Overzicht van projectmanagement en financiële administratie

  • Artikel

De functionaliteit voor projectmanagement en financiële administratie kan in meerdere branches worden gebruikt om een dienst te verlenen, een product te vervaardigen of een resultaat te behalen.

Een project is een groep activiteiten die is ontworpen om een dienst te verlenen, een product te vervaardigen of een resultaat te behalen. Projecten verbruiken resources en genereren financiële resultaten in de vorm van inkomsten of activa.

Projecten in verschillende branches

De functionaliteit voor projectmanagement en financiële administratie kan in meerdere branches worden gebruikt, zoals in de volgende afbeelding wordt getoond.

Projecten in verschillende branches.

In een callcenter kan een ticket worden gebruikt om de reeks acties te beschrijven die nodig zijn om een aanvraag op te lossen. Adviesbureaus, zoals management- of technische adviesorganisaties of reclamebureaus, noemen hun activiteiten projecten. In marketing vertegenwoordigt een campagne een reeks werk die moet worden geleverd. Bij productie op projectbasis heeft een productieorder betrekking op de verschillende werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd om een aantal eindproducten te vervaardigen. Welke naam er ook voor wordt gebruikt, bij deze projecten zijn resources, planningen en kosten betrokken en de functionaliteit voor projectmanagement en financiële administratie kan helpen bij de planning, uitvoering en analyse van deze projecten.

Projectfasen

Hoewel de volgende processtroom is gericht op externe projecten, of projecten die voor een of meer klanten worden voltooid, is de functionaliteit ook van toepassing op interne projecten met alleen kosten.

3 fasen van een project.

Zoals te zien is in de voorgaande afbeelding, kunnen projectmanagement en financiële administratie worden onderverdeeld in drie fasen:

  1. Initiëren
  2. Uitvoeren
  3. Analyseren

Het project opstarten

Tijdens het opstarten van een project vinden verschillende sleutelprocessen plaats. U kunt een projectofferte gebruiken om de geschatte arbeid, kosten en hoeveelheid materialen aan de klant te communiceren. U kunt de factureringstermijnen, limieten en afspraken vastleggen in een projectcontract. U kunt een structuur voor werkspecificatie (WBS) gebruiken om het werk te plannen en in te schatten. U kunt prognoses en budgetten opstellen om de projectuitvoering te begeleiden. De volgende afbeelding toont de structuur van een project.projectstructuur.

Een projectofferte maken

In de initiële verkoopfase van een project kunt u met een projectofferte een klant een vrijblijvende aanbieding doen. Een offerte kan elementen bevatten zoals de artikelen en diensten die worden aangeboden, basiscontactinformatie, speciale handelsovereenkomsten en kortingen, en mogelijke belastingen en toeslagen.

U kunt ook een garantieverklaring afgeven voor een projectoffertetransactie tussen uw organisatie en de klant. Nadat de projectofferte is gemaakt, kunt u de garantieverklaring voor de klant opstellen en indienen bij de bank. Nadat de bank het verzoek heeft goedgekeurd, wordt de garantieverklaring afgegeven aan de klant.

Zie Projectoffertes voor meer informatie.

Projectcontracten maken

Wanneer u een contract aangaat met een klant of een andere financieringsbron om een project te voltooien, moet u eerst een projectcontract opstellen. Bij het maken van het project moet u het toewijzen aan het bijbehorende contract. Het type project dat u voor een projectcontract maakt, bepaalt de methode die wordt gebruikt om de projectklanten te factureren. U kunt een projectcontract en het gerelateerde project wijzigen, maar niet het projecttype. Zie de sectie "Projecten maken" voor meer informatie over projecttypen.

Zie Projectcontracten voor meer informatie over projectcontracten.

Structuren voor werkspecificatie maken

De mate van detail in een WBS hangt af van het niveau van nauwkeurigheid dat vereist is in schattingen en het traceringsniveau dat is vereist voor die schattingen. Projecten met een zeer lage tolerantie voor uitlopende planningen of kosten vereisen gewoonlijk een meer gedetailleerde WBS en ook een nauwgezette tracering van de voortgang van het werk en kosten ten opzichte van de WBS.

Zie Overzicht van structuren voor werkspecificatie voor meer informatie.

Projectprognoses en budgetten opstellen

U kunt prognoses gebruiken als uw organisatie een operationeel perspectief heeft en zich richt op de opbrengsten en kosten die worden afgeleid uit specifieke transacties. Als uw organisatie zich echter meer richt op financiële bedragen, kunt u budgettering gebruiken. Elke methode heeft bepaalde voordelen. Zie Projectprognoses en budgetten voor meer informatie.

Projecten maken

U kunt zes typen projecten maken in Finance. Elk projecttype is anders opgezet voor kosten- en omzetverantwoording. Het projecttype dat u kiest, hangt af van het doel van het project. In de volgende tabel wordt het typische gebruik van elk projecttype beschreven.

Projecttype Beschrijving
Tijd- en materiaalverbruik Bij projecten op basis van tijd en materiaal wordt de klant gefactureerd voor alle kosten die voor een project worden gemaakt. Deze kosten omvatten kosten voor uren, uitgaven, artikelen en vergoedingen.
Vaste prijs In projecten met een vaste prijs bestaan de facturen uit transacties op rekening. Een project met een vaste prijs wordt gefactureerd volgens een factureringsschema dat is gebaseerd op een projectcontract. Opbrengsten voor een project met een vaste prijs kunnen gedurende het hele project worden berekend en geboekt met behulp van de methode voor voltooid percentage. Als alternatief kan de omzet worden berekend en geboekt wanneer het project is voltooid, met behulp van de methode voor voltooid contract. Bedrijven kunnen vaak profiteren van het gebruik van de waarde van het onderhanden werk (OHW) om de mate van voltooiing van een project of een groep projecten te berekenen.
Investering Investeringsprojecten zijn projecten die geen direct inkomsten opleveren. Zij worden doorgaans gebruikt voor interne langetermijnprojecten waarbij de kosten moeten worden gekapitaliseerd​. Alleen kosten voor artikelen, uren en onkosten kunnen worden vastgelegd voor een investeringsproject. De kosten in een investeringsproject worden bijgehouden en beheerd met behulp van schattingsfunctionaliteit. Investeringsprojecten kunnen worden opgezet met een optionele maximale kapitalisatie. Naarmate een investeringsproject vordert, registreert u de kosten ervan in OHW-rekeningen, waar de kosten worden vastgehouden totdat het project is voltooid. Wanneer het project is geëlimineerd, draagt u de OHW-waarde over naar een vast activum, een grootboekrekening of een nieuw project.

OPMERKING: transacties in investeringsprojecten worden niet weergegeven op de pagina Kosten boeken, Omzet toerekenen of Factuurvoorstellen maken.
Kostenproject Net als investeringsprojecten worden kostenprojecten doorgaans gebruikt om interne projecten bij te houden en alleen uren, onkosten en artikelen kunnen hiervoor worden geregistreerd. Kostenprojecten hebben echter meestal een kortere looptijd dan investeringsprojecten. Bovendien kunnen kostenprojecten, in tegenstelling tot investeringsprojecten, niet worden gekapitaliseerd op balansrekeningen. In plaats daarvan worden hun projecttransacties alleen naar winst- en verliesrekeningen geboekt.

OPMERKING: transacties in kostenprojecten worden niet weergegeven op de pagina Kosten boeken, Omzet toerekenen of Factuurvoorstellen maken. Omdat kostenprojecten doorgaans worden gebruikt om interne projecten bij te houden, hoeven ze meestal niet aan een klantaccount te worden gekoppeld. Als uw instellingen echter vereisen dat artikelvereisten worden gemaakt voor inkooporders, moet u het kostenproject aan een klant koppelen. Deze koppeling is vereist omdat artikelvereisten worden beheerd als verkooporderregels en het systeem vereist dat een klant wordt gespecificeerd. Deze instelling zorgt er echter niet voor dat artikelvereisten automatisch worden gemaakt op basis van een inkooporder. Voor kostenprojecten wordt de instelling Artikelvereiste maken genegeerd. Als u een artikelbehoefte nodig hebt in een kostenproject, kunt u deze handmatig maken, op voorwaarde dat er een klant aan het project is gekoppeld.
Intern Interne projecten worden gebruikt om de kosten bij te houden van een project dat intern binnen uw organisatie valt. Interne projecten kunnen een planningstool bieden om het resourceverbruik te beheren.

OPMERKING:: transacties in interne projecten worden niet weergegeven op de pagina Omzet toerekenen of Factuurvoorstellen maken.
Time Tijdprojecten worden gebruikt om tijd bij te houden die verband houdt met niet-toerekenbare en niet-productieve activiteiten, zoals een project om de ziektetijd van werknemers bij te houden. Transacties in tijdprojecten worden niet naar het grootboek geboekt. In plaats daarvan worden ze opgenomen in gebruiksrapporten van werknemers. Alleen uurtransacties kunnen worden geregistreerd in tijdprojecten. U gebruikt een urenboek of urenstaat om deze uren op het project te registreren. Nadat de uren zijn geregistreerd, verschijnen ze als projecttransacties, maar hebben ze geen overeenkomstige boekstuktransacties.

OPMERKING: transacties in tijdprojecten worden niet weergegeven op de pagina Kosten boeken, Omzet toerekenen of Factuurvoorstellen maken.

Werknemers, categorieën en resources toewijzen

U kunt werknemersresources plannen op basis van de vereisten en planning van een project of op basis van de vaardigheden en beschikbaarheid van werknemers. Door gebruik te maken van de mogelijkheden voor resourceplanning, kunt u de werknemers van uw organisatie efficiënt en effectief inzetten. U kunt snel de meest gekwalificeerde werknemers vinden die beschikbaar zijn om aan uw project te werken. U kunt ook gemakkelijk zien hoe die werknemers in de loop van het project effectiever kunnen worden ingezet.

Hier zijn enkele manieren waarop u de functie voor resourceplanning kunt gebruiken:

  • Gebruik informatie over de kenmerken van een werknemer, zoals opleiding, vaardigheden, certificeringen en projectervaring, om de werknemer af te stemmen op de vereisten van een project.
  • Gebruik informatie over de agenda en beschikbaarheid van een werknemer om de planning van de werknemer af te stemmen op de projectagenda.
  • Controleer de capaciteit van elke werknemer en bepaal hoe die capaciteit wordt gebruikt. Als werknemers bijvoorbeeld te weinig worden ingezet, kunnen werknemers worden toegewezen aan een project dat bij hun beschikbaarheid en kenmerken past.
  • Controleer de beschikbaarheid van een werknemer om er zeker van te zijn dat er geen agendaconflicten zijn met de toewijzingen van de werknemer.
  • Bekijk informatie over het gebruik van werknemers in een overzichtsweergave (bijvoorbeeld per afdeling of per werknemer) of een gedetailleerde weergave (bijvoorbeeld door werknemers op een afdeling of in wekelijkse details voor elke werknemer).
  • Wijzig resourcetoewijzingen voor verschillende tijdseenheden, zoals dag, week of maand, om te optimaliseren hoe de werknemers worden gebruikt.

Het project uitvoeren

Tijdens de uitvoering van het project registreren teamleden of managers het werk en de gemaakte onkosten met behulp van urenstaten, onkostendeclaraties en andere zakelijke documenten. Projectmanagers hebben tools waarmee ze het verbruik van gebudgetteerde bedragen voor het project kunnen volgen. Projectmanagers kunnen ook materialen voor projecten bestellen, verzamelen of aanschaffen met behulp van inkooporders en andere zakelijke documenten. Facturen worden opgesteld en goedgekeurd, zodat klanten kunnen worden gefactureerd voor lopende werkzaamheden. Ten slotte worden tijdens dit proces opbrengsten verantwoord om de financiële situatie van de organisatie te beïnvloeden.

Structuren voor werkspecificatie beheren

Een structuur voor werkspecificatie (WBS) is een beschrijving van het werk dat zal worden voltooid voor een project. Een WBS is een hiërarchie van taken. Het geeft niet alleen het werk voor elke taak weer, maar ook de omvang, kosten en duur van de taak.

Zie Overzicht van structuren voor werkspecificatie voor meer informatie.

Projectprognoses en budgetten beheren

Er zijn twee manieren voor het beheren en controleren van uw projecten: projectprognoses en projectbudgetten. U kunt prognoses gebruiken als uw organisatie een operationeel perspectief heeft en zich richt op de opbrengsten en kosten die worden afgeleid uit specifieke transacties. Als uw organisatie zich echter meer richt op financiële bedragen, kunt u budgettering gebruiken.

Zie Projectprognoses en budgetten voor meer informatie.

Productieorders maken

Een projectgerelateerde productieorder kan aan een verkooporder of artikelvereiste worden gekoppeld via de methode voor voltooide artikelen of de methode voor verbruikte artikelen. Als de productieorder handmatig is opgesteld, is er bovendien geen koppeling tussen de productieorder en de verkooporder of artikelvereiste (geen koppeling met order). Als de productieorder echter automatisch is gemaakt om aan een verkooporder of een artikelvereiste te voldoen, is er een koppeling tussen de productieorder en de verkooporder of artikelvereiste (koppeling met order).

Gebruik een van de volgende methoden op basis van de combinaties van deze factoren:

  • Voltooid artikel/koppeling naar order - Koppel het project aan een verkooporder of artikelvereiste. Wanneer u deze methode gebruikt, worden de werkelijke projectkosten geboekt wanneer de verkooporder wordt gefactureerd of wanneer de pakbon wordt bijgewerkt voor de artikelvereiste. De kosten worden geboekt als een gereed artikel.
  • Voltooid artikel/geen koppeling met order - Werkelijke kosten kunnen pas worden geboekt als de productiecyclus voor een artikel de status Beëindigd heeft. De kosten voor het voltooide artikel worden geboekt als een enkele transactie.
  • Verbruikt artikel/koppeling naar order - Koppel het project aan een artikelvereiste. Door deze methode te gebruiken, kunt u de werkelijke projectkosten bekijken wanneer de productie de status Gestart heeft of als voltooid wordt gerapporteerd. De kosten worden geboekt als meerdere projectartikelransacties voor grondstoffen en verbruikte uren voor productie. Wanneer de pakbon wordt bijgewerkt voor de artikelvereiste, worden er geen projectkosten geboekt. U kunt ook het niveau in de stuklijsthiërarchie (BOM) definiëren waarop de projecten in de productie worden bijgehouden.
  • Verbruikt artikel/geen koppeling naar order - koppel het project aan een artikelvereiste. Door deze methode te gebruiken, kunt u de werkelijke projectkosten bekijken wanneer de productie de status Gestart heeft of als voltooid wordt gerapporteerd. De kosten worden geboekt als meerdere projectartikelransacties voor grondstoffen en verbruikte uren voor de productie. U kunt ook het niveau in de BOM-hiërarchie definiëren waarop de projecten in de productie worden bijgehouden.

Producten en diensten verwerven

De in- en verkoop van artikelen is een veel voorkomende activiteit in veel projectgerichte bedrijven.

Inkooporders voor projecten

Het doel van de inkooporder bepaalt wanneer de inkooporder wordt verbruikt en dus wanneer artikelen op een project in rekening worden gebracht.

Methode Doeleinde Verbruik van artikelen
Maak rechtstreeks een inkooporder. Koop artikelen van een externe leverancier voor verbruik voor een project. U kunt de inkooporder op de volgende manieren maken:
  • Vanuit het project zelf. In dit geval is het project al gedefinieerd voor de inkooporder.
  • Door naar de inkooporder van het project te navigeren. U moet zowel de leverancier als het project selecteren waarvoor u de inkooporder wilt maken.
 Artikelen worden verbruikt wanneer de leveranciersfactuur wordt bijgewerkt.
Maak een inkooporder vanuit een verkooporder. Koop artikelen wanneer u een verkooporder maakt vanuit een project. Artikelen worden verbruikt wanneer de verkooporder aan de klant wordt gefactureerd.
Maak een inkooporder op basis van een artikelvereiste. Koop artikelen wanneer u een artikelvereiste maakt vanuit een project. Artikelen worden verbruikt wanneer de artikelvereiste wordt bijgewerkt.

Verkooporders voor projecten

In Projectmanagement en financiële administratie kunt u het verbruik van artikelen op verschillende manieren registreren. U kunt artikelen verkopen of artikelen vanuit een project kopen, of artikelen reserveren voor een project.

U kunt artikelen uit de bedrijfsvoorraad bestellen voor verbruik bij een project. U kunt ook artikelen van een externe leverancier kopen. Artikelen kunnen worden verbruikt voor alle typen projecten, behalve tijdprojecten.

De manier waarop u artikelen bestelt, is afhankelijk van waar u ze bestelt:

  • Als u artikelen uit de voorraad van het bedrijf wilt bestellen, moet u de bestelling invoeren als artikelvereiste. Als u de pagina Artikelvereisten gebruikt, kunt u de vereiste zo instellen dat u artikelen als deelleveringen ontvangt. Daarom kunt u het verbruik van een aantal artikelen uitstellen totdat de artikelen nodig zijn.
  • Als u artikelen van een externe leverancier wilt bestellen, moet u de order als inkooporder maken op de pagina Inkooporder.

Opmerking

De pakbon voor een projectgerelateerde verkooporder kan niet worden geannuleerd als de artikelen al zijn gemarkeerd voor verpakking.

De volgende tabel bevat de methoden voor het bestellen van artikelen en beschrijft hoe de artikelen worden verbruikt.

Methode Doeleinde Verbruik van artikeltransacties
Verkooporder Voer een transactie rechtstreeks in een project voor tijd en materiaal in. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer de klantfactuur wordt geboekt.
Voorraadjournaal Voer snel artikelrecords in en onderhoud deze. Als u bijvoorbeeld een artikelvereiste wilt invoeren op basis van een afgedrukte lijst, kan het voorraadjournaal worden toegepast. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer het journaal wordt geboekt.
Artikelvereiste Voer items in die niet onmiddellijk worden verbruikt. Met deze methode kunt u in een enkele artikelvereisterecord het aantal artikelen bijhouden dat is verbruikt. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer de pakbon wordt bijgewerkt. Met andere woorden, de artikelvereiste wordt gemaakt bij het boeken van de pakbon.
Inkooporders Voer transacties in op een van de drie locaties, afhankelijk van de aankoopmethode. Artikeltransacties worden verbruikt wanneer de pakbon wordt bijgewerkt of wanneer de klant of leverancier wordt gefactureerd.

Projectfacturen verwerken

Het projecttype bepaalt welke factureringsprocedure moet worden toegepast. Alleen de twee externe projecttypen (tijd en materiaal en vaste prijs) kunnen worden gefactureerd. Projecten voor tijd en materiaal en projecten met een vaste prijs zijn altijd aan een projectcontract gekoppeld.

Voordat u een klantfactuur voor een project maakt, kunt u een voorlopige factuur of factuurvoorstel opstellen. In een factuurvoorstel kunt u projecttransacties selecteren om op een projectfactuur op te nemen. U kunt vervolgens de factuurgegevens bekijken voordat u de projectfactuur boekt en naar de klant of een andere financieringsbron stuurt.

Zie Projectfacturering voor meer informatie over het verwerken van projectfacturen.

De kosten berekenen om een project te voltooien

Wanneer u een schatting maakt, kunt u de methode kiezen die wordt gebruikt om de kosten te berekenen voor het voltooien van het project. U selecteert een methode in het veld Methode voor kosten tot voltooiing op de pagina Schatting maken. De methode die u kiest, wordt afzonderlijk toegepast op elke kostenregel in de kostenraming. Terwijl een regel de status Gemaakt heeft, kunt u de methode die erop wordt toegepast wijzigen op de pagina Kostenraming.

In de volgende tabel worden de methoden beschreven voor het berekenen van de kosten om een project te voltooien.

Methode Beschrijving
Totale kosten – werkelijk Geschatte kosten moeten handmatig worden ingevoerd. Nadat de kolom Totale kosten of Totale hoeveelheid op de pagina Kostenraming is ingevuld, worden de werkelijke kosten afgetrokken van de door de gebruiker ingevoerde totalen. Het resultaat zijn de kosten om het project te voltooien. Meestal wordt de voortgang van de kosten niet bijgehouden op basis van bijvoorbeeld het aantal hotelverblijven en maaltijden dat in elke periode wordt geregistreerd. In plaats daarvan. Tracering is meestal gebaseerd op een vergelijking met het totale aantal geschatte uren. Deze benadering vereist geen prognosemodel en de totale kosten of totale hoeveelheid kunnen handmatig worden gewijzigd. Wanneer een waarde wordt ingevoerd in de kolom Totale kosten of Totale hoeveelheid, vergelijkt Finance deze waarde met de werkelijke transacties die in de periode zijn geboekt en verlaagt vervolgens de waarde in de kolom Hoeveelheid tot voltooiing of Kosten tot voltooiing.
Totaal budget – werkelijk De werkelijke kosten worden vergeleken met het prognosemodel dat u selecteert om de kosten te bepalen. Deze methode maakt gebruik van een totaalbudgetmodel dat voorspelde transacties bevat. Als u een nauwkeuriger beeld van het project wilt krijgen, kunt u het budgetmodel aanpassen wanneer het project in uitvoering is. Volg dit algemene proces als u de prognose moet aanpassen:
  1. Kopieer prognosetransacties naar een ander prognosemodel.
  2. Vergelijk prognosetransacties met werkelijke transacties.
  3. Houd de schattingen voor de volgende periode bij en verlaag of verhoog deze.
Finance verlaagt niet automatisch de voorspelde schattingen. Daarom is het een goed idee om een origineel prognosemodel voor het project met een vaste prijs bij te houden, om een vergelijkingsbasis vast te stellen wanneer het project is voltooid.

OPMERKING: gebruik ten minste twee prognosemodellen wanneer u deze methode selecteert. Eén model moet de oorspronkelijke prognose bevatten. Voor het andere model moet u prognosetransacties uit een ander model kopiëren. Deze methode is alleen geldig voor projecten met vaste prijs en investeringsprojecten.
Resterend budget Deze methode gebruikt een resterend budgetmodel om de kosten te berekenen om het project te voltooien. Wanneer u deze methode gebruikt, worden de werkelijke kosten en de voorspelde bedragen in het resterende budgetmodel bij elkaar opgeteld. Het resultaat is een totale kostprijs. Voordat u deze methode gebruikt, moet een resterend budgetmodel worden ingesteld om transacties af te trekken op basis van werkelijke transacties die in het systeem zijn geregistreerd. Zorg er op de pagina Prognosemodellen voor dat de velden zijn gemarkeerd in de groep Automatische prognosereductie. Meestal wordt een resterend budget gekopieerd van een origineel budget. Naarmate transacties worden ingevoerd, worden de transacties op het resterende budget verlaagd. Als u terwijl het project vordert, vaststelt dat het resterende budget moet worden aangepast, voert u prognosetransacties uit ten laste van het resterende budget.

OPMERKING: deze methode kan alleen worden toegepast als een prognosemodel aan de schatting is gekoppeld.
Zoals eerdere schatting Hierbij wordt dezelfde schattingsmethode toegepast als in de vorige periode werd gebruikt. Deze methode vereist een prognosemodel als de vorige periode een prognosemodel vereiste.
Kosten tot voltooiing instellen op nul Meestal wordt deze methode gebruikt voordat het schattingsproject wordt geëlimineerd. Bij deze methode worden de totale schattingen afgestemd met de werkelijke transacties die zijn geboekt en maakt de kolom Kosten tot voltooiing leeg. Het resulterende voltooiingspercentage is altijd 100 procent. Het veld Prognoses wordt niet geselecteerd voor elke kostenregel die u maakt en de totale schatting wordt gekopieerd van de vorige kostenraming. Het werkelijke verbruik voor de geschatte periode wordt afgetrokken van de kosten om het project te voltooien. Deze methode vereist geen prognosemodel.
Vanuit kostensjabloon Hierbij wordt de methode toegepast van kosten tot voltooiing die is ingesteld in de kostensjabloon die aan het geselecteerde ramingsproject is gekoppeld.

Het project analyseren

Op het meest basale niveau wordt een project gebruikt om transacties die kosten registreren te groeperen en deze kosten vervolgens naar het grootboek te boeken.

Over het algemeen zijn deze transacties het resultaat van zakelijke documenten, zoals urenstaten, onkostendeclaraties, leveranciersfacturen of voorraadtransacties. De levenscyclus van een project begint meestal met schattingen, prognoses en budgetten die helpen bij het plannen en anticiperen op het werk en de financiële impact van het project. Terwijl u een project analyseert, kunt u niet alleen de transacties evalueren die tijdens het project hebben plaatsgevonden, maar ook de nauwkeurigheid van uw schattingen en prognoses, de bezettingsgraden van de projectteamleden en het algehele succes van het project.

Cashflow analyseren

Gebruik cashflowbewaking om zowel de verwachte cashflows als de werkelijke cashflows voor een project te bekijken. U kunt cashflows bekijken terwijl een project wordt uitgevoerd of u kunt de cashflows van een voltooid project bekijken.

Door cashflows te monitoren, kunt u een enkel project evalueren, de rapporten gebruiken om meerdere projecten te bekijken en projectcashflows overboeken naar de cashflowprognoses in het grootboek.

Prognose van de instroom van kasmiddelen

Op basis van uw instellingen kunt u prognoses opstellen voor de instroom van kasmiddelen voor een geselecteerd project. Als de projectdatum bijvoorbeeld 5 maart 2012 is en u factureert op 31 maart 2012, kunt u als volgt de vervaldatum en de verwachte betalingsdatum voor verkoop voorspellen:

  • Projectdatum: 5 maart 2012.
  • Factuurdatum: 31 maart 2012. Deze datum wordt bepaald op basis van factuurfrequentie. Voor dit voorbeeld stelt u de factuurfrequentie in op de huidige maand. Daarom worden alle transacties die in de maand maart worden geboekt, op de laatste dag van de maand gefactureerd.
  • Vervaldatum: 14 april 2012. Deze datum wordt bepaald op basis van de betalingsvoorwaarden die voor het project zijn vastgesteld. Voor dit voorbeeld hebt u een betalingstermijn van 14 dagen geselecteerd. Daarom worden 14 dagen toegevoegd aan de factuurdatum om op een vervaldatum van 14 april 2012 uit te komen.
  • Verwachte betalingsdatum verkoop: 27 april 2012. Deze datum wordt berekend door het aantal dagen in het veld Algemene bufferdagen op de pagina Parameters voor Projectmanagement en financiële administratie toe te voegen aan het aantal dagen in het veld Individuele bufferdagen op de pagina Projectcontracten en vervolgens het totaal toe te voegen aan het aantal dagen in het veld Vervaldatum. In dit voorbeeld hebt u 3 ingevoerd in het veld Algemene bufferdagen en 10 in het veld Individuele bufferdagen. Daarom worden 13 dagen toegevoegd aan de vervaldatum om op een verwachte betalingsdatum voor verkoop van 27 april 2012 uit te komen.

De algemene bufferdagen kunnen de individuele bufferdagen vervangen of worden toegevoegd aan de individuele bufferdagen:

  • Als u de algemene bufferdagen wilt gebruiken ter vervanging van de individuele bufferdagen, vult u het gemiddelde aantal dagen tussen de vervaldatum en de daadwerkelijke betalingsdatum voor klanten in.
  • Als u de algemene bufferdagen wilt toevoegen aan de individuele bufferdagen, voert u in het Algemene bufferdagen uw schatting in voor het aantal dagen tussen de dag waarop de klant de betaling verzendt en de dag waarop uw organisatie de betaling ontvangt.

Stel individuele bufferdagen in het projectcontract in. De dagen worden berekend op basis van zowel de vervaldatum van de verkoopfactuur als de ervaring van uw organisatie met het betalingspatroon van een klant.

Werkelijke instroom van kasmiddelen

De werkelijke instroom van kasmiddelen lijkt op prognoses, maar u kunt uw berekeningen beginnen vanaf de eerste factuurdatum. Hier volgt een voorbeeld:

  • Factuurdatum: 2 maart 2012.
  • Vervaldatum: 16 maart 2012. De betalingsvoorwaarden zijn vastgesteld op 14 dagen.
  • Verwachte betalingsdatum verkoop: 29 maart 2012. De berekening omvat drie algemene bufferdagen en 10 individuele bufferdagen.

Kostenprognoses

Op basis van de dagen die zijn gedefinieerd, kan de betalingsdatum van de kosten verschillen van de projectdatum. In dit geval wordt de betalingsdatum van de kosten berekend door het aantal dagen vanaf de projectdatum op te tellen bij het aantal dagen in de betalingsvoorwaarden.

De projectdatum van de transactie is bijvoorbeeld 5 maart 2012 en de volgende betalingsvoorwaarden zijn vastgesteld:

  • Uren: huidige maand (M)
  • Onkosten: 14 dagen (D14)
  • Artikelen: 30 dagen (D30)

Op basis van deze instellingen is hier de betalingsdatum van de kosten voor elk transactietype:

  • Uren: 31 maart 2012, oftewel de laatste dag van de geselecteerde maand.
  • Onkosten: 19 maart 2012, oftewel 14 dagen na de transactiedatum.
  • Artikelen: 4 april 2012, oftewel 30 dagen na de transactiedatum.

Opmerking

De vervaldatum voor de inkooporder is gebaseerd op de leverancierstransactie wanneer de projectinkooporder wordt gemaakt. De vervaldatum wordt niet bepaald door standaardinstellingen.

De betalingsdatum van de kosten wordt niet berekend voor bufferdagen. Nadat een project is voltooid en alle kosten en facturering is voltooid, worden zowel de kosten als de verkopen naar de winst- en verliesrekening geboekt.

Wanneer alle verkoop- en leveranciersfacturen zijn voltooid, kunt u de relatie tussen velden op de pagina Cashflow en velden op de pagina Projectoverzichten.

Pagina Cashflow

  • Instromen van kasmiddelen
  • Contante uitgaven
  • Netto kasstromen

Pagina met projectoverzichten

  • Omzet
  • Totale kosten
  • Brutomarge

Kosten bekijken

U kunt de kosten die uw organisatie maakt tijdens een project volgen op de pagina Kostenbeheersing. Door de oorspronkelijk begrote kosten voor het project te vergelijken met de huidige werkelijke kosten en de toegezegde kosten, kunt u bepalen of het project op schema, boven budget of onder budget ligt.

Opmerking

Wanneer u de pagina Kostenbeheersing gebruikt om de huidige status van projectkosten te bekijken, gebruikt u de prognosemodellen die zijn geselecteerd voor het oorspronkelijke en resterende budget. Als u andere prognosemodellen selecteert wanneer u de kosten berekent, zijn de berekeningsresultaten niet nauwkeurig.

De resterende gebudgetteerde bedragen bekijken

Als Resterend budget is geselecteerd als de kostenbeheersingsmethode op de pagina Parameters voor Projectmanagement en financiële administratie, worden op de pagina Kostenbeheersing kosten berekend die niet als werkelijk zijn geboekt of als toegezegd zijn gemarkeerd. Met name de bedragen op het tabblad Algemeen in het onderste deelvenster van de pagina Kostenbeheersing worden op de volgende manieren berekend:

  • Werkelijke kosten - Het totale bedrag dat aan het project is besteed voor de geselecteerde kostenregel. Het werkelijke kostenbedrag wordt berekend op de pagina Grootboekupdates.
  • Toegezegde kosten - Het extra bedrag aan kosten waartoe de rechtspersoon zich heeft verbonden. De specifieke toegezegde kostenbedragen worden berekend op de pagina Toegezegde kosten.
  • Resterend budget - Het bedrag van het oorspronkelijk gebudgetteerde bedrag dat nog beschikbaar is voor de geselecteerde kostenregel. Het resterende budgetbedrag wordt berekend op de pagina Preview grootboek.
  • Totale kosten - De som van de werkelijke kosten, toegezegde kosten en resterende budgetbedragen.

Op de pagina Kostenbeheersing, op het tabblad Afwijking kunt u een vergelijking bekijken tussen de totale verwachte kosten en het oorspronkelijke budget. Deze vergelijking laat eventuele verschillen tussen deze bedragen zien. Daarom kunt u zien waar de gegevens niet overeenkomen. De afwijkingsbedragen worden op de volgende manieren berekend:

  • Oorspronkelijk budget - Het bedrag dat oorspronkelijk was begroot voor de geselecteerde kostenregel. Het oorspronkelijke budgetbedrag wordt berekend op de pagina Preview grootboek.
  • Totale kosten - De som van de werkelijke kosten, toegezegde kosten en resterend budget, zoals gerapporteerd op het tabblad Algemeen.
  • Afwijking - Het verschil tussen de totale kosten en het oorspronkelijke budget.
  • Verschil op basis van hoeveelheid - Het totale verschil tussen de oorspronkelijke prognose en de totale prognose. Dit verschil kan wiskundig worden uitgedrukt als (Totale prognosehoeveelheid) × (Oorspronkelijke gemiddelde prijs –Totale gemiddelde prijs). Deze berekening is alleen van toepassing op projecturen.
  • Verschil op basis van prijs - Het totale verschil tussen de oorspronkelijke prognose en de totale prognose. Dit verschil kan wiskundig worden uitgedrukt als (Oorspronkelijke prognoseprijs) × (Oorspronkelijke prognosehoeveelheid –Totale prognosehoeveelheid). Deze berekening is alleen van toepassing op projecturen.

De totale gebudgetteerde bedragen bekijken

Als Totaal budget is geselecteerd als de kostenbeheersingsmethode op de pagina Parameters voor Projectmanagemen t en financiële administratie, worden op de pagina Kostenbeheersing de werkelijke kosten en de totale kosten van het project berekend om u te helpen eventuele verschillen tussen de twee te ontdekken. Met name op de pagina Kostenbeheersing worden de bedragen in de kolommen in het onderste deelvenster van het tabblad Algemeen op de volgende manieren berekend:

  • Totale gebudgetteerde kosten - Het totale gebudgetteerde bedrag voor de geselecteerde kostenregel.
  • Werkelijke kosten - Het totale bedrag aan gemaakte kosten voor het project tot heden voor de geselecteerde kostenregels.
  • Toegezegde kosten - Het totale bedrag dat aan het project is toegezegd voor de geselecteerde kostenregel.
  • Verschil - Het verschil tussen de som van de werkelijke en toegezegde kosten en de totale kosten. Het verschil geeft aan of er voor het totale budget extra kosten moeten worden gespecificeerd.

Op de pagina Kostenbeheersing kunt u op het tabblad Afwijking het verschil bekijken tussen het totale budget en het oorspronkelijke budget door naar de volgende velden te kijken:

  • Oorspronkelijk budget - Het bedrag dat oorspronkelijk was begroot voor de kostenregel. Het oorspronkelijke budget wordt berekend op de pagina Preview grootboek.
  • Totale gebudgetteerde kosten - De totale kosten die oorspronkelijk waren begroot voor de kostenregel. De totale gebudgetteerde kosten worden berekend op de pagina Preview grootboek.
  • Afwijking - De afwijking voor de kostenregel. Dit bedrag wordt berekend door de totale kosten af te trekken van het oorspronkelijke budget.
  • Verschil op basis van hoeveelheid - Het totale verschil tussen het oorspronkelijke budget en het totale budget. Dit bedrag wordt berekend door de totale budgeturen af te trekken van de oorspronkelijke budgeturen en het verschil vervolgens te vermenigvuldigen met de oorspronkelijk gebudgetteerde kostprijs. Dit verschil kan wiskundig worden uitgedrukt als (Oorspronkelijke gebudgetteerde kostprijs) × (Oorspronkelijke aantal budgeturen - Totale aantal budgeturen). Deze berekening is alleen van toepassing op projecturen.
  • Verschil op basis van prijs - Dit bedrag wordt berekend door de totale budgeturen af te trekken van de oorspronkelijke budgeturen en het verschil vervolgens te vermenigvuldigen met het totale aantal verbruikte uren. Dit verschil kan wiskundig worden uitgedrukt als (Totale aantal verbruikte uren) × (Oorspronkelijke budgeturen – Totale aantal budgeturen). Deze berekening is alleen van toepassing op projecturen.

Bestede uren analyseren

Het benuttingspercentage is het percentage van de tijd dat een werknemer factureerbaar of productief werk verricht in een specifieke werkperiode. Factureerbare uren zijn de uren van de werknemer die aan een specifieke klant kunnen worden doorbelast.

Het benuttingsprecentage van een werknemer wordt berekend door het aantal factureerbare uren te delen door het aantal gewerkte uren in een bepaalde periode. Als een werknemer bijvoorbeeld 30 factureerbare uren heeft in een periode en het aantal werkuren in dezelfde periode bedraagt 40, dan is het benuttingspercentage van de werknemer 75 procent.

Wanneer u het benuttingspercentage voor een werknemer berekent, kunt u ofwel het factureerbare tarief ofwel het efficiëntiepercentage berekenen:

  • Factureringspercentage - Het verschil tussen factureerbare uren en niet-factureerbare uren of normuren.
  • Efficiëntiepercentage - Het verschil tussen productieve uren en niet-productieve uren of normuren. Productieve uren zijn de uren die de werknemer besteedt aan een specifiek project. Productieve uren worden doorgaans aan klanten gefactureerd, behalve in het geval van interne projecten. Niet-productieve uren worden nooit aan een klant in rekening gebracht.

U berekent de benuttingspercentages op de pagina Bestede uren. De berekeningen zijn gebaseerd op standaardvoorkeuren. Deze voorkeuren specificeren ook hoe uren worden berekend door Bestede uren of Last toe te wijzen voor elk projecttype. Dit geldt voor berekeningen van het factureringspercentage en voor berekeningen van het efficiëntiepercentage.

  • Bestede uren - Uren die worden gerapporteerd voor het geselecteerde projecttype worden altijd in aanmerking genomen voor factureerbaar of efficiëntiegebruik.
  • Last - Uren die worden gerapporteerd voor het geselecteerde projecttype worden altijd in aanmerking genomen voor niet-factureerbaar of niet-efficiëntiegebruik.
  • Volgens regeleigenschap - De regeleigenschappen van een bepaalde urentransactie bepalen of de uren in aanmerking komen voor factureerbaar of efficiëntiegebruik.
  • Niet inbegrepen - Uren worden niet meegerekend in de berekening van factureerbaar of efficiëntiegebruik.

Op de pagina Uurgebruik kunt u, naast het totale bezettingspercentage voor een werknemer of een project, ook het aantal uren bekijken dat is gebruikt voor de berekeningen van de benuttingsgraad voor elk van de volgende typen uren:

  • Niet-inbegrepen uren - Deze uren zijn niet inbegrepen in het percentage voor uurgebruik.
  • Inbegrepen uren - Deze uren worden berekend door de gebruiksuren en lasturen bij elkaar op te tellen. Deze uren zijn inbegrepen in de benuttingsgraad.
  • Lasturen - Als u een factureringspercentage berekent, zijn deze uren hetzelfde als niet-factureerbare uren. Als u een efficiëntiepercentage berekent, zijn deze uren hetzelfde als niet-productieve uren.
  • Gebruiksuren - Als u een factureringspercentage berekent, zijn deze uren hetzelfde als factureerbare uren. Als u een efficiëntiepercentage berekent, zijn deze uren hetzelfde als productieve uren.

Wanneer u de benuttingsgraad voor een werknemer berekent, kunt u gebruikmaken van normuren of inbegrepen uren. Als u inbegrepen uren gebruikt, moet u ervoor zorgen dat werknemers al hun werktijd voor de urenstaatperioden registreren, omdat de berekening wordt uitgedrukt als een percentage van de ingevoerde uren. Wanneer u de urenbesteding voor een project, projectcontract, klantrecord of categorie berekent, moet u de inbegrepen uren gebruiken voor uw berekening.

Projectoverzichten bekijken

U kunt een projectoverzicht opstellen om een snelle momentopname van de voortgang van een project te bekijken. Wanneer u een projectoverzicht uitvoert, kunt u de criteria specificeren die worden gebruikt om het overzicht te berekenen door selecties te maken op het tabblad Algemeen op de pagina Projectoverzichten. U kunt ervoor kiezen om de volgende informatie op te nemen of uit te sluiten:

  • Projecttypen
  • Transactietypen
  • Projectdatum/grootboekdatum
  • Informatie

Nadat het overzicht is berekend, kunt u de volgende informatie bekijken op de verschillende tabbladen op de pagina Projectoverzichten:

  • Algemeen - Algemene informatie over de elementaire winst- en verliesstructuur van het project.
  • Winst en verlies - Informatie over opgebouwde inkomsten.
  • OHW - Informatie over OHW-rekeningsaldi.
  • Verbruik - Informatie over het verbruik van uren, artikelen, onkosten en salaristransacties.
  • Factuur - Informatie over facturen en facturering op rekening.
  • Uurtarief - De uurtarieven voor uren die naar opbrengsten- en kostenrekeningen worden geboekt.