Boekbare resources instellen in Dynamics 365 Field Service

Een boekbare resource in Field Service is alles wat moet worden gepland. Dit houdt meestal personen, apparatuur en fysieke ruimten (faciliteiten) in.

Elke resource kan andere kenmerken hebben die ze van andere onderscheiden, onder andere (maar niet alleen):

• Kenmerken (bijvoorbeeld: financiële administratie)
• Categorieën (bijvoorbeeld: manager)
• Rayons (bijvoorbeeld: Noord-Brabant)
• Organisatie-eenheid (bijvoorbeeld: dienstverlening Groningen)
• Locatie (bijvoorbeeld: locatieagnostisch)
• Resourcetype (bijvoorbeeld: gebruiker)

In dit artikel wordt besproken hoe u een boekbare resource maakt en om details toevoegt om deze van andere resources te onderscheiden. We bekijken ook enkele details voor het opzetten van resources voor veldwerkers voor Dynamics 365 Field Service-organisaties.

Vereisten

• Elke gewenste versie van Dynamics 365 Field Service.
• U moet als gebruiker zijn aangemeld met de beveiligingsrol Field Service - Beheerder of Systeembeheerder.

Snel eerstelijnsmedewerkers instellen om aan de slag te gaan

In het eenvoudigste geval zijn eerstelijnsmedewerkers mensen in uw organisatie die voornamelijk worden ingepland voor taken op locatie en die de mobiele Dynamics 365 Field Service-app gebruiken om de details van hun werkorders te bekijken en bij te werken.

Als u snel eerstelijnsmedewerkers wilt maken, raadpleegt u het onderwerp over het opzetten van eerstelijnsmedewerkers.

Handmatig eerstelijnsmedewerkers en andere boekbare resources maken

1. Selecteer in het hoofdmenu van Field Service Resources > Resource-entiteit.

2. Kies Nieuw op het scherm Actieve boekbare resources.

3. Selecteer een Resourcetype.

Het resourcetype is een classificatie die beschrijft wie of wat de resource is en hoe de resource betrekking heeft op uw organisatie.

• Gebruiker: kies deze optie als de resource een persoon is en lid van uw organisatie. Dit resourcetype moet worden gekozen als de resource een eerstelijnsmedewerker is die toegang moet hebben tot de Field Service Mobile-app. Opmerking: de gerelateerde gebruiker moet Beveiligingsrollen en Veldbeveiligingsrollen hebben ingesteld op Field Service - Resource. Lees meer over het instellen van eerstelijnsmedewerkers voor meer informatie.
• Account of Contactpersoon: kies deze optie als de resource niet direct een onderdeel is van uw organisatie, maar moet worden ingepland. Een gebruikelijk voorbeeld is toeleveranciers. Hierdoor kan het planningskader ook gemakkelijker worden toegepast op het bestaande Dynamics-systeem van een organisatie, dat mogelijk gebruikmaakt van accounts en contactpersonen om medewerkers, partners en contractanten te beheren voordat Field Service is aangeschaft en geïmplementeerd.
• Apparatuur: kies deze optie als de resource een apparaat, gereedschap of machine is die moet worden ingepland.
• Ploeg: kies deze optie als eerste stap voor het maken van een ploeg om een groep resources samen te stellen waarbij het inplannen van de ploeg betekent dat alle ploegleden worden ingepland. Een voorbeeld is twee of meer personen of een individu en een voertuig. Het algemene proces is om een resource uit de kopregel van de ploeg te maken met het resourcetype ploeg, en daarna andere resources van het resourcetype gebruiker, account of apparatuur en onderliggende resources aan de kopregel van de ploeg toe te voegen. Zie ons artikel over resourceploegen voor meer informatie.
• Faciliteit: kies deze optie als de resource een fysieke ruimte is die moet worden ingepland, zoals een gebouw of een kamer. Zie ons artikel over faciliteitenplanning voor meer informatie.
• Pool: kies deze optie als eerste stap om een pool te maken om een groep vergelijkbare resources samen te stellen om capaciteit te beheren. Een pool verschilt onder andere van een ploeg omdat het inplannen van een pool niet betekent dat alle pool-leden ook worden ingepland. Zie ons artikel over resourcepools voor meer informatie.

Na het selecteren van een resourcetype wordt een opzoekveld weergegeven waarin u wordt gevraagd een verwant record te kiezen (indien van toepassing). Als bijvoorbeeld Gebruiker is geselecteerd, moet u het verwante gebruikersrecord selecteren.

4. Name: voer hier een naam in. Dit kan anders zijn dan de naam van de/het verwante gebruiker, account of contactpersoonrecord. De naam die u hier invoert, wordt op het planbord weergegeven.

5. Tijdzone: selecteer de tijdzone waarin de resource zich bevindt. Dit wordt meegenomen in het planningproces.

6. Begin-/eindlocatie: bepaal waar de resource hun werkdag begint en eindigt voor de planning en de routering. De begin- en eindlocatie kunnen verschillen, zolang geen van beide locatieonafhankelijk is. De startlocatie kan dus een resourceadres zijn en de eindlocatie kan een organisatie-eenheid zijn, of omgekeerd.

   • Locatieagnostisch - selecteer deze optie als de locatie van deze resource niet vereist is voor de zakelijke behoeften en niet hoeft te worden meegenomen in het planningsproces. Als de werklocatie van een vereiste is ingesteld op Op locatie, worden de locatieagnostische resources niet in de resultaten weergegeven.
   • Resourceadres - selecteer deze optie als start- en/of eindlocatie als de resource zijn of haar werkdag op een unieke locatie begint en/of eindigt. De exacte locatie is afgeleid van de waarden voor lengte- en breedtegraad van de desbetreffende gebruiker, account of contactpersoonrecords, afhankelijk van het resourcetype. Zie de sectie over configuratieoverwegingen in dit artikel voor een voorbeeld van de manier waarop het resourcetype en de begin-/eindlocatie samenwerken. Zorg ervoor dat u verbinding maakt met Kaarten en geo-coding inschakelt in uw omgeving.
   • Organisatie-eenheid - selecteer deze optie als de start- en/of eindlocatie als de resource de dag begint en/of eindigt op een organisatie-eenheid. Meestal is dit een bedrijfslocatie. De exacte locatie is afgeleid van lengte- en breedtegraad van de geselecteerde organisatie-eenheid waarvoor een opzoekveld op het formulier voor boekbare resources aanwezig is. Als de resource het type Faciliteit is, werkt de organisatie-eenheid als de locatie van de faciliteit.

7. Organisatie-eenheid: selecteer de organisatie-eenheid waar de resource deel van uitmaakt. Dit kan een team zijn waar resource lid van is, een kantoor waar de resource werkt of de locatie waar de resource hun dag begint en eindigt.

8. Weergeven op planbord: dit bepaalt of de resource in aanmerking komt om op het planbord te worden toegevoegd. Als dit is ingesteld op ja, kan de resource op het planbord worden toegevoegd of handmatig worden geselecteerd.

9. Zoeken naar beschikbaarheid inschakelen: dit bepaalt of de resource in aanmerking komt om in de resultaten van de planningsassistent te worden vermeld, als de resourcekenmerken aan de filtercriteria van het vereiste voldoen.

10. Uurtarief: voer de interne uurtarief van de resource in. Dit is met uren betaalt dat de resource door het bedrijf moet worden voldaan. Dit wordt gebruikt door planningsdagboeken om de uitbetaling voor gewerkte tijd te berekenen.
11. Magazijn: selecteer het standaardmagazijn waaruit de resource hun onderdelen krijgt.
12. Goedkeuring van verlof vereist: kies deze optie als het verlof wel of niet moet worden goedgekeurd. Als dit is ingesteld op Nee, wordt tijd op het planbord gereserveerd als er een verlofaanvraag wordt gedaan. Deze tijd wordt voor deze resource als niet-werkuren weergegeven. Als dit is ingesteld op ja, krijgt u hetzelfde resultaat wanneer de verlofaanvraag is goedgekeurd.
13. Druppelplanning inschakelen: hiermee wordt bepaald hoeveel boekingen tegelijk kunnen worden weergegeven in de app Field Service Mobile. Stel dit in op Nee om alle boekingen voor een resource te laten weergeven op basis van mobiele instellingen (weergave- en synchronisatiefilters). Stel dit in op Ja om een nieuw veld weer te geven met de titel Boekingen om druppelsgewijs uit te voeren, waar u kunt opgeven hoeveel boekingen tegelijk mogen worden weergegeven. Wanneer een resource boekingen voltooit (de boekingsstatus op Voltooid zet), verschijnen deze op het boekingentabblad van de app Field Service Mobile.

De record Opslaan.

Werkuren toevoegen

Nadat de boekbare resource is opgeslagen, moet u de werkuren van de resource instellen. De werkuren worden gebruikt door:

• Het planbord, waarop werkuren en niet-werkuren in verschillende kleuren worden weergegeven
• De planningsassistent, door alleen resources in de resultaten die werken weer te geven
• Resource Scheduling Optimization, waarmee automatisch vereisten voor werkende resources worden geboekt.

Laten we bekijken hoe u werkuren instelt.

Selecteer in de webinterface (Field Service v7.x of lager) de pijl naast de resourcenaam en kies Werkuren.

Selecteer in de Unified Client Interface (Field Service v8.x of hoger) Werkuren weergeven boven aan het formulier.

In Field Service v8.8.14 of hoger worden de werkuren rechtstreeks in het formulier weergegeven.

Selecteer +Nieuw > Werkuren.

Kies de begin- en eindtijd van werkuren, samen met een herhaaloptie, zoals elke dag.

Capaciteit is het aantal keren dat de resource kan worden geboekt tijdens dat specifieke werkuur. Als u de capaciteit bijvoorbeeld op 5 instelt, wordt de bij het boeken van een resource via de planningsassistent de resource als beschikbaar weergegeven en kan deze worden overgeboekt tot de capaciteitslimiet wordt bereikt (in dit geval vijf keer). Deze waarde is standaard ingesteld op 1. Als deze instelling is ingesteld op 0, wordt de resource nooit weergegeven als beschikbaar in een zoekopdracht naar resources.

Pauze toevoegen splitst elke invoer van werkuren op en voegt een pauze van 30 minuten toe. Splitsing toevoegen splitst elke werkurenboeking gelijkmatig in twee werkurenboekingen op, zodat elke gesplitste boeking een andere capaciteit kan hebben. De optie Splitsing toevoegen wordt alleen weergegeven als de knop Capaciteit is ingeschakeld.

Zodra de werkuren naar behoefte zijn ingevoerd, moet u ervoor zorgen dat u Opslaan selecteert.

Hiermee wordt de werkurenkalender wordt bijgewerkt.

U kunt de werkuren bewerken of verwijderen door te dubbelklikken op het tijdvak in de kalender.

In Field Service-versies v8.8.40 of later kunt u nieuwe aangepaste invoer gebruiken voor terugkerende werkuren, waarbij resources verschillende werktijden kunnen hebben op verschillende dagen van de week, die zich zullen herhalen tot een geselecteerde einddag. U kunt indien nodig pauzes toevoegen of de werkuren van de resource opsplitsen in verschillende capaciteiten.

U kunt pauzes toevoegen of de werkuren van een resource opsplitsen in verschillende capaciteiten voor elke dag van de week, zoals nodig voor uw bedrijf.

In Field Service-versies eerder dan 8.8.14 selecteert u de vervolgkeuzelijst Instellen en kiest u een van de volgende opties, zoals is te zien in de volgende schermopname:

• Nieuwe weekplanning: Stel een voortdurende weekplanning van de resource.

• Werkplanning voor één dag: stel de uren in gedurende welke de resource op een bepaalde dag kan worden ingepland.

• Verlof: Stel de datums en de tijdstippen waarop de resource niet kan werken.

In Field Service v8.2+ zijn er velden voor lengte- en breedtegraad voor de boekbare resource-entiteit, waar de laatste locatiecoördinaten van de app Field Service Mobile zijn ingevuld. Velden moeten misschien wel aan het formulier voor boekbare resources worden toegevoegd. Raadpleeg het artikel over het locatie bijhouden inschakelen voor meer informatie.

Kenmerken, rayons en categorieën toevoegen

De meestgebruikte kenmerken die resources van elkaar onderscheiden, zijn kenmerken, rayons en categorieën.

Mijn kenmerken

Kenmerken zijn bijvoorbeeld de vaardigheden en certificaten van een resource. Dit kan concreet zijn, zoals een ehbo-certificaat, of meer algemeen, zoals ervaring met financiële administratie of webontwikkeling. Het kan ook bijvoorbeeld een veiligheidsmachtiging voor een specifiek gebouw zijn of vloeiend Spaans kunnen spreken.

Een resource kan meerdere kenmerken hebben. Wanneer de kenmerkrecord is gemaakt, kunt u deze aan een resource toevoegen. Meer informatie over het artikel kenmerken instellen.

1. Kies in de resourcerecord bij verwante entiteiten de optie Resourcekenmerken.

2. Selecteer Nieuwe boekbare resourcekenmerken toevoegen.

3. Selecteer een Kenmerk in de lijst.

4. Selecteer Beoordelingswaarde die staat voor de vaardigheid van de resource in die vaardigheid. Dit kan een schaal van 1 tot 10 zijn of een cijfer op een certificeringsexamen.

   • Beoordelingswaarde mag leeg zijn.
   • U kunt beoordelingswaarden aanpassen of nieuwe maken in Deskundigheidsmodellen.
   • Wanneer de dispatchers op zoek zijn naar resources om aan vereisten te voldoen, kan de dispatcher kiezen welke beoordelingswaarde voor bepaalde vaardigheden vereist is.

5. Opslaan en sluiten.

Categorieën toevoegen

Resourcecategorieën dienen als rollen en titels om resources van elkaar te onderscheiden. Veelgebruikte voorbeelden zijn servicemanager, junior veldwerker, senior veldwerker en rayonmanager. U kunt categorieën aan resources toevoegen via de entiteit voor resourcecategorie.

Een resource kan in meerdere categorieën vallen. Wanneer de categorierecord gemaakt is, kunt u deze aan een resource toevoegen. Meer informatie hierover vindt u op de pagina voor het instellen van categorieën.

1. Kies in de resourcerecord bij verwante entiteiten de optie Koppelingen van resourcecategorieën.

2. Selecteer Nieuwe koppeling voor resourcecategorie toevoegen.

3. Selecteer Categorie in de lijst en Opslaan en sluiten.

Rayons toevoegen

Rayons zijn geografische regio's waarin de resource werkt. Veelgebruikte voorbeelden zijn een plaats, provincie, bepaalde postcodes, een staat of een algemene regio. Een resource kan bij meerdere rayons horen, maar vereisten kunnen alleen in één rayon bestaan.

Wanneer de rayonrecord gemaakt is, kunt u deze aan een resource toevoegen. Meer informatie over het artikel rayons instellen.

1. Kies in de resourcerecord bij verwante entiteiten de optie Resourcerayons.

2. Selecteer Nieuw resourcerayon toevoegen.

3. Selecteer een Rayon in de lijst en Opslaan en sluiten.

Resource voor Resource Scheduling Optimization inschakelen

Als Resource Scheduling Optimization in uw organisatie is ingeschakeld, wordt een nieuw tabblad op het formulier voor boekbare resources weergegeven. Als u Resource Scheduling Optimization automatisch vereisten voor de resource wilt laten inplannen, gaat u naar het nieuwe tabblad en stelt u Planning optimaliseren in op Ja.

Dit betekent niet dat vereisten automatisch voor deze boekbare resource worden gepland; het betekent wel dat wanneer Resource Scheduling Optimization is ingesteld en deze boekbare resource kan bevatten, er automatische planningen kunnen worden gemaakt.

Geografische locatie van resources vinden

Werkorderlocaties worden bepaald door de breedtegraad en lengtegraad van het werkorderformulier of het gerelateerde serviceaccount. Het is belangrijk om de geografische locatie van resources te vinden.

Navigeer naar Resourceplanning > Resources.

Om ervoor te zorgen dat resources op de kaart van het planbord worden weergegeven, moeten ze een gegeocodeerde begin- en eindlocatie hebben.

Er zijn twee manieren om uw resources te geocoderen.

Optie één

Stel opties voor begin-/eindlocatie in op Resourceadres en zorg ervoor dat de gerelateerde resourcerecord (gebruiker, account, contactpersoon) zoals gedefinieerd door het resourcetype breedte- en lengtewaarden hebben.

In de volgende schermopname heeft de boekbare resource bijvoorbeeld het resourcetype ingesteld op Contactpersoon. Dit betekent dat de gerelateerde contactpersoonrecord gegeocodeerd moet zijn, en dat dus de velden voor breedte- en lengtegraad waarden moeten hebben.

Optie twee

Stel de begin- en eindlocatie in op Adres organisatie-eenheid en zorg ervoor dat de record van de organisatie-eenheid gegeocodeerd is, wat betekent dat de velden voor breedte- en lengtegraad waarden moeten hebben.

Bevestigen dat geocodering juist werkt

Om ervoor te zorgen dat resources de juiste geocodering hebben, gaat u naar Universal Resource Scheduling > Planbord. De resource dient op de kaart te worden weergegeven. Selecteer de naam van een resource om de locatie op de kaart te markeren.

Aandachtspunten voor configuratie

Het resourcetype en de begin- en eindlocatie van resourceadres vormen samen de definitie van de locatie van een resource.

In de volgende schermopname is bijvoorbeeld een boekbare resource te zien met het resourcetype Contactpersoon en een opzoekveld naar een contactpersoonrecord. Wat u niet ziet, is het veld Begin-/eindlocatie dat op het resourceadres is ingesteld.

Wanneer u naar de desbetreffende contactpersoonrecord bent gegaan, kunt u een adres toevoegen en de knop voor geo-coding selecteren om de lengte- en breedtegraad in te vullen die als begin- en eindlocatie van de resource worden gebruikt voor plannings- en routeringsdoeleinden. Dit is ook de locatie van de resource die op het planbord wordt weergegeven.

Het proces is vergelijkbaar voor resources met resourcetype Account of Gebruiker. **Het adres van een gebruikersrecord moet misschien in het Microsoft 365-beheercentrum worden bewerkt.

Aanvullende opmerkingen

• Er kan maar één resourcerecord aan een gebruikersrecord worden gekoppeld; er kunnen echter wel meerdere resources aan één account- of contactpersoonrecord worden gekoppeld.
• De begin- en eindlocatie van een resource worden gebruikt als pauzelocatie van de resource als bij het instellen van werkuren voor deze resource een pauze is geconfigureerd.
• De werkuren van de resource worden opgeslagen in de agenda-entiteit, die niet wordt ondersteund door het hulpprogramma voor configuratiemigratie en ook controlegeschiedenis kan niet worden ingeschakeld voor de agenda-entiteit.
• Het nieuwe besturingselement voor werkuren is toegevoegd aan het kant-en-klare formulier voor boekbare resources. Maar als u een aangepast formulier voor deze entiteit hebt gedefinieerd, moet u het tabblad Werkuren op het formulier inschakelen door deze stappen te volgen:
  1. Maak een tabblad met de naam "werkuren". Maak hierin een sectie en voeg het veld "Agenda" toe.
  2. Dubbelklik op het agendaveld en wijzig het besturingselement in "Besturingselement voor werkuren". Sla het formulier op en publiceer het.

Zie ook

Categorieën van boekbare resources instellen
Kenmerken instellen
Betalingstypen voor resources instellen