Overzicht van de Dynamics 365 Field Service-planningsassistent

De planningsassistent is een semi-geautomatiseerde functie in Dynamics 365 Field Service waarmee dispatchers werkorders en andere taken kunnen toewijzen aan de dichtstbijzijnde en meest geschikte resources.

Bij activering door een dispatcher doet de planningsassistent aanbevelingen voor resources die voldoen aan relevante vereisten, zoals tijdvensters of benodigde vaardigheden. Het systeem toont dan ook de verwachte reistijd voor de aanbevolen resources, zodat de dispatchers hun werk dienovereenkomstig kunnen plannen.

Wanneer de dispatcher de juiste resource voor de taak identificeert, kan hij of zij het werk vervolgens voor de resource boeken, die dit vervolgens in de eigen planning kan zien.

In dit artikel maken we een rondleiding door de planningsassistent in Field Service.

Vereisten

De planningsassistent maakt deel uit van de Universal Resource Scheduling-oplossing, die wordt meegeleverd en geïnstalleerd met Dynamics 365 Field Service, Project Service Automation en Customer Service.

Afstemming van vereisten en resources

Het primaire doel van de planningsassistent is om het werk af te stemmen op de juiste resources. In Field Service wordt werk doorgaans weergegeven door een werkorder, die informatie bevat zoals:

• Location
• Time
• Rayon
• Tijdsbestekken

Wanneer een werkorder wordt gemaakt, wordt automatisch een resourcevereiste gegenereerd. Ga vanuit het werkorderformulier naar Gerelateerd > Vereisten. Op de vereiste kunt u nadere details over het werk toevoegen, zoals:

• Kenmerken
• Functies
• Business units
• Resourcevoorkeuren

De planningsassistent gebruikt deze details van werkorders en vereisten om resources te filteren.

Planningsassistent activeren

Wanneer uw werkorder of vereiste relevante details bevat en u klaar bent om te gaan plannen, zijn er een paar manieren om de planningsassistent te activeren:

• Direct vanaf het planbord, zoals te zien is in de volgende schermopname:

• Vanaf de bovenkant van het werkorderformulier
• Vanaf de bovenkant van het vereisteformulier
• Vanuit de lijst na het selecteren van een werkorderrecord

Filters voor planningsassistent

Zodra de planningsassistent wordt uitgevoerd, vormen de details van de werkorder en vereiste filters in het linkerdeelvenster. Dispatchers kunnen resultaten verfijnen door filters aan te passen aan hun planningsbehoeften.

Het filtervenster bevat werkgerelateerde opties, waaronder:

• Werklocatie
• Begin- en einddatum voor werk
• Kenmerken
• Functies
• Rayons
• Organisatie-eenheden
• Resourcetypen
• Resourcegroeptypen
• Geprefereerde resources

Location

Op basis van zowel de locaties van de werkorder als de boekbare resource, filtert de planningsassistent resources buiten de gedefinieerde straal en toont vervolgens de geschatte rijtijd voor elke resource.

Dezezelfde reistijdschattingen worden weergegeven in de rasterweergave van de planningsassistent, zoals te zien is in de volgende schermopname.

Werk opnieuw plannen

Moet werk opnieuw worden geboekt? Klik vanuit het planbord met de rechtermuisknop op het geboekte werk en vervolgens op Opnieuw boeken. Hierdoor wordt de planningsassistent geactiveerd.

Dezelfde werkorder opnieuw boeken

U kunt dezelfde taak ook inplannen voor meerdere resources met de planningsassistent.

Activeer de planningsassistent voor een bepaalde werkorder en boek deze in het tijdvak van een resource; selecteer echter, voordat u de zoekopdracht verlaat, het tijdvak van een andere resource en selecteer opnieuw Boeken.

Andere entiteiten dan werkorders boeken

U kunt verschillende andere entiteitstypen boeken via de planningsassistent, zoals bijvoorbeeld potentiële klanten in Dynamics 365 Sales.

Zie het artikel over hoe u een entiteit kunt inschakelen voor planning voor meer informatie.

Planning voor meerdere resources (vereistegroepen)

Hebt u een groep resources nodig om werk uit te voeren? Gebruik de planningsassistent om meerdere resources tegelijk te boeken met behulp van vereistegroepen. Ga naar de Field Service-app en vervolgens naar Vereistegroepen.

Selecteer, nadat u de rasterindeling hebt gebruikt om meerdere vereisten te maken, de optie Boeken boven aan het formulier om de planningsassistent te activeren.

De planningsassistent vindt verschillende combinaties van resources die voldoen aan de verschillende vereisten en die allemaal tegelijk op de werklocatie kunnen aankomen.

Zie het artikel Planning van meerdere resources met vereistegroepen voor meer informatie over het instellen van vereistegroepen.

Meer informatie over de planningsassistent

Bekijk de volgende artikelen voor meer informatie over de planningsassistent en de vele manieren waarop deze kan worden gebruikt.

• Plannen met reistijd en -afstand: bekijk hoe reistijd en -afstand worden berekend en weergegeven voor dispatchers tijdens handmatige planning, semi-automatische planning met de planningsassistent en automatische planning met Resource Scheduling Optimization (RSO)

• Plannen bij tijdsdruk: bij het plannen van een werkorder, aanvraag, prijsopgave of andere entiteit die is ingeschakeld voor planning, kunt u datum- en tijdparameters instellen om te bepalen wanneer de vereiste wordt geboekt.

• Resourcevoorkeuren: met resourcevoorkeuren kunnen dispatchers voorrang geven aan specifieke resources boven andere wanneer ze plannen met de planningsassistent of Resource Scheduling Optimization.

• Snel plannen in Field Service: met snel plannen (soms ook wel "snel boeken" genoemd) wordt het werken met de planningsassistent vereenvoudigd en kunnen planningen gemakkelijker en sneller worden uitgevoerd.

• Werk over meerdere dagen plannen: werkorders en planningsvereisten kunnen over meerdere dagen en weken worden gepland. In dit artikel worden enkele veelvoorkomende scenario's besproken.

• Planning van resourceploegen: resourceploegen stellen dispatchers in staat om meerdere resources tegelijk te zoeken en te plannen. Hierbij kan het gaan om een groep medewerkers, toeleveranciers, apparaten, faciliteiten of een willekeurige combinatie hiervan die hetzelfde werk verrichten tijdens een bepaalde periode. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u resourceploegen kunt instellen.

• Planning van resourcegroepen: via het plannen van resourcegroepen kunt u groepen van vergelijkbare resources samenstellen voor het beheren van de capaciteit en om planners de mogelijkheid te bieden op een later tijdstip specifieke resources toe te wijzen. In dit artikel worden twee veelvoorkomende scenario's besproken.

• Planning van faciliteiten: voor scenario's waarin een klant wordt geacht naar de locatie van het bedrijf te reizen, kunt u met de functie voor het plannen van faciliteiten fysieke ruimten en gerelateerde resources coördineren.

Aandachtspunten voor configuratie

Tijdzone voor zoekresultaten van de planningsassistent

U kunt de tijdzone bekijken en bewerken waarin de zoekresultaten van de planningsassistent worden weergegeven door de planningsassistent te activeren en het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek te selecteren.

De waarde van de tijdzone wordt afgeleid van de tijdzone van de vereiste die wordt gepland. Ga naar de vereiste en selecteer Agenda wijzigen om de tijdzone van de vereiste te bekijken en te bewerken.

De tijdzone van de vereiste wordt afgeleid in de onderstaande volgorde uit de volgende waarden:

1. De tijdzone van de werkurensjabloon die wordt vermeld op zowel de vereiste als de gerelateerde werkorder, indien van toepassing.
2. De tijdzone van de gebruiker (gedefinieerd in Persoonlijke instellingen) die de vereiste heeft gemaakt.
3. De tijdzone van het standaardtabblad voor het planbord van het systeem.

Verwijdering van resourcevereiste

Wanneer een record voor resourcevereisten wordt gemaakt, wordt een agendarecord opgesteld. Wanneer in Field Service v8.8.40 of later een resourcevereiste wordt verwijderd, wordt aanvullende logica toegevoegd om te controleren of de agenda wordt gebruikt door een van de kant-en-klare entiteiten van Dynamics 365 en als de agenda niet wordt gebruikt, wordt de agendarecord ook verwijderd. Een soortgelijk gedrag wordt ook ingevoerd voor de werkurensjablonen. Door verwijdering van de agenda's verbeteren de prestaties van de planningsassistent.