De vijf fasen van het plannen van aanvaarding

Op basis van bestaande klantimplementaties hebben we ontdekt dat het plannen van aanvaarding met Dynamics 365 Field Service doorgaans vijf fasen omvat. In dit artikel verkennen we deze vijf kenmerkende fasen. Deze zijn overwegend van toepassing op de vroege aanvaarding van Field Service (bijvoorbeeld met projecten met een beperkt bereik), maar de fasen zijn ook van toepassing als de implementaties worden uitgevoerd voor extra bereik of locaties.

We raden u aan de mogelijkheden voor het bijhouden van analyses van Field Service in deze fasen te gebruiken om te meten hoe de planning voldoet aan uw gedefinieerde bedrijfsdoelstellingen. Field Service biedt bijvoorbeeld gegevens over reistijd, gewerkte tijd aan een taak en het aantal taken per dag.

De juiste resources kiezen

Eerst is het belangrijk dat u zich realiseert dat het voor dit proces extreem belangrijk is dat u planners en planningsanalisten met de juiste vaardigheden gebruikt. Identificeer, train en ondersteun deze resources vroeg in het test- of roll-outproces. Houd er rekening mee dat dit uw resources zijn die dagelijks betrokken zijn bij het plannen. Zie voor meer informatie over deze typen resources ons artikel over het plannen van persona's.

Fase 1: Handmatige planning.

Voor het gedefinieerde bereik en locaties beginnen de planner en planningsassistent door al het werkelijke werk handmatig te plannen. Op deze manier krijgen alle actieve betrokkenen inzicht in de planningstools en -processen. Het geplande werk moet bestaan uit werkelijke werkorders die worden toegewezen aan en voltooid door echte technici. Op deze manier kunnen technici zich ook aanpassen aan proceswijzigingen.

Aanbevolen tijd voor deze fase: 1-2 weken

Fase 2: Planningsassistent

In de volgende wordt de planningsassistent geïntroduceerd voor het plannen van werk. Dit werk moet worden gedaan door de planner en planningsanalist. Net als bij een handmatige planning leren de planners te werken met de planningsassistent en de diepere mogelijkheden van het planbord. Werk dat met planningsassistent wordt gepland, moet bestaan uit werkelijke werkorders die worden toegewezen aan en voltooid door echte technici.

Aanbevolen tijd voor deze fase: 1-2 weken

Fase 3: Geautomatiseerde nachtelijke planning + handmatige afhandeling van uitzonderingen (Resource Scheduling Optimization)

Naarmate een bedrijf groeit, heeft dit ook invloed op planningsbehoeften. Het is moeilijk om alle vraagvereisten handmatig te laten plannen door menselijke dispatchers. Tijdens deze fase kunnen planners en planningsanalisten experimenteren met en voortborduren op geautomatiseerde planningen waarbij het bereik, doelen en de timing van runs kunnen worden aangepast.

Resource Scheduling Optimization is een invoegtoepassing waarmee resources en vraag automatisch worden afgestemd op basis van vaardigheden, locaties, duur, beloofde tijdsbestekken, prioriteiten en vele andere factoren. Voor locatiespecifiek werk beperken optimalisatieresultaten algehele reisafstanden en leveren deze exacte en gedetailleerde reistijdschattingen op. Dit alles dient om de productiviteit van technici en de klanttevredenheid te verbeteren.

RSO reageert ook op herplanningen en annuleringen, en dispatchers kunnen planningen zo nodig nog steeds handmatig overschrijven.

Veel bedrijven plannen resourcetoewijzingen één week vooruit. Het geheime recept is optimalisatiebereiken. Door de kracht van uitbreidbare bereiken te gebruiken om optimalisatieplanningen in kleinere sets resources en vereisten op te splitsen, is parallelle optimalisatie mogelijk met Resource Scheduling Optimization.

Het meten van succesvolle optimalisaties

Wat organisaties willen meten en bijhouden, is afhankelijk van hun zakelijke doelstellingen. Met de standaard beschikbare optimalisatiestatistieken kunnen planningsanalisten het volgende meten:

1. Reistijd versus werktijd, volgens planning

2. Hoeveel prioriteitstaken zijn gepland

3. Reistijd en werktijd per technicus, per dag

4. Hoeveel taken niet zijn gepland

Na optimalisatie kunnen analisten het volgende controleren:

1. Hoeveel taken na optimalisatie handmatig opnieuw zijn gepland en waarom

2. Hoeveel taken zijn voltooid volgens plan

3. Hoeveel taken zijn geannuleerd

Op basis van Resource Scheduling Optimization-analyses kunnen planningsanalisten de simulatieresultaten vergelijken en de beste Resource Scheduling Optimization-planning bepalen voor nachtelijke verwerking. Net als in de andere aanvaardingsfasen moet al het geplande werk bestaan uit werkelijke werkorders die worden toegewezen aan en voltooid door echte technici.

Aanbevolen procedure: uitzonderingen na optimalisatie handmatig afhandelen

Uitzonderingen worden door de planner afgehandeld op basis van handmatige en ondersteunde planning. Dit betekent het maken of wijzigen van boekingen voor nieuwe vereisten en het aanpassen van de resterende planning.

Het afhandelen van uitzonderingen is nuttig in de volgende scenario's:

• Een werkorder is geannuleerd en de technicus is halverwege de dag beschikbaar

• De technicus is vertraagd door eerder werk en is niet op tijd voor de volgende taak

• De technicus moet een spoedklus uitvoeren die door de dispatcher is toegewezen en conflicteert met andere taken

Ga als volgt te werk om uitzonderingen af te handelen in dit soort gevallen:

1. Sleep de spoedklus naar de meest geschikte resource (of basis van vaardigheid of nabijheid)

2. Gebruik de planningsassistent om de beste resource voor spoedwerk te vinden

Zie voor meer informatie over nachtelijke planningen ons artikel over typen planningen.

Aanbevolen tijd voor deze fase: 1-2 weken

Fase 4: Optimalisering van enkele resource

In de volgende fase wordt de kracht van Resource Scheduling Optimization gebruikt voor planningswijzigingen en -uitzonderingen. Dit wordt gedaan met optimalisering van enkele resource in het planbord. In plaats van de volledige personeelsplanning opnieuw te optimaliseren, kunt u zich met optimalisering van enkele resource op de planning van de betreffende veldwerker richten als zich een uitzondering voordoet. Dit moet worden gedaan door de planner, zo nodig met hulp van de planningsanalist.

Vergeleken bij scenario's met nachtelijke optimalisatie is het bereik anders bij optimalisering van één resource, wat doorgaans eindigt wanneer de huidige dag ten einde komt. Daarnaast moet de beperking Plannen binnen werktijd uit het gekoppelde optimalisatiedoel worden verwijderd, aangezien het geen probleem is om boekingen iets verder buiten werkuren te schuiven. Stel ten slotte Vereisten met hoge prioriteit als eerste doelstelling in om spoedklussen als eerste te optimaliseren, indien van toepassing.

Tijdens deze aanvaardingsfase kunnen analisten op basis van het volgende zien of handmatige planning of optimalisering van een enkele resource beter werkt voor de planning van één resource:

• Een vergelijking van het resourcegebruik tussen handmatige planning en planning op basis van optimalisering van enkele resource

• Een vergelijking van reistijd tussen handmatige planning en planning op basis van optimalisering van enkele resource

• Een vergelijking van het aantal geplande taken met hoge prioriteit tussen handmatige planning en planning op basis van optimalisering van enkele resource

Raadpleeg ons artikel over optimalisering van enkele resource voor informatie over het gebruik.

Aanbevolen tijd voor deze fase: 1-2 weken

Fase 5: Volledig geautomatiseerd (Resource Scheduling Optimization)

In deze laatste aanvaardingsfase worden de hele dag Resource Scheduling Optimization-planningen op basis van optimalisering van enkele resource uitgevoerd voor subsets van de algehele planning. Op basis van wat u hebt geleerd, moet het systeem worden geconfigureerd om het correcte bereik voor heroptimalisatie te selecteren (bijvoorbeeld optimalisaties op basis van vereisten, resources of boekingen).

Planners kunnen desgewenst ook handmatig heroptimalisaties activeren.

Hierbij heeft de planninganalist doorgaans een leidende rol, met ondersteuning door de planner. De planner blijft op beperkte basis waar nodig gebruikmaken van handmatige en ondersteunde planning.

Aanbevolen procedure: volledig automatische planning 's nachts en uitzonderingen

Noodsituaties en uitzonderingen kunnen zich op elk moment voordoen. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat dit soort situaties tijdig worden opgelost en tegelijkertijd voldoen aan SLA's en de efficiëntie van technici optimaal houden? Oefen met het definiëren van slimme optimalisatiebereiken om uw unieke planningsproblemen op te lossen:

1. Definieer een kleine planning met enkele resources die doorgaans noodsituaties afhandelen.
2. Definieer van tevoren een resourceweergave met een vast aantal resources of een resourceweergave die dynamisch kan worden gewijzigd op basis van bedrijfslogica (bijvoorbeeld een noodgevalmarkering voor de resource-entiteit met een werkstroom kan worden in- of uitgeschakeld).
3. Stel de planning Noodgeval zo in dat deze elk uur wordt uitgevoerd om nieuwe noodgevalvereisten op te nemen en bestaande boekingen aan te passen. U kunt ook een werkstroom gebruiken om de actie Nu uitvoeren van Resource Scheduling Optimization aan te roepen wanneer noodsituaties optreden. Dit werkt alleen als er weinig noodsituaties optreden in een bepaald bereik.
4. Controleer of de nieuwe noodgevalvereisten naar verwachting worden gepland.
5. Controleer of resources redelijke routes hebben op basis van reistijd en de kaart van het planbord.

Aanbevolen tijd voor deze fase: 1-2 weken

Zie ook

• Overzicht van Resource Scheduling Optimization