Procedure: Werken met servicecontracten en servicecontractoffertes
U kunt een servicecontract handmatig of op basis van een servicecontractofferte maken. U kunt een servicecontractofferte gebruiken als voorloper van een servicecontract, waarin uw bedrijf een aanbieding doet aan de klant en daarvoor goedkeuring van de klant verkrijgt, voordat u deze kunt omzetten in een servicecontract. De procedures voor het maken van een servicecontract of een servicecontractofferte zijn vergelijkbaar.
Een servicecontract of servicecontractofferte maken
- Klik op het pictogram
, voer Servicecontracten of Servicecontractoffertes in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling. - Maak een nieuw servicecontract of een servicecontractofferte.
- Vul het veld Nr. te kiezen. Er wordt een dialoogvenster geopend waarin wordt gevraagd of u de algemene gegevens van een contractsjabloon wilt invullen. Als u een dergelijk servicecontract of een dergelijke servicecontractofferte wilt maken, kies de knop Ja. Het venster Servicecontractsjabloonoverzicht wordt geopend.
- Selecteer de betreffende sjabloon en kies OK om deze te gebruiken voor het servicecontract of de servicecontractofferte.
- Kies in het veld Klantnr. de klant.
- Schakel het selectievakje Bedragen in onbalans toestaan in als u een verschil in het jaarlijkse bedrag niet automatisch wilt verdelen. De waarden in de velden Jaarlijks bedrag en Berekend jaarlijks bedrag worden niet automatisch gebalanceerd. Als u wilt dat het programma automatisch het verschil in het jaarlijkse bedrag dat kan ontstaan door een wijziging in het servicecontract, verdeelt, schakelt u het selectievakje Bedragen in onbalans toestaan uit.
- Voeg contractregels toe aan het servicecontract of de servicecontractofferte.
- Vul zo nodig de overige velden in.
Servicecontractoffertes omzetten in servicecontracten
Wanneer een klant een servicecontractofferte heeft geaccepteerd, zet u deze om in een servicecontract. Tegelijkertijd kunt u een servicefactuur maken voor de beginperiode van het contract, als de begindatum van het contract eerder valt dan de begindatum van de volgende factuurperiode.
Nadat u de volgende stappen hebt uitgevoerd, wordt er een servicecontract met de status Ondertekend gemaakt. Als er een servicefactuur voor de beginperiode van het contract wordt gemaakt, wordt het gefactureerde bedrag als volgt berekend, afhankelijk van of het contract gedetailleerd is of niet.
Voor gedetailleerde contracten wordt het gefactureerde bedrag als volgt berekend:
- Gefactureerd bedrag = de som van de gefactureerde bedragen voor elke contractregel.
- Gefactureerd bedrag voor elke contractregel = ((offertewaarde ÷ 12) × aantal maanden in de beginperiode) + ((offertewaarde ÷ aantal dagen in het jaar) × resterende aantal dagen in de beginperiode).
- Als de contractregel vervalt vóór het einde van de beginperiode, wordt de vervaldatum de einddatum van de beginperiode voor de regel.
Voor niet-gedetailleerde contracten wordt het gefactureerde bedrag als volgt berekend:
- Gefactureerd bedrag = (jaarlijks bedrag ÷ aantal dagen in het jaar) × aantal dagen in de beginperiode.
- Als het contract vervalt vóór het einde van de beginperiode, wordt de vervaldatum de einddatum van de beginperiode.
- Kies het pictogram , voer Servicecontractoffertes in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Open de servicecontractofferte die u wilt omzetten in een servicecontract.
- Kies de actie Contract maken.
- Als de begindatum van het contract eerder valt dan de begindatum van de volgende factuurperiode, wordt u gevraagd of u een servicefactuur wilt maken voor de beginperiode van het contract. Kies Ja.
De servicefactuur wordt geboekt naar de servicerekening van het contract, zelfs wanneer het contract vooruitbetaald is.
Creditnota's voor contractservice maken
U kunt een contractservicecreditnota gebruiken wanneer een klant een vooruitbetaald servicecontract annuleert of een serviceartikel uit een vooruitbetaald contract verwijdert. Hiermee kunt u ook een foutieve servicefactuur corrigeren.
Klik op het pictogram
, voer Servicecreditnota's in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Maak een nieuwe servicecreditnota.
Vul het veld Nr. te kiezen.
Voer in het veld Klantnr. het nummer in van de klant in het servicecontract.
Op het Sneltabblad Facturering worden de gegevens van de kaart Klant weergegeven. Als u de creditnota naar een andere klant dan de klant op het sneltabblad Algemeen wilt boeken, moet u in het veld Factureren aan het nummer van de betreffende klant invoeren.
Notitie
U kunt de creditnota vergelijken met het oorspronkelijke geboekte document in het venster Geboekte servicefacturen. Klik op het pictogram
, voer Geboekte servicefacturen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Vul de velden Boekingsdatum en Documentdatum in.
Voer op de creditnotaregels gegevens in over de artikelen die zijn teruggebracht of verwijderd of over de vergoeding die wordt verzonden. U kunt ook de batchverwerking Vooruitbet. contractposten ophalen gebruiken.
Als u automatisch een creditnota wilt maken wanneer u contractregels verwijdert, moet u het selectievakje Automatische creditnota's inschakelen op het Sneltabblad Factuurdetails in het venster Servicecontract.
Om handmatig een creditnota te maken wanneer contractregels worden verwijderd van een servicecontract, kies in het venster Servicecontract in het tabblad Acties in de groep Functies de optie Creditnota.
Contracten bijwerken en evalueren
Het kan voorkomen dat u de voorwaarden van een contract moet wijzigen nadat het contract is gemaakt. In de meeste gevallen opent u het betreffende contract in het venster Servicecontract, waar u de gewenste wijzigingen aanbrengt.
U kunt de status van het contract wijzigen, aanvankelijk ingesteld op Vergrendeld, contractregels toevoegen en verwijderen en een contract annuleren. Voor een overzicht van de winst-/verliesposten van uw bedrijf kunt u een snelle bedrijfsanalyse uitvoeren met de functie Contract-trendscape.
Contractregels toevoegen aan een servicecontract of contractofferte
Wanneer een klant een nieuw artikel koopt en wil opnemen in het bestaande servicecontract of de bestaande contractofferte, kunt u het artikel registreren als een serviceartikel en vervolgens als nieuwe contractregel toevoegen aan het contract of de contractofferte.
- Kies het pictogram , voer Servicecontracten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Open het servicecontract of de servicecontractofferte waarvoor u een nieuwe contractregel wilt toevoegen.
- Kies de actie Contract openen om het servicecontract of de servicecontractofferte te openen en bewerken.
- Op het Sneltabblad Factuurdetails selecteert u het veld Bedragen in onbalans toestaan, als u het jaarlijkse bedrag wilt wijzigen en het verschil in het jaarlijkse bedrag handmatig wilt verdelen op de contractregels. Schakel anders het selectievakje Bedragen in onbalans toestaan uit. Hierdoor wordt het verschil in het jaarlijkse bedrag automatisch verdeeld over de contractregels nadat u het jaarlijkse bedrag hebt gewijzigd.
- Voeg op het sneltabblad Regels een serviceartikel of artikel of een tekstomschrijving toe op elke contractregel. U kunt ook contractofferteregels toevoegen. U kunt meerdere contracten maken voor een serviceartikel, zodat het in meerdere servicecontracten of servicecontractoffertes tegelijk wordt opgenomen.
- Controleer en corrigeer waar nodig de getallen in de velden Regelkorting %, Totale regelkorting, Responstijd, Serviceperiode, en andere velden.
Contractregels verwijderen
U moet mogelijk contractregels uit het servicecontract verwijderen als u de overeenkomstige serviceartikelen uit het servicecontract verwijdert. Meestal verwijdert u een contractregel die is verlopen of die overeenkomt met het serviceartikel dat defect is.
- Kies het pictogram , voer Servicecontracten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Open het servicecontract waaruit u contractregels wilt verwijderen.
- Kies de actie Contract openen om het servicecontract te openen en bewerken.
- Kies de contractregel die u wilt verwijderen. Vul het veld Vervaldatum van contract in met de datum vanaf wanneer u de regel wilt verwijderen. U kunt bijvoorbeeld de datum invoeren waarop het serviceartikel defect is geraakt.
- Kies de actie Contractregels verwijderen. Het venster Contractregels verwijderen wordt geopend.
- Vul de standaardfilters Contractnr., Serviceartikelnr. en Contractsoort in. Desgewenst kunt u meer filters toepassen of bestaande filters wijzigen.
- Vul de velden van het sneltabblad Opties in. In het veld Actie selecteert u Regels verwijderen.
Notitie
Als het contract niet gedetailleerd is, moet u de waarde in het veld Jaarlijks bedrag op het sneltabblad Factuurdetails in het venster Servicecontract bijwerken om het verlies van het serviceartikel uit het contract aan te geven.
Als het contract gedetailleerd en vooruitbetaald is, en hebt u facturen voor het contract geboekt, kunt u een creditnota voor het contract maken. Kies op het tabblad Acties in de groep Functies de optie Creditnota maken. Dit is nodig als het selectievakje in het veld Automatische creditnota's op het sneltabblad Factuurdetails is geselecteerd. In dat geval wordt er automatisch een creditnota gemaakt wanneer u een contractregel verwijdert.
Regelkostprijs en -waarde voor service
Op een servicecontractregel worden de bedragen bij Regelkostprijs en Regelwaarde berekend zoals in de volgende tabellen wordt beschreven.
| Opties voor regelkostprijs | Description |
|---|---|
| Serviceartikel | De kosten worden automatisch opgehaald uit het veld Std. contractkosten in de tabel Serviceartikel en gekopieerd naar het veld Regelkostprijs. De regelkostprijs wordt berekend met de volgende formule: Verkoopkostprijs × Contractwaarde % ÷ 100 |
| Artikel | De kosten worden automatisch opgehaald uit het veld Kostprijs in de tabel Artikel en het veld Contractwaarde % in de tabel Servicebeheerinstellingen. De regelkostprijs wordt berekend met de volgende formule: Kostprijs × Contractwaarde % ÷ 100 |
| Tekstomschrijving | De waarde in het veld Regelkostprijs wordt ingesteld op nul. |
| Opties voor regelwaarde | Description |
|---|---|
| Serviceartikel | De prijs wordt automatisch opgehaald uit het veld Std. contractwaarde in de tabel Serviceartikel en gekopieerd naar het veld Regelwaarde. |
| Artikel | Afhankelijk van de waarde in het veld Contractwaardeberek.-methode in de tabel Servicebeheerinstellingen wordt het bedrag opgehaald uit het veld Eenheidsprijs of het veld Kostprijs in de tabel Artikel. Vervolgens wordt deze waarde vermenigvuldigd met de inhoud van het veld Contractwaarde % in de tabel Servicebeheerinstellingen en gedeeld door 100. Dit bedrag wordt gekopieerd naar het veld Regelwaarde. OPMERKING: als het veld Contractwaardeberek.-methode is ingesteld op Geen, wordt de inhoud van het veld Regelwaarde niet berekend. |
| Tekstomschrijving | De inhoud van het veld Regelwaarde wordt ingesteld op nul. |
Contractkortingen aan servicecontractoffertes toevoegen
U kunt contractkortingen op services toevoegen voor contractoffertes en servicecontracten. De kortingen kunnen gelden voor reserveonderdelen in bepaalde serviceartikelgroepen, voor resource-uren voor resources in bepaalde resourcegroepen en voor bepaalde servicekosten.
- Kies het pictogram , voer Servicecontractoffertes in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Kies de offerte waarvoor u kortingen wilt toevoegen.
- Kies de actie Servicekortingen. Het venster Contract-/servicekortingen wordt geopend.
- Kies de actie Nieuw om een nieuwe contractkorting te maken.
- Vul de velden indien nodig op de regel in. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen..
Tip
Als u contractkortingen rechtstreeks wilt toevoegen aan een servicecontract, voert u dezelfde procedure uit vanuit het venster Servicecontract.
Eigenaar van servicecontracten wijzigen
Mogelijk moet u de eigenaar van een servicecontract wijzigen Als een serviceartikel in een servicecontract is geregistreerd in niet-geannuleerde meervoudige contracten van dezelfde klant, wordt automatisch de eigenaar gewijzigd van alle servicecontracten die dit serviceartikel bevatten en van alle andere serviceartikelen in deze contracten.
Notitie
In dit geval wordt alleen gekeken naar niet-geannuleerde contracten. Er wordt geen rekening gehouden met de status van de contractoffertes.
Belangrijk
Serviceartikelen en -contracten kunnen gerelateerd zijn. Het wijzigen van de eigenaar van een servicecontract kan invloed hebben op deze relaties.
Een voorbeeld: veronderstel dat serviceartikelnr. 8 is opgenomen in contracten SC00003 en SC00015. Contract SC00015 bevat ook serviceartikelnr. 15, dat ook is opgenomen in het contract SC00080. In dit geval wordt de eigenaar voor alle drie contracten en serviceartikelen gewijzigd.
- Kies het pictogram , voer Servicecontracten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling. Open het betreffende servicecontract waarvoor u de eigenaar wilt wijzigen.
- Kies de actie Contract openen om het contract te openen en bewerken.
- Kies de actie Klant wijzigen. Het venster Klant in contract wijzigen wordt geopend.
- In de velden Contractnr. en Serviceartikelnr. kunt u de nummers bekijken van het contract en het serviceartikel van de geselecteerde klant. Als de klant eigenaar is van meerdere contracten waarin meerdere serviceartikelen zijn opgenomen, is de waarde van deze velden Meervoudig. Als u de lijst met verwante contracten of serviceartikelen wilt bekijken, selecteert u deze waarden.
- Selecteer in het veld Nieuw klantnr. de nieuwe klant.
- In het veld Nieuwe verzendcode kiest u het adres.
- Kies OK om de klant en verzendcode van de servicecontracten te wijzigen.
- Kies de actie Contract vergrendelen om het contract te vergrendelen en ervoor te zorgen dat de wijzigingen in de contracten worden opgenomen.
Servicecontractprijzen bijwerken
U kunt een prijsaanpassingspercentage opgeven om de prijzen voor servicecontracten bij te werken.
- Klik op het pictogram , voer Servicecontractprijzen bijwerken in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Kies het servicecontract.
- Geef een datum op in het veld Aanpassen tot datum. Met de batchverwerking worden de prijzen voor contracten met volgende prijsaanpassingsdatums aangepast op of vóór deze datum.
- Geef in het veld Prijsaanpassing % het prijsaanpassingspercentage op.
- Selecteer in het veld Actie de optie Contractprijzen aanpassen.
Vooruitbetaalde contractposten boeken
Als u werkt met vooruitbetaalde servicecontracten, moet u regelmatig vooruitbetaalde contractposten boeken. Zo maakt u de vooruitbetalingen van de vooruitbetalingsrekeningen voor contracten over naar de gewone contractrekeningen.
Voordat u vooruitbetaalde contractposten kunt boeken, moet u een nummerreeks opgeven in het veld Boekingsdoc.-nrs. vooruitbetalingen in het venster CRM – Service-instellingen.
- Klik op het pictogram , voer Vooruitbet. contractposten boeken in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Geef een datum op in het veld Boeken tot datum. Met de batchverwerking worden vooruitbetaalde serviceposten geboekt met boekingsdatums tot deze datum.
- Geef in het veld Boekingsdatum de gewenste boekingsdatum voor de dagboekregel op.
- Kies in het veld Actie de actie Vooruitbetaalde transacties boeken.
- Klik op OK om de posten te boeken.
De status van het servicecontract wijzigen
Als het servicecontract is ondertekend, wordt het veld Wijzigingsstatus automatisch ingesteld op Vergrendeld. Als u informatie wilt wijzigen in het servicecontract of de servicecontractofferte, moet u eerst de status van het contract of de contractofferte wijzigen van Vergrendeld in Open. U kunt geen servicefacturen maken voor het servicecontract als de wijzigingsstatus Open is. Nadat het contract of de contractofferte is gewijzigd, moet u de status weer wijzigen in Vergrendeld, zodat u weer servicefacturen en posten kunt maken voor het nu gewijzigde servicecontract.
Notitie
Het veld Status wijzigen is niet gerelateerd aan het veld Vrijgavestatus op de serviceorderkop, dat de magazijnverwerking van serviceartikelen regelt.
Een servicecontract annuleren
Als een contract is verlopen of door u of de klant is geannuleerd, moet u het betreffende servicecontract mogelijk annuleren.
Notitie
U kunt een contract niet opnieuw openen nadat het is geannuleerd.
Kies het pictogram
, voer Servicecontracten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Open het servicecontract dat u wilt annuleren.
Kies de actie Contract openen om het servicecontract te openen en bewerken.
In het veld Annuleringsredencode kiest u de betreffende redencode. Als u meer redencodes wilt toevoegen, kiest u de actie Geavanceerd.
Als het selectievakje in het veld Contractannuleringsreden gebruiken in het venster Servicebeheerinstellingen is ingeschakeld, moet u een annuleringsredencode opgeven als u contracten annuleert.
Selecteer in het veld Status de optie Geannuleerd.
Als er niet-geboekte facturen, creditnota's of geopende vooruitbetaalde posten zijn voor het contract, wordt er een bevestigingsbericht weergegeven. Klik in het berichtvak op Nee als u wilt terugkeren naar het contract om de documenten te boeken. Klik op Ja als u verder wilt gaan met het annuleren.
Servicecontracten of contractoffertes archiveren
U kunt servicecontracten en contractoffertes op elk moment archiveren om een kopie van het contract of de contractofferte vast te leggen. Dynamics NAV archiveert servicecontracten automatisch wanneer u contractoffertes omzet in servicecontracten of servicecontracten annuleert. U kunt een contract of offerte zelf archiveren met de actie Contract archiveren op de pagina Servicecontracten of Servicecontractoffertes. Als u uw gearchiveerde contracten van offertes wilt weergeven, zoekt u op Gearchiveerde contracten.
Zie ook
Procedure: Servicecontracten opstellen
CRM - Service
Procedure: Servicecontracten met btw-bedragen converteren