Een account met klant, locatie en gerelateerde details toevoegen aan een werkorder

Dynamics 365 Field Service maakt gebruik van accounts en contactpersonen tijdens het werkorderproces. Accounts staan voor degenen die de locatieservice ontvangen (aangestuurd door werkorders) en welk klantaccount moet worden gefactureerd voor facturen die op basis van de werkorder worden gegenereerd. Locaties zijn belangrijk in fieldservicescenario's waarin de buitendiensttechnici elke dag naar meerdere klantlocaties moeten reizen.

Serviceaccounts staan voor wie het ontvangende account is voor de locatieservice (werkorder) en waar de veldwerker heen wordt gestuurd.

Factureringsaccounts staan voor welk account facturen moet ontvangen, en identificeert het bovenliggende account in gevallen waarin verschillende serviceaccounts tot een centrale organisatie behoren (bijvoorbeeld: meerdere wijngaarden zijn eigendom van een wijnbedrijf).

Wanneer u accounts selecteert, worden automatisch ook andere velden op een werkorder ingevuld.

Dit blijkt handig in verschillende scenario's, waaronder:

• account (klant) prijslijsten aan alle gerelateerde werkorders doorgeven.
• het accountrayon doorgeven aan alle gerelateerde werkorders. Dit zorgt ervoor dat de resources voor het rayon worden ingepland om werk op locatie uit te voeren.

In dit artikel bespreken we hoe u accounts op werkorders maakt en gebruikt.

Vereisten

• Elke gewenste versie van Dynamics 365 Field Service
• Maak verbinding met Bing Kaarten en schakel visualisaties in. Meer informatie vindt u in dit artikel.
• Geocodering inschakelen en testen Meer informatie vindt u in dit artikel.

Een serviceaccount maken

Eerst maakt u een serviceaccount voor een bepaalde klantlocatie waar werkorders worden uitgevoerd. Het maakt niet uit of het een serviceaccount of factureringsaccount is, beide zijn gewoon accountrecords. Het belangrijkste verschil is dat serviceaccounts adressen en geo-coding bevatten.

Ga naar Field Service > Accounts > +Nieuw.

Voer een Accountnaam en adres in, samen met andere belangrijke gegevens al naar gelang uw zakelijke behoeften.

Selecteer daarna Geocode boven aan het formulier. Als u Automatische geocodering hebt ingesteld op Ja in Field Service-instellingen (volgens de vereisten), kunt u deze stap overslaan.

Geocodering is geslaagd wanneer de locatie op de kaart ter zien is en waarden zijn ingevuld bij lengte- en breedtegraad in de planningssectie.

Ga dan naar de sectie Field Service van het accountformulier en vul details in gebaseerd op uw zakelijke behoeften. Hier ingevoerde waarden worden doorgestuurd naar werkorders waar dit account is vermeld als serviceaccount, maar de waarden kunnen zo nodig op elke werkorder worden bewerkt.

Laten we bekijken wat u van deze velden kunt verwachten.

Factureringsrekening

De hier gekozen waarde is de invulling van het veld Factureringsaccount op de werkorder wanneer dit account als serviceaccount wordt ingevoerd. Dit veld is niet verplicht en als er geen account is geselecteerd, fungeert het serviceaccount op de werkorder als serviceaccount én als factureringsaccount. Op de Schermopname aan het einde van deze sectie is Winery Inc. het factureringsaccount voor het serviceaccount, Coho Winery. Dit houdt in dat Coho Winery een bepaalde locatie van Winery Inc. is en facturen aan Winery Inc. moeten worden verzonden

Prijslijst

Deze waarde wordt vermeld op gerelateerde werkorders en alle gerelateerde werkorderproducten en -services. Dit bepaalt de prijs van de producten en services op de resulterende facturen. Als het factureringsaccount in de vorige stap een waarde bevat, wordt de prijslijst op het factureringsaccount gebruikt. Als er geen factureringsaccount is ingevoerd, wordt de hier ingevoerde prijslijst op resulterende werkorders en facturen gebruikt. Als de werkorderproducten of -services niet vermeld zijn op de prijslijst, wordt de prijs op de productrecord gebruikt.

Belastingvrijstelling

Dit bepaalt of er btw bij de prijs van gerelateerde werkorders moet worden opgeteld. Stel in op Ja om geen btw bij te tellen. Stel in op Nee om een btw-code (percentage) op te geven die bij de prijs van de werkorder en factuur moet worden toegevoegd.

Servicerayon

In dit veld kiest u de geografische regio waarin dit account zich bevindt. Deze waarde wordt doorgegeven aan de gerelateerde werkorders en werkordervereisten en wordt in het planningsproces meegenomen op het planbord, in de planningsassistent en bij Resource Scheduling Optimization (RSO).

Type reiskosten

Dit bepaalt of en hoe de reizen door een veldwerker op dit serviceaccount moet worden geprijsd en gefactureerd op werkorders. Meer informatie vindt u bij de configuratieoverwegingen in dit artikel.

Werkorderinstructies

Deze waarde fungeert als tekstnotitie en vormt de inhoud van het veld Instructies op alle gerelateerde werkorders in. Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat veldwerkers processen volgen die voor dit account zijn gemaakt. Zie een voorbeeld in de volgende Schermopname.

Valuta

Werkorderproducten en werkorderservices nemen de valutawaarde over die is vermeld op de werkorderserviceaccounts en factureringsaccounts.

Een werkorder voor het serviceaccount maken

Ga vervolgens naar Field Service > Werkorders > +Nieuw.

Voeg het account toe dat u als serviceaccount hebt gemaakt.

De volgende waarden worden automatisch ingevuld:

• Factureringsaccount: ingevuld als factureringsaccount dat op het serviceaccountrecord is opgegeven.

• Prijslijst: ingevuld als de prijslijst die is opgegeven in de factureringsaccount-record.

• Primaire contactpersoon: de primaire contactpersoon van het serviceaccount op de werkorder.

• Servicerayon en instructies: weergegeven in de volgende Schermopname.

• Adres: weergegeven in de volgende Schermopname.

• Locatie: deze werkorderlocatie is doorgegeven aan de werkordervereiste en op staat op het planbord.

Bonustip: u kunt de speld op de kaart selecteren en slepen om de werkorderlocatie (lengte- en breedtegraad) naar wens te bewerken. Dit is handig voor scenario's waarin het adres wijst naar een willekeurige locatie (op een universitaire campus, bijvoorbeeld), maar de werkorder moet plaatsvinden in een specifiek gebouw of locatie.

Factureer het factureringsaccount

Wanneer de werkorder is voltooid en de systeemstatus is gewijzigd in Gesloten-Geplaatst wordt een factuur met alle gebruikte werkorderproducten en -services gegenereerd voor het account bij factureringaccount op de werkorder.

Ga naar Field Service > Verkoop > Facturen om de meest recentelijk gegenereerde factuur voor de afgesloten werkorder weer te geven. U ziet dat het account op de factuur het factureringsaccount op de werkorder is en dat de naam verwijst naar het volgnummer van de werkorder. Zie de volgende Schermopname ter referentie.

Aandachtspunten voor configuratie

Reiskosten ontsluierd

Als voor het serviceaccount (niet het factureringsaccount) van de werkorder een reiskostentype is ingesteld, wordt een werkorderproduct voor reiskosten toegevoegd wanneer de Systeemstatus van werkorder na inboeking Open-Voltooid is.

Ga eerst naar Field Service > Instellingen > Field Service-instellingen en geef een product in het veld Reiskostenitem op.

Dit is het product dat later als werkorderproduct wordt weergegeven.

Hoewel de prijs van het eenheidbedrag van de reiskosten door de prijslijst, de catalogusprijs en de reiskosten wordt bepaald, wordt de hoeveelheid bepaald door het Type reiskosten op het serviceaccount. Dit is de betekenis van de opties voor hoeveelheid:

• Per uur: de hoeveelheid is de Werkelijke reisduur van de boeking per 60 minuten. Als het eenheidbedrag van Reiskosten bijvoorbeeld op € 60 wordt ingesteld en de werkelijke reisduur 30 minuten is, wordt het werkorderproduct reiskosten op € 30 geprijsd.
• Aantal kilometers: de hoeveelheid is Afgelegde kilometers van de boeking. Als het eenheidbedrag van Reiskosten bijvoorbeeld op € 1 wordt ingesteld en de werkelijke reisafstand 20 kilometer is, wordt het werkorderproduct reiskosten op € 20 geprijsd.
• Vast: de hoeveelheid is 1. Als het eenheidbedrag van Reiskosten bijvoorbeeld op € 50 wordt ingesteld, wordt het werkorderproduct reiskosten € 50, ongeacht het aantal afgelegde kilometers of de reistijd.
• Geen: er worden geen reiskosten aan de werkorder toegevoegd.

Aanvullende opmerkingen

Bekende problemen

Breedte- en lengtegraadwaarden worden niet bijgewerkt zoals verwacht

Soms doet zich een probleem voor waarbij de breedte- en lengtegraadwaarden niet worden bijgewerkt of adressuggesties niet worden weergegeven op het account- of contactformulier.

Een van de redenen waarom dit probleem optreedt, is het ontbreken van Field Service-bibliotheken in het formulier. Volg deze stappen om de relevante Field Service-bibliotheken en gebeurtenishandlers aan het formulier toe te voegen.

1. Selecteer het formulier Account vanuit Aanpassing en open Formuliereigenschappen.

2. Voeg de formulierbibliotheek msdyn_/Account/Account.Library.js toe.

1. Selecteer in de sectie Gebeurtenishandlers de optie Toevoegen en geef de functie op zoals te zien is in de volgende schermopname.

4. Sla de aanpassing op en publiceer deze.

Bing Kaarten kan niet worden toegevoegd aan het werkorderformulier

Als het Bing Kaarten-besturingselement handmatig wordt verwijderd uit het kant-en-klare werkorderformulier, kan het niet meer worden toegevoegd.

Als u de knop Bing Kaarten wilt inschakelen in de formulierontwerper, moet ten minste één van de kenmerken van het type adres het masker ValidForMap hebben toegevoegd in het formulier.

Hieronder staat de XML voor het accountformulier waar we ValidForMap zien toegevoegd aan het adreskenmerk.

<DisplayMask>ValidForAdvancedFind\|ValidForForm\|ValidForGrid\|ValidForMap</DisplayMask>

1. Maak een oplossing in de sandbox-omgeving van de klant die het formulier bevat waaraan het Bing Kaarten-besturingselement moet worden toegevoegd. Exporteer deze als een beheerde oplossing.

2. Ga in het bestand customizations.xml van de oplossing naar het gedeelte formxml.

3. Voeg het volgende kaartbesturingselement toe aan de <controlDescriptions>.

        <controlDescription forControl="{8b67ae03-1701-54d2-09be-35295876ca8a}">

        <customControl id="{4273EDBD-AC1D-40d3-9FB2-095C621B552D}">

        <parameters>

        <datafieldname>msdyn\_mapcontrol</datafieldname>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="0" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="1" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="2" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        </controlDescription>

4. Zoek naar "Bing Kaarten" in hetzelfde bestand.

5. Voeg het besturingselement met de volgende code toe aan de rij en cel waar het moet worden toegevoegd.

    <control disabled="false" id="msdyn\_mapcontrol" classid="{F9A8A302-114E-466A-B582-6771B2AE0D92}" uniqueid="{8b67ae03-1701-54d2-09be-35295876ca8a}" datafieldname="msdyn\_mapcontrol"/>

6. Sla het bestand op en maak er een nieuw zipbestand met een beheerde oplossing van.

7. Importeer de oplossing in de betrokken omgeving.