig zijn. Als u het jaar niet sluit nadat u alle transacties van het huidige jaar hebt ingevoerd en voordat u transacties voor het volgende jaar invoert, bevatten deze gebieden onjuiste informatie. Als u de gegevens echter moet wijzigen, kunt u de informatie wijzigen in de weergave Bedragen sinds laatste sluiting in het venster Klantoverzicht en in het venster Kostenoverzicht klantfinanciering. De volgende gebieden zijn de gebieden van Microsoft Dynamics GP die niet datumgevoelig zijn.

  • De weergave Bedragen sinds laatste sluiting in het venster Klantoverzicht

    Voer de volgende stappen uit om de weergave Bedragen sinds laatste sluiting te openen in het venster Klantoverzicht:

    1. Wijs in het menu Kaarten de optie Verkoop aan en selecteer samenvatting.
    2. Typ in het venster Klantoverzicht een klant-id in het vak Klant-id .
    3. Selecteer in de lijst Overzichtsweergavede optie Bedragen sinds laatste sluiting.

  • Het venster Overzicht van kosten voor klantfinanciering

    Voer de volgende stappen uit om het venster Kostenoverzicht van klantfinanciering te openen:

    1. Wijs in het menu Kaarten de optie Verkoop aan en selecteer samenvatting.
    2. Typ in het venster Klantoverzicht een klant-id in het veld Klant-id .
    3. Selecteer Financiële kosten.

  • De SmartList-objecten

    Voer de volgende stappen uit om de SmartList-kolommen weer te geven die worden beïnvloed:

    1. Selecteer in Microsoft Dynamics GP kolommen in het menu Microsoft Dynamics GP , selecteer SmartList, vouw Verkoop uit, vouw Klanten uit en selecteer vervolgens Toevoegen.

    2. Selecteer de volgende items in de lijst Beschikbare kolommen .

      Opmerking

      De items met een sterretje worden beïnvloed door het einde van het kalenderjaar. Alle andere items worden beïnvloed door de afsluiting van het fiscale jaareinde.

      • Gemiddelde dagen om te betalen - jaar
      • Financiële kosten CYTD
      • Financiële kosten LYR-agenda
      • High Balance LYR
      • High Balance YTD
      • Aantal ADTP-documenten - LYR
      • Aantal ADTP-documenten - jaar
      • Aantal NSF-controles YTD
      • Totaal # FC LYR
      • Totaal # FC YTD
      • Totaal aantal facturen LYR
      • Totaal aantal facturen YTD
      • Totale hoeveelheid NSF-controle-YTD
      • Total Bad Debt LYR
      • Totale onschuld YTD
      • Totaal aantal ontvangen contanten LYR
      • Totaal aantal ontvangen contanten YTD
      • Totaal aantal beschikbare kortingen YTD
      • Totaal aantal kortingen genomen LYR
      • Totaal aantal kortingen genomen YTD
      • Totale financiële kosten LYR
      • Totale financiële kosten YTD
      • Totaal aantal retourneert LYR
      • Totaal retourneert YTD
      • Totale verkoop LYR
      • Totale verkoop YTD
      • Totaal vrijgestelde FC LYR
      • Totaal vrijgestelde FC YTD
      • Totaal aantal afschrijvingen LYR
      • Totaal aantal afschrijvingen YTD
      • Onbetaalde financiële kosten YTD
      • Afschrijven LYR
      • Afschrijven YTD

    3. Selecteer OK.

    4. Selecteer OK.

Stap 2: een back-up maken voor het einde van het jaar

Maak een back-up voordat u het jaar sluit. Plaats de back-up in een veilige, permanente opslag. Deze back-up zorgt ervoor dat u aan het einde van het jaar een permanent overzicht hebt van de financiële positie van het bedrijf. U kunt gegevens uit deze back-up herstellen als dat nodig is. Met deze back-up kunt u bijvoorbeeld snel herstellen als er een stroomschommeling of een ander probleem is opgetreden tijdens de procedure voor het sluiten van het jaar.

Voer de volgende stappen uit om een back-up te maken in Microsoft Dynamics GP:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP onderhoud aan in het menu Microsoft Dynamics GP en selecteer vervolgens Back-up.
  2. Selecteer in het venster Back-up van bedrijf de bedrijfsnaam in de lijst Bedrijfsnaam .
  3. Wijzig het pad van het back-upbestand als dit is vereist en selecteer vervolgens OK.

Opmerking

U wordt aangeraden deze back-up PreYearEndClosingBackup20XX te noemen. (Voer het jaar in voor de tijdelijke aanduiding XX .)

Stap 3: het jaar sluiten

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP naar Extra in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijsVerkoop aan en selecteer eindejaar sluiten.

  2. Als u zowel het boekjaar als het kalenderjaar tegelijkertijd sluit, selecteert u Alles. Als u alleen het kalenderjaar sluit, selecteert u Agenda. Als u alleen het fiscale jaar sluit, selecteert u Fiscaal.

  3. Schakel het selectievakje Rapport afdrukken in en selecteer vervolgens Jaar sluiten.

    Opmerking

    We raden u aan een papieren kopie van het eindrapport samen met de permanente auditrecords voor het einde van het jaar te bewaren.

Details van kalenderjaar

Tijdens het kalenderjaareindeproces in Microsoft Dynamics GP worden de volgende velden in het venster Klantoverzicht gewist:

  • Financiële kosten CYTD
  • Totaal # FC YTD
  • Totale financiële kosten YTD
  • Totaal vrijgestelde FC YTD
  • Onbetaalde financiële kosten YTD

Tijdens het proces einde van het kalenderjaar worden de bedragen in de volgende velden bijgewerkt:

  • Financiële kosten LYR-agenda
  • Totaal # FC LYR

Fiscale jaardetails

Het fiscale jaareindeproces in Microsoft Dynamics GP wist de volgende velden in het venster Klantoverzicht:

  • Gemiddelde dagen om te betalen - jaar
  • High Balance YTD
  • Aantal ADTP-documenten - jaar
  • Aantal NSF-controles YTD
  • Totaal aantal facturen YTD
  • Totale hoeveelheid NSF-controle-YTD
  • Totale onschuld YTD
  • Totaal aantal ontvangen contanten YTD
  • Totaal aantal beschikbare kortingen YTD
  • Totaal aantal kortingen genomen YTD
  • Totaal retourneert YTD
  • Totale verkoop YTD
  • Totaal aantal afschrijvingen YTD
  • Afschrijven YTD

Met het proces voor het einde van het fiscale jaar worden de bedragen in de volgende velden bijgewerkt:

  • High Balance LYR
  • Aantal ADTP-documenten - LYR
  • Totaal aantal facturen LYR
  • Total Bad Debt LYR
  • Totaal aantal ontvangen contanten LYR
  • Totaal aantal kortingen genomen LYR
  • Totaal aantal retourneert LYR
  • Totale verkoop LYR
  • Totaal aantal afschrijvingen LYR
  • Afschrijven LYR

Stap 4: De fiscale perioden sluiten (deze stap is optioneel)

Als u wilt voorkomen dat gebruikers per ongeluk transacties boeken naar de verkeerde periode of het verkeerde jaar, gebruikt u het venster Fiscale perioden instellen om alle fiscale perioden te sluiten die nog openstaan voor het jaar. Voordat u fiscale perioden sluit, controleert u of u alle transacties voor de periode en voor het jaar voor alle modules hebt geboekt. Als u later transacties moet posten naar een fiscale periode die u al hebt gesloten, kunt u terugkeren naar het venster Fiscale perioden instellen om de periode opnieuw te openen, zodat u de transacties kunt posten.

Voer de volgende stappen uit om een fiscale periode te sluiten:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP naar Extra in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Setup aan, wijs Bedrijf aan en selecteer vervolgens Fiscale perioden.
  2. Schakel het selectievakje Verkoop in voor de periode die u wilt sluiten.

Stap 5: het belastingjaar sluiten

Opmerking

Volg deze stappen pas nadat u de procedures voor eindejaarssluiting voor alle verkoop- en inkoopmodules hebt voltooid.

Voer de volgende stappen uit om het belastingjaar te sluiten:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP naar Extra in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs Bedrijf aan en selecteer vervolgens Belasting Year-End Sluiten.

  2. Schakel het selectievakje Jaar sluiten in en schakel vervolgens het selectievakje Rapport afdrukken in.

  3. Selecteer Proces.

    Opmerking

    We raden u aan een papieren kopie van het eindrapport samen met de permanente auditrecords voor het einde van het jaar te bewaren.

Stap 6: maak een back-up na het einde van het jaar

Maak een back-up nadat u het jaar hebt afgesloten. Plaats de back-up in een veilige, permanente opslag. Deze back-up zorgt ervoor dat u aan het einde van het jaar een permanent overzicht hebt van de financiële positie van het bedrijf. U kunt gegevens uit deze back-up herstellen als dat nodig is. Met deze back-up kunt u bijvoorbeeld snel herstellen als er een stroomschommeling of een ander probleem is opgetreden tijdens de procedure voor het sluiten van het jaar.

Voer de volgende stappen uit om een back-up te maken in Microsoft Dynamics GP:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP onderhoud aan in het menu Microsoft Dynamics GP en selecteer vervolgens Back-up.
  2. Selecteer in het venster Back-up van bedrijf de bedrijfsnaam in de lijst Bedrijfsnaam .
  3. Wijzig het pad van het back-upbestand als dit is vereist en selecteer vervolgens OK.

Opmerking

U wordt aangeraden deze back-up PostYearEndClosingBackup20XX te noemen. (Voer het jaar in voor de tijdelijke aanduiding XX .)

Financiële kosten van jaar tot heden op klantafschriften voor december en januari

Financiële kosten van jaar tot heden worden niet automatisch afgedrukt op klantoverzichten voor december en januari.

Verklaringen van december

Voer de volgende stappen uit om de financiële kosten van het jaar tot heden toe te voegen aan de overzichten van december:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP naar Extra in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Aanpassen aan en selecteer vervolgens Report Writer.

  2. Selecteer Microsoft Dynamics GP in de lijst Product en selecteer vervolgens OK.

  3. Selecteer Rapporten.

  4. Gebruik de juiste methode:

    • Als u het instructieformulier nog niet eerder hebt gewijzigd, selecteert u het instructieformulier dat u afdrukt in de lijst Oorspronkelijke rapporten , selecteert u Invoegen en selecteert u vervolgens het instructieformulier in de lijst Gewijzigde rapporten .
    • Als u het instructieformulier eerder hebt gewijzigd, selecteert u het instructieformulier in de lijst Gewijzigde rapporten .

  5. Selecteer Openen.

  6. Selecteer tabellen in het venster Rapportdefinitie.

  7. Selecteer in het venster Rapporttabelrelaties de optie RM-klant MSTR en selecteer vervolgens Nieuw.

  8. Selecteer in het venster Gerelateerde tabellen de optie Samenvatting van klantmodel en selecteer vervolgens OK.

  9. Selecteer Sluiten.

  10. Selecteer Indeling.

  11. Selecteer in de resourcelijst in het vak Werkset de optie Samenvatting van klantmodel.

  12. Sleep in de lijst met velden financiële kosten CYTD naar de indeling van het rapport. U kunt dit veld in elke sectie van het rapport plaatsen.

  13. Selecteer In het menu Bestand de optie Microsoft Dynamics GP. Wanneer u wordt gevraagd de wijzigingen op te slaan, selecteert u Opslaan.

  14. Als u dit rapport nog niet eerder hebt gewijzigd, moet u het rapport beveiligen. Gebruik hiervoor de onderstaande stappen:

    1. Wijs in het menu Microsoft Dynamics GP naar Extra, wijs Setup aan, wijs Systemen aan en selecteer vervolgens Alternatieve/gewijzigde formulieren en rapporten.
    2. Voer in het vak Id de gebruikers-id in.
    3. Selecteer Microsoft Dynamics GP in de lijst Product.
    4. Selecteer rapporten in de lijst Type.
    5. Vouw Verkoop uit en vouw vervolgens het knooppunt van het gewijzigde formulier uit.
    6. Selecteer Microsoft Dynamics GP (gewijzigd).

Januari-verklaringen

Voer de volgende stappen uit om de financiële kosten van het jaar tot heden toe te voegen aan de overzichten van januari:

  1. Volg stap 1 tot en met 11 in de sectie December-instructies .
  2. Sleep in de lijst met velden financiële kosten LYR-agenda naar de indeling van het rapport. U kunt dit veld in elke sectie van het rapport plaatsen.
  3. Volg stap 13 en 14 in de sectie December-instructies .