Overeenkomsten instellen om automatisch werkorders en facturen te genereren

Met Field Service-overeenkomsten kunnen organisaties automatisch werkorders en facturen genereren met vooraf gedefinieerde details, frequentie en datumbereiken. Overeenkomsten worden meestal gebruikt voor onderhoudsschema's waarbij een organisatie dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse inspecties op apparatuur moet uitvoeren.

Hier zijn een paar verschillende manieren waarop overeenkomsten kunnen worden geconfigureerd en gebruikt. De overeenkomst genereert:

• Dagelijkse werkorders voor inspecties die verzenders plannen via het planbord of de planningsassistent.
• Maandelijkse onderhoudswerkorders die automatisch worden gepland door Resource Scheduling Optimization.
• Wekelijkse werkorders waarbij de overeenkomst telkens dezelfde resource toewijst op een gedefinieerde starttijd.
• Enkele werkorder per maand om meerdere klantactiva op een klantlocatie te inspecteren.
• Meerdere werkorders per jaar om meerdere klantactiva op een klantlocatie te inspecteren.
• Driemaandelijkse facturen om klanten te factureren voor vooraf gedefinieerde producten en diensten.

Als u overeenkomsten wilt gebruiken, moet u het volgende doen:

1. Maak de overeenkomst. Definieer details op hoog niveau, zoals de klant, het datumbereik en de prijslijst.
2. Maak Boekingsinstellingen voor overeenkomsten waarin u definieert hoe vaak werkorders moeten worden gemaakt voor de overeenkomst, samen met basisdetails van eventuele werkorders zoals Type werkorder.
3. Voeg Incidenten voor overeenkomsten, Producten, Services en Servicetaken toe die de specifieke details definiëren van het uit te voeren werk als onderdeel van elke gegenereerde werkorder.
4. Activeer de overeenkomst waarna Boekingsdatums voor overeenkomsten samen met werkorders worden gemaakt naarmate de datums naderen.

Laten we twee scenario's doornemen om te laten zien hoe u met overeenkomsten werkorders en facturen kunt maken.

Vereisten

• Field Service v6.1+

• Werkordergerelateerde gegevens zoals accounts, typen incidenten, producten, services en servicetaken die in uw systeem zijn geconfigureerd.

• Overweeg een prefix en startnummer van de overeenkomst op te geven (optioneel). Ga naar Field Service > Instellingen en de sectie Overeenkomsten.

Voer Overeenkomstvoorvoegsel en Beginnummer van overeenkomst in.

Hierdoor wordt het Overeenkomstnummer bepaald wanneer een nieuwe overeenkomst wordt gemaakt.

Scenario 1: Werkorders automatisch genereren voor onderhoud van activa

Een organisatie moet de komende twee jaar maandelijks onderhoud uitvoeren aan apparatuur die op de locatie van een klant is geïnstalleerd. Ze willen Dynamics 365 Field Service gebruiken om halverwege elke maand automatisch onderhoudstaken te genereren met enige flexibiliteit. Ze willen dat dispatchers de maandelijkse onderhoudstaken plannen bij de beste en meest geschikte technici in het veld en de klant factureren voor het voltooide werk tegen een afgesproken prijs.

We gebruiken overeenkomsten, samen met klantactiva, incidenttypen en prijslijsten, om dit scenario te configureren.

Stap 1: Een overeenkomst maken

Ga in het hoofdmenu naar Field Services > Overeenkomsten > + nieuw.

Vul uw gegevens in. Gebruik de gemakkelijke knopinfo als een handleiding.

• Serviceaccount en factureringsaccount: net als bij de werkordervelden wordt met het serviceaccount gedefinieerd waar de werkorders voor de overeenkomst worden uitgevoerd, terwijl het factureringsaccount definieert naar wie de factuur moet worden verzonden.

• Systeemstatus: bepaalt of de overeenkomst momenteel wordt uitgevoerd. Stel in op Schatting tijdens het samenstellen van een nieuwe overeenkomst en het toevoegen van details. Dit wordt later ingesteld op Actief wanneer we klaar zijn om te beginnen met het uitvoeren van werkorders en het verzenden van facturen.

• Begin- en einddatum: geeft de duur van de overeenkomst aan.

• Prijslijst: specificeert de prijs van alle producten en diensten die verband houden met een overeenkomst en bepaalt de prijslijst die wordt ingevuld op werkorders en facturen die op basis van deze overeenkomst worden gegenereerd. Voeg alle producten en diensten die tijdens de overeenkomst worden gebruikt, toe aan de prijslijst van de overeenkomst. De overeenkomsten bevatten meestal een overeengekomen prijs goederen en diensten die in een volledig nieuwe prijslijst worden weergegeven. De prijslijst voor resulterende werkorders en facturen kan indien nodig handmatig worden bijgewerkt.

Op het tabblad Overig kunt u meer details invoeren, zoals of uit het Servicerayon resulterende werkorders worden opgenomen, en Tijdstip record gegenereerd, dat het tijdstip van de dag bepaalt waarop werkorders, facturen en andere records die verband houden met deze overeenkomst, moeten worden gegenereerd. Deze definitie is belangrijk omdat sommige organisaties niet willen dat er halverwege de werkdag werkorders worden gemaakt. Als er geen waarde is ingesteld, wordt standaard de waarde gebruikt uit Instellingen voor Field Service.

Kies ten slotte Opslaan.

Stap 2: Terugkeerpatroon instellen voor een boeking

Zodra de overeenkomst is gemaakt, geeft u op hoe vaak de werkorders moeten worden gegenereerd.

In de sectie Boekingsinstellingen, selecteer u +Boekingsinstellingenrecord toevoegen.

Vul de gegevens in om de overeenkomstenplanning te maken. Gebruik de gemakkelijke knopinfo als een handleiding.

• Naam: voer de naam van de overeenkomstenplanning in. Dit kan bijvoorbeeld "Maandelijks onderhoudstaak" zijn. De naam is belangrijk omdat een overeenkomst meerdere boekingsherhalingen kan hebben. De serviceorganisatie kan bijvoorbeeld wekelijks en maandelijks onderhoud uitvoeren als onderdeel van dezelfde overeenkomst.

Werkorderinstellingen

• Automatisch werkorder genereren: stel in op Ja zodat deze overeenkomst automatisch werkorders genereert. Het systeem genereert de werkorders op rollende basis. De gegenereerde werkorders worden in de actieve werkorderweergave getoond met de status Open-ongepland. Indien ingesteld op Nee, moet u de werkorder voor elke geplande datum handmatig genereren, zoals later in dit onderwerp wordt besproken.

• Werkorders vooraf genereren: geeft aan hoeveel dagen vóór de verwachte servicedatum de werkorder wordt gegenereerd. Als u een groot aantal dagen vooraf kiest, kan de stapel achterstallige werkorders groter worden dan wenselijk. Maar als u te weinig dagen vooraf kiest, hebt u misschien onvoldoende tijd om u voor te bereiden. Als er geen waarde wordt ingevoerd op het niveau van de overeenkomst, is er een omgevingsbrede instelling in Field Service-instellingen > tabblad Overeenkomst > Werkorder voor overeenkomst X dagen vooraf genereren. Als dit veld eveneens geen waarde heeft, worden de werkorders zeven dagen vóór de boekingsdatum gegenereerd op het tijdstip waarop de record is gegenereerd in de overeenkomst.

De hier ingevoerde Type werkorder, Prioriteit, Samenvatting van de werkorder en Werklocatie worden doorgegeven aan resulterende werkorders.

Boekingsinstellingen

• Automatisch boeking genereren: stel in op Ja zodat het systeem gegenereerde werkorders kan boeken (ongeacht automatisch gegenereerd of handmatig gegenereerd). Indien ingesteld op Ja, dan moet u ook een Geprefereerde resource en Gewenste starttijd voor de boeking opgeven. Indien ingesteld op Nee, dan moeten de gegenereerde werkorders worden gepland via het normale planningsproces: handmatig, met de planningsassistent of met Resource Scheduling Optimization.

• De velden Boekingsflexibiliteit vooraf en Boekingsflexibiliteit achteraf geven aan hoeveel dagen voor en na de verwachte planningsdatum de werkorder mag worden gepland. Hiermee worden de velden Begin van datumbestek en Einde van datumbestek voor de gegenereerde werkorders ingevuld om de planningsassistent te helpen. Als u bijvoorbeeld van plan bent maandelijks onderhoud uit te voeren op de 8e van elke maand en flexibiliteit voor en na het boeken op zeven dagen instelt, kunnen de werkorders worden gepland tussen de 1e en de 15e van elke maand.

• Begin van tijdsbestek en Einde van tijdsbestek kunnen worden opgegeven voor het maken van een tijdvenster voor gegenereerde werkorders en worden in acht genomen door de planningsassistent. (Voorbeeld: werkorder moet worden gepland tussen 8.00 uur en 12.00 uur.)

Vervolgens moet u een patroon definiëren voor het maken van werkorders. Selecteer op de opdrachtbalk aan de bovenkant Terugkeerpatroon bij boeking.

Gebruik het pop-upvenster om een herhaling te definiëren.

Veelvoorkomende voorbeelden:

• Wekelijks
• Maandelijks
• Elke drie maanden
• Jaarlijks
• De eerste maandag van elke maand
• Om de vrijdag

U kunt ook aangepaste datums definiëren waarop werkorders moeten worden uitgevoerd als een patroon niet overeenkomt met uw zakelijke behoeften. Bijvoorbeeld een overeenkomst om gedurende het hele jaar op verschillende feestdagen onderhoud uit te voeren.

• Gedrag einddatum: voer specifiek gedrag voor begin- en einddatum in als u werkorders wilt genereren voor de gehele of gedeeltelijke duur van de overeenkomst. Selecteer Geen einddatum als u wilt dat de werkorders moeten worden gegenereerd tot de einddatum van de overeenkomst.

Kies ten slotte Opslaan.

Zie details in het gedeelte over configuratie-overwegingen aan het einde van dit artikel voor details over het importeren van boekingsherhalingen.

Stap 3: Werkdetails van de overeenkomst toevoegen

Na het instellen van de Overeenkomst met de details op hoog niveau en de Boekingsinstelling voor overeenkomsten om een herhaling te definiëren, is de volgende stap het definiëren van het werk dat moet worden uitgevoerd.

Deze definitie wordt bereikt door incidenttypen, producten, services en servicetaken aan de overeenkomst toe te voegen.

Selecteer in de boekingsinstellingen voor overeenkomsten +Record voor boekingsovereenkomstincident toevoegen. Gebruik de knopinfo als richtlijn om de details van het incident op te geven en selecteer Opslaan en afsluiten.

Terwijl u incidenten toevoegt aan de overeenkomst, worden de gerelateerde producten, services, servicetaken en kenmerken toegevoegd aan de overeenkomst en vervolgens aan werkorders wanneer deze worden gegenereerd. Zie opmerking over de "Incidentitems kopiëren naar Overeenkomst" in de aandachtspunten voor de configuratie aan het einde van dit artikel.

Als u geen incidenttypen wilt gebruiken, kunt u producten, services en servicetaken rechtstreeks aan de overeenkomst toevoegen.

Klantactiva met overeenkomsten

Als u overeenkomsten wilt gebruiken voor onderhoud van klantactiva, gebruikt u overeenkomstincidenten.

Door een klantactivum op te geven voor het overeenkomstincident, kunt u terugkerende werkzaamheden definiëren die moeten worden uitgevoerd op specifieke apparatuur en zo een onderhoudsgeschiedenis opbouwen. U kunt ook meerdere soorten incidenten toevoegen aan een boekingsinstelling voor overeenkomsten, elk met een klantactivum.

Met behulp van het voorbeeld van twee incidenten voor maandelijks onderhoud kunnen organisaties:

1. Twee verschillende soorten onderhoudsprocedures (incidenttypen) uitvoeren voor hetzelfde klantactivum.
2. Dezelfde onderhoudsprocedure (incidenttype) uitvoeren op twee verschillende klantactiva, zolang beide activa zich op dezelfde locatie bevinden die is gedefinieerd in het serviceaccount.

Stap 4: De overeenkomst activeren en werkorders bekijken

Nadat de details op hoog niveau, de herhalingen en het werk zijn gedefinieerd, bestaat de laatste stap uit het Activeren van de overeenkomst om te beginnen met het genereren van gerelateerde records zoals onderhoudsdatums en werkorders. Dit gebeurt meestal na beoordeling door de manager en acceptatie door de klant. Overweeg de waarden van Substatus van overeenkomst te gebruiken om de details van de overeenkomststatus toe te voegen. Er kunnen ook aangepaste substatussen van overeenkomsten worden gemaakt.

Stel in de overeenkomst het veld Systeemstatus in op Actief. Als u dit doet, worden boekingsdatums gemaakt die de datum aangeven waarop onderhoud wordt uitgevoerd.

Naarmate de tijd van de boekingsdatums nadert, worden werkorders gegenereerd op basis van het veld Werkorders vooraf genereren. De boekingsdatum heeft dan de status Verwerkt en een zoekopdracht voor de gegenereerde werkorder.

U hebt ook de mogelijkheid om handmatig werkorders te genereren voor elke boekingsdatum. Dit is van toepassing als u Werkorders automatisch genereren instelt op Nee, of voor unieke gevallen waarin u een werkorder eerder moet genereren dan gedefinieerd.

Als u Boekingen automatisch genereren hebt gekozen voor de overeenkomst, worden de werkorders gepland voor de voorkeursresource wanneer de werkorders worden gegenereerd.

Stap 5: Werkorders voor overeenkomsten uitvoeren

Wanneer werkorders worden gegenereerd, verschijnen deze onder andere werkorders in de weergave Actieve werkorders.

De gegenereerde werkorders bevatten alle details die in de overeenkomst zijn gespecificeerd, zoals prijslijst, type werkorder, incidenttypen, klantactiva, enzovoort.

In de sectie Instellingen ziet u ook een zoekopdracht voor de overeenkomst.

Na het selecteren van de knop Boeken voor de werkorder en het activeren van de planningsassistent, geven de tijdparameters Begin van zoekactie en Einde van zoekactie de boekingsdatum weer.

Nadat een werkorder voor een overeenkomst is uitgevoerd door een veldtechnicus en afgesloten door een manager, wordt een factuur voor voltooid werk gemaakt als onderdeel van het normale factureringsproces voor werkorders. Dit geldt ongeacht of een werkorder deel uitmaakt van een overeenkomst of niet. Zie voor meer informatie het artikel over statussen en de werkorderlevenscyclus.

Scenario 2: Facturen automatisch genereren

Overeenkomstfacturen worden gebruikt om automatisch facturen voor producten en diensten te genereren. De facturen worden gegenereerd met een gedefinieerde herhaling en bevatten telkens dezelfde producten tegen dezelfde prijs. De facturen worden gegenereerd en gefactureerd, ongeacht of er werkorders zijn uitgevoerd of niet. Het is vergelijkbaar met uw maandelijkse mobiele telefoonrekening die u moet betalen ongeacht het aantal telefoontjes of verzonden sms-berichten.

Laten we een scenario configureren waarin een klant een Field Service-organisatie per kwartaal betaalt voor een onderhoudsplan.

Stap 1: Maak een overeenkomst of selecteer een bestaande

U kunt een overeenkomstfactuur toevoegen aan een bestaande of een nieuwe overeenkomst. U kunt een overeenkomst hebben met alleen een overeenkomstfactuur en geen onderhoudsplan en zelfs meerdere facturen voor één overeenkomst.

In ons voorbeeld voegen we driemaandelijkse facturen toe aan de overeenkomst die we hebben gemaakt.

Ga vanuit de overeenkomst Factuur instellen > Nieuwe factuurinstelling voor overeenkomst toevoegen.

Stap 2: Stel factuurherhaling en producten in

Voeg in het gedeelte Factuurproducten de producten toe waarvoor u de klant regelmatig wilt factureren. De prijs van de factuurproducten wordt afgeleid van de prijslijst in de overeenkomst.

Definieer vervolgens hoe vaak de facturen moeten worden gegenereerd door bovenaan Factuurherhaling te selecteren.

Kies tot slot Opslaan.

Stap 3: Activeer de factuurherhaling en bekijk de facturen

Omdat deze overeenkomst al actief is, worden de factuurdatums na een korte tijd gegenereerd, maar niet onmiddellijk. Als u een factuurconfiguratie voor een overeenkomst hebt toegevoegd aan een nieuwe overeenkomst of een bestaande overeenkomst met een schattingsstatus, moet u de overeenkomst activeren.

Zodra de overeenkomst actief is, worden de factuurdatums van de overeenkomst na korte tijd gegenereerd.

Het is niet mogelijk om handmatig facturen voor overeenkomsten te genereren zoals u dat kunt doen met werkorders voor overeenkomsten.

Aandachtspunten voor configuratie

In Field Service-instellingen zijn er belangrijke standaardwaarden die u kunt instellen voor overeenkomsten. Beheerders kunnen aan de hand hiervan bepalen hoe de organisatie overeenkomsten maakt.

• Boekingsdatums X maanden vooraf genereren: met boekingsdatums van overeenkomsten kunnen organisaties het onderhoud plannen. Als een overeenkomst echter een lange periode bestrijkt, wilt u misschien niet alle boekingsdatums in één keer genereren, maar eerder X maanden van tevoren. De standaardwaarde is 12 maanden.

• Werkorder voor overeenkomst X dagen vooraf genereren: deze waarde in de boekingsinstellingen van de overeenkomst kan variëren voor elke herhaling van een boeking, maar hier kan een standaardwaarde worden ingesteld.

• Automatisch werkorder genereren voor boeking van overeenkomst: deze waarde in de boekingsinstellingen van de overeenkomst kan variëren voor elke herhaling van een boeking, maar hier kan een standaardwaarde worden ingesteld.

• Tijdstip record gegenereerd: deze waarde wordt aangegeven in de overeenkomst en bepaalt het tijdstip van de dag waarop overeenkomstgegevens zoals boekingsdatums en werkorders moeten worden gegenereerd. Dit is handig omdat sommige organisaties niet willen dat overeenkomsten halverwege een werkdag veel werkorders genereren, terwijl coördinatoren andere taken plannen en beheren.

Meerdere incidenten versus meerdere herhalingen

Naarmate de overeenkomstwerkzaamheden toenemen, moet u beslissen of u meerdere overeenkomstincidenten wilt toevoegen aan één herhaling of dat u meerdere herhalingen wilt toevoegen, elk met een of meer incidenten. Hier volgen enkele zaken waarmee u rekening moet houden:

• Wie voert de werkopdrachten uit?: met één herhaling wordt één werkorder gemaakt, terwijl u met meerdere herhalingen meerdere werkorders kunt maken die over het algemeen door één persoon worden uitgevoerd. Als u denkt dat het werk voor de overeenkomst door één persoon kan worden voltooid, is het wellicht beter om één herhaling te gebruiken. Een oplossing is het gebruik van incidenttypen met sjablonen voor vereistengroepen die helpen bij het plannen van afzonderlijke werkorders voor meerdere resources.

• Reizen: als door meerdere herhalingen meerdere werkorders worden gecreëerd, kan dit meer reizen opleveren.

• Hoe volgt u activa?: sommige organisaties geven er de voorkeur aan dat elke werkorder betrekking heeft op één klantactivum. Op deze manier weten ze dat de tijd die aan een werkorder wordt besteed, overeenkomt met de tijd die wordt besteed aan het onderhoud van een activum, wat helpt bij het rapporteren. Als dit het geval is, kunt u ervoor kiezen om meerdere herhalingen te hebben die elk één werkorder creëren met één incident dat is gerelateerd aan één activum.

Plan werkorders voor overeenkomsten automatisch met Resource Scheduling Optimization

Resource Scheduling Optimization plant werkorders automatisch om werkuren en reistijd te optimaliseren. Dit omvat werkorders die zijn gegenereerd op basis van overeenkomsten. Als u Resource Scheduling Optimization wilt gebruiken om werkorders voor overeenkomsten te plannen, zijn hier drie opties:

1. Laat de overeenkomst automatisch werkorders genereren en zorg ervoor dat de gegenereerde werkorder valt onder het bereik voor Resource Scheduling Optimization.
2. Laat de overeenkomst automatisch werkorders genereren en boeken. Zorg dat de voorkeursresource van de overeenkomst is ingeschakeld voor Resource Scheduling Optimization en dat de boekingsstatus van de gerelateerde boeking kan worden geoptimaliseerd. U kunt schemavergrendelingsopties voor de boeking gebruiken om ervoor te zorgen dat de overeenkomstboeking gepland blijft voor die resource, het tijdvak of beide.
3. Maak een specifiek schema en bereik voor Resource Scheduling Optimization die alleen rekening houden met werkorders die zijn gegenereerd op basis van overeenkomsten. Hiermee kunt u specifieke intervallen en prioriteiten instellen voor het optimaliseren van werkorderboekingen.

Facturen en rechten gebruiken bij overeenkomsten

Wanneer u besluit overeenkomstfacturen te gebruiken, kunt u een nieuwe overeenkomst maken om facturen te genereren of facturen toevoegen aan een bestaande serviceovereenkomst. Als de overeenkomstfacturen betrekking hebben op gepland onderhoud, raden we aan om de werkorders en de facturen die door de overeenkomst zijn gegenereerd, onderdeel te maken van dezelfde overeenkomst.

Zelfs als u een overeenkomst hebt die facturen genereert, zullen werkorders van de overeenkomsten nog steeds facturen creëren na voltooiing en bij de status Sluiten-Geboekt. Als alleen de overeenkomstfacturen weergeven wat aan de klant moet worden gefactureerd, moet u een proces maken om de werkorderfacturen te negeren of minder vaak te gebruiken. U kunt deze facturen eenvoudig deactiveren of prijslijsten en rechten gebruiken om te zorgen dat het subtotaal van de werkorder en de werkorderfactuur $ 0 is.

Rechten worden toegepast op werkorderprijzen op basis van meerdere factoren, zoals serviceaccount, incidenttype en activacategorieën van klanten. Het is gebruikelijk om specifieke incidenttypen te maken voor specifieke klanten met maatwerk: één optie is om een recht toe te passen wanneer het incidenttype van de aangepaste overeenkomst wordt toegevoegd aan een werkorder die de producten en diensten op $ 0 zet door een korting van 100%.

Zie ons artikel over rechten voor meer informatie.

Boekingsherhalingen importeren

Het is mogelijk om een herhalingspatroon voor een boeking te importeren voor het instellen van een boekingsinstelling voor overeenkomsten (ABS) of het instellen van een overeenkomst voor facturen (AIS).

• Als het herhalingsdialoogvenster wordt opgeslagen, wordt een veld in de ABS- of AIS-records ingevuld.
• Het veld wordt Herhalingsinstellingen genoemd en wordt niet standaard op het formulier weergegeven.
• Als u een herhaling met een of meer ABS- of AIS-records via CSV wilt importeren, neemt u gewoon een representatieve tekenreeks van een ABS of AIS die op dezelfde manier is ingesteld als hoe u wilt dat de geïmporteerde records worden geconfigureerd.
• Met die tekenreeks zult u zien dat er een aantal waarden zijn die bepalen hoe het record zich gedraagt en die uit die tekenreeks kunnen worden geparseerd, zoals begin- en einddatum, elke maand enz.
• Gebruik deze voorbeeldtekenreeksen om de records voor overeenkomstboeking en factuurconfiguratie in een spreadsheet in te vullen en gebruik dit om volledig geconfigureerde records te importeren.

Zie bijvoorbeeld een herhaling in de volgende Schermopname en de bijbehorende XML hieronder.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Aanvullende opmerkingen

• U kunt actieve overeenkomsten bewerken. De bewerkingen zijn meteen geldig en de overeenkomst wordt na korte tijd bijgewerkt.

• Als u de herhaling van een actieve overeenkomst wijzigt, worden de boekingsdatums asynchroon bijgewerkt.

• Als Werkorder automatisch genereren is ingesteld op Nee maar Boeking automatisch genereren op Ja, wordt de boeking automatisch gemaakt wanneer de werkorder handmatig wordt gegenereerd vanaf de boekingsdatum.

• Een overeenkomst is bedoeld om te worden uitgevoerd op één locatie die wordt vertegenwoordigd door het serviceaccount. Voor werk op meerdere locaties moeten meerdere overeenkomsten worden geconfigureerd.

• In scenario's waarin u uitsluitend overeenkomsten voor het genereren van facturen wilt gebruiken en niet voor het genereren van werkorders, kunt u overwegen om de offerte-entiteit te gebruiken als onderdeel van de Field Service-oplossing, die vergelijkbare mogelijkheden heeft.

• Overeenkomsten werken naadloos samen met het proces Dynamics 365 Sales-proces Potentiële klant > Verkoopkans > Offerte > Order. Dit is als volgt uitgevoerd:

  • Een lead categoriseren als een lead voor serviceonderhoud
  • Verkoopkansregels toevoegen met servicegerichte regels
  • Offerteregels maken als servicegerichte regels en instellingen voor een offerteboeking toevoegen

• Het veld Incidenten naar overeenkomst kopiëren tijdens het instellen van het incidenttype is om twee redenen belangrijk:

  1. Het incident dat u aan een overeenkomst wilt toevoegen, kan enigszins verschillen van het incident dat u zou toevoegen aan één werkorder die geen deel uitmaakt van een overeenkomst. Normaal gesproken zou het incident bijvoorbeeld 1 uur service vereisen, maar voor de overeenkomst hebt u met de klant 2 uur service onderhandeld. In plaats van alleen voor deze overeenkomst een tweede incidenttype te maken, kunt u Incidenten naar overeenkomst kopiëren instellen op Nee, het incident toevoegen aan de overeenkomst en vervolgens handmatig de specifieke servicetaken, product, services, enzovoort toevoegen. Op deze manier kunt u hetzelfde incidenttype gebruiken, wat handig is voor latere rapportage. Als u deze optie instelt op Ja, worden de incidentitems toegevoegd aan de overeenkomst en kunt u deze items accepteren of in beperkte mate wijzigen.

Als de optie is ingesteld op Ja, worden er overeenkomstitems gemaakt.

Als de optie is ingesteld op Nee, gebeurt dit niet.

2. Incidenten kunnen aan overeenkomsten worden toegevoegd voor terugkerende werkzaamheden. Dit betekent dat overeenkomsten werkorders genereren waaraan vooraf gedefinieerde werkorderincidenten zijn gekoppeld. Zoals eerder in dit artikel is vermeld, kunnen incidenten echter worden bewerkt naarmate processen en procedures veranderen. Maar overeenkomsten kunnen meerdere maanden en zelfs jaren bestrijken. Moet de overeenkomst dan het incidenttype gebruiken van het moment dat de overeenkomst is gemaakt, of moet deze de nieuwste wijzigingen in het incidenttype gebruiken? Dit kan ertoe leiden dat aan het einde van de overeenkomst andere werkzaamheden worden uitgevoerd dan oorspronkelijk de bedoeling was. Stel in op Ja als het incident gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst hetzelfde moet blijven. Daartoe kopieert u de incidentdetails naar de overeenkomst op het moment dat de overeenkomst wordt geactiveerd. Stel in op Nee als de werkorders die op basis van de overeenkomst worden gegenereerd, de laatste details van het incidenttype moeten ophalen wanneer de werkorders worden gegenereerd op basis van de overeenkomst. Dit gebeurt in het algemeen doorlopend, afhankelijk van het veld Werkorders x dagen van tevoren genereren in Boekingsinstellingen voor overeenkomsten.
3. Items worden naar de overeenkomst gekopieerd wanneer ze aan de overeenkomst worden toegevoegd, zelfs als de overeenkomst een schattingsstatus heeft.

Zie ook

• Werkordersjablonen met incidenttypen maken

• Accountdetails toevoegen aan werkorders