Uitleg van Microsoft 365 Groepen aan uw gebruikers

Microsoft 365 Groepen kunt u een verzameling resources instellen die u wilt delen, waaronder een gedeeld postvak en een gedeelde agenda, een SharePoint-site met een OneNote-notitieblok en een Microsoft Planner. Microsoft Teams kan ook worden opgenomen wanneer u een groep maakt, of deze kan later worden toegevoegd. Resources voor machtigingengroepen worden beheerd via de groep.

Groepen kunnen worden gemaakt door een van de gedeelde resources te maken. Het maken van een groep in Outlook levert hetzelfde resultaat op als het maken van een SharePoint-teamsite met een groep of een plan in Planner. Als uw gebruikers nieuw zijn bij Microsoft 365 Groepen, realiseren ze zich dit mogelijk niet. Dit kan leiden tot verwarring voor uw gebruikers en de mogelijkheid om dubbele resources te maken. (Iemand kan bijvoorbeeld een SharePoint-site maken voor documentsamenwerking en later een afzonderlijk exemplaar van Planner maken, waarbij niet wordt gerealiseerd dat Planner al beschikbaar was als onderdeel van de groep.)

Omdat groepen op verschillende manieren kunnen worden gemaakt, raden we u aan uw gebruikers te trainen om de methode te gebruiken die het beste bij uw organisatie past:

• Als uw organisatie de meeste communicatie via e-mail uitvoert, geeft u uw gebruikers de opdracht om groepen te maken in Outlook.
• Als uw organisatie veel gebruikmaakt van SharePoint of vanuit SharePoint on-premises migreert, geeft u uw gebruikers instructies om SharePoint-teamsites te maken voor samenwerking.
• Als uw organisatie Teams heeft geïmplementeerd, geeft u uw gebruikers de opdracht om een team te maken wanneer ze een samenwerkingsruimte nodig hebben.

Als u uw gebruikers traint om altijd de methode voor het maken van groepen te gebruiken die het meest overeenkomt met hun manier van werken wanneer ze ruimte nodig hebben om met anderen samen te werken, kunt u verwarring en duplicatie van resources helpen voorkomen. Naarmate gebruikers meer ervaring hebben, begrijpen ze beter de verzameling services die deel uitmaken van een groep en dat verschillende maakmethoden tot hetzelfde resultaat leiden.

U kunt de PowerPoint-sjabloon Microsoft 365 Groepen voor bedrijven gebruiken als uitgangspunt voor het trainen van presentaties voor uw gebruikers.

Verwante onderwerpen

Meer informatie over Microsoft 365-groepen