Informatie over inactieve postvakken

  • Artikel
  • 4 minuten om te lezen

Uw organisatie moet mogelijk de e-mail van voormalige werknemers behouden nadat ze de organisatie hebben verlaten. Afhankelijk van de bewaarvereisten van uw organisatie, moet u postvakinhoud mogelijk enkele maanden of jaren na het einde van de dienst behouden, of moet u postvakinhoud voor onbepaalde tijd behouden. Ongeacht hoe lang u e-mail moet behouden, kunt u inactieve postvakken maken om het postvak van voormalige werknemers te behouden.

Wat zijn inactieve postvakken?

Wanneer een werknemer uw organisatie verlaat (of langer verlof heeft), kunt u zijn of haar account Microsoft 365 verwijderen. De postvakgegevens van de werknemer worden bewaard voor 30 dagen nadat het account is verwijderd. Tijdens deze periode kunt u de postvakgegevens nog steeds herstellen door het account te verwijderen. Na 30 dagen worden de gegevens definitief verwijderd.

Maar als er een hold wordt toegepast op het postvak voordat u het Microsoft 365 account, wordt het postvak geconverteerd naar een inactief postvak. De volgende secties bevatten informatie over bewaringen die kunnen worden toegepast met Microsoft 365 bewaring en eDiscovery-bewaring.

Inactieve postvakken zijn handig wanneer uw organisatie postvakinhoud van voormalige werknemers moet behouden om wettelijke of andere redenen. Hoewel elk type bewaring dat in dit document wordt vermeld, een postvak inactief moet worden gemaakt wanneer een gebruikersobject wordt verwijderd, raden we u aan dit te doen door een Microsoft 365 bewaarbeleid of bewaarlabels toe te passen, te bevestigen dat de bewaring istoegepast en vervolgens het bijbehorende Microsoft 365-account te verwijderen. Op dat moment blijft de inhoud van het inactieve postvak behouden gedurende de duur van de bewaarperiode die is opgegeven voordat het gebruikersaccount werd verwijderd. U kunt het bijbehorende gebruikersaccount nog steeds herstellen voor een periode van 30 dagen, maar na 30 dagen blijft het postvak in Microsoft 365 behouden als een inactief postvak totdat het bewaarbeleid of bewaarlabels worden verwijderd.

Belangrijk

Zoals we eerder hebben vermeld, raden we u aan Microsoft 365 te gebruiken om een inactief postvak te maken:

  • In-Place in het Exchange beheercentrum zijn nu met pensioen. Vanaf 1 juli 2020 kunnen er geen nieuwe In-Place worden gemaakt in Exchange Online. Vanaf 1 oktober 2020 kon de duur van de in-place wachtplaats niet meer worden gewijzigd. Elk inactief postvak met een In-Place Hold kan alleen worden verwijderd door de In-Place verwijderen. Bestaande inactieve postvakken die in de wacht In-Place blijven behouden totdat de wacht wordt verwijderd. Zie Retirement of legacy eDiscovery tools(Pensioen van oudere eDiscovery-hulpprogramma's) voor meer informatie over het In-Place Met pensioen gaan.

  • De procesvoering blijft ondersteund als een alternatieve methode om inhoud in een postvak te behouden en inactief te maken nadat een gebruikersaccount is verwijderd. Als oudere technologie raden we u echter aan om in plaats daarvan Microsoft 365 bewaren.

Wanneer er meerdere bewaringen voor dezelfde inhoud zijn, is het bewaarprincipe van toepassing en blijft de inhoud de langste periode behouden.

Bevestigen dat een wacht wordt toegepast op een postvak

Of u nu een Microsoft 365 bewaarbeleid, bewaarlabels, eDiscovery-bewaring, Bewaring van rechtszaken of een bestaande In-Place Bewaring hebt, u kunt bevestigen dat de bewaring is toegepast op het postvak met PowerShell. Als u de wacht hebt geconfigureerd, moet u mogelijk wachten totdat deze is toegepast op het postvak.

Om onbedoelde of onbedoelde verwijdering te voorkomen, raden we u aan de wacht te zetten voordat u het gebruikersaccount verwijdert. Als de wacht wordt toegepast, wordt het postvak niet geconverteerd naar een inactief postvak.

Zie Het type wacht in een postvak identificeren voor Exchange Online instructies.

Inactieve postvakken en Microsoft 365 bewaren

Als een Microsoft 365-bewaarbeleid wordt toegepast op een postvak of als een of meer e-mailitems in een postvak een bewaarlabel hebben toegepast en het gebruikersaccount van Microsoft 365 wordt verwijderd, wordt het postvak geconverteerd naar een inactief postvak. Het inactieve postvak maken:

  • De bewaarinstellingen moeten zijn geconfigureerd om inhoud te behouden of inhoud te behouden en vervolgens te verwijderen. Als de bewaaractie is geconfigureerd om alleen inhoud te verwijderen, wordt het postvak niet inactief wanneer het gebruikersaccount wordt verwijderd. Voor inactieve postvakken raden we u aan de optie Behouden en vervolgens verwijderen te gebruiken.

  • De bewaarinstellingen moeten worden toegepast op een bewaarlocatie die is gekoppeld aan een Exchange postvak:

    • Exchange-e-mail
    • Microsoft 365 Groepen
    • Skype voor Bedrijven
    • Openbare Exchange-mappen
    • Teams-kanaalberichten
    • Teams-chats
    • Teams-privékanaalberichten
    • Berichten in de Yammer-community
    • Berichten Yammer-gebruikers

Zie Meer informatie over bewaarbeleid en bewaarlabels voor meer informatie over Microsoft-bewaarbeleid.

Als Microsoft 365 wordt gebruikt om een inactief postvak te maken, blijven de bewaarinstellingen van het bewaarbeleid of bewaarlabels van toepassing op het inactieve postvak. Dit betekent dat als de bewaarinstellingen zijn geconfigureerd om inhoud te behouden en vervolgens te verwijderen, items worden verplaatst naar de map Herstelbare items wanneer de bewaarduur verloopt en vervolgens uiteindelijk uit het inactieve postvak worden verwijderd. Als de bewaarinstellingen niet zijn geconfigureerd voor verwijderde items, worden items die niet permanent zijn verwijderd door de gebruiker (voordat het postvak inactief is gemaakt) niet verplaatst naar de map Herstelbare items en worden ze voor onbepaalde tijd bewaard nadat het postvak inactief is geworden.

Tip

U kunt de eigenschap ComplianceTagHoldApplied gebruiken om te bepalen of een postvak items bevat met een of meer bewaarlabels die zijn toegepast om inhoud te behouden of te behouden en vervolgens te verwijderen. Zie Postvakken in bewaring identificeren omdat er een bewaarlabel istoegepast op een map of item voor meer informatie.

Adaptieve beleidsbereiken gebruiken om het bewaren van inactieve postvakken te beheren

Met adaptieve beleidsbereikenkunt u bewaarinstellingen specifiek toepassen op inactieve postvakken. Voordelen van deze configuratie zijn:

  • U kunt voldoen aan de voorschriften of beleidsregels van uw organisatie die verschillende bewaarperioden vereisen voor actieve werknemers en voormalige werknemers.

  • U kunt de bewaarinstellingen zo configureren dat postvakinhoud zo lang wordt bewaard als nodig is om te voldoen aan de vereisten van uw organisatie voor voormalige werknemers.

  • U kunt snel het bewaarbeleid identificeren dat is toegewezen aan inactieve postvakken in uw organisatie, zodat u de bewaarinstellingen zo nodig gemakkelijker kunt wijzigen.

  • Het is gemakkelijker om een inactief postvak permanent te verwijderen, omdat u het kunt verwijderen uit het beleid door het adaptieve bereik te configureren om het uit te sluiten, op basis van kenmerken of eigenschappen van het inactieve postvak. Anders moet u powershell Exchange Online gebruiken voordat u het postvak kunt verwijderen.

Notitie

Afhankelijk van de configuratie van uw adaptieve beleidsbereik, kunnen inactieve postvakken al dan niet worden opgenomen. Zie configuratiegegevens voor Exchange e-mail en Exchange openbare mappen als u inactieve postvakken specifiek wilt targeten of uitsluiten van een adaptief beleidsbereik.

Statische beleidsbereiken en inactieve postvakken gebruiken

Als u geen adaptieve beleidsbereiken gebruikt met Microsoft 365 en in plaats daarvan een statisch bereik gebruikt,moet u rekening houden met het volgende:

  • Statische beleidsbereiken bevatten inactieve postvakken wanneer u de standaardconfiguratie Alle geadresseerden gebruikt, maar worden niet ondersteund voor specifieke insluitingen of uitsluitingen. Als u echter een geadresseerde met een actief postvak op het moment dat het beleid wordt toegepast insluit of uitsluit en het postvak later inactief wordt, blijven de bewaarinstellingen worden toegepast of uitgesloten. In dit scenario gelden er nog steeds specifieke inclusie- en uitsluitingslimieten.

    Notitie

    Dit betekent ook dat alle nieuwe instellingen Microsoft 365 met een statisch bereik dat wordt toegepast op de standaardselectie van Alle geadresseerden, automatisch alle bestaande inactieve postvakken bevatten.

  • Als u de standaardselectie van Alle geadresseerden wijzigt in specifieke geadresseerden, zijn bewaarinstellingen voor het beleid niet meer van toepassing op inactieve postvakken, die nu in aanmerking komen voor automatisch verwijderen.

  • Zie Een bewaarbeleid vrijgeven als u een bewaarbeleid wilt vrijgeven dat is toegepast op een inactief postvak.

Waarschuwing

Wanneer u een Microsoft 365 gebruikt om een postvak inactief te maken, wijzigt of verwijdert u de upn (User Principal Name) voor het postvak niet voordat u het bijbehorende gebruikersaccount verwijdert. Wijzig bovendien het primaire SMTP-adres (dat is afgeleid van de UPN) of verwijder dit e-mailadres niet uit de lijst met secundaire SMTP-adressen die aan het postvak zijn gekoppeld voordat u het postvak inactief maakt.

Als u de UPN of e-mailadressen wijzigt (die aan het postvak zijn toegewezen op het moment dat de bewaarinstellingen zijn toegepast) en vervolgens het gebruikersaccount verwijdert om het postvak inactief te maken, kunt u het inactieve postvak niet meer verwijderen als u het postvak niet meer hoeft te behouden. Dat komt omdat u het inactieve postvak niet kunt verwijderen uit het beleid met behulp van een UPN of e-mailadres (om het inactieve postvak te identificeren) dat verschilt van het postvak dat bestond toen de bewaarinstellingen in eerste instantie op het postvak werden toegepast. Zie Een inactief postvak verwijderen in Office 365 voor meer informatie over het verwijderen van inactieve postvakken.

Inactieve postvakken en eDiscovery-case holds

Als een wacht die is gekoppeld aan een eDiscovery-zaak in Microsoft 365-compliancecentrum in een postvak wordt geplaatst en het postvak of het account van de gebruiker wordt verwijderd, wordt het postvak een inactief postvak. Het is echter niet raadzaam eDiscovery-hoesjes te gebruiken om een postvak inactief te maken. Dat komt omdat eDiscovery-zaken zijn bedoeld voor specifieke, tijdgebonden zaken die betrekking hebben op een juridisch probleem. Op een gegeven moment eindigt een juridische zaak waarschijnlijk en worden de aan de zaak gekoppelde aan de zaak ingetrokken en wordt de eDiscovery-zaak gesloten. Als een wacht in een inactief postvak is gekoppeld aan een eDiscovery-zaak en de wacht wordt vrijgegeven of de eDiscovery-zaak wordt gesloten (of verwijderd), wordt het inactieve postvak definitief verwijderd. U kunt ook geen tijdgebaseerde eDiscovery-wachttijd maken. Dit betekent dat inhoud in een inactief postvak voor altijd behouden blijft of totdat de wacht wordt verwijderd en het inactieve postvak wordt verwijderd. Daarom wordt u aangeraden om Microsoft 365 te gebruiken voor inactieve postvakken.

Zie Wanneer u bewaarbeleid en bewaarlabels of eDiscovery-bewaringgebruikt voor meer informatie over de verschillen tussen eDiscover Microsoft 365 y-bewaring en eDiscovery-bewaring.

Inactieve postvakken en automatisch uitbreidende archieven

Een inactief postvak dat is geconfigureerd met een automatisch uitbreidend archief, kan niet worden hersteld of hersteld. In situaties waarin het nodig is om gegevens te herstellen uit een inactief postvak met een automatisch uitvijfbaar archief, wordt u aangeraden het zoekprogramma voor inhoud te gebruiken om de gegevens uit het postvak te exporteren en vervolgens te importeren in een ander postvak. Zie voor stapsgewijs instructies om in een inactief postvak te zoeken en de zoekresultaten te exporteren:

Inactieve postvakken en Exchange mrm-bewaarbeleid

Als u een Exchange bewaarbeleid (de functie Messaging Records Management of MRM, functie in Exchange Online) toepassen, wordt er geen inactief postvak aangemaakt wanneer het gebruikersaccount wordt verwijderd.

Als dit MRM-bewaarbeleid echter is toegepast op een postvak voordat het inactief werd, blijven alle verwijderingsbeleidsregels (MRM-bewaarlabels die zijn geconfigureerd met een actie Verwijderen) worden verwerkt in het inactieve postvak. Dit betekent dat items die zijn gelabeld met een MRM-verwijderingsbeleid, worden verplaatst naar de map Herstelbare items wanneer de bewaarperiode verloopt. Deze items worden verwijderd uit het inactieve postvak wanneer de duur van de wachttijd verloopt. Als een duur van de wachttijd niet is opgegeven voor het inactieve postvak, blijven items in de map Items herstellen voor onbepaalde tijd behouden.

Omgekeerd worden alle archiefbeleidsregels (MRM-bewaarlabels die zijn geconfigureerd met een actie MoveToArchiveren) die zijn opgenomen in het MRM-bewaarbeleid dat is toegewezen aan een inactief postvak, genegeerd. Dit betekent dat items in een inactief postvak die zijn gelabeld met een archiefbeleid, in het primaire postvak blijven wanneer de bewaarperiode verloopt. Ze worden niet verplaatst naar het archiefpostvak of naar de map Herstelbare items in het archiefpostvak. Deze blijven voor onbepaalde tijd behouden.

Volgende stappen

Zie Inactieve postvakken maken en beheren als u een postvak inactief wilt maken en beheren, zoals herstellen, herstellen en verwijderen.