Activaonderhoud in Dynamics 365 Field Service

Met klantactiva kunt u apparatuur bijhouden waarvan de inspectie, het onderhoud en de reparatie onder uw verantwoordelijkheid vallen. In het eenvoudigste geval geven klantactiva aan welke producten zich op welke klantlocatie bevinden. Ze kunnen echter ook voor elk activum de servicegeschiedenis bijhouden van alle eerdere en huidige werkorders. En als u Connected Field Service gebruikt, kunt u klantactiva verbinden met sensoren die de status van het activum bewaken en indien nodig IoT-waarschuwingen en werkorders activeren.

Laten we in dit artikel eens kijken naar het maken van klantactiva en het vermelden ervan op werkorders, overeenkomsten en IoT-apparaten om de servicegeschiedenis op te bouwen.

Bekijk de volgende video voor een begeleide walkthrough.

Vereisten

• Klantactiva kunnen worden gemaakt en genoteerd op werkorders in alle versies van Field Service.
• Als u klantactiva wilt koppelen aan IoT-apparaten, hebt u Connected Field Service nodig. Deze wordt meegeleverd bij Field Service 7.5.5+ en 8.2+.

Klantactiva maken

Klantactiva kunnen als volgt worden gemaakt:

1. handmatig of via import
2. automatisch wanneer werkorderproducten worden gebruikt

Handmatig klantactiva maken

Ga in het hoofdmenu naar Field Service > Klantactiva > + Nieuw.

Voor de volgende velden:

• Naam: Voer een referentienaam of titel in voor het klantactivum. De naam kan het merk en model van het activum zijn, de naam van het product in de productcatalogus, een algemene naam zoals "Airco-eenheid", of zelfs beschrijvende informatie bevatten zoals "Airco-eenheid 2e verdieping".

• Categorie: Voeg een klantactivumcategorie toe of maak er een, die u als label kunt gebruiken om activa op basis van uw zakelijke behoeften in handige groepen te organiseren op functie, model, enzovoort.

• Serviceaccount: Kies een account uit de zoekopdracht om de locatie en klant van het klantactivum weer te geven. Onthoud de volgende eenvoudige regel: als u een werkorder gaat maken om het klantactivum te repareren, moeten het serviceaccount van de werkorder en het serviceaccount van het klantactivum hetzelfde zijn.

• Product: Als het klantactivum overeenkomt met een product in uw productcatalogus, kiest u dit uit de opzoekactie. Dit veld zorgt voor flexibiliteit in uw activabeheer, zelfs als het activum niet afkomstig is uit uw productcatalogus. Een voorbeeld kan zijn als een veldserviceorganisatie het beheer van bestaande activa van een andere fabrikant of leverancier overneemt.

• Bovenliggend activum: Field Service ondersteunt hiërarchische structuren voor klantactiva. Een onderdeel kan bijvoorbeeld het onderliggende activum van een widget zijn, dat weer het onderliggende activum is van een machine. U kunt zoveel bovenliggende/onderliggende relaties hebben als nodig is. Gebruik dit veld om het direct bovenliggende activum van dit klantactivum te identificeren. Het Hoofdactivum toont automatisch het bovenliggende activum op het hoogste niveau in de relatie. Bovendien kunt u het raster Subactivum in het formulier gebruiken als u onderliggende klantactiva wilt toevoegen.

Vergeet niet om Opslaan te kiezen.

Automatisch klantactiva maken van werkorderproducten

Klantactiva kunnen ook automatisch worden gemaakt als een werkorderproduct wordt gebruikt wanneer het werk wordt gedaan.

Zoek in de productcatalogus eerst het product waarvan u een klantactivum wilt maken wanneer het wordt verkocht aan een klant (met andere woorden, wordt toegevoegd aan een werkorder en wordt gebruikt).

Stel in de sectie Field Service van de productrecord het veld Converteren naar klantactivum in op Ja.

Voeg vervolgens het product toe aan een werkorder; zo wordt een werkorderproduct gemaakt. U kunt het product handmatig of automatisch toevoegen wanneer een type werkorderincident wordt toegevoegd.

Voeg voor het werkorderproduct een Hoeveelheid toe en stel Regelstatus in op Gebruikt. Hiermee geeft u aan dat het tijdens de werkorder is verbruikt.

Wanneer de systeemstatus van een werkorder is ingesteld op Geopend-Voltooid, genereert het systeem automatisch de record van het klantactivum en koppelt deze aan het serviceaccount dat op de werkorder staat.

In tegenstelling tot handmatig aangemaakte klantactiva bevatten automatisch gegenereerde klantactiva, gemaakt op basis van werkorderproducten, een koppeling naar het werkorderproduct.

Servicegeschiedenis opbouwen

Nadat klantactiva zijn gemaakt, kunt u reparaties, inspecties, tests, IoT-gegevens en problemen volgen om een servicegeschiedenis op te bouwen. Inzicht in servicegeschiedenis is belangrijk voor het nemen van betere reparatiebeslissingen, het behoud van de levensduur en uptime van activa en het uiteindelijk tevreden houden van klanten. Er zijn enkele manieren om een servicegeschiedenis op te bouwen, waaronder:

• Met notities op de tijdlijn
• Werkorders
• Met overeenkomsten

Met notities op tijdlijn

De eenvoudigste manier om servicegeschiedenis op te bouwen, is door gebruik te maken van opmerkingen en de tijdlijnfunctie die beschikbaar is in Dynamics 365-formulieren.

Zo kan de buitendienstmedewerker vanuit Field Service Mobile naar de klantactivumrecord navigeren en een notitie toevoegen.

Behalve alleen tekst kunt u ook foto's, video's en spraakopnamen toevoegen met notities in Field Service Mobile.

Notities verschijnen in de tijdlijn van het klantactivum; andere elementen, zoals afbeeldingen, worden als bijlagen weergegeven.

Een nadeel van het gebruik van notities en de tijdlijn is dat het minder georganiseerd is en moeilijk om over te rapporteren of statistieken voor te maken. Stel dat u als serviceorganisatie wilt rapporteren over het aantal keren dat een specifiek activum of activaklasse moet worden gerepareerd. De tijdlijn is te onoverzichtelijk om deze informatie te zien. Het gebruik van de tijdlijn is beter voor anekdotische notities die buitendienstmedewerkers context of tips geven.

Met werkorders

Een standaard en meer georganiseerde manier om servicegeschiedenis op te bouwen, is door het klantactivum te noteren op werkorderincidenten.

Incidenttypen zijn immers veelvoorkomende en afzonderlijke problemen die dienen als werkordersjablonen en automatisch details toevoegen zoals werkordertype, werkorderproducten, services en taken. Meer informatie vindt u in het artikel Werkordersjablonen maken met incidenttypen.

Het belangrijkste type werkorderincident kan rechtstreeks vanuit het hoofdwerkorderformulier worden toegevoegd in het veld Type primair incident. Als het incidenttype bijvoorbeeld een inspectie is en het doel is om een specifiek activum op de werkorderlocatie (serviceaccount) te inspecteren, dan voegt u een Primair incident klantactivum toe.

Zie de opmerking in configuratieoverwegingen over het toevoegen van klantactiva aan werkorders die niet gerelateerd zijn aan het werkorderserviceaccount.

Onthoud dat u meerdere werkorderincidenten aan een werkorder kunt toevoegen door naar Gerelateerd > Incidenten > + Nieuwe werkorderincidenten te gaan, en dat elk incident gerelateerd kan zijn aan dezelfde of verschillende klantactiva, zolang ze allemaal tot hetzelfde serviceaccount behoren.

Elke keer dat een klantactivum in een werkorderincident verschijnt, verschijnt de werkorder in de sectie Gerelateerde werkorders van het klantactivum.

Managers kunnen dan eenvoudig een lijst zien met alle werkorders waarvan het activum van de klant het onderwerp is of was. Dit is handig bij de rapportage omdat u activadetails (naam, categorie, product) concreet kunt relateren aan details van werkorders (serviceaccount, werkordertype, type incident).

Met overeenkomsten

Net als bij het gebruik van werkorderincidenten kunt u ook Overeenkomstincidenten gebruiken om:

1. Te noteren voor welk klantactivum herhaald onderhoud is bedoeld
2. Ervoor te zorgen dat periodiek onderhoud wordt toegevoegd aan de servicegeschiedenis van het klantactivum

Meer informatie over overeenkomsten vindt u in het artikel over overeenkomsten opstellen om automatisch werkorders en facturen te genereren.

Na het maken van een overeenkomst en het toevoegen van een gerelateerde Boekingsinstelling voor overeenkomsten, kunt u een Boekingsincident voor overeenkomst toevoegen.

U kunt vervolgens een klantactivum noteren op het Boekingsincident van overeenkomst.

Wanneer werkorders worden gegenereerd op basis van een overeenkomst en boekingsinstelling voor overeenkomst, worden de incidenten met hun respectieve klantactivarelaties ook aan de werkorders toegevoegd.

Net als werkorderincidenten kunt u meerdere overeenkomstincidenten toevoegen die allemaal worden toegevoegd aan de gegenereerde werkorders.

Klantactiva met Connected Field Service

Connected Field Service (CFS) gebruikt activa om IoT-gegevens beter te gebruiken.

Voor basisconfiguratie-informatie raadpleegt u deze video over het instellen van Connected Field Service met Azure IoTCentral.

CFS heeft een entiteit genaamd Apparaten die via internet verbonden sensoren vertegenwoordigt. Een voorbeeld is een thermometer die de temperatuur meet of een hygrometer die de vochtigheid meet. Met CFS kunt u de apparaten relateren aan klantactiva in een één-op-veel-relatie. Dat betekent dat één klantactivum veel gerelateerde apparaten kan hebben. Zo kan één HVAC-eenheid (klantactivum) meerdere apparaatsensoren (thermometer en hygrometer) hebben die metingen naar Azure IoT en CFS verzenden.

Vanuit een klantactivum kunt u apparaten relateren door Apparaat verbinden te selecteren in het bovenste lint.

Selecteer uw IoT-apparaat in de vervolgkeuzelijst.

In de praktijk zullen IoT-waarschuwingen voor een specifieke sensor ook het gerelateerde klantactivum taggen en als er een werkorder wordt aangemaakt op basis van de IoT-waarschuwing, worden de waarschuwing en het activum genoteerd.

Aandachtspunten voor configuratie

• Een gebruikt werkorderproduct met hoeveelheid van 2 maakt geen twee klantactivumrecords. Er zal een opzoekreferentie zijn naar het werkorderproduct dat de exacte hoeveelheid weergeeft.
• Het is gebruikelijk om voor specifiekere tracering velden voor aangepast serienummer, barcode en QR-code toe te voegen aan klantactiva. De app Field Service Mobile (Xamarin) ondersteunt het scannen van streepjescodes om velden in te vullen en records in het systeem te lokaliseren.
• Alleen producten waarvoor Producttype voor Field Service is ingesteld op Voorraad of Niet-voorraad kunnen aan werkorders worden toegevoegd. Alleen die producten kunnen automatisch worden omgezet in klantactiva. Wanneer u echter handmatig een klantactivum maakt, kunt u alle producten toevoegen.

Klantactiva uit verschillende accounts toevoegen aan werkorders

U kunt het systeem zo configureren dat klantactiva die zijn gerelateerd aan andere accounts dan het serviceaccount van de werkorder, kunnen worden genoteerd op werkorders. Deze configuratie helpt in scenario's waarin een activum eigendom kan zijn van een serviceprovider, maar werkorders moeten worden gemaakt voor de klant die het activum momenteel gebruikt, zoals bij een huur of lease.

Deze configuratie is ook handig voor garantiescenario's waarin een activum mogelijk eigendom is van de consument, maar de werkorder moet worden gekoppeld aan het account van de fabrikant die verantwoordelijk is voor de garantie.

Ga naar Instellingen > Field Service-instellingen > sectie Werkopdracht boeken.

Stel Validatie van klantactivum uitschakelen in op Ja.

Wanneer u klantactiva aan werkorders toevoegt, kunt u met deze instelling alle activa in het systeem doorzoeken, niet alleen activa die zijn gerelateerd aan het serviceaccount van de werkorder.

Stel Nieuwe bovenliggende klantactiva suggereren in op Ja om makers van werkorders de mogelijkheid te geven het serviceaccount van de werkorder te wijzigen zodat dit overeenkomt met het account van het klantactivum.

Aanvullende opmerkingen

• Boekingswaarschuwingen, die nuttige herinneringen op het planbord kunnen weergeven, kunnen naast vele andere records ook worden gekoppeld aan klantactiva.

• Field Service Mobile (Xamarin) ondersteunt 3D-modellen toevoegen aan klantactiva die dienen als driedimensionale kennisartikelen. 3D-modellen geven technici een beter idee van het activum waaraan ze werken.

• Gebruik de lintknop IoT-instellingen controleren om te controleren op informatie over de IoT-instellingen, bijvoorbeeld of IoT is geïmplementeerd en of er apparaten zijn in de omgeving. Als u deze vernieuwing handmatig uitvoert, worden mogelijk meer CFS-lintitems weergegeven.

  

Zie ook

• Werkordersjablonen met incidenttypen maken
• Overeenkomsten instellen om automatisch werkorders en facturen te genereren
• 3D-modellen toevoegen aan klantactiva
• Activa-eigenschappen
• Activumlocaties definiëren met functionele locatie