Overzicht van voorraad, inkoop en retouren

De vooraadmogelijkheden in Dynamics 365 Field Service omvatten:

• Warehousing
• Voorraadaanpassingen en -overdrachten
• Producten consumeren en factureren tijdens werkorders
• Inkopen
• Retouren
• Voorraadjournalen

Voor basisvoorraadvereisten maken veel organisaties gebruik van de bovengenoemde mogelijkheden die zijn opgenomen in Field Service. Voor complexere voorraad- en prijsvereisten is Field Service ontworpen om te kunnen worden geïntegreerd met ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Een bekend voorbeeld is de integratie met Dynamics 365 Supply Chain Management op basis van een vooraf gebouwde Common Data Service-sjabloon Prospect to Cash.

Vereisten

• Kennis van Field Service-productcatalogusmogelijkheden is van cruciaal belang voordat u voorraad, inkoop en retouren gebruikt.

Magazijnen en productvoorraad

Een magazijn in Field Service is elke bedrijfslocatie die voorraad bevat. Dit omvat statische en mobiele locaties, zoals:

• Magazijnen
• Wagens van monteurs
• Distributiecentra
• Laadstations

Voorraad in elk magazijn wordt bijgewerkt op basis van gebruikte werkorderproducten, inkooporders, retouren, aanpassingen en transfers. Dit wordt vastgelegd in de entiteit Productvoorraad.

Voor elk product in het magazijn volgt het systeem het volgende:

• Beschikbare hoeveelheid: hoeveel eenheden nog moeten worden verkocht.
• Toegewezen hoeveelheid: hoeveel eenheden momenteel op werkorders worden vermeld als toegewezen werkorderproducten.
• Hoeveelheid in voorraad: som van beschikbare hoeveelheid en toegewezen hoeveelheid. Kortom, onverkochte eenheden.
• Hoeveelheid in bestelling: hoeveel eenheden momenteel worden vermeld op inkooporders, maar niet zijn ontvangen en toegevoegd aan de voorraad. Kortom, eenheden die onderweg zijn.

Voorraadaanpassingen en -overdrachten

Voorraadaanpassingen is een functie waarmee u voorraad handmatig kunt toevoegen aan of aftrekken uit magazijnen. Deze functie wordt meestal gebruikt voor routinecontroles om krimp en defecten weer te geven en de verwachte voorraad te vergelijken met de werkelijke voorraad, waarbij het verschil wordt gecorrigeerd.

Voorraadoverboekingen is een functie waarmee u voorraad kunt overboeken van een bronmagazijn naar een bestemmingsmagazijn. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is het overboeken van inventaris van een magazijn naar de truck van een technicus.

U kunt ook aanpassingen en overboekingen inschakelen in de Field Service Mobile-app, zodat technici elkaar in het veld kunnen ontmoeten en bijvoorbeeld een voorraadoverboeking van de ene truck naar de andere kunnen vastleggen.

Werkordervoorraad

Het toevoegen van producten aan werkorders en het gebruik ervan heeft invloed op de voorraad.

Wanneer u een product als geschat en toegewezen (Lijnstatus ingesteld op Geschat, Toegewezen en Ja) toevoegt, reserveert u een deel van de voorraad uit het opgegeven magazijn, hoewel dit niet wordt afgetrokken.

Als een werkorderproduct wordt gebruikt tijdens een werkorder (Lijnstatus ingesteld op Gebruikt), wordt de voorraad in het gerelateerde magazijn afgetrokken van de hoeveelheid van het werkorderproduct. Doorgaans is het magazijn dat op een werkorderproduct wordt vermeld de truck van de technicus.

Inkooporders

Inkooporders (IO's) worden gebruikt om producten naar een magazijn of rechtstreeks naar een werkorder te bestellen om werk op locatie te voltooien.

Het inkooporderproces omvat:

1. Het aanvragen van producten bij een leverancier door een inkooporder te maken en inkooporderproducten toe te voegen.
2. Het verkrijgen van goedkeuring.
3. Het documenteren van de ontvangst van producten door een IO-ontvangstbewijs en IO-ontvangstproducten te maken. Op deze manier worden de ontvangen producten toegevoegd aan magazijnvoorraad of als werkorderproducten.

Retouren

Soms moet dezelfde organisatie die onderdelen en apparatuur op de locatie van een klant installeert, een retour van dat product of dat klantactivum verwerken.

Veelvoorkomende voorbeelden van waarom retouren kunnen worden geïnitieerd, zijn onder meer:

• Het onderdeel of de apparatuur is defect
• De klant is ontevreden
• Een reparatie is nodig en de reparatie vindt niet ter plaatse plaats, maar terug op de locatie van de dienstverlener of de fabrikant
• De apparatuur bevond zich op de locatie van de klant als onderdeel van een leaseovereenkomst die ten einde loopt en niet wordt verlengd

Field Service ondersteunt drie kant-en-klare retouren:

• Retour naar magazijn
• Retour aan leverancier
• Wijziging van apparatuureigendom

Het retourneren van een onderdeel of apparatuur omvat drie stappen:

1. RMA's maken: alle productretouren worden geïnitieerd met RMA's. De RMA duidt de te retourneren producten aan, evenals alle andere belangrijke informatie, zoals prijzen. Daarnaast wordt een verwerkingsactie opgegeven, het retourtype.
2. RMA-ontvangstbewijs maken: de retour wordt pas definitief nadat een RMA-ontvangst is gemaakt. Het RMA-ontvangstbewijs bevestigt dat het juiste product en de juiste hoeveelheid zijn ontvangen, evenals de datum en de persoon die het ontvangstbewijs afhandelt.
3. Aanpassingen in de voorraad en klantactiva worden uitgevoerd: dit gebeurt automatisch op de achtergrond.

Andere belangrijke kenmerken van RMA's zijn de mogelijkheid om kredieten uit te geven aan klanten die retouren initiëren en de mogelijkheid om retouren bij te houden als onderdeel van de geschiedenis van de service voor klantactiva.

Voorraadjournalen

Alle voorraadtransacties worden vastgelegd in de entiteit Voorraadjournaals, die kan worden gevonden via een geavanceerde zoekopdracht. Wanneer bijvoorbeeld één product wordt toegewezen aan een werkorder, wordt een voorraadjournaal gemaakt dat de toegewezen hoeveelheid verhoogt met één. Wanneer datzelfde product vervolgens wordt gebruikt om de werkorder te voltooien, wordt een ander voorraadjournaal gemaakt dat de hoeveelheid in voorraad vermindert. Dit gebeurt voor alle toe- en afnamen van productvoorraad. Voorraadjournaals dienen dus als voorraadgrootboek in Field Service.

Het belangrijkste is dat voorraadjournalen soms worden gebruikt om Field Service-voorraadtransacties te integreren in externe ERP-systemen, afhankelijk van hoe de integratie is ontworpen. Om integraties eenvoudiger en flexibeler te maken, kunnen voorraadjournalen handmatig worden gemaakt.

Aandachtspunten voor configuratie

• Wanneer de beveiligingsrol Voorraadaankoop aan de bestaande beveiligingsrol van een gebruiker (dispatcher of resource) wordt toegevoegd, kan deze gebruiker voorraadgerelateerde entiteiten, zoals magazijn, inkooporders en RMA's, maken en bewerken.
• Door een magazijn toe te voegen aan elke te boeken resource, kunt u het standaardmagazijn opgeven dat wordt gebruikt wanneer die te boeken resource een werkorderproduct gebruikt.

Zie ook

• Producten en diensten
• Handmatige voorraadjournalen